采购定义

采购是指从任何外部来源获取商品、商业服务或工程的过程。

这可能包括与供应商（也称为卖家）进行寻源、采购和合同谈判。采购是组织中一项至关重要的职能。它涉及管理成本、风险和质量，确保组织拥有实现目标所需的资源。

在本文中，我们将探讨采购的不同方面，包括其重要性、关键概念、策略以及为成功采购所遵循的步骤。

采购的重要性

采购是任何组织成功的关键过程。其根本原因在于采购能够提供正确资源、正确时间和正确成本的帮助。采购在成本管理方面发挥着至关重要的作用，因为它涉及合同谈判、供应商选择和供应商关系管理，这有助于最大限度地降低成本，同时确保产品的高质量。有效的采购也有助于降低风险。

它涉及识别和管理与采购、供应链和质量相关的风险。它也是确保符合法规和标准的重要因素，因为它涉及定期监控供应商以确保他们符合法律和道德标准。

采购的关键概念

几个关键概念是采购的核心，并能带来高质量的产品。这些步骤包括：

1. 寻源

寻源基本上是指识别潜在供应商或卖方的过程。在此过程中，公司评估其满足组织需求的能力。.

寻源过程包括：进行市场研究、发布建议书请求（也称为 RFP）以及评估投标。

创建供应商列表也是采购中的一个重要步骤，因为此步骤涉及搜索和比较不同的供应商。在所有这些供应商中，公司会筛选出为公司投资提供最佳价值的供应商。考虑供应商遵循的问责制、生产能力和道德等因素至关重要。通过选择正确的供应商，企业主可以确保他们以合理的价格获得高质量的产品。

2. 合同

合同基本上涉及与供应商或卖方进行谈判和管理合同。

合同包括签署文件，双方就条款和条件达成一致；设定绩效矩阵并监控合规性是该步骤中涵盖的重要因素。

与已确定的供应商就合同条款进行谈判是采购完整流程中最重要的流程之一。在此过程中，公司和第二方（即供应商）就对双方都公平的价格进行谈判。

3. 供应商关系管理 (SRM)

SRM 基本上是指管理与供应商的关系以确保他们满足组织要求的过程。

这基本上包括发展协作关系、设定绩效期望和监控供应商绩效。

4. 风险管理

风险管理基本上涉及识别、评估和管理与采购相关的风险。

这些风险通常与寻源、供应链、质量和合规性相关。风险管理还定义了双方如何解决在构建高质量产品时出现的任何风险。

5. 采购策略

采购策略涉及制定一项计划，以帮助获取商品和服务，并将工作与组织未来想要实现的目标和目的相协调。

它还包括设定优先事项和识别风险与机遇，并有助于制定寻源和合同计划，以避免不必要的麻烦。

采购策略的类型

要了解不同的采购策略，我们首先需要确定什么是采购策略。

采购基本上是指在保持质量和交货时间标准的同时，以尽可能最好的价格获得物品的过程。可以使用各种招聘策略来帮助获得高质量的产品，同时保持您的预算。了解不同的采购策略对任何企业主都至关重要，因为它可以帮助他们为自己的业务选择正确的策略。

采购策略确实是组织用于采购商品和服务的计划和方法。这些重要的策略有助于组织获得最佳的价值，同时保持产品质量。或者，企业公司包括他们可以用来寻找供应商、与他们就价格进行谈判并最终做出最终购买的各种方法和方法，这将有助于他们的业务增长。

拥有策略至关重要，因为它将帮助您节省时间和金钱，并确保您以合理的价格获得质量良好的最佳产品。企业可以使用各种采购策略来选择正确的产品。选择正确的采购策略取决于多种因素，例如——组织需要的商品或服务的类型、企业的规模，以及最重要的因素是预算。

以下是一些最常见的采购策略，将在下文中讨论：

1. 成本降低

降成本是企业最常用的省钱策略之一。降成本策略的工作原理如下：在降成本过程中，一方与供应商谈判，寻找更便宜的替代品，并优化采购流程。当人们了解当前成本并确定可以节省成本或削减成本的领域时，此策略最有效。此过程也称为成本削减过程。

2. 绿色采购

绿色采购是一种策略，在这种策略中，一方专注于购买对环境影响最小的商品和服务。在此策略中，企业试图购买由回收材料制成、低排放或节能的产品。绿色采购对于那些不想影响环境并希望更可持续运营的企业来说是个不错的选择。

3. 风险管理

此管理策略侧重于考虑可减轻购买商品或某些服务相关的风险的因素。在风险管理中，一方识别和评估各种风险，制定不同的计划，并与供应商建立风险共担安排。风险管理是那些希望保护自己免受潜在问题困扰的企业的最重要的策略之一，尤其是在购买任何有助于其业务增长的商品时。

4. 全面质量管理

全面质量管理是一种策略，它帮助一方确保所有产品和服务的质量最高，确保最高政策，并将满足高标准。

在此策略中，一方经过以下过程：第一个过程是质量标准，第二个是进行检查，第三个过程是实施质量控制措施。此策略对于希望避免购买出现任何问题的企业至关重要，此策略也有助于他们确保即将购买的产品具有最高的价值。

