什么是文件共享？

引言

在网络连接的计算机上，文件共享是指公共或私有地共享文件或文件夹。 文件可以通过便携式媒体轻松地在网络外部共享；然而，“文件共享”一词始终指通过网络传输文件。

由于文件共享，多个用户可以访问相同的文件数据。根据他们的访问权限，一些用户可能能够创建和修改文件，而另一些用户可能只有读取权限，甚至完全没有访问权限。

文件共享类型

尽管文件共享有不同的类型，但大多数可用的系统可以分为操作系统文件共享或互联网文件共享。

1. 操作系统文件共享

如今，文件共享几乎内置于每个操作系统中。例如，Windows 提供了服务器消息块 (SMB) 文件共享功能。在 Microsoft 的弹性文件系统 (ReFS) 上，管理员可以共享一个文件夹，并通过 SMB 协议使其可用。

每个操作系统的具体共享选项不同，但通常也有大量其他功能可用。除了共享文件夹的用户权限之外，还可以设置存储配额，以限制用户在文件共享中存储数据的能力。此外，Windows Server 还包含一项功能，允许管理员选择可以存储哪些类型的数据以及存储在哪里。例如，管理员可以阻止用户在他们指定用于 Microsoft Office 文档的共享文件夹中存储音频或视频文件。

2. 互联网文件共享

互联网文件共享可以采取多种不同的形式，每种形式都有其自身的功能，但最流行的形式如下：

• 点对点 (P2P) 文件共享是一种消费者技术，其中每个参与者的计算机都充当一个更大的文件共享网络中的客户端。当用户从该网络下载文件时，P2P 软件会找到数据的位置，然后加快下载过程。P2P 网络因主要用于共享盗版媒体而闻名，即使它们具有合法用途。
• 企业文件同步和共享服务因其允许将数据保存在云端并可从桌面或移动设备访问而受到远程工作的欢迎。下次用户登录时，在离线工作时进行的任何更改或新文件都会自动同步到主存储库。这些存储服务将数据保存在一个可以由公司充分保护和备份的单一位置。任何在最终用户设备上下载或创建的数据都应保存在专用的加密文件夹（也称为保管库）中，以防止在设备丢失或被盗时数据被泄露。
• 门户网站，如 Microsoft 的 SharePoint Online，允许用户通过共享链接与同事共享文件和文件夹，有时也与组织外部的人员共享。通过网络浏览器或移动应用程序的实时协作访问，这些基于门户的文件共享服务使用户几乎可以在任何位置和任何设备上查看文件。

文件共享如何工作？

管理员创建文件夹并允许指定用户访问，以便在企业文件共享解决方案中组织文件。通常，这涉及创建一组或多组，然后将这些组添加到文件夹的访问控制列表中。这使管理员能够根据需要为特定用户或整个组配置读/写访问权限。

然后，用户可以通过访问他们可以访问的文件夹来访问文件。文件托管在物理服务器或云中，或者存储在另一台计算机上。当用户单击可用的文件时，他们的本地桌面会打开它。P2P 文件共享，其中每台计算机都是更广泛网络中的客户端，允许从另一台计算机访问文件。相比之下，基于服务器的文件共享是文件传输协议 (FTP) 的一个功能，管理员可以根据权限设置施加访问限制。

用户通常可以查看和编辑已保存的文件，保存任何更改，并在再次打开文件时显示这些更改。共享文件夹或文件的最新更改对所有有权访问它的用户可见。

如何选择文件共享软件

最后，选择文件共享软件归结为将功能与组织的要求相匹配。如果授予对一个或多个文件夹中大量文件的访问权限是首要任务，公司可以利用云计算或内置操作系统。也许网络附加存储 (NAS) 中已经内置了文件共享，因此不需要软件。然而，根据整体业务用例，门户网站可能是传统文件服务器的有用替代品。同样，如果大量远程用户经常离线操作，像 Box、Citrix ShareFile 或 Egnyte 这样的企业文件同步和共享系统将是一个明智的选择。

