人工智能在 Sharepoint Online 中的潜力

人工智能的飞速发展正在全球范围内彻底改变商业世界和工作场所本身。其中最突出的领域之一是将 AI 集成到 SharePoint 等应用程序中，重新设计组织的数据管理，使运营流程更加顺畅，并改善团队协作。公司可以通过 AI 自动化日常重复性任务，挖掘海量数据以提取有价值的见解，并提供更高效的团队协作。这种改变在提高生产力方面非常有益，同时也使人们能够更专注于创新和战略决策，从而开启了商业效率和工作场所创新的新时代。

将先进的机器学习模型和认知服务集成到 SharePoint 中，使企业能够通过 AI 驱动的功能来转变其运营。此外，这些功能还能提供数据驱动的见解，从而促进更明智和更具战略性的决策。由于这些功能，企业将能够快速应对市场变化。利用人工智能的力量，SharePoint 正在改变公司管理资源、更好地协作和创新的方式。

Copilot 是 SharePoint 中最近推出的 AI 增强功能之一，它提升了组织创建、管理和处理内容的方式。Copilot 通过自然语言处理 (NLP) 的强大功能，使用户能够以前所未有的轻松度在 SharePoint 中构建和编辑页面。这项创新功能简化了内容创建过程：只需使用直观的基于语言的命令，即可生成文本、建议编辑、格式化页面等等。此外，在实时协作中，团队可以更有效地工作，以同步的方式进行更新、共享反馈和最终确定内容。该工具的 AI 驱动功能提高了效率，并在信息共享方面提供了更有条理且以用户为中心的交互。因此，通过 Copilot 等工具，SharePoint 在现代工作场所的数字化协作和内容创建的进步中始终处于领先地位。

先进的 AI 模型可以分析非结构化内容（例如合同、发票或报告），并将其转换为结构化、可操作的数据。

然后，它能无缝集成到组织的流程中，使组织能够自动化日常任务，避免手动数据录入，并提高流程的准确性。此外，Syntex 还通过识别和分类敏感或关键信息来支持合规性计划，从而更容易满足监管要求并执行数据治理策略。

SharePoint Syntex 弥合了非结构化内容和可操作见解之间的差距，展示了 AI 如何帮助提高效率、做出更明智的决策，并在快速的数字化转型中实现敏捷的业务。

组织正在为 SharePoint 环境发掘 AI 策略，以确保在当今日益以数据驱动的市场中重新获得竞争优势。它释放了迄今为止积累的数据中隐藏的潜在潜力，有助于揭示以前难以获取的有价值的信息。所有这些都能促进明智的决策，识别潜在的改进，并推动长期的战略规划。

通过这种方式，SharePoint 中的 AI 解决方案通过自动化日常任务、简化工作流程和加强协作，帮助组织优化其运营。智能文档处理、高级搜索功能、个性化内容交付和合规性管理是 AI 使 SharePoint 成为更强大的创新和效率平台的一些方式。通过拥抱这些策略，公司能够更智能地运营，更好地应对挑战，并在各自行业的市场中获得优势。

SharePoint 中的 AI 革命

当今的企业需要一个既有效又高效的数字工作空间，以满足快节奏的商业环境的需求。为应对这一挑战，SharePoint 经历了 AI 驱动的转型，彻底改变了组织与其内容交互和管理其 SharePoint 站点的方式。

随着人工智能集成到 SharePoint 中，现在提供了智能工具来自动化日常任务、分类内容并提供无缝协作。诸如 AI 驱动的搜索、内容推荐和自动化站点管理等更多功能，使最复杂的操作变得简单，将重点重新放回战略目标，摆脱耗时的管理工作。

这不仅提高了生产力，还使其更具直观性和用户友好性，使团队能够更聪明、更快速地工作。SharePoint 作为数字工作空间的基石不断发展，满足现代企业 Namely 的需求，并推动创新，打造互联高效的工作场所。

Microsoft 365 AI 基础

SharePoint 与Microsoft 365 紧密集成，并利用其广泛的 AI 功能来转变 SharePoint 中的库和站点体验。SharePoint 的 AI 转型由 Microsoft Graph 和 Azure Cognitive Services 共同驱动。

