如何写信

信件是指用纸书写或打印的留言。它通常通过电子邮件地址或邮寄信封发送给收件人。换句话说，任何通过邮局传递的消息都可以称为信件。它是双方之间的书面交流。

如今，电子邮件、短信等形式已成为沟通方式，书信写作技巧也逐渐减弱。然而，在当前情况下，许多沟通，特别是正式沟通，都是通过信件进行的。无论是求职信还是金融机构的信件，信件仍然是重要的沟通工具。

信件类型

信件可分为两种类型。

正式信件

正式信件是指按照组织的正式规章制度书写的信件。这类信件始终严格遵守办公室的指导方针和手续。例如，商务信函和机构信函。

非正式信件

非正式信件是指不遵循正式规则并包含个人信息的信件。它也被称为私人信件。这类信件通常写给朋友或家人，用于分享感受、新闻等。

如果您要寄送任何私人或商务信件，请确保您正确填写地址，以便它能顺利送达收件人所在地。写地址是一个简单的过程。您所需要做的就是关注地址和您的姓名。您还需要注意收件人偏好的称谓、收件人姓名和地址。

方法 1

在信封上写地址

写上您的姓名和地址

在信封的左侧，写上您的姓名和地址。确保您将自己的地址写在信件上，以便邮局在无法送达收件人时可以退回。您需要使用黑色或蓝色圆珠笔在信封页面的左上角写上您的姓名。在您的姓名下方写上您的街道地址或邮政信箱。写完街道地址后，在街道地址下方写上您的城市、州和邮政编码。

您可以这样写您的地址

Peter Caria

701 First Ave

Sunnyvale, CA 95125

写收件人姓名

写完您的姓名和地址后，您需要在信封中间写上收件人的全名。收件人的姓名包括个人称谓，如先生 (MR.)、女士 (MS.)。然后正确写上他们的名字和姓氏，每个名字的首字母大写。

如果您写信给一个家庭，您需要写家庭姓氏，用于非正式信件，例如“The Caria Family。”“如果您正式寄信给一个家庭，请在第一行写上父母的姓名和称谓，然后在父母姓名行下方写上孩子们的名字。您可以写“Mr. Peter and Ms. Justin”在第一行，并在第二行写“Sophie, Alisha, and Ronan”。

添加公司名称

如果您要写商务信件，您需要在收件人姓名旁边包含公司名称。如果您写私人信件，则无需写任何组织或公司的名称。但是，如果您是为了工作目的写信，写上公司名称可能会帮助您的信件到达正确的收件人。所以，在收件人姓名下方写上公司名称。

您可以写“724 Solutions Inc.”或“University of Oxford”。

写收件人的街道地址或 P.O. Box

在此之后，您需要先写门牌号，然后是街道名称。尽量写出完整的街道名称而不是缩写，无论是写商务信件还是正式信件。确保您使用大写形式来写每个单词的首字母。

例如，在正式或商务信件中，您会写“ABBEY ROAD”，而不是“ABBY Rd.”。

如果您写私人信件，您可以写“Liberty Ln.”。

写办公室号码

如果需要，请在地址行或其下方写上公寓或办公室号码。有些地址可能包含办公室号码或公寓地址。您需要将公寓标记为“apt.”，如果您寄信到您的工作场所，请写上办公室号码。

您可以写：“Abbey Road Suite 55。”

添加城市、州和邮政编码

写完街道地址后，您需要在其下方包含城市、州和邮政编码。写出城市名称，后跟一个逗号，然后写上邮政编码。确保您已用大写字母输入城市和州名称。

例如，您可以写“UK NW8”。

在地址后面写上国家名称

如果您要写国际信件，则需要输入国家名称。因此，在收件人地址下方写上收件人居住的国家名称。确保您用所有大写字母写下国家名称或缩写。

您可以写“USA”或“INDIA”或“UK”。

贴邮票

填写完所有地址信息后，您需要在信封的右上角贴上邮票。如果没有邮票，您的信件将无法由邮政服务递送。请在信封的右上角贴上邮票，以确保其能到达目的地。

如果您寄送国际信件，您需要使用国际邮票以确保正确的邮资。

方法二

为您的收件人选择正确的称谓

称呼女性为 Ms.

给任何女性写信都可能是一件棘手的事情，因为随着性别角色的演变，称谓也在变化。Ms. 是所有女性都适用的称谓，是在专业场合称呼女性时的安全选择。您应该始终使用 Ms. 作为女性的称谓。而 Miss 或 Mrs. 仅在您知道收件人偏好时使用。例如，您可以写给 **Ms. Brylee Johnson** 或 **Miss Aubrie Smith**。

注意

如果您写的是非正式信件，则无需担心使用称谓。

称呼男性为 Mr.

给任何男性写信都相对容易，因为您可以称呼所有年龄段的男性为 Mr，无论收件人多大。除非您的收件人偏好其他称谓，否则您无需使用其他称谓。

您可以写“Mr. John Oliver”。

如果性别未知，请省略称谓

有时，如果您写信申请工作或出于工作目的，您可能不知道某人的性别。同样，您可能在写信给一位性别中立的人，在这种情况下，最合适的方式是使用他们的全名，不带称谓。如果您只写收件人的名字和姓氏，这仍然被认为是正式信件。

您可以写“Dear Annie Lilly”。

写收件人的职业头衔

如果您是写信给专业人士，您需要使用他们的职业头衔（如果他们有的话）。尊重他们的职业头衔（如 Dr., Er.）非常重要。如果您同时写信给几位收件人，您应该始终将最高级别的头衔放在前面。

您可以写“Dr. Robert Thomas。”或“Honourable Henry Oscar。”

