Smartsheet 教程

17 Mar 2025 | 45 分钟阅读

Smartsheet 是一款在线项目管理工具，由Smartsheet Inch 开发。
Smartsheet 是一款软件即服务 (SaaS) 产品，提供工作管理和协作功能。
Smartsheet 是一款基于云的项目管理工具，其设计方式使得大量员工可以轻松使用。

在我们的 Smartsheet 教程中，我们将讨论以下主题：

什么是 Smartsheet
Smartsheet 的功能
Smartsheet 的优点
Smartsheet 的缺点
如何开始使用 Smartsheet
如何创建新的 Smartsheet
如何在工作表中重命名项目
如何修改工作表的规则权限设置
数据和格式选项
如何保存工作表数据
如何刷新工作表
行和层级结构
1. 如何缩进一行
2. 行和层级结构
3. 删除层级结构
列类型参考
1. 如何编辑列以更改其类型
2. 创建列描述
3. 编辑列描述信息
4. 如何在工作表中设置下拉列表列
5. 如何编辑下拉列表列属性
Smartsheet 中的附件
1. 如何从在线资源附加文件或链接
2. Smartsheet 中支持的附件文件类型
3. 最大文件大小（取决于用户和上传方式）
Smartsheet 中的对话
1. 在工作上下文进行对话
2. 与工作表中的评论互动（网格视图或卡片视图）
3. 创建应用于整个 Smartsheet 的新评论
4. 如何回复现有评论
5. 编辑、发送电子邮件、打印或删除评论
6. 使用文件附件为评论提供上下文
7. 如何删除附加到评论的文件
8. 如何从评论面板中删除附件
Smartsheet 中的条件格式
1. 如何创建条件格式规则
2. 如何设置规则的条件
3. 设置规则的格式
4. 格式选项
5. 添加条件、克隆或重新排列规则
6. 删除或禁用条件格式规则
公式基础
1. 在 Smartsheet 中创建和编辑公式
2. 函数
3. 编辑现有公式
4. 通过拖放填充或自动填充复制公式
5. 限制使用公式的区域
Smartsheet 中的共享
1. 共享 Smartsheet 项目
2. 更多共享选项
3. 如何从工作空间共享项目
4. 如何设置默认共享视图
联系人
1. 如何将联系人添加到我的 Smartsheet 联系人
2. 单独添加联系人
3. 如何在 Smartsheet 中编辑或删除联系人
4. 如何从您的 Smartsheet 联系人列表中导出联系人
Smartsheet 中的群组
1. 如何在 Smartsheet 中创建群组
2. 如何管理现有群组
3. 编辑群组
4. 如何与群组共享 Smartsheet 项目
Smartsheet 中的卡片视图
基本甘特图视图
日历视图
审阅

什么是 Smartsheet

Smartsheet 是一款在线项目管理工具，用于任务分配、日历管理、共享文档、跟踪项目进度和处理其他工作。Smartsheet 由Smartsheet Inc 开发。

Smartsheet 是一款基于云的电子表格工具，用于项目管理。Smartsheet 与 Asana 和 Trello 等各种任务管理产品竞争。

Smartsheet 的功能

在 Smartsheet 中，我们使用称为“工作表”的电子表格。电子表格执行 Smartsheet 的所有任务，但 Smartsheet 和电子表格之间存在一些差异，例如 Smartsheet 包含了所有协作功能，这超出了标准电子表格的功能。

Smartsheet 执行各种任务，包括：

协作
设置提醒
附加文件
进行讨论
请求更新
设置 Web 表单
发布工作表

1. 协作：- 在 Smartsheet 中，协作意味着我们还可以邀请项目团队的其他成员在工作表上进行协作。这意味着他们有权编辑和查看工作表。

2. 设置提醒：- 设置提醒意味着，在工作表中，我们可以为任务设置提醒和通知。

3. 附加文件：- 在 Smartsheet 中，我们可以将文件附加到某一行或整个工作表。文件存储在 Smartsheet 的服务器上，当我们登录 Smartsheet 并查看工作表时，可以访问这些文件。

4. 进行讨论：- 我们还可以就整个项目或一些任务进行讨论。讨论的详细信息存储在工作表中。

5. 请求更新：- 请求更新意味着我们可以向协作人员请求关于分配给他们的工作的进度更新。

6. 设置 Web 表单：- Smartsheet 提供了设置 Web 表单的功能。在此，我们可以设置反馈表单，并且用户提供的响应会自动填充到工作表中。

7. 发布工作表：- 我们可以通过外部 URL 提供工作表，以便其他人可以查看工作表。

Smartsheet 的功能

Smartsheet 具有各种功能，可轻松进行项目跟踪和协作。

共享工作表
协作
移动性
提醒和通知
共享工作空间
权限级别
上传文件
查看更改历史记录
高级报告
通过电子邮件发送和接收更新
发送工作表

共享工作表：- 在 Smartsheet 中，我们可以共享和管理任何类型的工作。此外，用户数量也没有限制。我们可以邀请任意数量的用户来编辑和查看您的工作表。

协作：- 在 Smartsheet 中协作很方便，无论是协作处理特定任务还是与同事共享工作，因为所有项目信息以及所有相关文件和注释都放在一个集中位置。

移动性：- Smartsheet 通过使用任何联网设备（笔记本电脑、PC、手机等）来编辑任务、创建项目和与团队成员协作，从而提高生产力。在 Smartsheet 中，用户可以随时随地即时添加文件、查看附件并对通知采取行动，这使得每个人都能轻松了解项目状态。

