Ms Access 报表

报表为用户提供了一种查看、格式化和创建 Microsoft Access 数据库中存储的信息的摘要或备注的方式。

在数据库中，信息以表格形式存储。直接从表格结构化数据中得出结论相对困难。生成的报表相对更容易理解。用户可以创建本财年总销售额和总利润或损失的简单报表。它可以包含各种详细信息，例如利润最高的商品和销售额最低的商品等。任何人都可以轻松阅读报表以了解这些结论。它节省了时间和精力。

在本文中，我们将首先了解 MS Access 中报表的重要性及其概述。然后，我们将讨论报表的各个部分并学习如何在 MS Access 中实现报表。

此外，我们将执行各种操作，例如对数据进行排序、分组或汇总。

注意：用户只能在 Microsoft Access 桌面数据库中实现报表。MS Access 的 Web 应用程序不支持报表。

报表的各种应用

报表有各种应用。在 MS Access 数据库中，报表允许用户将信息呈现给多人，特别是具有非技术背景的人，用于以下任何目的

• 显示从存储信息中提取的汇总结果。
• 捕获和存档信息快照。
• 它可以用于提供数据中特定记录的详细信息。
• 它允许用户创建标签。

报表部分

MS Access 允许用户创建两种类型的报表。这两种类型的报表是

1. 非绑定报表
2. 绑定报表

非绑定报表：这些报表不绑定到任何数据库或结构化查询语言。这些报表本身不表示任何数据。

绑定报表：这些报表与表或数据库关联。这些报表用于以更简单、更汇总的方式呈现数据源的数据。

在这里，我们将使用与其关联数据源的绑定报表。

MS Access 中的报表分为不同的部分。用户可以使用应用程序中“设计视图”菜单中的“视图”选项。如果您想在 MS Access 数据库中高效使用报表，则必须理解此主题。这可以帮助您创建更好的报表。

例如，计算控件部分确定在 MS Access 中计算结果的过程和步骤。每个部分在报表中都有特定的位置和用途。

以下列表是部分类型及其用途的摘要

在使用 MS Access 时，用户必须在创建报表之前优先规范化数据库，并且实体以及实体之间的关系应该明确定义。如果结构明确定义，则从数据源创建报表相对容易。因此，如果用户规划和设计数据库，则更好。

在 MS Access 中创建报表

要在 Access 桌面数据库中创建报表，用户需要遵循以下步骤

步骤 1：用户必须选择将作为报表记录源的数据源。

选择记录源时要记住的几点

• 报表源可以是整个数据库或表，也可以是名称或嵌入式查询。
• 资源应包含您希望在报表中显示的所有字段和值。
• 如果源存在并且是 Access 中的表或查询，请选择记录源。您只需在导航窗格中选择特定的表或查询即可。
• 但是，如果源不存在，则用户需要遵循以下步骤
• 用户可以不选择任何报表直接进入下一步。在第二步中，用户必须使用“空白报表”工具。
• 用户可以为报表创建源。用户需要从导航窗格中选择源。选择源后，您可以进入下一步。创建源后，您可以创建包含您希望添加到报表中的所有信息的表或查询。

步骤 2：此步骤涉及选择合适的报表工具。

• MS Access 提供了多种报表工具，允许用户在创建报表时执行各种功能。
• 报表工具列在功能区“创建”选项卡中的“报表”组中。

下面是报表中的工具列表以及这些工具的描述。

选择合适的报表工具的步骤。

1. 单击您希望在报表中实现的工具。如果选择工具后出现向导提示，则用户需要遵循所有说明并最后单击“完成”菜单。
2. 在 MS Access 中，报表将在布局视图中打开。
3. 用户可以格式化报表以更改报表的外观，并确保其满足用户的需求。
4. 用户还可以通过拖动边缘来更改报表中各种字段和标签的大小，直到它们达到合适的尺寸。
5. 您还可以将字段从报表中的一个位置移动到另一个位置；要移动字段，请遵循以下步骤
6. 选择要移动的字段并将其拖动到所需位置。如果所选字段还包含标签，您也需要将标签拖动到该位置。
7. 要在特定字段中执行格式化，用户需要通过右键单击字段的单元格来选择该字段，此时将出现一个快捷菜单。快捷菜单将显示允许用户对所选字段执行格式化操作的列表。您可以使用该菜单合并、拆分或删除单元格。
8. MS Access 还提供了其他功能，可以帮助用户提高报表的可读性。这些功能在各节中进行了描述。它们还包括使报表更具吸引力的功能。

在报表中执行分组、排序或汇总

1. 对数据库报表执行分组、排序或汇总操作最有效的方法是右键单击您要对其执行分组、排序和汇总的字段。单击字段后，用户必须从快捷菜单中选择操作。
2. 如果您不想使用快捷菜单，您可以直接使用“排序”、“汇总”或“分组”窗格实现这三个操作。当报表在“布局”或“设计视图”中执行时，它们会出现。
3. 如果“分组、排序和汇总”窗格尚未在“设计”选项卡中打开，则用户可以从“分组和汇总”组中选择“分组和排序”选项。
4. 要对报表中的数据进行分组或排序，用户需要单击“添加组”或“排序”选项，并在选择选项后单击您要对其执行分组和排序的字段。

