SharePoint 文档集

SharePoint 文档集是一种特殊的内容类型，允许用户将相关文档分组，以便他们可以将其作为一个实体进行管理。在 SharePoint 中，您可以轻松地一步创建文档集，还可以定义其特性和元数据（数据内部的数据）。

以下是 SharePoint 文档集的功能 -

• 权限 - 文档集有权设置自己的权限。这些权限可以由文档集内的内容类型继承。
• 可用内容类型 - 这些是文档集中允许的预定义内容类型。
• 工作流 - 工作流允许您围绕整个文档组构建流程，而不是单个文档。
• 信息管理策略 - 它允许您指定围绕文档集的默认保留、条形码和标签策略。
• 元数据 - 文档集包含自己的元数据。
• 欢迎页面 - 它显示标题和元数据，以概述文档集的内容。

创建文档集

以下是创建文档集的步骤 -

步骤 1：启用文档集

默认情况下，文档集内容类型在 SharePoint 中未启用。因此，要创建文档集，第一步是启用文档集。

i. 转到屏幕右上角的设置图标，然后选择站点信息。

ii. 编辑站点信息窗口出现在屏幕的右角。向下滚动窗口，然后单击查看所有站点设置。

iii. 出现一个站点设置窗口，在其中搜索站点集功能。 找到站点集功能后，单击它。

iv. 出现以下屏幕。向下滚动窗口并搜索文档集。单击与文档集关联的“激活”。单击“激活”后，屏幕上会出现一个小的蓝色按钮“活动”。

步骤 2：创建文档集内容类型

i. 要创建内容类型，请转到设置图标 -> 站点设置。

ii. 在“站点设置”页面中，单击站点内容类型。

iii. 在“站点内容”页面中，单击屏幕顶部的创建。

iv. 在以下窗口中，输入内容类型的名称。

父内容类型

从以下位置选择父内容类型：文档集内容类型

父内容类型：文档集

如果您填写了“新建站点内容类型”中的信息，则单击“确定”。

下面的屏幕截图显示已创建了名为 Details 且父级为 Document Set 的内容类型。

步骤 3：将内容类型添加到文档库

要将内容类型添加到文档库，首先需要创建库。

i. 转到主页，选择站点内容。

ii. 单击 +新建，选择文档库。 屏幕右角会出现一个弹出窗口，在其中输入库名称，然后单击创建。

iii. 创建文档库后。 转到设置图标 -> 库设置

iv. 设置页面出现在屏幕上，单击“高级设置”。

v. 在高级设置中，屏幕上会出现一个窗口，根据您的要求选择设置选项，然后单击屏幕底部的确定。

vi. 现在，转到库设置，向下滚动屏幕，您将看到内容类型。在此页面中，只需单击从现有站点内容类型添加。

从下拉菜单中选择自定义内容类型表单，屏幕上会出现可用的站点内容类型，选择您要添加的内容类型。 单击“添加”后，内容将添加到右侧窗格中。 单击屏幕底部的确定。

删除默认内容类型

要删除默认内容类型，请向下滚动窗口，然后单击列表设置页面中的文档。

单击删除此内容类型。

会出现一个小弹出窗口，在其中单击“确定”。

步骤 4：创建元数据列

要创建元数据，请转到设置 -> 库 设置。 向下滚动窗口，然后单击内容 类型。

在列表内容类型中，您可以看到只有三个列：标题、名称和描述。 要添加新列，请单击从现有站点或列表列添加。

添加列页面出现在屏幕上，根据您的要求选择列，单击“添加”，然后单击屏幕底部的确定。

步骤 5：配置文档集设置

在设置页面中，单击文档集设置。

在内容类型中，根据您的要求选择文档集设置。

自定义欢迎页面

向下滚动“文档集设置”页面，单击自定义欢迎 页面。

出现以下窗口，在其中单击页面，然后选择编辑页面。

根据您的要求编辑页面。 编辑完成后，单击屏幕左上角的停止编辑，然后关闭窗口。

在“文档集设置”页面中，单击“确定”。

现在，转到快速启动菜单中的文档集。 文档集窗口出现在屏幕上。 单击 +新建，然后从下拉菜单中选择您的库名称。

屏幕上会出现“新建文档集：详细信息”页面。 填写所需信息，然后单击“保存”。

下面的屏幕截图显示已创建了一个新文档集。