SAP ARIBA - 模块

2024 年 8 月 28 日 | 阅读 9 分钟

1. 合同管理

合同管理模块帮助买方创建基于最新政策、控制和条件的计划协议或框架协议。框架协议可以是数量合同或价值合同，而计划协议可以创建带有发布或不带有发布。它可以作为协商服务价格或组织需要采购的商品的价格的平台，然后与供应商签订具有法律约束力的合同。它还有助于执行和维护加强法规遵从性的内部协议。

使用合同管理的优势

组织可以标准化和控制买方创建的合同类型。
它提供端到端报告，以优化合同在整个生命周期内的价值。
它通过最大限度地减少合同的管理和跟踪工作，自动执行并加速劳动密集型的合同生命周期。
所有合同都存储在一个集中的虚拟存储库中，可以随时访问，这有助于更好的预测和轻松的合同续订。

使用合同管理的限制

SAP Ariba Contracts 在创建合同时不支持任何类型的附件。
如果合同从 SAP Ariba Contracts 传输到 S4 HANA，则没有手动审批的工作流程。所有此类审批都在 S4 HANA 中自动完成。
合同只能以一种货币创建。多种货币合同的功能不可用。
如果在合同中更改了供应商，则更改不会反映在 S4 HANA 中。

创建合同的流程步骤

战略买方将在 SAP Ariba Contracts 中使用适当的文档类型创建合同（框架协议或计划协议）。
买方将设置合同的条款和条件并进行审查。
该合同将经过审查，然后由审批人批准。批准合同后，将其发送到 S4 HANA。
根据 SAP Ariba 中的文档类型，在 SAP S4 HANA 中创建采购合同。
该采购合同在 S4 HANA 中自动获得批准。
可以根据采购合同创建采购订单，并且可以维护交货计划。

2. 供应商生命周期和绩效

在 SAP Ariba 中，“供应商生命周期和绩效”功能允许买方管理和跟踪其供应商的绩效。这包括新供应商的入职、监控和评估其绩效，以及解决可能出现的任何问题。“供应商生命周期和绩效”功能包括一系列工具和功能，可帮助买方更有效地管理与供应商的关系。总体而言，SAP Ariba 中的“供应商生命周期和绩效”功能通过允许买方更有效地管理与供应商的关系，帮助买方提高其供应链的效率和有效性。通过使用 API，可以扩展此模块的标准功能，以提供诸如通过政府门户进行 GST 和 PAN 验证、用于确认银行帐户的 Penny 验证等服务。

供应商生命周期和绩效的功能

组织可以通过创建供应商资料并验证其信息来让新供应商入职。
可以使用诸如准时交货、质量和成本等指标来监控供应商绩效。
买方可以与供应商进行沟通，并解决可能出现的任何问题。
可以根据供应商的绩效对其进行评估和评级。
组织可以识别和管理与特定供应商相关的风险。
它为组织提供可定制的细分工作流程，该工作流程有助于根据特定参数评估和管理供应商。
它有助于缩短资格认证和入职周期时间。

供应商生命周期和绩效的流程步骤

向不同的供应商发送邀请，以填写注册问卷。他们还需要上传必要的文档。
评估供应商提供的信息。根据诸如质量、业务成本等因素来让其入职。
供应商入职后，组织会跟踪其供应商信息和绩效的更新。
不断监视供应商的绩效，以识别可能导致中断的任何风险。
该组织获得了以供应商为中心的采购和供应链视图，这有助于降低成本、提高效率和提高质量。

3. 战略采购

战略采购是识别和评估供应商、协商合同以及为组织选择最合适的供应商的过程。 SAP Ariba 是一种基于云的采购软件，可帮助组织自动化和管理其采购流程，包括战略采购。借助 SAP Ariba，组织可以识别和评估潜在的供应商、协商合同，并根据各种标准（例如成本、质量和交货绩效）选择最佳的供应商。该软件还提供用于管理采购流程整个生命周期的工具，包括申请、订单放置、发票管理、拍卖和付款处理。通过自动化和简化采购流程，SAP Ariba 可以帮助组织降低成本并提高效率。

主要特点

RFx 事件： RFx（征求建议书、征求报价或征求信息）事件是一个过程，组织在该过程中向供应商征求建议书、报价或信息，以便做出购买决策。
反向拍卖： SAP Ariba 允许组织进行反向拍卖，供应商在其中竞标以最低的价格提供商品或服务。
寻源分析： SAP Ariba 提供分析和报告工具，以帮助采购专业人员就供应商和采购流程做出明智的决策。