Microsoft Graph

Microsoft Graph 是一个集成的API，用于访问 Microsoft 365 的全面数据和洞察，它将使开发人员能够构建强大、集成的解决方案。借助 Microsoft Graph 的功能，SharePoint 可实现智能和个性化的体验，例如内容推荐、增强的搜索结果以及跨 Microsoft 365 应用程序和服务的无缝交互。通过使用 Microsoft Graph，SharePoint 提高了用户的工作效率，并通过集成 Outlook、Teams、OneDrive 等应用程序的数据，实现了更好的协作。这有助于确保用户执行的所有操作都得到优化和高效。它是现代工作场所解决方案的必备工具。

Azure Cognitive Service

Azure Cognitive Services 是一个全面的 AI 服务套件，使开发人员能够在不创建或训练底层 AI 模型的情况下，为其应用程序注入智能功能。在这方面，SharePoint 与 Azure Cognitive Services 完全集成，以提供更复杂的功能，包括文本和图像分析、实时语言翻译和情感分析。这些功能极大地促进了内容的管理、可用性和在 SharePoint 环境与用户之间非常直观的界面中的共享体验。

引入先进的 AI 工具

SharePoint 推出了一些新的智能 AI 工具，这些工具正在改变内容的使用和管理方式。这些工具旨在减少重复性的人工任务，改进决策支持，并实现 SharePoint 站点上更有效的协作。通过解锁 AI 驱动的功能，组织可以受益于更智能的工作流程、高度个性化的用户体验和更高的生产力。无论是通过元数据标记自动化、文档洞察还是预测性推荐，这些 AI 工具都在改变团队在 SharePoint 中的工作和与内容交互的方式。

Microsoft Copilot

Copilot 是 Microsoft 推出的旨在通过最大化效率、便利性和可访问性来彻底改变内容创建过程的创新产品。它建立在 NLP 和自动化的复杂技术框架之上，能够理解复杂命令的意图，并提供高质量的定制内容。在这种情况下，与创建网站、更改内容和页面设计相关的耗时手动工作将不再需要，从而使个人能够更专注于创意或战略方面，而不是自己完成所有这些工作。

使用 Microsoft Copilot Studio，轻松创建网站

Microsoft Copilot Studio 允许构建各种原因和目的的网站，包括个人作品集、企业站点或电子商务平台。客户只需说明网站的目的或简要描述，Copilot 就会生成一个结构化的模板，其中包含与目的相关的部分和设计元素。这种方法需要很少的技术知识，使得任何个人或企业都能轻松创建网站。

对于任何细微需求，用户都可以给出具体说明来指导 Copilot。例如，他们可以要求：“开发一个带有画廊和详细描述的产品页面。”然后，Copilot 会生成一个结构完整的页面布局，其中包含用于图像、文本和信息的空间。这使用户能够以最小的努力获得专业级的设计。

内容转换和多渠道分发

内容重用：从另一个独特的角度来看，Copilot 还能实现高效的内容重用。一篇长博客文章可以轻松变成一份精美的时事通讯，甚至可以变成社交媒体的短篇内容。后者使内容能够快速传播到所有相关渠道，同时节省时间和精力，并保持信息同步。因此，Copilot 帮助组织将这些转换转化为最大化其内容价值的方式，同时在各个平台保持统一的形象。

借助 Microsoft Copilot，内容生成和转换将更快、更智能，从而在创造力和生产力方面开辟新的维度——从设计网站到生成页面布局或重新利用不同受众的材料；它是现代内容管理的通用助手。

Microsoft Syntex

Microsoft Syntex 是一款由 AI 驱动的解决方案，旨在实现组织大规模的内容管理和理解。它利用尖端的人工智能自动执行内容分类、数据提取和风险识别等关键流程；因此，它使组织能够简化信息管理，通过减少手动工作来提供更有效的问题支持，并改进团队之间的决策。