5. 供应商管理和优化

供应和管理和优化策略侧重于与供应商建立关系，并致力于在未来改善其绩效。该策略包括供应商绩效、进行审计以及向第二方提供培训和支持。此策略对于希望提高其购买质量并确保从供应商那里获得最佳质量的企业至关重要。此策略还有助于深化企业主与供应商之间的良好关系并建立特定的信任。

为什么采购对企业至关重要？

每个企业都需要某些材料、商品和服务来实现其未来目标。无论是用于通信的软件、用于制造任何产品的原材料，还是用于维护声誉的服务，保持组织的运转是最昂贵和耗时的任务之一，这也让企业达到顶峰。

采购部门的主要目标是获取企业成长所需的商品，而且是在最好的价格和条款下。在采购领域工作的专业人士擅长建立供应商关系、谈判有利条款，并通过识别服务或商品的需求来简化采购流程，以完成特定的付款。

通过顺畅的采购流程，组织可以增加成本节约，最大限度地减少材料浪费，并分析如何在预算中进行调整，而不会影响业务生产。通过完整的采购流程节省的资金可以促进增长并隔离低迷。

采购如何在企业中运作？

导致顺畅采购的最重要因素是强大的采购管理，该管理能够控制组织的财务健康。第二个确保良好采购流程的最重要因素是组织花费的资金，因此密切关注支出至关重要，而且是地面水平。这种级别的支出需要跨部门的努力，这些努力仅专注于相关利益相关者的财务、法律和供应链管理。

采购部门负责管理日常运营。他们还专注于采购流程和供应商生命周期，这是企业投资资金的瓶颈因素。

现在让我们讨论采购专业人员遵循的采购过程的不同阶段。最普遍的采购活动属于以下类别：

规划

在此阶段，公司为部门和团队制定预算。此规划过程仅在与财务团队合作的公司中进行，部门的利益相关者在此过程中发挥着至关重要的作用。

在此阶段，公司利用竞争性分析和当前的战略寻源合作伙伴关系来了解最能满足公司要求的供应商。此过程与部门负责人和采购批准者合作进行。

采购或付款

在此过程中，公司遵循订购、处理和支付商品和服务的流程，满足组织需求的同时保持支出控制。他们密切关注价格和条款，确保以具有竞争力的价格和有利的条款采购到最优质的产品。

求值

在此过程中，公司利用过去的绩效和当前数据来了解供应商关系，并为未来的支出做准备。它还查看可用数据以发现进一步的成本节约并提高利润。

采购过程中遵循的步骤

严格的采购流程在帮助企业在财务上成长并为企业提供稳定性方面发挥着至关重要的作用。强大的采购流程有助于为商品和服务支付合理的价格。它有助于缩短交货时间，并帮助企业选择最能帮助您发展业务的最佳合作伙伴。

根据研究，没有一个固定的采购流程，因为采购流程完全取决于第一方拥有的企业的规模和类型。对于公司来说，没有一种“一刀切”的方法；必须根据具体情况进行定制，以遵循最能满足其需求的最佳采购流程来确保最高效率。接下来

无论您是想从零开始记录采购流程，还是觉得您的企业需要评估其采购流程，以下是您应该遵循的七个关键步骤，以帮助您的企业取得巨大成功。

第一步：确定发展业务所需的商品或服务 下一

在成功的采购过程中，我们遵循的第一步是，当企业意识到需要从其他公司获取商品或服务时，就应该开始采购，并牢记您从另一家公司那里需要的商品。您的第一步应该是审视整个企业，识别每个部门的需求，这些部门共同努力使您的企业取得成功。

通过遵循此过程，您将对公司中正在进行的所有待处理事项具有出色的可见性，您还将了解在哪里需要花费更多以满足所有需求。因此，您可以概述可以节省资金的企业领域，或者您可以遵循降成本过程。

这是一个例子，可以帮助您更详细地了解第一步；如果您拥有一家刺绣企业，在第一步，您将确定您需要多少以及什么类型的刺绣机。其次，您还会关注更大型刺绣业务的扩张以及他们为实现这一目标所遵循的第一步。

总而言之，在第一步中，买方确定公司所需的商品或服务。这包括审视整个企业并识别对业务增长做出贡献的每个部门的需求。此步骤有助于提供对所有正在阻碍公司增长的待处理任务的可见性，此步骤还使公司能够通过遵循降成本流程来概述可以节省资金的领域。

第 2 步：考虑供应商列表

每个企业都应该遵循的第二个也是最重要的步骤，以实现成功的采购过程是创建一个供应商列表。为您的企业找到正确的供应商非常重要，因此这不是您应该轻率做出的决定。如果您碰巧选择了错误的供应商，这可能会摧毁您的业务。

因此，当您查看供应商时，您应该充分了解他们的业务，他们对业务的关注程度，并且您应该查看他们的业务历史。通过这一点，我们指出，在您拥有或创建供应商列表时，您应该牢记上述所有因素，以避免任何不测，您可以通过比较竞争对手来做到这一点，在那里您将看到每个企业或第二方擅长的不同领域。

