Microsoft Access 教程

什么是 MS Access？

MS-Access 是一款用于管理数据库的应用程序软件。它由 Microsoft 于 1992 年 11 月发布。它实际上基于 关系 Jet 数据库引擎 存储数据。它主要提供用于访问数据和软件开发工具的图形用户界面。

它比 Microsoft Excel 或其他电子表格应用程序更能帮助用户高效地管理相关数据。用户可以轻松地分析其中存储的大量数据。

它不用于创建大型或企业级数据库，主要用于创建小型数据库。对于大型数据库，Microsoft 提供 SQL Server 数据库引擎。

MS Access 的用途

以下是 Microsoft Access 的重要用途

• 对计算机有基本知识的用户可以轻松地在 Access 中创建和管理数据库。
• 它是一个可以在学校用于制定课程表的软件程序。
• 任何用户都可以轻松地将数据插入 MS Access 的数据库中。
• 它还用于创建用户友好的前端。
• 在 MS Access 中，可以通过宏轻松完成重复性任务。
• 任何用户都可以通过命令轻松快速地访问数据或信息。
• 它允许用户开发 Web 应用程序。各种软件开发人员也使用此软件来开发应用程序软件。
• 此软件与 SQL Server、DB2 和 Oracle 数据库配合使用。因为这三个数据库都支持 (ODBC) 标准。
• 任何用户都可以轻松地从字处理文件或电子表格文件导入数据，或导出数据到这些文件。
• 它还用于直接链接存储在以下不同数据库和应用程序中的数据
  • Microsoft Excel
  • 文本
  • 超文本标记语言 (HTML)
  • Outlook
  • dBase
  • 可扩展标记语言 (XML)
  • Paradox
  • Oracle
  • Microsoft SQL Server
  • Postgre SQL
  • MySQL。

MS Access 的特性

以下是 Microsoft Access 的不同特性或特点

• 任何用户都可以轻松创建用于在数据库中存储数据或信息的框架（即表）。
• MS Access 中有一个“告诉我”功能，允许您轻松创建查询、表、报表和窗体。
• 任何用户都可以轻松地从 Microsoft 的其他应用程序导入信息到 MS Access 创建的表中。
• 使用 MS Access 的用户可以轻松地从他们选择的表中创建报表。要创建报表，用户需要单击工具栏中可用的报表向导图标。
• MS Access 的重要特性之一是窗体。
• MS Access 的另一个重要特性是模板。任何用户都可以使用 MS Access 软件中提供的模板。
• 查询也可以被认为是 MS Access 的一个基本特性。它有助于处理表中的数据，并将数据显示给用户。
• Microsoft Access 2010 引入了一项新功能，允许用户在开发 Web 数据库后将其发布到 SharePoint 站点。
• 此应用程序软件还提供了一项强大功能。此功能通过使用VBA (Visual Basic for Applications) 代码帮助开发人员创建自定义数据库解决方案。
• 使用 Microsoft Access 的用户可以轻松地以以下不同方式查看他们的报表
  • 打印预览
  • 设计视图
  • 布局视图
  • 报表视图
• 它还引入了多值字段。此功能允许您在一个字段中选择和存储多个值。

MS Access 的版本

以下是 Microsoft Access 的不同版本

Access 1.0

• Access Version 1.0 是 Microsoft 于 1992 年 11 月发布的第一个版本。
• 此版本支持 Windows 3.0 操作系统。
• 它使用 Jet 数据库引擎的 1.0 版本。

Access 1.1

• Access 1.1 是下一个版本，于 1993 年 5 月发布。Access 的基本编程语言在此版本的 MS Access 中引入。
• 它支持 Windows 3.1x 操作系统。
• 它使用 Jet 数据库引擎的 1.1 版本。
• 此版本还改进了与其他 Microsoft 应用程序的数据链接。

Access 2.0

• Access 2.0 于 1994 年 4 月发布。命令栏在此版本的 MS Access 中引入。
• 此版本支持 Microsoft Windows 3.1。它还支持其他 Windows 版本，如 Windows XP、Windows 2000、Windows 98。
• 它需要最少 4 MB RAM（随机存取存储器）。
• 它使用 Jet 数据库引擎的 2.0 版本。