提醒和通知：- Smartsheet 具有自动提醒和通知功能，可以自动为所有即将到来的工作和截止日期设置提醒，使所有团队成员都能轻松跟踪所有到期日期。这样，所有任务都能按时完成。它也有助于简化和现代化工作流程。

共享工作空间：- Smartsheet 提供了与客户、内部团队成员和合作伙伴安全协作的功能。通过共享文件夹和工作表，可以轻松设置。

权限级别：- 权限级别意味着控制与工作空间、行和工作表相关的访问权限。

上传文件：- 在 Smartsheet 中，我们可以轻松地将文件上传到工作空间、行或工作表。

查看更改历史记录：- 我们可以查看工作表中的更改历史记录，以及是谁进行的更改。

高级报告：- 借助 Smartsheet，我们可以快速生成报告，以检查当前的进展情况和工作表现。

通过电子邮件发送和接收更新：- 在 Smartsheet 中，人们无需登录即可通过电子邮件更新您的工作表。

发送工作表：- 我们可以轻松地以PDF或Excel附件的形式发送工作表。

目标市场

Smartsheet 可以由任何人或任何规模的企业使用，无论业务大小。

一些知名客户包括：

Netflix
思科 (Cisco)
Aramark
Box
Hilton
Behr
World Vision
Weyerhaeuser
Colliers International
Veritiv

Smartsheet 的优点

Smartsheet 有很多优点：

易于使用的用户界面
提供甘特图
高效的移动应用程序
出色的卡片视图

1. 易于使用的用户界面：- 与电子表格相比，Smartsheet 的设计简单、整洁且专业。

2. 提供甘特图：- 甘特图有助于估算工作进度。借助甘特图，我们可以轻松查看谁在进行特定任务以及何时完成。

3. 出色的移动应用程序：- Smartsheet 具有出色的移动应用程序功能。Smartsheet 是一款用户友好的工具。Smartsheet 支持 iOS 和 Android 设备。

4. 出色的卡片视图：- 并非所有项目管理软件都包含卡片视图，但大多数都在努力在其项目管理软件中提供卡片视图功能。

Smartsheet 的缺点

Smartsheet 的一些缺点

缺乏时间跟踪功能：- 在所有项目管理软件中，时间跟踪都是一项基本功能。Smartsheet 项目管理工具中没有此功能，需要依赖第三方集成。
并非所有 Excel 公式都适用于 Smartsheet：- Smartsheet 的另一个缺点是，许多 Excel 公式在 Smartsheet 中不起作用。

如何开始使用 Smartsheet

步骤 1。 如果我们要使用 Smartsheet，我们有多种登录选项。我们也可以通过注册来创建一个账户。但在本教程中，我们将通过 Google 账户登录。所以，请访问以下链接：https://app.smartsheet.com。

步骤 2。 点击链接后，会打开一个登录页面，如上所示。我们需要使用电子邮件地址和密码登录。

步骤 3。 成功登录到我们的 Smartsheet 账户后，会打开一个仪表板，如上所示，我们就可以开始工作了。

如何创建新工作表

要创建新项目，我们需要遵循以下步骤：

步骤 1。 首先，我们需要点击菜单图标（菜单图标位于 Smartsheet 窗口的左上方）。

步骤 2。 点击菜单图标后，点击创建选项。

注意：项目名称最多只能包含 50 个字符。

步骤 3。 接下来，我们需要选择要创建的工作表标题，选择完工作表标题后，我们就可以开始在工作表中填充项目，这样我们的第一个工作表就创建好了。

注意：我们创建的工作表在与他人共享之前，不会对他们可见。

如何在工作表中重命名项目

要重命名 Smartsheet 中的项目，我们需要遵循几个步骤：

步骤 1。 要重命名项目，右键单击要重命名的项目，然后选择重命名选项。下图显示了重命名项目的图示表示。

步骤 2。 点击重命名选项后，输入要重命名的项目的新名称，然后点击确定。下图显示了重命名后的项目。

Smartsheet 项目概览

网格：网格没有预定义的列。网格是一个空白画布，我们在从头开始时使用网格。
任务列表：- 任务列表包含各种预定义的列，如任务名称、分配给、到期日期、状态和评论。
表单：- 在 Smartsheet 中，我们创建一个三列的工作表，并附加一个表单。当我们知道如何通过表单收集数据时，我们使用此表单。
报告：- 报告用于生成报告，以便我们可以检查项目的绩效和状态。
仪表板/门户：- 使用仪表板/门户，我们可以创建工作表数据的可视化摘要。

如何创建工作表副本

创建工作表副本有几个步骤：

步骤 1。 要创建工作表副本，选择要复制的工作表，然后打开它。点击文件，然后选择另存为新文件，将显示另存为新文件窗口。

步骤 2。 接下来，我们在“命名您的工作表”下输入新工作表的名称，如下图所示。

步骤 3。 在保存位置下，我们可以选择要保存复制工作表的文件夹或位置。

步骤 4。 接下来，我们有三个选项：共享选项、自动化工作流和通知选项，以及数据和格式选项。 我们可以通过点击其中一个选项来选择。然后，选择要随工作表副本一起保存的项目。