寻源事件过程

买方创建事件时，这是一个草稿。买方发布事件，受邀供应商可以在其中放置他们的竞标。
买方可以决定供应商在事件公开竞标之前是否有一段时间可以预览事件、回答问题或准备其提交的竞标。
竞标是实时可见的。可以根据业务需求修改、取消或关闭事件。
事件关闭后，其状态更改为“已完成”，并且无法编辑或重新打开。但是，事件的取消可以撤消。
在事件结束时，组织将选择中标并授予供应商合同。拍卖可能是协商特定商品或服务的最佳价格的有效方法，可以帮助组织节省采购流程的时间和金钱。

事件类型

信息请求： RFI（信息请求）是一种事件，用于从供应商那里收集有关其能力和满足组织需求的能力的信息。当组织试图识别潜在的供应商并收集有关其产品或服务的信息时，通常会在寻源流程的早期使用 RFI。在 RFI 事件期间，组织会将信息请求发送给一群供应商，并要求他们以有关其能力、容量和经验的详细信息做出回应。该信息用于帮助组织缩小潜在供应商的列表，并就与哪些供应商进行进一步的谈判或寻源活动做出决定。
建议请求： 在 RFP 事件期间，组织会将建议请求发送给一群供应商，并要求他们提交一份详细的建议书，概述他们将如何满足组织的需求和要求。该建议书应包括有关供应商的产品或服务、定价、交付以及任何其他相关信息的信息。组织将审查建议书，并使用它们来决定选择哪个供应商。 RFP 事件通常用于采购更复杂或需要更高定制级别的商品和服务，例如咨询服务或软件开发。
反向拍卖： SAP Ariba 中的反向拍卖是一种事件，供应商在其中实时相互竞标。组织指定其希望购买的商品或服务，并设置拍卖的条款，例如开始和结束时间、最低和最高竞标金额以及任何其他相关详细信息。然后，供应商通过 SAP Ariba 平台向组织提交竞标。这些竞标会实时显示，并且组织可以看到当前的最低竞标以及提交竞标的供应商名称。组织还可以通过该平台与供应商进行沟通，以提出问题或发表评论。

4. 商务自动化

SAP Ariba Digital Supplier Network 是一个连接买方和供应商的在线平台。它使买方能够查找、参与和管理全球供应商网络，同时为供应商提供简化流程并做出明智决策所需的工具和资源。买方可以通过 DSN 将采购订单、收货通知和付款确认发送给供应商。供应商可以通过其供应商网络帐户创建订单确认、提前发货通知、服务输入单和发票。它为买方和供应商提供了一个带有单独磁贴的交互式仪表板，以便轻松跟踪不同类型的文档。

根据组织中交换的文档数量，他们可以选择 Digital Supplier Network（交易量低、范围固定且快速部署）或 Commerce Automation（交易量高、需求复杂且服务级别更高）。

Commerce Automation 的主要特点

计划行： 在商务自动化中，计划行指的是采购订单中正在采购的单个项目或服务的详细信息。它们用于指定所购买的项目或服务的数量、价格和交货日期。计划行可能包含项目编号、描述、计量单位、数量、单价和交货日期等信息。它们还可能包括项目或服务的任何特殊说明或要求，例如包装或处理说明。计划行通常与采购订单结合使用，以帮助买家和供应商更有效地管理其采购流程。此功能在商务自动化的供应链协作版本中提供。
电子发票： Ariba 支持电子发票，使买家和供应商能够以数字方式交换发票和其他文档，而不是通过纸质流程。买家可以设置默认交易规则，供应商将能够根据服务输入单/收货通知中批准的数量创建发票。
运营效率： 借助基于规则的工作流程，可以将采购订单与发票进行匹配。帮助组织降低运营成本，并大大缩短交易周期时间。供应商和买家可以电子方式共享文档，同时自动应用合规性策略。

商务自动化流程步骤：

买家从 S4HANA 发布采购订单。供应商可以在供应商门户上看到采购订单的详细信息，并收到包含采购订单副本的电子邮件。
供应商创建订单确认，全部或部分确认数量。之后，他们创建预先发货通知，其中列出发货日期和预计交货日期。
物料到达组织后，买家创建收货通知。然后，行项目详细信息将发送给供应商。
根据收货单 (GRN)，供应商创建发票并将其发送给买家，并将其停放在 S4HANA 中。
买方组织检查发票，并清除付款。然后，供应商收到付款确认。

5. 采购和开票

SAP Ariba 中的采购和开票功能允许企业简化和自动化其采购和发票处理流程。借助采购功能，企业可以搜索和购买来自供应商的商品和服务、跟踪订单以及以电子方式接收和支付发票。开票功能允许企业以电子方式创建、发送和接收发票，以及自动化匹配、审批和付款流程。通过使用 SAP Ariba 的采购和开票功能，企业可以节省时间并降低采购和发票处理流程中出现错误的风险。

采购和开票流程步骤

1. 采购