Microsoft Access 95 或 7.0 版本

• Access 7.0 版本于 1995 年 8 月 24 日发布。它也被称为 Access 95，因为它成为 MS Office 95 的一部分。
• 在此版本中，(VBA) Visual Basic for Applications 取代了 Access 的 Basic 编程语言。
• 它支持 Windows 95 或更高版本的操作系统。
• 它需要最少 8 MB RAM（随机存取存储器）。
• 支持 ActiveX 控件。
• 它使用 Jet 数据库引擎的 3.0 版本。

Microsoft Access 97 或 8.0 版本

• Access 8.0 版本于 1997 年 1 月 16 日发布。
• 它使用 Jet 数据库引擎的 3.5 版本。
• 它需要最少 16 MB RAM（随机存取存储器）。
• 在此版本发布后，在 MS Access 中引入了超链接。 
• 它支持 Windows NT 3.51 SP5、Windows 95、Windows NT 4.0 SP2 和 Windows XP。

Microsoft Access 2000 或 9.0 版本

• Access 9.0 版本于 1999 年 6 月 7 日发布。
• 它使用 Jet 数据库引擎的 4.0 sp1 版本。
• 它也需要最少 16 MB RAM（随机存取存储器）。
• 在此版本中引入了与 Visual Basic 6.0 共享的 IDE（集成开发环境）。
• 在此版本的 MS Access 中，引入了以下不同功能
  1. 数据访问页
  2. 透视表或数据透视表
  3. Visual Source Safe 集成
  4. 智能标签
  5. 包解决方案向导
• 此版本还提供以下数据库安全性
  1. 记录锁定
  2. ActiveX 数据对象
  3. 连接到 SQL (Structured Query Language) Server 的 Access 数据项目。

Microsoft Access 2002 (XP) 或 10.0 版本

• Access 10.0 版本于 2001 年 5 月 31 日发布。
• 此版本提供了窗体字段条件格式功能。
• 它还支持关系 Jet 数据库引擎的 4.0 sp1 版本。
• 它还支持 XML 语言，用于链接或从数据库中的表导入数据。
• 它需要最少 72 MB RAM（随机存取存储器）。
• 它支持以下 Windows 操作系统
  1. Windows 98
  2. Windows 2000
  3. Windows XP
  4. Windows NT 4.0 SP6

Microsoft Access 2003 或 11.0 版本

• Access 11.0 版本于 2003 年 11 月 27 日发布。
• 它还支持 MS Access 2002 和 MS Access 2000 中使用的相同版本的关系 Jet 数据库引擎。
• 它支持以下 Windows 操作系统
  1. Windows 2000 SP3
  2. Windows XP
  3. Windows Vista
  4. Windows 7
• 在此版本中，引入了以下功能
  1. 它提供了 Windows XP 的主题。
  2. 使用数字签名在 MS Access 中创建数据库。
• 它需要最少 128 MB RAM（随机存取存储器）。

Microsoft Access 2007 或 12.0 版本

• Access 12.0 版本于 2007 年 1 月 27 日发布。
• 它支持 ACE（Access 数据库引擎）的 12.0 版本。
• 在此版本中，引入了 ACCDB 数据库格式。
• 此版本用搜索栏和导航窗格替换了数据库容器。
• 它需要最少 256 MB RAM（随机存取存储器）。
• 此版本还引入了各种功能。其中一些如下
  1. 选项卡式界面
  2. 功能区
  3. 快速访问工具栏
  4. 报表输出到 PDF
  5. 拆分窗体
  6. Web 浏览器控件
  7. 数据表总计
  8. 报表视图

Microsoft Access 2010 或 14.0 版本

• Access 14.0 版本于 2010 年 7 月 15 日发布。
• 它支持 ACE（Access 数据库引擎）的 14.0 版本。
• 在此版本中，引入了 Access 的 64 位版本。
• 它也需要最少 256 MB RAM（随机存取存储器）。
• 它为 ACCDB 数据库格式提供了数据宏。
• 借助此版本，任何用户都可以使用 SharePoint 列表轻松访问 Web 应用程序。
• 在此版本中，当任何表更新时，引用该表的所有报表也会更改或更新。

Microsoft Access 2013 或 15.0 版本

• Access 15.0 版本于 2013 年 1 月 29 日发布。
• 它支持 ACE（Access 数据库引擎）的 15.0 版本。
• 借助此版本，任何用户都可以使用 SharePoint 2013 SQL Server 轻松访问 Web 应用程序。
• 它需要 32 位系统最少 1 GB RAM，64 位系统最少 2 GB RAM。