步骤 3。 点击保存按钮。

如何修改工作表的规则权限设置。

我们使用此功能来控制谁可以接收来自工作表的通知和请求。

我们需要按照以下步骤修改工作表的规则权限设置：

步骤 1。 首先，我们点击菜单栏上的自动化选项。

步骤 2。 接下来，我们点击管理工作流。

步骤 3。 接下来，要在自动化窗口中修改权限级别，点击窗口右上角的设置图标。

步骤 4。 点击设置图标后，权限级别页面将打开，然后我们可以修改工作表的自动化权限设置。

步骤 5。 最后，我们必须从提供的选项中选择一个选项（受限、有限、无限制），选择选项后，点击确定。

数据和格式选项

数据和格式选项中有许多可用选项：

工作表数据和格式
注释
附件
单元格链接
工作表链接
工作表筛选器
形式

1. 工作表数据和格式：- 工作表数据和格式包含我们可以输入单元格的信息以及关于手动应用于单元格的信息。

2. 评论：- 评论包括所有行评论和工作表级别评论。

3. 附件：- 附件包括所有行和工作表级别的附件。

4. 单元格链接：- 单元格链接包括入站单元格链接。c

5. 工作表超链接：- 工作表超链接包含其他工作表的超链接。

6. 工作表筛选器：- 工作表筛选器包含工作表筛选器。

7. 表单：- 表单包含附加到工作表的表单。

如何保存工作表数据

我们可以执行各种操作来保存工作表数据：

要保存工作表数据，我们可以使用快捷键Ctrl + S（适用于Windows）和Cmd + S（适用于 Mac）。
我们也可以使用自动保存选项。对于自动保存，我们需要点击账户 > 个人设置 > 设置。
如果我们要从 Smartsheet 外部保存工作表，可以将工作表导出为任何您喜欢的格式，然后就可以从 Smartsheet 外部保存工作表了。

如何刷新工作表

我们可以通过执行以下步骤刷新工作表：

点击文件
点击文件选项后，选择刷新选项并刷新工作表。

行和层级结构

在工作表中，行是基本元素。行包括任务名称、客户名称、订单信息等信息。在一行中，我们还可以添加一些信息，如评论和附件。在一行中，有一个提醒功能，我们可以用它来跟踪重要项目，如截止日期。在 Smartsheet 中，还可以通过发送行选项来共享信息，并且可以通过请求团队成员来更新行项目。

Smartsheet 提供了一个出色的缩进工具。借助缩进工具，我们可以创建行层级结构。因此，在项目中，我们不必使用数百行，而是压缩数据，以便我们只能专注于特定方面。

层级结构：缩进或悬挂行

缩进行意味着在工作表中创建层级结构。如果我们缩进一行，它就成为其上方行的子行。我们只能从子行创建层级结构；这意味着我们不能从父行生成层级结构。

如何缩进一行

我们使用几个步骤来缩进一行：

步骤 1。 要缩进一行，请选择要缩进的行。然后右键单击该行。我们可以从下图轻松看到，我们选择了一行名为业务案例。

步骤 2。 接下来，我们点击缩进选项。

步骤 3。 现在，我们可以从下图看到该行已被缩进，并成为其上方行的子行。

删除层级结构

删除层级结构意味着悬挂一行.

删除层级结构有几个步骤：

步骤 1。 要删除层级结构，请选择要删除层级结构的行。在下图，我们可以轻松看到，我们选择了一行名为业务案例。

步骤 2。 然后，右键单击要悬挂或删除层级结构的行的单元格，然后点击悬挂选项。

步骤 3。 我们可以从下图轻松看到删除层级结构或悬挂行后的行。

层级结构最佳实践

在处理层级结构时，我们需要牢记一些基本要点：

缩进没有限制。我们可以根据需要将其应用于任意数量的行。
如果要删除父行，也必须删除缩进的子行。这意味着我们不能在不删除已缩进的子行的情况下删除父行。
如果我们点击包含下方项目的行，子行将随我们选择的项目一起移动。

列类型参考

Smartsheet 中的列与电子表格中的列相同，只是 Smartsheet 列包含一些独特的功能，使得 Smartsheet 更强大、更易于使用。列类型是指允许输入列中的数据类型。在 Smartsheet 中，我们处理可配置列和默认列。

默认列：- 不能删除或更改的列称为默认列。每张工作表都包含主列。主列是强制性的，我们无法从工作表中删除主列。
列值是行的关键描述符。列包含一个类型，即文本/数字。
我们使用各种类型的列显示图标来警示某些行特定的活动：
1. 用于附件的图标：- 每行都有一个附件图标。通过使用此图标，我们可以轻松地将一些附件附加到行。如果我们想查看附件，请点击图标。
2. 用于评论的图标：- 每行都有一个评论项。评论图标用于评论。如果我们想查看评论，我们需要点击评论图标。
3. 用于行操作指示器的图标：- 行操作指示器图标用于显示与行关联的更新请求、待处理提醒、分配警报和锁定图标。
主列：- 不能更改的列称为主列。主列是一种类型为数字或文本的列。
可配置列：- 在 Smartsheet 中，有各种可配置的列类型：
1. 文本/数字
2. 联系人列表
3. 日期
4. 下拉列表（单选）
5. 下拉列表（多选）
6. Checkbox
7. 符号
8. 自动编号/系统
  1. 文本/数字：- 文本/数字列类型包含文本值、数字值或两者的组合，即文本和数字。对于评论，文本/数字是最佳选择。对于项目费用，数字类型是最佳选项。
  2. 联系人列表：- 联系人列表列类型用于存储如所有者、分配给等值。借助联系人列表列类型，我们可以轻松联系协作人员。此外，联系人列表列类型也有助于发送提醒和生成报告，其中包含分配给单个团队成员的任务列表。
    如果使用联系人列表列类型，通过不同的选项，我们可以定义值框中的选定联系人值。联系人姓名和电子邮件地址是联系人列表可接受的值。
    
