什么是 Microsoft Outlook？

Microsoft Outlook 是用于处理与 Microsoft Exchange Server 的电子邮件通信的首选电子邮件软件。Outlook 还提供任务管理、电子邮件、日历和联系人功能。

Microsoft Outlook 既可以单独使用，也可以包含在 Office 365 和 Microsoft Office 套件中，后者包括 PowerPoint 和 Excel。Outlook 可作为企业的多用户软件解决方案，也可作为个人用户的独立电子邮件工具。通过与 Microsoft SharePoint 连接，用户可以与同事协作、共享文档和项目笔记、发送提醒以及执行其他任务。

可以通过网页浏览器免费访问 Outlook；但是，许多功能将无法使用。只需要程序部分功能的个人可以选择它，而不是 Microsoft 365 订阅。

Microsoft 于 1997 年发布了个人信息管理器 MS Outlook。随后，它被集成到 Microsoft Office 套件中，主要作为电子邮件客户端运行。

除了对 Microsoft Outlook 的起源和历史进行快速回顾外，本文还将详细介绍其功能和应用。此外，该主题在竞争性考试中至关重要。本文档的稍后部分提供了一些样本问答。

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Microsoft Outlook 的功能

Outlook 的基本功能包括电子邮件服务、电子邮件搜索、标记、颜色编码和预览窗格设置。日历功能允许用户规划、查看和讨论约会和会议。Outlook 具有 99 GB 的存档容量，并支持自动回复。

Outlook 的一些其他特性如下

• 共享日历：在通过共享日历设置会议时，用户可以查看同事的日历可用性。
• 提及：如果用户输入 @ 符号后跟该用户的姓名，Outlook 将提醒该用户，将其他人添加到电子邮件列表，并突出显示其他用户的提及。
• 按电子邮件安排：可以提前撰写电子邮件，收件人可以选择发送时间。
• 快速片段：借助此功能，用户可以复制一封电子邮件的内容并将其粘贴到其他通信中。在向不同收件人发送类似电子邮件时，此功能非常有用。
• 通知：用户显示屏会覆盖传入的消息，以便在新电子邮件到达时通知用户。
• 忽略消息：可以将讨论中的所有消息配置为发送到“已删除邮件”文件夹，而不是用户的收件箱。
• 提醒自己发送附件：如果用户在电子邮件中引用了附件但忘记附上，Outlook 会询问发件人是否打算包含该附件。
• 选择“清理对话”选项：为了删除已读消息并仅保留未读消息，用户可以单击一个按钮。

自动发生的日历更改。酒店、航班和租车预订将自动添加到 Outlook 的日历中。

键盘快捷键。有一些可用的组合键，例如

• 打开邮件 (CTRL+1)。
• CTRL+2 访问日历。
• CTRL+3 访问联系人。
• 使用 CTRL+SHIFT+A 创建新约会。
• ALT+S 发送消息。
• 回复 (CTRL+R) 消息。

Microsoft Outlook 的主要优势之一是它既可以作为独立程序也可以作为多用户程序。个人和需要共享服务（如邮箱、日历、约会等）的公司都可以将其用作电子邮件客户端-服务器。

该应用程序最初仅包含在可安装在计算机上的 Office 套件中。后来，Outlook 被兼容到笔记本电脑、Android 和 Mac 电脑以及手机，并推出了多个版本。

版本历史

Outlook 于 1997 年公开发布。此后，Microsoft 推出了具有改进功能的新版本电子邮件客户端。主要版本包括以下内容

Microsoft Outlook 移动收件箱截图 Microsoft Outlook 提供移动电子邮件客户端。

Outlook 2002 引入了电子邮件地址自动完成、群组安排、彩色日历项目类别、与 MSN Messenger 的连接以及统一提醒。

Outlook 2003 引入了 Exchange 缓存模式、彩色标记、电子邮件中的垃圾邮件过滤、桌面警报和搜索文件夹。

Outlook 2007 包括日历共享功能、增强的电子邮件垃圾邮件过滤、文件预览和反网络钓鱼技术。

Outlook 2010 支持单个 Outlook 配置文件中的多个 Microsoft Exchange 帐户，能够通过回复发件人的电子邮件来组织会议，以及在电子邮件即将发送但没有主题时发出通知。用户界面中的更多区域现在包含拼写检查。

Outlook 2019 具有改进的电子邮件排序、目标收件箱和自动云附件下载功能。

Microsoft 正在构建一个统一的 Windows 和 Mac Outlook 客户端，以取代 Windows 10 上的“邮件”和“日历”程序以及 Win 32 客户端。在 Microsoft Outlook 的未来版本中可能会实现 Outlook 与 Teams 的连接。Microsoft 已表示，它正在开发一项功能，使用户能够在 Outlook 中运行特定于 Teams 的应用程序。