组织没有必要只使用一种文件共享软件。组织应该考虑使用各种文件共享解决方案，每种解决方案都适用于特定的用例。

文件共享的重要性

文件共享极大地促进了人与组织之间的协作和沟通。它使远程工作成为可能，并减少了面对面会议的需求，因为它允许用户在不同地点之间快速轻松地共享文件。由于文件共享消除了实际文件传输的需要，它还帮助个人和组织节省时间和金钱。

文件共享的风险和挑战

共享文件可能会导致许多危险和困难，例如病毒和恶意软件的传播、数据泄露和泄漏、法律后果以及身份盗窃。未经授权访问敏感文件可能会导致经济损失、声誉损害和知识产权损失。

文件共享方法

在文件共享方面，可能性是无限的。从云存储到点对点网络。以下是几种共享文件的方法：

1. 电子邮件

电子邮件是一种流行且简单的文件共享方式。它已经存在了几十年，使用户发送和接收文件变得快速简单。电子邮件对于非技术用户来说非常友好，因为它不需要任何额外的软件即可使用。

但是，如果用户需要传输大文件，这可能会导致问题。电子邮件文件大小限制阻止用户发送大于 25 MB 的文件。作为比较，1000MB 等于 1GB。如果您曾经使用过手机，您就会知道实际数据有多么少。此外，由于电子邮件未加密，通过它传输的任何信息都不安全。网络犯罪分子可以轻易拦截系统之间传输的文档。

2. 快递

通过邮寄共享文件称为快递文件共享。快递服务通过陆路或空运递送实体文档或 USB，并将其送达最终目的地。

使用快递会引发安全问题，这是有争议的。快递服务会实际传输信息，并且经常受到跟踪和监控，因此，一方面，它可能比电子邮件更安全。然而，由于快递服务需要人际接触，人为错误是一个因素。文档经常通过快递被放错、被盗或丢失，这可能会损害您数据的安全性。如果您的文档需要快速完成，这很不方便，因为它比即时电子文件共享解决方案花费的时间更长。

3. 传真

您的办公室是现代的，还是仍然有传真机？使用传真这种传统的文件共享技术可以迅速安全地发送文档。传真过程涉及在将文档发送到接收传真机之前对其进行编码。接收设备随后解码发送的数据，然后将其打印在纸上。

技术已经超越了对传真机的需求，传真机是在 1960 年代发明的。传真费用高昂，不仅因为需要座机电话号码（大多数现代家庭和公司不再拥有），而且维护成本也很高（即墨水、墨粉和纸张）。此外，您的文档接收者也必须有传真机，这不太可能。

有更好的文件共享选项可用于现代、安全的文件共享。

4. 安全文件传输协议

律师们使用安全文件传输协议 (SFTP) 已有十多年了。SFTP 的工作方式是通过在 SFTP 服务器和发出文件请求的客户端之间建立安全连接。之后，文件被加密并发送给客户端。加密是主要优势；它保护所有文件的完整性，并防止未经授权的访问。此外，SFTP 可靠且构建得强大和安全，可确保无错误和无损坏的数据传输。

SFTP 对于非技术用户来说可能具有挑战性，尽管它是安全的。管理和验证 SSH 密钥以获得对远程站点和文档的访问权限并非易事。即使对于 IT 人员来说，这也不容易或快速。遗憾的是，在交换大文件或大量文件时，SFTP 也可能很慢。最后，由于此选项只允许二进制通信，如果您需要立即与客户端通信，它可能不是最先进的。

5. 本地部署软件

本地部署软件安装和维护在公司自己的服务器或 PC 上，使用户能够安全地交换和存储文件，并提供访问控制和其他安全功能。如果您的企业有严格的信息安全标准，本地数据安全和合规性可以提供更大的控制权。与我们列表中的其他替代方案不同，本地部署软件不需要互联网连接，因此如果发生网络故障，您交换文档的能力不会受到阻碍。

然而，安全是有代价的。您对本地服务器的管理需要前期费用，例如购买硬件、雇用安全人员和维护 IT 团队。这些系统还需要定期软件更新、备份以及手动或半自动化程序。如果您希望以更低的成本获得最高级别的安全文件共享，基于云的文件共享可能是您的最佳选择。

