SharePoint 库

SharePoint 库与列表非常相似。它为站点提供了一个位置，您可以在其中与团队成员创建、更新、上传和共享文件。 SharePoint 库主要用于显示文件列表和有关文件的信息，例如谁创建了文件以及谁最后修改了文件等。

示例： 文档库用于组织文档并与您的团队成员共享。

您可以在库中执行以下任务。

• 创建文档库
• 将文件上传到文档库
• 添加列并在文档库中编辑视图
• 编辑文档库中的文件
• 在文档库中添加链接
• 创建图片库
• 将文件上传到图片库
• 在文档库中搜索和筛选
• 在文档库中的协作
• SharePoint 警报
• 从文档库中删除文件

创建文档库

文档库提供了一个安全的地方来存储文件，以便您和您的团队成员可以轻松找到这些文件，并且可以随时从任何设备访问。

创建文档库的步骤如下 -

步骤 1： 转到您站点的主页。

步骤 2： 单击+ 新建，然后从下拉菜单中选择文档库。

步骤 3： 为您要创建的文档库输入名称，并输入有关该库的描述（描述是可选的），然后单击创建。

现在，您会看到已创建文档库“关于”。

将文件上传到文档库

创建库后，您可以在其中上传文件、文件夹和模板。

将文件上传到库主要有两种方法。

方法 1：使用上传按钮

使用上传选项，您可以上传单个文件或多个文件。

步骤 1： 单击上传，然后从下拉菜单中选择文件。

步骤 2： 浏览您要上传的文件，然后单击打开。

现在，您将看到文件“大学概述”已上传到库中。

方法 2：使用拖放

拖放是将文件上传到库的最简单方法。

拖动您要上传的文件，然后将其拖放到 SharePoint 库中。

给定的屏幕截图显示文件已上传到库中。

添加列并在文档库中编辑视图

添加列

步骤 1： 转到您的工作库。在我们的例子中，工作库是关于。 单击您要添加列的文件，将打开一个下拉菜单，选择“单行文本”，然后单击+ 添加列。

步骤 2： 出现以下窗口，在其中输入列名和描述（描述是可选的），然后单击保存。

以下屏幕截图显示创建了一个名为“备注”的新列。

编辑视图

编辑视图是文档库中最重要的操作之一，用于编辑视图。 首先，单击所有文档，将出现一个下拉菜单，单击编辑当前视图。

您可以看到一个编辑视图窗口，其中包含列名和从左侧的位置。 使用下拉列表，您可以根据您的需求更改列的位置。

设置好位置后，单击屏幕顶部的确定。

现在，您可以看到备注位于第三位，而之前位于第四位。

编辑文档库中的文件

编辑文档库中的文件的步骤如下

步骤 1： 转到主页 ->网站内容。

步骤 2： 选择您要编辑的文件。

步骤 3： 如果所选文件类型支持预览，它将在在线模式下打开。 如果不是，则会收到下载提示。 在线应用程序中打开或下载文件后，您可以编辑并保存文件。

注意： 在 Office 365 中编辑文件时，您的文件会自动保存。 如果您离线编辑文件，则需要将其重新上传到库中。

在库中添加链接

要在文档库中添加链接，请使用以下步骤

步骤 1： 转到您要在其中添加链接的库。

步骤 2： 单击+ 新建，然后从下拉菜单中选择“链接”。

步骤 3： 一个“创建链接到”窗口弹出，在其中输入链接并在“文件名”选项中输入您要添加的名称，然后单击创建。

以下屏幕截图显示链接已成功添加到文档库中。

创建图片库

SharePoint 图片库允许您存储和上传图片，这些图片可以在您的站点中使用或与他人共享。

创建图片库的步骤如下 –

步骤 1： 转到您站点的主页，单击+ 新建，从下拉菜单中选择应用。

步骤 2： 搜索图片库，找到图片库后，单击它。