    在联系人列表中，我们还可以设置首选联系人，这有助于通过单击下拉箭头快速访问联系人。
  3. 日期：- 在日期列的单元格中，有一个日历图标。通过单击日历图标，我们可以轻松选择特定日期。如果我们想手动输入日期，日期列也允许这样做。日期列类型有助于在日历视图中显示项目。
    Smartsheet 中有各种日期格式。我们可以通过 Smartsheet 账户中的个人设置来设置日期格式。
  4. 下拉列表（单选）：- 下拉列表包含一个值列表。我们从值列表中选择一个值。
    如果我们要从下拉列表中删除某个项目，请先选择要删除的项目，然后点击删除按钮或退格键。
  5. 下拉列表（多选）：- 下拉列表（多选）包含一个值列表。我们可以从值列表中选择多个值。当我们使用下拉列表（多选）选项时，我们可以输入要在列表中使用的值。
  6. 复选框：- 复选框列包含一个可以勾选或取消勾选的复选框。
  7. 符号：- 在符号表中，有视觉图像。符号列用于指定行的状态。在符号列中，我们不能手动添加任何符号。
  8. 自动编号/系统：- 自动编号/系统是一种列类型，其中每行的值都是自动生成的。当我们想输入零件编号、发票编号、行 ID、客户编号等值时，我们就使用自动编号/系统。

如何编辑列以更改其类型

如果我们想修改现有的列属性，我们需要遵循以下步骤：

步骤 1：首先，点击下拉箭头。下拉箭头位于列标题下方。

步骤 2：接下来，选择编辑列属性。

步骤 3：然后，我们可以更改现有列的属性。

创建列描述

创建列描述有几个步骤：

步骤 1：首先，右键单击列标题，然后选择添加列描述。

步骤 2。然后会弹出列描述窗口。最后，我们可以创建列描述。

编辑列描述信息

编辑列描述信息有几个步骤：

步骤 1。首先，右键单击列标题，然后点击名为编辑列描述的选项。

步骤 2。接下来，在列描述窗口中修改所需的更改，然后点击确定按钮。

在工作表中设置下拉列表列有几个步骤：

步骤 1。首先，点击列标题下方的下拉箭头。然后根据需要选择插入右侧列或插入左侧列选项，以插入额外的下拉列表列。

步骤 2：接下来，我们必须在名称框中输入列的名称。

步骤 3。选择列类型，下拉列表（单选）或下拉列表（多选）。

步骤 4。接下来，在值框中根据需要输入值，即我们希望列表显示哪种类型的值。

步骤 5。点击确定按钮。

编辑下拉列表列属性意味着向下拉列表添加或删除值。

编辑下拉列表列属性有几个步骤：

步骤 1。首先，点击下拉箭头，然后选择编辑列属性选项。

步骤 2。接下来，修改存储在值框中的列表值。如果要从下拉列表中删除值，请选择要删除的值，然后按Delete和Backspace。

步骤 3。然后，点击保存按钮。

使用下拉列表列时的一些重要提示

在使用下拉列表列时，我们需要牢记一些基本要点：

在多选下拉列表列中，我们可以选择任意数量的值。
在多选下拉列表列中，自由文本值按字母顺序存储在单元格的末尾。

Smartsheet 中的附件

在 Smartsheet 中，我们可以轻松地在工作表中管理和附加文件，以便所有工作都可以在一个地方访问。借助桌面和云存储提供商，我们可以轻松地附加文件。Smartsheet 中的附件功能帮助我们将所有项目相关信息保存在一个地方。

将存储在计算机上的文件附加到工作表

在 Smartsheet 中，每种文件都可以附加到工作表、行或评论。这在我们要将文件与 Smartsheet 中跟踪的项目关联起来的情况下很有用。

在 Smartsheet 中，我们可以附加存储在计算机上的文件或存储在云上的文件。

如何从在线资源附加文件或链接

我们可以通过工作空间、工作表、行和评论附加文件。

因此，让我们逐一讨论这些。

从工作空间附加文件：- 首先，从工作空间，点击名为附件的图标，它位于工作空间的右上角。然后，我们可以轻松地附加文件。
工作表附件：- 对于工作表附件，打开要添加附件的工作表，然后再次点击位于工作表右侧的附件图标。然后，点击名为附加文件到工作表的选项。
行附件：- 在工作表中的行上，点击名为附件的图标，并根据需要附加附件。

行级附件的行为

行级附件的行为是：

一次只能在一个行中附加文件。
如果一个文件已附加到某一行，则附件图标将显示在行号的左侧。
如果某个文件已附加到任何一行，则我们不能将其附加到另一行或工作表的任何区域。

3. 评论附件：- 在一行中有一个评论图标，所以我们必须点击评论图标，然后点击添加附件选项。

Smartsheet 中支持的附件文件类型

Smartsheet 中支持附件的各种文件类型有：

文件类型	扩展名示例
Microsoft Office 套件	.pptx, .xlsx, .docx
大多数图像格式	.png, .gif, .jpg
便携式文档格式	.pdf

支持的浏览器和上传数量

一次可以上传 100 个文件。在 Smartsheet 中，没有文件附件数量的限制。我们可以将任意数量的文件附加到某一行或工作表。但是，存储空间有限制。
如果浏览器支持 HTML 5，则我们只能上传大小超过 30 MB 的文件。