使用条件格式突出显示数据

在 MS Access 中使用报表时，用户还可以突出显示报表中的重要点。用户可以突出显示存储的数据并为不同的控件或控件组添加条件格式规则。如果用户希望在报表中的不同组之间进行比较，则可以实现数据条。

向报表中的控件添加条件格式

1. 如果要开始条件格式，请在布局视图中打开报表。
2. 要打开布局视图，用户需要右键单击导航窗格，然后从菜单中选择“布局视图”。
3. 单击您要应用条件格式的控件。
4. 在“格式”选项卡中，单击“条件格式”。
5. 要同时选择多个控件，用户可以在选择控件时按住 CTRL 键。
6. 单击“条件格式”后，“规则管理器”对话框将出现在屏幕上。在对话框中单击“新建规则”。
7. 它将打开“新建格式规则”对话框，然后从那里选择规则类型的有效值
8. 遵循给定步骤创建规则
9. 如果要实现将为每个记录单独评估的规则，则使用“检查当前记录的值”或使用表达式。
10. 假设您希望实现一个规则，该规则将使用数据条在选定记录之间执行比较。然后选择“与其他记录比较”选项。
11. 选择规则类型后，您可以编写规则描述。要键入规则描述，请使用菜单中的“编辑规则描述”。
12. 指定您要应用格式的规则。用户不仅必须指定规则，还必须描述何时应用格式以及应在控件中实现哪种格式。
13. 指定上述详细信息后，单击“确定”。
14. 如果要向控件或控件集添加更多规则，请使用相同的步骤再次在控件上实现下一个规则。

自定义报表的颜色和字体

1. 在导航窗格中右键单击，从窗格中的“视图”中，
2. 选择“布局视图”。这将在您的应用程序中以布局视图打开报表。
3. 在该视图中，将出现“设计”选项卡。在该选项卡中，选择“报表布局工具”选项。
4. 从选项中，选择“主题”。它将显示可在报表中使用的各种主题。
5. 在报表中实施主题之前查看效果。将光标移动到您希望实施的主题上。通过这样做，您可以预览主题的效果。
6. 单击主题，然后保存报表中所做的更改。
7. 在“设计”选项卡中，您可以通过从“颜色”和“字体”库中选择选项来更改报表中文本的颜色和字体。

为报表添加徽标或背景图像

MS Access 允许用户为报表添加徽标或背景图像。

记住：如果您在任何时候更新报表中的图像，应用程序将自动更新数据库中实现图像的位置。

用户需要遵循以下步骤来添加或删除报表中的图像

1. 要添加或删除报表中的图像，用户必须确保在布局视图中打开报表。
2. 右键单击导航窗格，然后从选项中选择“布局视图”。
3. 报表在布局视图中打开后，单击报表中您要添加图像或徽标的部分。
4. 在“页眉/页脚”组中单击“设计”选项卡。然后单击徽标。
5. 它将打开一个导航窗口。从窗口中，导航到您要添加到报表中的图像，然后单击该图像。这将把图像添加到报表中先前选择的位置。
6. 现在是删除在上一张图像中添加的图像的步骤。
7. 用户可以通过右键单击图像并从快捷菜单中选择“删除”来删除报表中的图像。
8. 以下是为报表添加背景图像的步骤
9. 右键单击导航窗格，然后从可用选项中选择“布局视图”。
10. 在“布局视图”中，在“背景”组中单击“格式”选项卡。从菜单中，单击“背景图像”。
11. 这将打开图像库，您可以从中选择图像。您还可以通过单击“浏览”从系统中选择图像。选择您要添加为背景的图像。然后，单击“确定”。

在报表中使用预览或打印

在报表中使用预览

1. 在导航窗格中，右键单击报表。然后，单击菜单中的“打印预览”。“打印预览”选项卡中有各种命令。这些命令允许用户执行给定功能
2. 您可以使用“打印预览”打印报表。
3. 用户还可以调整报表中页面的方向、布局和大小。
4. 您还可以使用这些功能同时检查多个页面。用户可以在打印视图中放大或缩小。
5. 它还允许用户刷新报表中的数据。
6. 用户还可以通过直接使用“打印预览”中的导出选项来更改报表格式。
7. 执行列出的功能后，用户可以关闭“打印预览”。

打印报表

1. 尽管在实际打印报表之前预览报表是首选，因为这会减少报表中出错的可能性，但您可以直接打印报表而无需审阅。遵循给定步骤进行打印
2. 在导航窗格中打开报表。然后，右键单击报表；从选项列表中，选择“打印”。然后它将使用连接到系统的默认打印机打印整个报表。
3. 另一种方法是从“文件”选项卡中选择“打印”选项。它将打开“打印”选项卡，用户可以在其中选择要打印的页数以及要打印报表的打印机。它还提供了选择打印类型（高清、彩色或黑白）的选项。
4. 如果未选择或修改，整个报表将发送到默认打印机，并应用其他默认设置。然后单击“打印”。