Microsoft Syntex 的主要特点

1. 自动化内容分类： Syntex 可以分析大量文档、电子邮件和图像中的非结构化内容，并根据预定义的规则或 AI 驱动的见解自动对其进行分类。这将有助于组织对其信息进行结构化，使其更容易在需要时定位和检索关键数据。
2. 数据提取以获取更深入的见解： 凭借其强大的 AI 功能，Syntex 能够从合同、发票和其他表单中提取相关数据和元数据。这样，就可以避免手动输入问题，节省大量时间和提高准确性。然后，提取的数据可以集成到业务流程或分析工具中进行进一步处理和获取见解。
3. 主动识别风险： Syntex 通过分析敏感信息、监管合规需求或合同义务来发现内容中的潜在风险，从而确保组织能够及早减轻风险，同时维护行业政策和法律的合规性。

通过 Syntex 改进业务运营

通过劳动密集型任务的自动化，Microsoft Syntex 使组织有机会专注于更高价值的活动，如战略规划和创新。管理记录、确保合规性或优化文档本身的工作流程是 Syntex 使之可扩展的交易，这使得在当今以数据为中心的世界中日益增长的信息管理复杂性成为可能。Syntex 对于金融、医疗保健、法律和制造业等行业非常有效，这些行业需要大规模、高精度和准确性的内容管理。与 Microsoft 365 结合可确保 SharePoint、Teams 和 Power Automate 等工具之间的工作无缝进行，并提高协作和生产力。

AI Builder 允许用户（无论技术水平如何）使用低代码环境，通过 SharePoint 处理数据来创建定制工作流并自动化重复性流程。这使得 SharePoint 环境转变为智能、敏捷、高效且高度可扩展的业务环境，从而推动组织实现其特定的使命目标。

SharePoint AI Builder 的主要功能

1. 低代码解决方案开发： AI Builder 创建了一个直观的界面，让人们可以轻松开发定制解决方案。开发人员还可以使用预构建的模型或设计自己的模型来自动检测、识别、标记文档中的项目或对内容进行分类，所有这些过程都不需要高级编码能力。这种 AI 的民主化允许技术和非技术用户共同为组织内的创新做出贡献。
2. 工作流程自动化： AI Builder 与 SharePoint 无缝集成，可自动化耗时且重复的任务。例如，它可以自动化审批流程或向相关利益相关者发送更改通知，以及根据预设条件采取特定行动。这不仅节省了时间，而且消除了人为错误，从而确保了运营的一致性和效率。
3. 改进数据管理： AI Builder 利用 AI 的力量来增强 SharePoint 内的数据组织、处理和分析。借助 AI 的功能，用户可以开发模型来自动对文档进行分类和提取信息，从而快速访问关键见解以做出更明智的决策。
4. 可定制的 AI 模型： AI Builder 提供了灵活性，可以设计 AI 模型来满足独特业务需求的特定要求。无论是预测趋势、识别模式还是分析大数据，用户都可以设计能够解决其问题并抓住机遇的解决方案。
5. 通过 AI Builder 转换 SharePoint： SharePoint 的 AI Builder 旨在帮助组织最大化生产力，激发工作场所的创新。通过使用户能够创建和实施 AI 驱动的解决方案工作流，可以最好地利用可用资源，同时确保有效的协作和快速适应不断变化的需求。

从自动化文档审批到构建用于数据可视化的智能仪表板，AI Builder 将使 SharePoint 演变为一个动态、响应迅速的平台。AI Builder 使组织不仅能够更好地处理其内容，还能在低代码、用户友好的环境中创造新的增长和效率。

AI 驱动的智能搜索引擎正在改变用户获取信息的方式，因为它们提供了高度相关和准确的结果。这些系统拥有先进的算法和机器学习，能够理解问题的意图，分析上下文，从而以精确的方式提供答案，从而减少查找所需信息的努力。额外的要点是关于内容推荐，人工智能通过交互偏好和行为来生成不同的用户体验建议。通过为特定个人量身定制体验，这变得毫不费力，同时又能发现高度相关且引人入胜的内容，满足用户需求和兴趣。

结合所有这些突破，基于 AI 的搜索和推荐技术大大增强了信息检索和导航，为用户节省了大量时间，这是确保在不探索不相关内容的情况下做出良好明智决策的完美方式。所有与电子商务、教育、娱乐和健康环境相关的跨行业领域都将获得正确的信息，以提高生产力和满意度。

AI 驱动的翻译和转录功能正在克服语言障碍，确保顺畅的多语言协作。自动内容翻译和音频到文本转录等功能可帮助团队跨语言更有效地沟通和协同工作，并促进工作场所的包容性。