Microsoft Access 2016 或 16.0 版本

• Access 16.0 版本于 2015 年 9 月 22 日发布。
• 它支持 ACE（Access 数据库引擎）的 16.0 版本。

Microsoft Access 2019 或 16.0 版本

• MS Access 2019 于 2018 年 9 月 24 日发布。
• 它也需要 32 位系统最少 1 GB RAM，64 位系统最少 2 GB RAM。
• 任何用户都可以轻松地在此版本中使用新图表可视化数据。

Microsoft Access 的组件

以下是 MS Access 所包含的七个主要组件

• 表
  它是 MS Access 软件的主要组件。在 MS Access 数据库中，表主要用于以行和列的形式存储数据或信息。
  包含数据或信息的 Access 表看起来类似于 MS Excel 或 MS Word 中的表格。
  每当您在 MS Access 中创建新数据库时，首先，您必须在该数据库中创建一个表。您还可以将特定表与其他表关联，并在该表中轻松定义主键。
• 关系
  关系是数据库中一个或多个表之间形成的链接或连接。存在以下四种类型的关系
  1. 一对一关系
  2. 一对多关系
  3. 多对一关系
  4. 多对多关系
• 查询
  查询是用于从数据库检索数据或信息的命令。它还允许您将信息插入 MS Access 数据库。
• 形式
  它是一个对象或组件，通过界面帮助用户输入任何数据库表中的数据。任何用户都可以轻松显示数据库的数据。
• 报告
  当用户将数据插入数据库后，他们可以通过运行报表以有组织的方式查看其信息。与窗体不同，报表无法编辑。
• 宏
  宏用于在 MS Access 数据库中对报表和窗体执行重复性任务。它还允许用户为窗体、控件和报表添加功能。
• 模块
  模块用于执行 VBA 中编写的自动化例行操作和用户定义函数。任何用户都可以轻松地在 MS Access 数据库的任何地方使用这些模块。

MS Excel 和 MS Access 之间的区别

Access 和 Excel 软件应用程序都是 Microsoft 的产品，用于数据分析。但存在一些区别，如下表所示

启动 Microsoft Access

您可以通过以下步骤轻松地在 Windows 10 系统中启动 MS Access 应用程序

步骤 1：单击工具栏中的搜索框。

步骤 2：单击后，键入 MS Access。然后，它会在您的系统中显示 MS Access 图标以及已安装的 Microsoft Office 版本。选择并单击图标。

步骤 3：单击后，MS Access 的应用程序窗口将出现在您的计算机屏幕上。以下屏幕截图显示了 MS Access 2007 的窗口。

创建数据库

在本节中，您将学习如何在 MS Access 2007 应用程序软件中创建数据库。

当您打开 MS Access 2007 时，以下屏幕将显示在您的计算机屏幕上。

在此屏幕上，有各种在线数据库模板，如联系人、事件、教师、学生、任务。您可以根据您的需求轻松选择数据库模板。您还可以选择空白数据库选项，该选项不包含任何现有数据或对象。

