记录定义

记录是已写下来的东西。记录最初的意思是“登记”。

另一个含义是，“记录”一词最初用来指某种储存声音的东西，但随着留声机的出现，它开始表示某种捕捉声音的东西。

例如，乐队会录制音乐。你可以通过在日记中写下你的想法（Re-CORD）来记录你的生活。如果有人偷窃，他们会被抓住并留下犯罪记录；但是，如果他们未满18岁，犯罪记录将不会出现在永久记录中。在试图了解过去时，人们会查阅历史记录。

记录是大学创建、接收和维护的任何信息，这些信息用于监督、支持或记录其运营。德克萨斯农工大学系统将其定义为“由机构或代表机构生成的任何书面、图画、机器可读或其他记录材料，这些材料记录了该组织的活动。”

记录可以是任何东西，从书籍、信件、文件、打印件、照片、录音、地图、图纸、语音、数据到存储在计算机内存中的视频表示。记录保留是为了行政、财务、历史或法律目的。记录可能包含以下项目：

• 行政记录和一般通信
• 财务往来
• 重要草稿、工作文件和变体
• 表格和数据库
• 就业和人事记录
• 学生和班级网站的文档
• 便携式存储设备、电子媒体和磁带、磁盘和硬盘驱动器
• 通过电子方式发送的消息，例如语音邮件、即时消息和电子邮件 记录的相应元数据

在计算机科学中

记录是计算机科学中的一种基本数据结构，也称为结构、struct 或复合数据。在数据库和电子表格中，行通常用于指代记录。记录是字段的集合，通常以定义的数量和顺序排列，有时包含几种数据类型。特别是在面向对象编程中，记录的字段也可以称为成员；它们也可以称为元素，但是，这会引起误解为集合的组件的可能性。

例如，日期可以保存为具有三个字段的记录：一个数字日字段，一个数字年字段和一个字符串表示的月份。个人姓名、收入和职位都可能在人事记录中找到。圆的中心可以表示为带有 x 和 y 坐标的点记录，该点记录在一个 Circle 记录中，该记录还包含半径。

记录与数组不同，因为它们的字段数量在记录定义时已预先确定，并且记录是异构数据类型，因为并非每个字段都必须包含相同类型的信息。记录可以存在于任何类型的存储介质上，包括硬盘驱动器、磁带和主内存。大多数数据结构，特别是链接数据结构，都依赖记录作为基本构建块。为了最大化效率，许多计算机文件被组织成逻辑记录的数组，这些逻辑记录通常被合并到更大的物理记录或块中。

在留声机中

唱片是一种模拟声音存储介质，呈扁平圆盘状，上面刻有调制过的螺旋槽。它也被称为留声机唱片、黑胶唱片或唱片。凹槽通常从圆盘的边缘开始，在靠近中心的区域结束。最初，唱片通常由虫胶制成，早期的唱片包含细小的磨料填充物。自 20 世纪 40 年代以来，聚氯乙烯已得到广泛使用，导致“乙烯基”名称的广泛使用。

在 20 世纪的大部分时间里，音乐都是在留声机唱片上播放的。从 19 世纪 80 年代末到 1912 年左右，它与留声机圆筒并存，并最终被留声机圆筒取代。

在管理中

在此上下文中，记录是描述商业交易的信息。合同、便条、纸质文件、数字文件、电子邮件、电影、即时聊天记录、报告和数据库条目都是文件的示例。纸质记录可以使用物理盒子存储，无论是在现场还是在存储设施中。云或现场存储介质都可以用来存储数字文档。

记录管理旨在帮助公司将必要的文件保存在易于访问的地方，以便进行日常运营和合规性审计。为了跟踪记录的存储位置，一些中小型企业使用电子表格，而大型公司可能会考虑使用与分类法和记录保留策略相关的记录管理软件解决方案会更有用。由于它们可以帮助企业管理记录和共享材料，因此这些软件包可能被营销为企业信息管理 (EIM) 产品。

记录类型

一、行政记录

与机构的成立、发展、追求和成就相关的文档。它们通常分为两类：运营记录和政策记录。

• 政策记录：与组织相关的文档，例如组织为履行其职责和活动而制定的计划、程序、战略或法规，统称为政策记录。它们分为三个基本类别。
• 组织文件：预算和预算规划记录、财务记录以及职能和组织图表都是组织文件的示例。
• 管理文件：规定行动方针的法规、通知、说明、备忘录或定期发布，以及有关工作量和绩效技术的研究或特别报告，都属于管理文件的范畴。它们还包括有权官员的记录。
• 报告文件：某些类型的报告包括年度报告、特别报告或成就报告、定期进展或摘要、会议记录、听证会记录和机构历史。
• 运营记录：执行行政活动、规则和程序所需的记录。记录在执行组织运营中的效用是其运营价值。授权、程序或指令记录是一些例子。

二、法律记录

包含证明国家法律约束权利或责任的证据的记录被认为具有法律价值。它们可能包括：协议、遗嘱认证、土地、合同、租赁和许可证是与财产权利有关的记录。出生、婚姻、死亡、某些法律诉讼和刑事案件等重要统计数据是与公民权利有关的记录。

与就业有关的记录包括与就业权有关的退伍军人记录、基本国家人事记录，以及在某些情况下，工资记录。行政命令、法规、规则和支持法院判决和解释的文件，都属于持有信息以保护国家免受法律索赔或执行法律的记录。

三、财务记录

具有财务价值的记录是指与组织的财务往来有关的记录。它们可能包括会计记录、工资记录、凭证和预算。一旦记录完成了其主要的行政目的，它们可能仍需要保留，以证明公共资金的使用方式并为审计要求进行核算。

四、历史记录

有价值的、值得长期保存以供使用和研究的文件被选入国家档案馆保存。这些记录因多种目的而被保存。公共当局使用档案文件来保护政府，为运营提供统一性和一致性，避免重复劳动，并识别持续问题的有效解决方案。

此外，还保存记录以维护居民的合法权利，并为增进理解和公众知识的各种研究提供依据。

五、研究记录

用于学术研究和调查的记录。研究的目的是通过利用基本的历史数据来增加人类的理解。这些记录可能包含关于个人、商业实体、他们的问题和状况以及关键历史事件的重要细节。

研究人员可以使用监管和准司法案件文件以及统计数据和其他关于经济增长、人口变化和/或重大社会运动的数据。其中一些文件对于行政、档案和信息目的非常重要。

六、电子记录

根据《康涅狄格州统一电子交易法》(CUETA)（CGS，第 1-267 条），电子记录被定义为“通过电子方式制作、生成、发送、通信、接收或维护的记录，包括但不限于电子邮件、传真、电传和互联网消息”。在处理公务时制作或接收的电子通信是公开的。

简而言之

即使在管理业务时获得的文档构成记录，但并非所有文档都需要持续维护。大多数情况下，创建文档的人（在本例中，是通信或委员会会议记录的发送者或委员会主席）拥有记录的副本，这是一份官方的、长期的副本，需要为公共记录目的而保留。

任何额外的副本都被视为便利副本，通常保留期较短。用于某种类型变更请求的结构称为记录类型。它通常与关系数据库表相似。可以为特定类型的变更请求收集的信息由每个记录类型定义。因此，记录是关于单个变更请求的数据集合，而字段是该记录特定信息的一块。