通过 AI 转换工作流程

智能文档处理、自动化工作流程和增强搜索功能等特性，已将传统的文档管理简化为更快的检索、更智能的组织和实时洞察。此外，AI 通过个性化推荐、自动化日常任务以及确保人们能够轻松有效地沟通来实现有效的协作。这些工具的安全性将主动检测和阻止威胁，以保护数据安全，确保一切都符合行业标准。它将 AI 嵌入 SharePoint，使组织能够提高运营效率，让员工更专注于新快节奏商业环境中的创新和战略目标。

简化的文档管理

与 SharePoint 的集成在文档处理方面产生了变革性的优势，不仅存储内容及其上下文，还通过 AI 驱动的功能来理解内容。这项高级功能将通过更智能、更高效的工作流程来增强内容组装、分类和管理。

例如，如果需要在合同中进行修改，AI 会扫描所有文档内容，并确定需要进行哪些条款或修改，从而减少手动工作，节省宝贵的时间或数小时，同时完全避免潜在的重大错误。通过这种方式，软件的功能确保了内容无错误，并满足组织在其标准内设定的所有参数。

第二点是它与 Microsoft Teams 的集成。在文档管理方面的协作和团队合作方面，SharePoint 完美匹配。AI 驱动的工具能够动态地组织和分类内容，以便将与用户活动或项目相关的、关于相关性的信息带到用户指尖。这些简化了团队的协作，并让个人有更多时间专注于制定战略，而例行且复杂的工作流程则被自动化。通过充分利用 SharePoint 的 AI，组织将通过创建更智能、更互联的工作场所来提高生产力和准确性。

自动标记和分类

借助这项技术，通过根据内容自动标记和分类，文档组织和检索得到了显著改进。换句话说，这项高级功能消除了工作流程中手动干预的必要性，并提高了整体效率。

例如，通过 AI，整个系统可以读取文档的文本、结构和上下文，以便将文档分类为合同。一旦识别为合同，它就可以自动附加相关标签，如“合同”、“法律”或“供应商协议”，以便在系统中对文档进行分类。用户通过智能标记节省了数小时，同时最大限度地减少了可能导致耗时延迟和获取关键信息出错的误分类机会。

内容路由

AI 通过智能路由提高工作流程的效率，确保所有文档都朝着正确的方向发送给团队或特定个人，有时基于定义的规则，有时使用内容分析。在这方面，永远不需要手动干预，从而减少延迟，同时确保及时将任务转发给相关方。例如，在发票上传到系统后，AI 可以检查其内容——例如，识别发票号码、金额或供应商详细信息等关键要素——从而识别出内容与财务相关。根据预定义的流程，系统会自动将文档路由到财务团队进行审查和处理。这里的自动化不仅提高了批准速度，还减少了人为错误的潜在可能，例如发送错误的文档或错过截止日期。

增强协作和沟通

借助 AI 驱动的功能，SharePoint 成为极具协作性和高效工作场所的最有效工具，可在当今快速变化的工作环境中实现团队成员之间的无缝连接。先进的 AI 功能包括实时共同创作和通过 SharePoint 进行的智能搜索。这极大地改变了团队内部的合作动态，尤其是在 Microsoft Teams 等工具中。

例如，实时共同创作允许团队同时处理同一份文档；每个人都始终保持同步，并且更改会实时反映出来。这消除了来回发送电子邮件的麻烦，并防止了版本冲突，从而促进了更顺畅、更同步的工作流程。团队可以集思广益编辑并最终确定文档，无论地点如何，无论是远程还是跨时区。

通过利用 AI 进行智能搜索，当用户输入数据时，AI 会提供相关文件、对话和见解，同时考虑基于角色的活动以及基于上下文的组织考虑因素，从而进一步增强了协作。因此，团队成员无需花费宝贵的时间在数百个文件夹或电子邮件中进行筛选，而是可以让 AI 提供最相关的信息，并恢复其核心工作。

AI 驱动的翻译

AI 驱动的翻译工具可以帮助团队成员用其母语流利交流。例如，母语不同的团队成员可以即时准确地获得西班牙语等语言的特定文档版本，以便阅读并积极讨论文档中的内容。这些工具通过提供文档、电子邮件甚至实时对话的实时翻译来消除语言障碍。这使得全球团队之间的包容性协作更加顺畅，共同努力，从而提高生产力并支持知识共享，使其成为一个更具凝聚力和协作性的工作场所。