不支持的文件类型

由于一些安全问题，Smartsheet 不支持某些类型的文件。例如：在 Smartsheet 中，我们不能上传 .exe 文件（可执行文件）。

最大文件大小（取决于用户和上传方式）

用户或上传类型	最大文件大小
任何人从 Smartsheet 表单上传文件	30 MB
免费用户	250 MB
试用用户	30 MB
许可用户	250 MB

Smartsheet 中的对话

Smartsheet 提供出色的对话功能。借助对话功能，我们可以轻松管理我们的工作，并提供所有协作人员之间关于工作的有效沟通。

通过使用 @mention，用户可以直接从电子邮件回复。这节省了时间，因为无需在应用程序之间切换。

在工作上下文进行对话

对话可以轻松跟踪工作，并且可以在一个地方进行关于工作的讨论。我们可以根据需要将对话应用于特定行或整个工作表。在对话面板中，我们可以处理评论。

如果我们想直接向特定人发表评论，那么我们必须在评论部分输入 @<电子邮件地址>（例如，@javatpoint.com）来标记该人。

与工作表中的评论互动

在 Smartsheet 中，所有工作表、行和卡片的评论都可以在对话面板中找到。如果我们想查看对话，我们需要点击位于右侧面板的对话图标。

在对话中，所有评论都按日期顺序显示。

与评论打交道时，我们需要牢记一些提示：

如果我们想查看不同评论的集合，请点击面板顶部的“全部”。如果我们只想显示应用于整个工作表的评论，请点击“工作表”。
如果我们想跳转到评论所在的那一行，首先，我们需要点击行号，然后在对话面板中点击写评论的人的名字。

为一行创建新评论（网格视图或卡片视图）

如果我们想为任何一行写评论，那么在行的评论列中，我们必须点击添加评论。
如果我们想为特定卡片写评论，那么我们必须右键单击卡片，然后点击评论选项。

创建应用于整个工作表的新评论

当我们想要进行与工作表相关的通用对话时，我们使用工作表评论。它不适用于特定行，而是用于整个工作表。

创建整个工作表新评论有几个步骤：

步骤 1。 首先，点击右侧面板中的对话图标。

步骤 2。 接下来，在添加评论框中输入评论。

步骤 3。 最后，点击名为发布评论的选项，然后按 Enter。

如何回复现有评论

要回复现有评论，我们需要执行几个步骤：

步骤 1。 点击对话面板中的回复选项。

步骤 2。 然后，在回复框中输入回复。

步骤 3。 最后，点击发布评论图标。

编辑、发送电子邮件、打印或删除评论

如果我们想编辑、发送电子邮件、打印或删除评论，请点击位于对话面板右侧的更多选项图标。

使用文件附件为评论提供上下文

如果我们想为评论提供一些额外的上下文，那么我们可以将附件与评论一起添加。要向评论添加附件，请点击名为附件的图标。附件图标位于添加评论框的底部。

删除评论中的附件

从评论中删除附件有几个步骤：

步骤 1。 首先，从包含附件的评论中，点击对话面板右侧的菜单图标，然后选择名为编辑评论的选项。

步骤 2。 接下来，我们必须将鼠标悬停在附件上，然后点击删除选项，以便文件被删除。

步骤 3。 最后，我们必须点击保存选项，以便更改被保存。

如何删除附加到评论的文件

我们无法从附件面板中删除附加到评论的文件。如果我们想删除文件，我们只有一个选择：我们必须从评论本身中删除文件，或者我们可以删除包含该文件的评论。

如何从评论面板中删除附件

从评论面板删除附件有几个步骤：

步骤 1。 首先，点击位于评论面板右侧的更多选项图标。

步骤 2。 选择名为编辑评论的选项。

步骤 3。 接下来，我们必须将鼠标悬停在要删除的附件上，然后点击垃圾桶图标。

Smartsheet 中的条件格式

在 Smartsheet 中，条件格式用于在工作表上创建规则。因此，条件格式有助于我们在工作表上创建规则。由于条件格式，工作表单元格的外观会发生变化。

如何创建条件格式规则

创建条件格式规则有几个步骤：

步骤 1。 首先，在工具栏上，我们必须点击条件格式图标，以便显示条件格式窗口。

步骤 2。 接下来，要创建新的条件格式规则，请点击名为添加新规则的选项。

如何设置规则的条件

设置规则条件有几个步骤：

步骤 1。 首先，点击设置条件选项，以便显示设置条件窗口。

注意：标准因列类型而异。例如：如果列类型是日期，那么我们只能根据日期应用格式，即过去的日期或未来的日期。如果列是复选框类型，那么我们只能根据勾选的复选框或未勾选的复选框应用格式。

步骤 2。 如果我们要再次自定义规则，请点击定义的自定义标准选项。

步骤 3。 如果我们要显示条件未满足的行的格式，请选择使用格式（当条件未满足时）的复选框。

步骤 4。 接下来，当所有条件都设置好后，点击确定。

设置规则的格式

设置规则格式有几个步骤：

步骤 1。 要设置规则格式，首先，从条件格式窗口，我们必须点击此格式选项。下图显示了格式选项在窗口内的显示方式。

我们可以根据需要应用格式，也就是说，我们可以只在行中的特定列或整行应用格式。如果我们不定义格式的应用范围，那么默认情况下，格式将应用于整行。

步骤 2。 接下来，点击确定。

格式选项

下表显示了我们用于格式化的各种格式选项：

选项名称	选项的使用
字体类型和字号	字体类型用于设置字体类型，如 Arial、Times、Verdana、Tahoma 或 Auto。字号用于更改字体大小。
	粗体、斜体、下划线和删除线用于字体。
(背景)	背景选项用于为单元格应用背景颜色。
(字体颜色)	用于为字体应用颜色。