6. 基于云的文件共享

您可以使用基于云的文件共享在第三方提供商运营的远程服务器上上传、存储和共享文件。它在全球范围内被企业广泛使用，被认为是当今最安全的文件共享技术之一。文件共享非常方便，因为用户可以从世界任何地方访问文件，因为数据托管在云中。使用基于云存储的企业还可以节省资金，因为它消除了资本支出和物理基础设施的维护需求。

如今有大量可靠的基于云的文件共享应用程序可用。为自己选择最佳决策可能会导致选择悖论。

为什么安全文件共享很重要？

使用加密数据的安全文件共享对于在传输过程中保护机密文档很重要。安全协议使得发送敏感信息（如机密文件、财务和客户数据）变得安全，而无需担心它可能被不当方拦截或访问。企业可以将这些安全文件发送给受信任的接收者。

实施指南和法规

通过使用安全文件共享，企业能够遵守隐私法规和行业需求。安全方法有助于遵守 GDPR、HIPAA 和 PCI DSS 等法规，这些法规要求安全处理和交换敏感数据，确保客户数据和个人身份信息 (PII) 按照法律要求得到负责任的管理。

实施指南和规则

企业可以通过使用安全文件共享来遵守隐私法规和行业需求。公司可以通过实施安全措施来遵守 GDPR、HIPAA 或 PCI DSS 等法规，这些法规要求安全处理和交换敏感数据。这确保了客户数据和个人身份信息 (PII) 按照法律要求得到负责任的处理。

防止数据泄露和未经授权访问

安全文件共享降低了数据泄露和未经授权访问私人文件的风险。访问限制和加密确保只有获得许可的人才能访问共享文件，从而降低数据落入不当之手的风险。加密包含商业机密、知识产权或敏感业务战略的文件有助于企业避免法律风险和声誉损害。

维护数据完整性

安全文件共享技术可防止未经授权的修改或操纵，从而维护交换内容的完整性。企业可以通过使用数字签名和加密文件共享来保证共享文件保持原始和未更改。维护信息的完整性和真实性至关重要，这在处理合同、法律协议或重要财务文件时尤为重要。

安全文件共享：它是什么？

“安全文件共享”是指在个人或群体之间共享文件的方式，以维护其完整性、机密性和隐私。它包括采用在传输或存储过程中保护数据免受更改、拦截和未经授权访问的方法和设备。

1. 加密

为了保护数据内容，安全文件共享通常使用加密。加密将文件转换为只有使用正确的加密密钥才能解锁的不可读格式。即使在极不可能的情况下，它们被恶意人员拦截或访问，这种保证也使文件安全且不可读。

2. 身份验证

除了加密之外，安全文件共享还可能包括身份验证程序，以确认访问或共享数据的用户的合法性。访问控制通常用于确保只有授权用户才能访问共享文件。这些限制的示例包括密码和多因素身份验证。

3. 其他方法

此外，安全文件共享选项通常具有以下功能：

• 访问过期
• 权限管理
• 为了控制文件访问，保留审计跟踪。
• 记录对文件采取的所有操作。

当共享文件通过网络或云平台保存或移动时，这些预防措施有助于维护其隐私、机密性和完整性。

文件共享的优势

• 使用文件共享系统，特别是在远程工作时，本质上可以节省团队效率的时间。
• 团队成员可以访问相同的文件，而无需来回发送电子邮件，并且他们始终可以确信他们都在使用任何相关文件的最新版本。
• 而且由于大多数文件共享系统都是在云中设置的，因此维护这些文件备份和系统管理的成本也降低了。
• 使用共享驱动器还可以通过避免因个人选择基于不准确或过时信息完成任务而可能产生的错误来节省资金。

文件共享的缺点

• 文件病毒、勒索软件和恶意软件进入共享数据的可能性更大。
• 文件被公开共享的可能性更高 共享文件增加了员工或外部黑客试图在公共在线论坛中泄露公司信息的可能性。
• 剽窃和专有数据的潜在问题 如果员工盗用他人的想法、思想或敏感信息并用于自己的利益或出售，他们就违反了法律。
• 确实，文件共享需要足够快的网络速度才能提供简单快速的数据访问。

结论

能够共享文件的团队效率更高，尤其是在远程工作时。它对于促进人与组织之间的合作和沟通也至关重要。这使得用户能够快速轻松地跨地域传输文件，从而消除了面对面会议的需要并允许远程工作。