步骤 3： 为图片库提供名称，然后单击创建。

现在，您可以看到图片库“大学”已创建。

将文件上传到图片库

创建图片库后，您需要在其中上传文档。

将文件上传到图片库有两种方法 –

1) 使用拖放

拖放是将文件上传到图片库的最简单方法。 拖动您要上传的文件，然后将其拖放到图片库中。

现在，您可以看到文件已上传到图片库中。

2) 使用上传按钮

上传按钮是上传多个文件和文档到图片库中最常用的方法。

单击屏幕顶部的上传，然后从下拉菜单中选择文件。

浏览存储文件的位置。 选择您要上传的文件，然后单击打开。

现在，您可以看到文件已上传到图片库中。

在文档库中搜索和筛选文件

搜索文件

一个库可能包含许多不同的项目，并且您可能无法在一个屏幕上看到库中的所有这些项目。 SharePoint 搜索工具允许您根据文件名、修改时间和修改文件的人员的姓名轻松搜索文件。

在文档库中，搜索栏位于屏幕的左上角。 在搜索框中键入您要搜索的术语，然后按键盘上的 Enter 键进行搜索。

筛选文件

要筛选文件，首先转到文档库，然后选择您要筛选的列。 单击您要排序的文件名，将打开一个下拉菜单，您可以在其中选择要排序文件的顺序。

下面的屏幕截图显示文件按Z 到 A 的顺序排序。

在文档库中的协作

如您所知，SharePoint 旨在使协作变得容易。 它允许您的团队成员与其他成员创建、编辑和共享文档。

共享文件

SharePoint 允许您与不是 SharePoint 站点成员的人员共享文件。

步骤 1： 转到文档库，选择您要共享的文件，然后单击屏幕顶部的共享。

步骤 2： 单击共享后，将出现一个小的弹出窗口，在其中单击“(>)” 箭头。

单击“下拉箭头 (>)”后，屏幕上会打开以下选项。

任何拥有此链接的人 – 任何人都可以访问此链接，无论是否登录 Office 356。

JavaTpoint 中的拥有此链接的人 – 只有在 javaTpoint 工作的人才能访问此链接。

拥有现有访问权限的人 – 将链接发送给已拥有访问权限的人。

特定人员 – 输入特定人员的电子邮件地址，您希望他们获得访问文件的权限。

步骤 3： 从下拉菜单中选择一个选项，勾选允许编辑框，然后单击应用按钮，如上图所示。

步骤 4： 输入电子邮件地址并单击发送。

下面的屏幕截图显示链接已成功共享。

SharePoint 警报

SharePoint 警报是允许您监视站点上所做更改的通知。

在文件上设置警报将在特定文件发生更改时，向您的电子邮件或手机发送短信。

设置文件警报有以下几个步骤 –

步骤 1. 选择您想要设置警报的文件。

步骤 2. 在工具栏上，点击省略号 (…) 按钮，然后选择提醒我。

步骤 3: 屏幕上将出现“更改时提醒我”窗口。根据您的需求选择以下信息

i) 警报标题：输入警报的标题。

ii) 发送警报给：输入您想发送警报的人的用户名或电子邮件地址。

iii) 传递方式：指定用于传递警报的方式。

iv) 更改类型：指定您希望收到警报的更改类型。

v) 针对这些更改发送警报：指定是否基于指定条件过滤警报。

vi) 何时发送警报：显示您希望发送警报的频率。

步骤 4：根据您的需求选择项目并点击屏幕底部的“确定”。

现在，当您创建新文件或进行任何更改时，都会向您的 Outlook 发送警报邮件。

从文档库中删除文件

步骤 1：单击您要删除的文件。

步骤 2：点击屏幕顶部的“删除”。

步骤 3：现在，您会看到一个确认弹窗，其中显示消息：“您确定要将项目发送到网站回收站吗？” 如果是，则点击“删除”，否则点击“取消”。