添加条件、克隆或重新排列规则

添加条件

添加条件的步骤：

步骤 1。 首先，在工具栏上，点击条件格式图标。

步骤 2。 然后，要查看其他选项，请点击条件格式窗口中规则左侧出现的下拉箭头。

步骤 3。 接下来，选择添加条件（AND）以向规则添加条件。

添加条件（AND）规则用于在规则中应用“AND”运算符，这表示必须满足各种条件才能应用格式。

克隆规则

克隆规则意味着复制现有规则，以便将其用于类似的较新规则。如果我们想克隆规则，请点击规则左侧的下拉菜单，然后选择克隆规则。

重新排列规则

如果我们希望以特定顺序执行规则，那么我们可以重新排列规则。要重新排列规则，请在列表中单击并拖动规则向上或向下。

删除或禁用条件格式规则

删除或禁用条件格式规则有几个步骤：

步骤 1。 首先，在工具栏上，点击条件格式图标。当我们点击条件格式图标时，将出现所有现有规则的列表。

步骤 2。 接下来，选择以下之一：

暂时关闭：如果我们想稍后使用现有规则，则使用禁用选项。如果我们想禁用规则，请点击下拉箭头并选择禁用规则。 如果我们想再次使用已禁用的规则，请点击启用规则选项。
永久删除规则：如果我们想永久删除规则，请使用永久删除规则选项。要使用此规则，我们必须点击下拉箭头并选择删除规则选项。

公式基础

Smartsheet 提供公式功能，以便我们可以执行计算。我们可以将公式应用于数字值以及单元格中的值。借助公式，我们还可以自动化符号和下拉字段。

在 Smartsheet 中创建和编辑公式

在 Smartsheet 中，公式用于计算数字值和自动化工作表的各个方面。

创建一个公式

我们使用以下文件类型创建公式：

文本/数字
联系人列表字段
日期
下拉列表
Checkbox
符号

我们可以通过以下方式在文件中放置公式：

选择文件。
然后，在字段中，键入等号，然后键入计算。
输入公式后，按 Enter 键。结果将显示为：

函数

公式也可以包含函数，如：SUM、AVG 等。借助函数，我们可以执行 Smartsheet 中的计算和数据操作。

公式运算符

我们在 Smartsheet 公式中使用各种类型的运算符：

编辑现有公式

我们要按照以下步骤编辑现有公式：

步骤 1。 首先，双击包含要编辑的公式的单元格。

步骤 2。 然后，编辑公式并按 Enter 键。

处理百分比

在 Smartsheet 中，百分比被视为 0 到 1 之间的值。如果我们想创建一个百分比公式，那么我们必须使用小数。

例如 =0.5 + 0.4

这将为您在格式化为百分比的列中显示 90%。

= 5+4

这将为您在格式化为百分比的列中显示 900%。

通过拖放填充或自动填充复制公式

如果有一个公式我们想在多个字段中使用而无需手动键入该公式，则有两种方法。第一种是拖放填充，第二种是自动填充。

拖放填充：- 在拖放填充方法中，如果我们想在工作表中复制公式，则从选定字段的左下角拖动公式。公式复制后，公式将自动更改其相应的字段引用。
自动填充：- 当我们想自动将公式复制到所需字段时，使用自动填充方法。当我们使用自动填充时，新的公式会自动更改其相应的字段引用。

限制使用公式的区域

有许多字段不允许包含公式：

我们在资源管理中使用的联系人列表字段。
默认列（行操作指示器、评论、附件）。
系统字段（例如修改者）。
我们用于资源管理和依赖关系的字段有：
- 前置任务
- 持续时间
- 开始日期
- 结束日期
- % 分配
- % 完成

无法编辑公式的功能

在 Smartsheet 中，有多种功能我们无法编辑公式：

形式
报告（在报告中，我们只能查看公式结果，但不能编辑公式）。
更新请求（在更新请求中，只能查看公式结果，但不能编辑公式）。
仪表板（在仪表板中，我们只能查看公式结果，但不能编辑公式）。

无法创建公式的功能

在 Smartsheet 中，有许多功能我们无法创建公式：

形式
报告
更新请求
仪表板

共享是 Smartsheet 的核心功能。通过共享，所有信息都能有效地在所有协作人员之间共享。在 Smartsheet 中，我们可以轻松地共享整个工作表，或工作表的一部分。此外，我们还可以设置一些权限或限制，以便控制工作表的共享。Smartsheet 提供快速便捷的协作。

共享 Smartsheet 项目有几个步骤：

步骤 1。 首先，点击项目顶部的共享按钮。

如果共享按钮未出现，则点击 Smartsheet 窗口右侧的下拉箭头。

然后将出现共享表单。如果项目尚未与任何人共享，则会看到邀请详情选项。通过邀请详情页面，我们可以启用和禁用邀请电子邮件，还可以草拟自定义消息。

当工作表与他人共享后，默认会显示所有现有协作者的列表。

步骤 2。 接下来，在邀请协作者框中，输入我们想与之共享工作表的人的电子邮件地址。如果有多个电子邮件地址，请用分号或逗号分隔。

步骤 3。 然后，选择权限级别。

步骤 4。 最后，我们必须点击共享按钮。

在 Smartsheet 中，有时可能无法直接共享 Smartsheet 项目，此时我们有多种选择：

另存为附件
使用表单
发布

1. 另存为附件：- 当我们想共享 Smartsheet 项目的 PDF 或 Excel 文件时，使用另存为附件功能。因此，要共享 PDF 或 Excel 文件，我们需要使用另存为附件功能通过电子邮件发送文件作为附件。通过此功能，我们还可以根据需要与他人共享特定行的数据。

通过电子邮件发送一行或多行
通过电子邮件发送一行或多行有几个步骤：
1. 首先，我们必须点击我们要发送或共享的行上的下拉箭头，然后选择发送。
2. 然后将显示发送表单。
3. 接下来，在收件人字段中，我们必须输入我们要与之共享行信息的那个人的电子邮件地址。如果我们想与多个电子邮件地址共享行信息，请用分号或逗号分隔每个电子邮件地址。
4. 邮件的主题行和正文包含默认值。如有需要，我们也可以编辑。
5. 我们使用自定义和布局两个选项来指定我们要包含在电子邮件中的字段。