以下是顶级供应商使用的理想标准列表：

• 责任
• 生产能力
• 沟通便利性
• 道德
• 优先建立关系

这是一个例子，可以帮助您更好地理解第二步。例如，一台刺绣机，无论是第一台还是升级版，都需要相当大的投资。它们不仅是您最昂贵的成本，而且还是您最重要的设备，它将帮助您生产某些商品，这些商品肯定有助于您的业务增长。您需要一台根据您的客户需求开发的机器，因此您应该比较不同供应商处提供的各种不同选项。

总而言之，我们可以说在第 2 步中，公司创建了一个他们认为有助于其业务增长的供应商列表。为企业找到合适的供应商是最重要的任务之一，并且对供应商所拥有的业务、其生产能力、道德以及供应商在多大程度上优先考虑其业务关系有充分的了解也是至关重要的。只有通过比较竞争对手，这项任务才能成功。

第 3 步：与选定的供应商协商合同条款

在您决定与哪个供应商合作后，您必须在合同的基础上与供应商进行协商。这个阶段是最重要的阶段，因为您希望就一个对第一方和第二方都公平的价格达成一致，并且双方都应该对确定的金额满意。

合同是此步骤中最重要的部分。合同不仅应涵盖定价，还应涵盖整个项目的范围，包括条款和条件以及交货时间表。所有这些因素都是帮助企业成长的最重要因素，因为在条款和条件下，您将与该供应商讨论一切，而在交货时间表中，您还将了解何时能收到原材料来生产最终商品，通过这一点，您将能够向消费者做出承诺。

注意：您应始终保留合同副本，以便在需要时可以随时参考。

总而言之，我们可以说第 3 步基本上是与已确定的供应商协商某些合同条款。此步骤涉及就双方都能接受的价格达成一致，此步骤还涵盖定价，它还侧重于项目范围、条款和条件，以及在此步骤中遵循的最重要的因素是由双方在合同上接受的交货时间表。

第 4 步：最终确定采购订单

一旦您将合同提交给供应商并且双方都对交易感到满意，现在就该最终确定您的采购订单了。采购订单是一份文件，其中概述了：

• 服务描述
• 总成本
• 数量
• 工作流程审批

一旦您批准了采购订单，现在就该与您的财务团队会面以确认供应商的详细信息了。不仅如此，您还将联系您的财务团队向供应商提供详细描述。通过这一点，财务团队将能够访问他们履行公司预算并获得良好价格所需的所有关键信息，财务团队也将能够向供应商提供整个详细信息。例如

根据采购订单，财务团队会收到以下信息：

• 参考号
• 约定的付款条款
• 他们需要的任何其他信息

有了采购订单文件，您将在未来在双方之间进行的协议中得到展示。合同同意整个合作关系，采购订单则在合同上同意各个工作。重要的是要知道，采购订单会通过电子邮件发送给双方以及业务中的其他成员。

总而言之，我们可以说在第 4 步中，公司最终确定了采购订单。采购订单基本上是一份概述商品和服务描述的文件，还包括总成本、数量和工作流程审批。在此步骤中，公司所有者与财务团队会面，为他们提供与供应商沟通所需的所有详细信息非常重要。

第 5 步：接收发票和处理付款

您的供应商收到您的采购订单后，您将收到一份详细的发票，其中显示了约定的价格和付款方式。在此发票上，您还可以找到订单的详细信息，因此您需要确保您也保留所有收到的发票的记录。

根据您与供应商在合同中达成的所有条款和条件，您将有一定天数来付款。大多数企业提供 30 天的信用期，可以在不当场付款。但是，这完全取决于您与供应商达成的协议以及你们双方的关系强度。

注意：强烈建议您收到发票后立即付款。通过这种方式，您可以避免忘记付款的潜在问题，并可能产生因逾期付款而产生的额外费用。其次，您的供应商也会赞赏您按时付款的努力。这将使您的关系良好，供应商也将能够建立信任。

与供应商保持良好关系非常重要，因为它将极大地使双方在未来受益。由于您的忠诚，他们有时可能会免费或以较低的价格提供额外材料。

总而言之，我们可以说在第 5 步中，公司管理商品和服务的交付。在此阶段，跟踪商品和服务的交付是公司需要照顾的最重要因素，它还确保它们按时、按正确的数量和质量交付，正如合同中所承诺的那样。

结论

采购在任何规模的企业成功中都起着至关重要的作用。可以说，采购是一个战略过程，涉及通过遵循不同的程序从公司找到的供应商那里寻源、谈判和采购商品和服务。

他们选择的供应商是他们认为最能帮助公司成长的。强大的采购流程有助于企业降低成本，提高效率，并增加利润。

强大的采购流程对于任何企业的发展都至关重要，因为它涉及多个步骤，例如确定公司所需的商品或服务；采购有助于公司创建供应商列表；它还有助于公司与供应商协商合同并最终确定采购订单。通过遵循所有这些重要步骤，企业能够通过遵循降成本方法来降低成本，从而提高其效率。

因此，每个公司建立一个完整的采购流程，该流程专注于公司所有者认为有助于其公司成长并在市场上保持竞争力的特定需求，这是至关重要的。