在本节中，我们选择空白数据库选项来存储数据。单击该选项后，将显示以下屏幕，其中提供文件的默认名称。

如果您对默认文件名满意，请单击创建按钮，否则更改文件名，然后单击创建按钮。

我们将文件命名为Employee，如上图所示，然后单击创建按钮。单击后，将显示以下屏幕，表明已在 MS Access 中创建了具有给定名称的新数据库

创建表

在本节中，您将学习如何在 MS Access 2007 软件的任何数据库中创建表。为了在数据库中存储任何数据，创建表是主要目标。

表是行和列（字段）的集合。在表中，每一行都称为记录。在创建表之前，您必须确定要创建的所有表。

可以通过以下两种方式轻松地在 MS Access 数据库中创建表

1. 使用数据表视图
2. 使用设计视图

1. 使用数据表视图

当您创建新数据库时，MS Access 会自动在数据表视图中为您创建一个新表，如下图所示

当您在现有数据库中工作，并且需要在数据表视图中创建新表时，请按照以下步骤操作

步骤 1：在 MS Access 工具栏中选择创建选项卡。

步骤 2：然后，在表组中，单击表。

步骤 3：单击后，默认表将在数据表视图中打开，如下图所示

当表在数据表视图中打开时，您需要添加或输入表字段的名称。

要向表中添加字段，您需要按照以下步骤操作

步骤 1：双击列标题或添加新字段。

步骤 2：现在，键入字段的名称。输入名称后，Access 软件会为该字段设置数据类型。

您也可以在数据表选项卡中的数据类型选项中为字段设置数据类型，如下所示

该选项中有各种数据类型。您可以根据字段存储的值类型选择一个选项。

当表的所有字段都输入并分配了数据类型后，您需要按照以下步骤保存表

步骤 1：右键单击表名，如下图所示

步骤 2：现在，在下拉列表中单击保存选项。单击后，将出现一个另存为对话框。

步骤 3：现在，您需要插入/键入/输入表名。输入后，单击确定按钮。我们将表名输入为Marks。

现在，表已成功创建并保存在 MS Access 数据库中。

2. 使用设计视图

当您创建新数据库时，MS Access 2007 会在数据表视图中创建一个新表。要将表转换为设计视图，您需要按照以下步骤操作

步骤 1：右键单击表名，如下图所示

步骤 2：从列表中选择并单击设计视图选项。

步骤 3：单击后，表将如以下屏幕截图所示在屏幕上以设计视图显示。

当您在现有数据库中工作，并且需要在设计视图中创建新表时，请按照以下步骤操作

步骤 1：在工具栏中，单击创建选项卡，如下图所示。

步骤 2：现在，您需要单击表组中的表设计按钮或选项。

步骤 3：单击后，您将在计算机上看到以下屏幕

当表在设计视图中打开时，您将看到三列。第一列是字段名，允许用户输入字段的名称。
第二列称为数据类型，也由用户定义。

第三列是说明，这是可选的。在此列中，用户提供每个字段的简短描述。

现在，您需要添加或输入字段名称，并从提供的列表中分配数据类型。要向表中添加字段，您需要按照以下步骤操作

步骤 1：首先，您需要输入第一个字段的名称。然后，按Tab键。

例如，我们在字段名中输入Student RollNo，如下图所示。

步骤 2：然后，您需要从下拉列表中选择字段的数据类型。再次，您需要按Tab键。我们选择文本数据类型。

步骤 3：按 Tab 键后，Access 会移到下一列，这是可选的。现在，您需要再次按Tab键输入下一个字段名。

步骤 3：您需要重复以上所有三个步骤，直到所有字段都输入到表中。当所有字段都输入到表中后，单击快速访问工具栏上的保存按钮。

步骤 4：现在，您需要键入表名，然后单击确定按钮

然后，您的表已成功创建在 MS Access 数据库的设计视图中。

向表中添加/删除记录

一旦表在 MS Access 数据库中成功创建，并且属性已正确定义，下一步就是向表中添加数据或信息。

您可以在数据表视图中轻松地添加、删除和编辑表中的数据。

以下步骤用于向表中插入新记录

步骤 1：打开要在其中插入数据的表（在数据表视图中）。

步骤 2：单击表中左下角显示的星号（*）符号，如下图所示

步骤 3：现在，将数据添加到“新记录”行的字段中。在此行中，您可以使用 Tab 键轻松移动到下一个单元格。

当您在“新记录”行的每个字段中完全插入数据后，请按Enter键。按 Enter 后，Access 会自动保存新记录。

以下步骤用于删除表中的现有记录

步骤 1：打开要从中删除记录的表（在数据表视图中）。

步骤 2：选择要删除的记录。然后，右键单击所选记录，如下图所示。

步骤 3：然后，选择并单击删除记录选项。

步骤 4：单击后，屏幕上会出现一个确认框，它会向您确认“您确定要删除这些记录吗？”。如果确定，则单击是按钮，否则单击否。

步骤 4：单击后，记录将从表中成功删除。

MS-Access 的优点

• MS Access 的主要优点是它易于理解。
• 它是最受欢迎的，因为它是一流的桌面数据库之一。
• 该系统的图形用户界面也提供了简便的功能。
• 任何用户都可以轻松地从不同来源将数据或信息导入 MS Access 数据库。
• 它易于与各种在 Windows 操作系统上运行的编程语言配合使用。

MS-Access 的缺点

• MS Access 的主要缺点是其大小有限。它仅用于单部门和小型企业。
• 此应用程序软件无法通过 Internet 访问，但可以在从 Internet 下载后在其本地系统上运行。
• 它只支持 255 个并发用户。