安全性

除了登录凭据外，Outlook 移动版使用位于美国的“安全”Microsoft Azure 服务器来临时存储和索引用户数据（电子邮件、附件、日历数据和联系人）。为了从 Exchange 帐户收集电子邮件，这些服务器会以单个 Exchange ActiveSync 用户的身份进行身份验证。此外，管理员无法控制如何利用第三方云存储服务与应用程序集成以与用户连接，也不能监控移动设备。由于安全问题，包括欧洲议会在内的许多企业已阻止该程序在其 Exchange 服务器上运行。Microsoft 仍然提供独立的、预发布的 Outlook Web Access 应用程序，可在 iOS 和 Android 智能手机上使用。

Outlook 群组

Outlook Teams Outlook Groups 是一款移动应用程序，可与 Office 365 域 Microsoft 帐户（如工作或学校帐户）配合使用，适用于 Windows Phone、Windows 10 Mobile、Android 和 iOS 平台。其目的是将现有的电子邮件线程改编成群组讨论。通过 OneDrive，用户可以共享 Office 文档并进行协作、创建群组、命名联系人以及进行电子邮件聊天。可以使用该应用程序识别和加入其他 Outlook 群组。在 Microsoft 内部测试后，它于 2015 年 9 月 18 日向 Windows Phone 8.1 和 Windows 10 Mobile 用户发布。

在最初在这些平台发布后，Microsoft 于 2015 年 9 月 23 日为 iOS 和 Android 发布了该应用程序。

2015 年 9 月 30 日，Outlook Groups 收到了一个更新，修复了阻止“发送”按钮工作的错误，并包含深层链接功能。Microsoft 在 2016 年 3 月提供了在应用程序内删除对话、附加多张图片以及附加最近使用的文档到群组消息的选项。

Microsoft 于 2018 年 5 月 1 日停止了 Outlook Groups。Outlook 移动应用程序的文件夹列表中现在包含“群组节点”，取代了之前的该功能。

Outlook 有什么好处？

将联系人、日历和电子邮件集中管理只是 Outlook 的众多功能之一。它还具有简单的用户界面，易于协作，并且可以与其他 Microsoft 产品（如 OneDrive 和 SharePoint）集成。

如何在 Outlook 中设置电子邮件帐户？

安装 Outlook 并选择“文件”选项卡是设置电子邮件帐户的第一步。接下来，选择“添加帐户”并按照提示输入您的电子邮件地址、密码和其他相关信息。

Outlook 是否能够管理多个电子邮件帐户？

是的，Outlook 允许您管理多个电子邮件帐户。请按照与上一问题相同的步骤设置每个帐户。

如何在 Outlook 中对电子邮件进行排序？

Outlook 提供多种电子邮件组织功能，例如创建文件夹、应用过滤器以及根据发件人、日期和主题等各种因素对电子邮件进行排序。还可以使用标记来优先处理消息并发送跟进提醒。

如何在 Outlook 中安排约会和会议？

在 Outlook 中选择日历视图，然后选择您希望安排会议或约会的那一天和时间。然后可以输入事件的详细信息，包括其时间、地点和与会者。

如何与他人共享我的 Outlook 日历？

在 Outlook 中，从“主页”菜单中选择“共享日历”与他人共享您的日历。然后，您可以选择您想授予他人的访问权限范围——完全编辑权限或仅有限的查看功能。

我可以为任务和事件在 Outlook 中设置提醒吗？

可以在 Outlook 软件中为任务和事件设置提醒。如果您想安排一个提醒，以便在事件或任务发生前的一段时间弹出，请打开它并单击“提醒”。

管理 Outlook 中联系人的步骤是什么？

您可以使用 Outlook 的联系人工具来保存和组织个人和公司的联系人信息。您还可以使用这些信息来构建分发列表、对联系人进行分类、安排约会和发送电子邮件。

如何更改 Outlook 的视觉呈现？

您可以根据个人喜好更改 Outlook 的配色方案、字体大小和主题。此外，您可以集成自定义背景或使用更能满足您兴趣的不同布局。

如何使用 Outlook 跟踪我的待办事项列表和活动？

您可以使用 Outlook 集成的任务管理器来创建、分配和管理任务和待办事项列表。可以为其他人分配项目、定义截止日期，并根据相关性优先处理活动。

我可以在离线时查看我的 Outlook 电子邮件吗？

可以在离线时查看您的 Outlook 电子邮件。要查看未连接到互联网时的电子邮件，您必须接受将电子邮件副本下载到您的计算机的选项。

如何在 Outlook 中设置自动回复？

在 Outlook 中，转到“文件”选项卡并单击“自动回复”来设置自动回复。从那里，您可以选择是向公司内部和外部的联系人发送单独的消息，还是为特定时间范围安排一条消息。