转录和会议摘要

AI 技术可以高精度地转录会议的音频录音，并创建摘要。这从而简化了重要信息的捕获和共享过程。与会者可以回顾讨论的重要点、做出的决定和行动项目，以便他们始终专注于目标。在某些成员未能参加会议的情况下，这些功能对他们很有用，可以让他们快速浏览摘要版本以赶上进度，而无需收听整个会议录音。自动转录和摘要过程节省了时间，建立了更好的团队沟通，并且在后续步骤方面有清晰的认识，从而确保了不同团队之间的生产力和进一步协作。

改进内容安全和合规性

当用户使用 SharePoint 安全地协作时，AI 工具可以维护强大的内容安全和合规性标准，并自动识别和分类敏感信息，例如个人数据或机密业务文档。这样，组织就可以控制权限，以降低数据泄露的风险。

除了这些优势之外，AI 还不断监控内容的使用情况和用户的行为，从而持续发出异常或未经授权的访问尝试信号，从而进一步保护实体。它使组织能够遵守法规，无论是GDPR 还是 HIPAA，以及处理敏感信息。

通过使用 AI，组织可以自动化复杂的安全流程，并最大限度地减少在这方面的错误。这使其成为任何数据驱动型企业的必备组件。此外，AI 还能适应不断变化的不断安全威胁和组织的监管要求，这本身就能使这些组织在面临新挑战时保持弹性。

敏感信息识别

AI 可以扫描文档并阅读，从中发现隐藏的敏感信息，例如个人数据和财务记录。因此，它可以使用先进的模式识别和自然语言处理方法，以高精度确定敏感内容，从而将此类内容分类为信用卡详细信息和身份证号码或专有业务信息。

此功能还有助于简化数据分类流程，并在帮助组织遵守 GDPR、HIPAA 或 CCPA 等严格的数据保护法规方面发挥关键作用。分类后，AI 可以通过自动加密、匿名化或限制对这些敏感内容的访问来标记或保护敏感内容。

使用 AI，可以实现对合规性风险或数据泄露的实时监控和警报。随着这些关键任务的自动化，人为错误的几率降低，从而加强了组织的数据治理策略，确保了处理敏感信息的安全性，并建立了所有利益相关者的信任。

数据治理策略

AI 通过自动管理与内容和分类相关的信息，促进了数据治理策略的执行。机器学习和 NLP 可用于文档分析，以确定上下文适用性，并结合保留标签进行正确分类。例如，AI 可以自动分类敏感或机密文档，以便为其分配特定的保留策略，在特定时间段后进行归档，并根据 GDPR 或 HIPAA 等监管标准进行安全删除。同样，AI 可以标记和组织需要出于法律或运营目的保存的记录；这样，一旦需要进行审计或参考，它们就可以可用。除了分类和标记之外，AI 系统还会跟踪文档的演变，并允许治理操作动态更改，从而避免任何不合规或数据管理不当的情况发生。通过这些流程，AI 有助于自动化更多步骤，提高处理效率和统一性，通过在组织指南和不断变化的法规要求内管理所有信息的使用来控制数据。通过改进的安全性、问责制以及在运行操作时，合规性变得更加容易和高效。

SharePoint 中 AI 的未来

数字工作场所不断发展，Microsoft 在此案例中，通过真正将 AI 融入该应用程序，为 SharePoint 创造了未来。这是公司看待和处理其内容方式的一个重大飞跃，AI 的实现带来了更高级、更有效用户体验和生产力提升。

SharePoint 中 AI 的巨大进步将彻底改变自动化和个性化视角。它将提供更智能的组织和检索信息、用户行为分析和内容相关性搜索的方法。诸如智能洞察和预测能力等功能不再是愿景，而是平台的一部分。AI 驱动的功能（如自然语言处理和机器学习算法）的发展将把 SharePoint 转化为提取复杂数据并将其转化为可操作见解的平台。安全始终是议程上的重点；这方面的创新将提供适应性强、健壮的保护机制，以确保数据安全。