注意：如果我们想发送单行，则只有“布局”选项可用，否则不可用。

如果有一列我们不想发送，则点击编辑按钮并取消选中我们不想发送的列。

如果我们想收到邮件的副本，那么我们必须选择抄送我选项。
然后点击发送。

将工作表通过电子邮件附件发送

如果我们想发送工作表的快照，我们可以轻松地将其作为 Excel 或 PDF 文件附加到电子邮件消息中进行发送。

将工作表通过电子邮件附件发送有几个步骤：

首先，点击文件并选择名为另存为附件的选项。
当我们点击另存为附件选项时，将显示发送为附件表单。
接下来，在收件人字段中，我们必须输入我们要与之共享行信息的那个人的电子邮件地址。如果我们想与多个电子邮件地址共享行信息，请用分号或逗号分隔每个电子邮件地址。
然后，我们必须编辑主题行和消息正文（如果需要）。如果我们不编辑，那么默认情况下，工作表名称会包含在主题行中。
接下来，在附件类型选项中选择附件类型。附件可以是 Excel 或 PDF。
最后，我们必须选择名为发送的选项以发送附件电子邮件。
然后点击发送按钮。

2. 使用表单：- 当我们想从人们那里收集信息时，使用表单选项。借助表单，我们还可以根据人们提交表单的情况在工作表中添加新行，而无需直接共享对工作表的访问权限。

如何创建表单

创建表单有几个步骤：

步骤 1。 首先，打开要在其中附加表单的工作表。

步骤 2。 然后，在菜单栏上，选择名为表单的选项，它位于 Smartsheet 窗口的左上方。

如果表单选项未出现，则选择 Smartsheet 窗口右上角的向下箭头图标。

步骤 3。 点击创建表单选项。

当我们创建新表单时，工作表的所有列都会自动添加到表单中。

默认情况下，表单标题与工作表名称相同；表单中的字段与工作表中的列名相同。

步骤 3。 接下来，我们必须从表单预览的中心选择元素，以编辑出现在右侧面板中的元素的设置。

步骤 4。 如果我们要调整表单级别的设置，那么我们必须点击表单顶部的设置选项。

步骤 5。 表单设置完成后，点击右上角的保存按钮。

步骤 6。 接下来，如果我们想预览表单，请选择打开表单选项，以检查配置的表单是否正确。

步骤 7。 接下来，如果我们想直接发送表单，请点击共享表单选项。然后复制表单链接或将其插入网页或仪表板。

步骤 8。 最后，要关闭表单，请选择后退箭头，然后返回工作表。

3. 发布：- 在 Smartsheet 中，不需要 Smartsheet 账户即可共享 Smartsheet 项目。通过公共链接，可以实现共享。

如何发布工作表
发布工作表有几个步骤：
1. 首先，点击发布图标，以便显示发布选项。
2. 有多种发布选项。因此，根据需要，我们必须点击选项并将其设置为开启。
3. 当根据需要设置选项为开启后，将创建工作表的链接。
  
  发布工作表有多种选项：
  1. 只读 HTML：- 此选项提供工作表的只读视图。在此选项中，我们无法将日历视图切换到甘特图视图。在只读 HTML 中，评论和附件不可用。
  2. 只读-完整：- 只读完整版的用户界面比只读 HTML 更丰富。此选项提供了行折叠的功能，用户还可以打开行评论和附件。
    使用访问控制选项来控制链接的可访问性。如果我们想将默认视图设置为网格视图或日历视图，我们使用名为发布设置的选项。
  3. 任何人可编辑：- 此选项适用于允许任何人打开工作表并进行更改，但前提是用户具有编辑级别共享权限。
  4. iCal (日历)：- 使用此选项，任何人都可以通过非 Smartsheet 日历添加日期。
4. 接下来，要共享工作表的嵌入代码和 URL，请使用键盘复制 URL，然后粘贴到网页或电子邮件消息中。

从工作空间共享项目有几个步骤：

首先，点击位于 Smartsheet 窗口左上角的菜单图标。
接下来，从“主页”中，点击包含工作表项目的工作空间选项。
我们必须右键单击项目名称，然后点击共享选项，以便打开共享表单。
接下来，我们必须在邀请协作者框中点击，然后选择或输入我们想与之共享项目的联系人。
最后，如果只想共享工作表项目，请点击共享按钮；但如果想共享工作空间，则必须点击共享工作空间。

如果您想设置默认共享视图，那么您必须拥有管理员级别的共享权限，或者您应该是工作表的拥有者。

设置默认共享视图有几个步骤：

首先，要显示共享窗口，请点击共享。
接下来，选择协作者，以便显示当前 Smartsheet 用户的列表。
接下来，我们必须选择位于默认视图右侧的编辑按钮。
选择所有视图类型中的任意视图，如网格视图、卡片视图、甘特图视图或日历视图。如果需要，我们还可以选择默认卡片视图泳道和筛选器。
点击保存。

Smartsheet 中的联系人

在 Smartsheet 中，借助联系人功能，我们可以轻松地分配任务，并与供应商、同事和客户共享工作表。在 Smartsheet 中，我们有两种 Smartsheet 联系人列表：一种是账户列表，另一种是我的 Smartsheet 联系人。账户列表由系统管理员管理。我的 Smartsheet 联系人用于与不属于组织范围的协作者和客户共享 Smartsheet。