注意

有时，您不确定某人的头衔；称呼他们为更高的头衔是可以的。例如，如果我们考虑写信给一位教授，但不确定他们是否有博士学位，那么使用“Dr.”是可以的。

添加职位名称

如果收件人不明，您需要使用职位名称或“To Whom It May Concern”（敬启者）。当您寄送商务信件时，有可能您不知道收件人是谁。如果您遇到这种情况，但知道您要写信的收件人的职位名称。如果您不确定确切的职位，您可以使用“To Whom It May Concern”作为空白头衔。

如果您写的是求职信，您可以写“Dear HR Manager”（尊敬的人力资源经理）。如果您不确定是否有 HR Manager，您可以写“To Whom It May Concern”。

注意

如果您不确定收件人的姓名或职位，您也可以使用部门名称。

方法 3

正式信件格式

写上您的名字和姓氏

如果您要写正式信件，您需要在信件的左上角写上您的名字和姓氏。在写正式或专业信件时，您可以使用全名，不缩写。有时，您可能会遇到一个常见名字，或者您认为可能会与其他人混淆；在这种特定情况下，您也可以包含中间名或其他区分特征。

如果您写非正式信件给您所爱的人或朋友，您可以使用您名字的缩写形式或昵称，例如“Ava”或“Oliva”。

某些类型的商务信件要求发件人姓名写在信件底部的签名处。这两种格式都是可接受的。您可以选择您偏好的任何一种。

注意

如果您是工程师、医生或任何一级官员，您可以自由地在您的名字前加上您的职称。在这种情况下，您将写“Dr. Davis paul”，而不是仅仅写“Davis Paul”。

写上您的公司名称

如果您要写商务信件，您需要在下一行提供您的公司名称。如果您作为工作的一部分寄信，雇主的姓名应写在您姓名下方的行。这样，您的收件人就能立即知道您代表谁以及您为什么可能写信。

如果您认为对收件人有帮助，您也可以在雇主姓名下的单独一行写上您的职务。

写街道地址

写完公司名称后，在您的姓名或公司名称下方的行上列出您的街道地址。您需要从门牌号开始，然后写街道名称。确保您在地址行中输入了街道的全名。您可以写“Gin lane 1751”，而不是“Jin Ln.”。

不要忘记在街道地址后添加您的公寓或办公室号码。您可以写“1751, Gin lane, Apt. 8D。”

您的地址行使收件人能够轻松找到您写信的地点，并且还能为他们提供一个可以回信的简要位置。

写上您的城市、邮政编码和州

写完街道地址后，在下面写上您的城市、邮政编码和州名称。在这里，您需要先写城市名称，后跟逗号。逗号之后，写上您的州和邮政编码名称，确保您已正确且用大写字母输入了城市和州名称。

输入您的电子邮件地址或电话号码

如果您写的是与工作相关的信件，您需要包含您的电话号码或电子邮件地址。最好提供电子邮件地址或电话号码，以便您的收件人有另一种与您沟通的方式。如果您要同时提供这两项信息，请先列出您的电话号码，然后在下一行写您的电子邮件地址。

如果您同时提供工作电话号码和个人电话号码，请将其写在新的一行，并使用前缀“Cell”（手机）和“Work”（工作）来让您的收件人清楚。

如果您写信但不期望得到回复，例如投诉信或给编辑的信，则无需提供您的联系方式或电子邮件地址。

写日期

写完地址后，您需要跳过一行，写下您写信的日期。写出月份的全名，然后是数字日期和年份。例如，您可以写“MAY. 8, 2020”，而不是“MAY. 8, 2020”或“08-05-2020”。

如果您在多天内写完信件，您需要使用您完成信件的那一天。虽然不是必需的，但添加日期可以使您的信件处于特定的时间范围内，这在信件包含特定时间信息时可能很有用。

写收件人姓名

在此之后，在日期下方的下一行写上收件人的姓名。如果您不知道收件人的全名，使用他们的姓氏加上称谓是可以的，例如“Mr.”、“Dr.”。您也可以在收件人的全名之外包含他们的称谓。例如，“Mr. William Jack。”

如果您写信给一位女性并且她没有称谓，请使用她偏好的称谓（“Ms.”、“Mrs.”、“Miss”）以避免显得不礼貌。

您需要检查拼写两次或三次，以确保您正确写对了人名。拼写错误可能会导致严重后果。

写明收件人的职位

如果您要写商务信件，您需要写明收件人的职位。写完收件人姓名后，使用下一行来识别收件人的职位、部门和办公室。您会在姓名行找到职位行。

您应该记住，只有当您写信的原因与收件人的职位有关时，才需要包含职位行。

注意

如果您写商务信件但不认识此人的职位，您可以简单地写上他们工作的部门名称。

添加公司名称

如果您要写商务信件，您需要包含您的参与者工作的公司或组织的名称。在收件人职位下方的行上，写上他们所代表的雇主实体的全名。这有助于将您的信件定向到特定部门的特定人员。这还表明您的信件是正式信件。

此行并非专门用于公司/组织和企业的名称。它也可以用于机构，例如诺丁汉大学。”

写收件人的完整地址

在接下来的两行中，您需要写上收件人的完整地址。如果您写商务信件，您需要使用收件人的工作地址，而对于私人信件，您将仅使用他们的私人或家庭地址。确保您已正确输入城市、州和邮政编码，并在街道地址下方的单独一行。

在邮寄信件之前，您需要回头检查您的地址，并确保您输入了正确的地址。如果您输入了任何错误，例如街道名称、邮政编码或收件人姓名，您的信件可能无法到达目的地。

当您要写国际信件时，请确保您输入了正确的国家名称和邮政编码。