如何搜索 Outlook 中的特定电子邮件？

借助 Outlook 的高级搜索引擎，您可以通过使用发件人、主题和关键字等参数来搜索特定电子邮件。要检索结果，请将您的搜索词放入搜索区域并按 Enter 键。

是否可以制作和发送电子邮件通讯？

是的，Outlook 允许您创建和发送电子邮件通讯。在使用了电子邮件模板功能创建自定义设计后，使用分发列表选项将通讯发送给一组订阅者。

如何将 Outlook 与 Word、Excel 和其他 Microsoft 程序集成？

Outlook 可以与 Word、Excel 等 Microsoft 应用程序集成，以方便共享和协作处理文档。您可以通过利用 OneDrive 或 SharePoint 集成共享存储在云端的文档，或者直接从您的 PC 链接文件。

我可以在多个设备上访问我的 Outlook 帐户吗？

是的，您可以使用计算机、手机或平板电脑从多个设备访问您的 Outlook 帐户。要跨所有设备同步您的联系人、日历和电子邮件，请在每个设备上登录您的帐户。

如何保护我的 Outlook 帐户？

使用强密码、启用两因素身份验证以及定期更新您的安全设置来保护您的 Outlook 帐户。还可以设置自动更新，这将确保您的帐户免受最新的安全问题的影响。

Outlook 与 Outlook.com 有何不同？

名为 Outlook 的桌面电子邮件客户端包含在 Microsoft Office 套件中。网页浏览器可用于访问 Outlook.com，这是一个基于网页的电子邮件服务。虽然两者都提供等效的电子邮件操作，但 Outlook.com 功能更丰富，主要用于个人使用，而 Outlook 主要用于企业环境。

如何在 Outlook 中为电子邮件添加签名？

要在 Outlook 中为电子邮件添加签名，请单击“文件”选项卡并选择“选项”。从那里，继续到“邮件”并选择“签名”。您可以选择将新签名应用于所有新邮件，或者仅应用于回复和转发，然后在创建新签名或修改现有签名后进行应用。

使用 Outlook 与他人共享日历的步骤是什么？

要在 Outlook 中与他人共享您的日历，请转到“主页”页面并选择“共享日历”选项。后续步骤包括选择要共享的日历以及确定将与之共享的用户。每个用户也可以拥有不同的权限，例如只读或完全访问。

我可以通过创建规则来自定义 Outlook 以自动组织我的电子邮件吗？

Outlook 规则可以根据发件人、主题或关键字等条件自动将您的电子邮件分类到特定文件夹中。只需单击“主页”选项卡并选择“规则”。然后，在设置新规则时，您可以选择要使用的操作和条件。

如何自定义我的电子邮件在 Outlook 中的显示方式？

使用 Outlook 电子邮件编辑器中提供的格式设置选项来自定义您的电子邮件的外观。除了调整文本的字体、大小、颜色和方向外，您还可以添加图片、表格和超链接。为了使您的电子邮件具有统一的设计和风格，您还可以使用电子邮件模板。

是否可以设置多个 Outlook 电子邮件帐户？

是的，Outlook 允许您设置多个电子邮件帐户。您所要做的就是单击“文件”选项卡并选择“添加帐户”。从那里，您可以单独或分组设置您的其他电子邮件帐户，输入它们的详细信息。

如何在 Outlook 中导入和导出联系人？

在 Outlook 中，从“文件”菜单中选择“打开和导出”来导入和导出联系人。接下来，选择是将联系人导出到文件还是从文件导入。使用导入/导出向导，您可以映射字段并调整导入/导出方法。

如何访问我的 MS Outlook 电子邮件帐户？

访问 Outlook.com 并输入您的电子邮件地址、密码和电话号码即可登录 Microsoft Outlook 邮件。

Microsoft Outlook 邮件与 Gmail 有何区别？

Gmail 负责发送和接收电子邮件，而 Microsoft Outlook 则充当电子邮件客户端，并使用电子邮件服务提供商的服务。

Microsoft Outlook 的局限性是什么？

使用 Microsoft Outlook 的限制如下

• 它需要更多的适应性。
• 信息存储在 Microsoft 服务器上。
• 每天可以发送的电子邮件数量受到限制。
• Prasanna Chandra 是财务经理。
• 与成本相关的问题。

我可以在 Microsoft Outlook 中组织和安排日程吗？

是的，Microsoft Outlook 具有日历功能，允许用户存储和检索日期以及轻松安排会议。