在 Smartsheet 中，还可以从其他电子邮件服务（如 Yahoo Mail、Gmail、Hotmail 等）导入联系人。

如何将联系人添加到我的 Smartsheet 联系人

批量导入联系人

导入联系人有几个步骤：

首先，点击账户，然后点击我的 Smartsheet 联系人。
接下来，点击导入联系人，然后选择 Gmail、.csv（Yahoo、Outlook）或 vcf（vCard 文件）。

我们要按照以下步骤进行要导入的联系人类型：

Gmail：- 选择需要导入 Smartsheet 的联系人，然后点击导入选项。
.csv（Outlook、Yahoo 等）：- 选择 .csv 文件，然后点击继续。选择需要导入 Smartsheet 的联系人，然后点击导入。
.vcf（vCard 文件）：- 选择 vCard 文件，然后点击继续，然后点击导入。

联系人将添加到您的我的 Smartsheet中。

单独添加联系人

单独添加联系人有几个步骤：

首先，点击账户。
点击名为我的 Smartsheet 联系人的选项。
接下来，点击我的 Smartsheet 联系人表单中的添加按钮，以便显示联系人窗口。
最后，我们必须输入联系人姓名和电子邮件地址，然后点击确定。

新联系人已添加到联系人列表中。

如何在 Smartsheet 中编辑或删除联系人

在 Smartsheet 中编辑或删除联系人有几个步骤：

点击账户，然后点击我的 Smartsheet 联系人。然后将显示我的 Smartsheet 联系人表单。
接下来，右键单击您想要删除或编辑的联系人，然后选择名为“编辑联系人”或“删除联系人”的选项。

如何从 Smartsheet 联系人列表中导出联系人

从您的 Smartsheet 联系人列表中导出联系人有多种步骤。

单击“帐户”。
然后，单击名为“我的 Smartsheet 联系人”的选项，然后将显示“我的 Smartsheet 联系人”表单。
接下来，单击名为“导出联系人”的选项，然后单击“.csv”。

您将以 .csv 文件的形式从“我的 Smartsheet 联系人”列表中导出联系人到计算机下载存储位置。

Smartsheet 中的群组

在 Smartsheet 中，创建组是为了方便快速控制对工作表和工作区的访问。在组中，我们可以轻松添加新团队成员。如果现有成员离开公司，我们也可以将其从组中移除。

如何在 Smartsheet 中创建群组

在 Smartsheet 中创建组有多种步骤。

第 1 步。 首先，单击“帐户”。

第 2 步。 然后，单击名为“帐户管理员”的选项。之后，单击“组管理”选项。然后将显示“组管理”表单，其中包含 Smartsheet 中已存在的组的列表。

第 3 步。 接下来，我们必须单击“创建组”按钮，以便显示“新组”表单。

第 4 步。 为组命名并提供其描述。

第 5 步。 单击“创建”选项。

然后将显示表单，其中包含所有当前团队组成员的列表。默认情况下，只有您的电子邮件地址包含在内。

第 6 步。 如果您想将新成员添加到组中，请单击“添加到组”按钮。

第 7 步。 接下来，在 Smartsheet 联系人列表中键入联系人的姓名和电子邮件地址，然后您键入的联系人将通过自动解析显示在下拉列表中。

我们可以键入任何我们想要的联系人。但该联系人不应属于多用户计划或当前 Smartsheet 用户。

然后将更新名为“添加到组”的表单，以便显示我们选择的联系人列表。然后，单击“保存”按钮以完成将联系人添加到组。

第 8 步。 接下来，我们将所有所需的联系人添加到组中，然后单击“保存”按钮。

如何管理现有群组

组可以由组所有者或系统管理员进行管理。

管理现有组有多种步骤。

第 1 步。 首先，单击“帐户”。

第 2 步。 然后，单击名为“组管理”的选项，以便显示由组管理员创建的现有联系人列表。

第 3 步。 接下来，要修改组，请单击“帐户管理”框左侧的下拉箭头。

有多种选项可用于管理组。

编辑组：- 编辑组包含组中成员的列表。我们可以对编辑组执行各种操作。

将成员添加到组：- 使用名为“添加到组”的选项，我们可以将新联系人添加到组中。
从组中删除成员：- 使用名为“从组中删除”的选项，我们可以从现有组中删除联系人。
编辑组名称和描述：- 使用名为“编辑组名称和描述”的选项，我们可以编辑组名称和组描述。

将 Smartsheet 项目与组共享有多种步骤。

首先，单击 Smartsheet 窗口右侧的“共享”按钮。
然后，将打开 Smartsheet 共享表单，在该表单的“邀请协作者”框中，我们必须键入组名称，或者我们可以单击“选择联系人”图标，以便从联系人列表中选择组名称。

第 3 步。 最后，我们必须单击“共享工作表”按钮。

Smartsheet 中的卡片视图

Smartsheet 中有四种视图。卡片视图是其中之一。在 Smartsheet 中，卡片视图用于查看工作表。借助卡片视图，协作者可以轻松地共享、查看和操作项目，并通过拖放卡片来轻松组织和优先处理工作。卡片视图基于敏捷项目管理方法，但我们可以将其提供给任何团队，并采用更直观的方法，以便在 Smartsheet 中轻松进行协作和沟通。

卡片视图用于组织和优先处理工作。卡片视图由不同的列类型驱动，如联系人列表、下拉列表和符号，它们提供多种选择。

卡片视图包含工作表行的信息，并根据下拉列表的值进行分组。通过拖放，可以重新排序卡片，我们还可以自定义卡片以显示不同的字段。

在卡片视图中，借助卡片，项目中的工作项或任务得以创建。在卡片上，字段值显示有关任务的信息。卡片可以在 10 个字段中显示 1 个字段用于标题字段，其余 9 个字段用于其他目的。