在 Excel 中应用数据验证

在 Excel 工作表中应用数据验证，以阻止用户将无效数据输入 Excel 单元格。在上一个章节中，我们简要介绍了数据验证、它的优点、类型以及所有关于数据验证的必要信息。现在，我们将向您展示数据验证如何在 Excel 工作表中实际实现。

在本章中，我们将通过示例逐步讨论每种验证方法。因此，到本章结束时，您将不会有任何疑问。本章将涵盖的主题包括：

• 数据验证类型
• 在列上应用数字验证
• 列上的下拉列表验证
• 创建和应用自定义验证
• 查找带有验证的单元格
• 将验证从一列复制到另一列
• 清除所有验证

数据验证类型

以下是每位 Excel 用户在其 Excel 工作表中使用的三种验证类别。有关详细信息，请参阅我们的上一章（Excel 中的数据验证）。

• 预定义数据验证（数字、小数、文本长度、日期和时间验证）
• 下拉列表数据验证（列表验证）
• 自定义数据验证（用户定义的验证）

尽管用户还需要其他各种验证，但它们都属于预定义数据验证，例如：数字、文本、长度、日期和时间验证。我们将描述每种类型的一种验证。

在列上应用数字验证

我们将使用一个 Excel 工作表，并在其一列中设置 **数字验证** 以限制输入。在此，我们有以下步骤在 Excel 工作表的一列上应用数字验证。

步骤 1：打开一个 Excel 工作表并定义列名，以指示用户在其中输入数据。

步骤 2：现在，选择您想应用数字验证的一列。例如，年龄列。

步骤 3：导航到 Excel 菜单栏中的 **数据** 选项卡，然后在“数据工具”下单击 **数据验证**。

步骤 4：将打开一个默认的数据验证面板，您将在其中看到三个选项卡，即“设置”、“输入信息”和“错误警告”。

步骤 5：在“设置”选项卡中，从 **允许** 下拉列表中选择一种验证。我们将选择 **整数**，这将使面板上的其他一些设置可用。

步骤 6：现在，从 **数据** 下拉列表中选择一个条件。例如，如果您选择 **大于或等于** 条件，您还需要提供更多信息。

步骤 7：在大于条件的相应字段中定义最小值。

根据此条件，用户在已验证列中输入的值必须大于或等于 20。这意味着员工的最低年龄必须是 20 岁。

注意：请勿立即按确定按钮。

设置输入信息

步骤 8：导航到“设置”选项卡旁边的 **输入信息** 选项卡。

步骤 9：在此处提供一个标题和一个自定义消息，该消息将在选中已验证单元格时显示。

设置错误警告

步骤 10：最后一步是导航到 **错误警告** 选项卡。从列表中选择一种样式，例如“停止”、“警告”或“信息”。

步骤 11：现在，在相应的字段中输入标题和警告消息，以便在用户输入错误值时显示警告。

一切设置成功；单击 **确定** 按钮保存所有更改。

数字验证已成功应用于年龄列。向已验证的列输入一些数据并检查验证。

输出 1：输入信息

当用户选择带有验证的单元格时，Excel 会显示在设置验证时输入的自定义消息。此消息包含您可以在验证列中输入的数值类型。

请参见以下输出

输出 2：正确输入

当用户在已验证的列中提供正确输入并按 **Enter** 键时，不会发生错误，数据会成功接受。您将获得如下所示的输出

输出 3：警告消息

最后一个输出是警告消息。当用户在已验证的单元格中输入错误值并按 **Enter** 键时，它会显示。在输入错误值时查看输出。

在这里，您可以选择重试或在同一单元格中重新输入值，或取消当前输入。

输入错误数据类型时的输出

尽管有输入信息，如果您还尝试在数字已验证字段中输入文本输入，单元格将不接受该值，并会向您显示警告消息。

因此，所有验证的工作方式都相同。但使用的方式和地方不同。

列上的下拉列表验证

这种在列上设置验证的方法与所有其他验证方法完全不同。当我们将向您展示时，您将看到它是如何不同的。

这是一种输入验证，它向用户呈现预定义的选项，以便为 Excel 工作表提供输入。因此，您只能选择从下拉列表中选择输入值来输入 Excel 单元格。

在此，我们有以下步骤在 Excel 工作表的一列上应用列表验证。

创建列表验证的步骤

我们在先前使用的 Excel 工作表中添加了另一个列（性别）来定义此验证。

步骤 1：选择此 **性别** 列，然后导航到菜单栏中的 **数据** 选项卡。

步骤 2：在此，单击“数据工具”下的 **数据验证**。

步骤 3：在“设置”选项卡中，单击 **允许** 下拉按钮，然后从中选择 **列表** 以创建性别列的下拉列表。

步骤 4：在同一“设置”选项卡中，在 **来源** 字段中提供由逗号分隔的值。这些值将显示在已验证列的每个单元格旁边。

步骤 5：现在，如果您想提供任何输入信息，请移至相应的选项卡，在此输入自定义消息。

步骤 6：同样，对于错误输入时的“停止”、“警告”或“信息”警告，请导航到数据验证面板中的 **警告** 选项卡。

步骤 7：完成所有步骤，然后单击 **确定** 按钮完成列表创建/验证过程。

已为性别列的每个单元格输入创建了下拉列表。因此，该列已得到验证。

步骤 8：查看下面的输出，了解如何为已验证单元格添加一个下拉按钮，该按钮在选中单元格时启用。

步骤 9：单击下拉列表，然后从列表中选择正确的性别，以在性别字段中提供输入。

步骤 10：可以看到值被成功输入，没有任何中断。

创建和应用自定义验证

除了所有这些内置的验证规则外，您还可以使用自己的公式设置自定义验证。这些自定义验证允许用户定义自己的验证，而这些验证在预定义的验证列表中不可用。

自定义验证允许用户编写自己的公式来验证数据。因此，它需要由创建者输入的公式。例如，用于验证电子邮件地址的自定义验证。

创建自定义验证的步骤

在此，我们有以下步骤来创建自定义验证并将其应用于 Excel 工作表的列。在创建电子邮件自定义验证之前，我们将向先前使用的 Excel 工作表添加一个电子邮件列。

步骤 1：打开您想定义自定义验证的 Excel 工作表。选择一个要应用自定义验证的列，然后导航到 **数据** 选项卡。

步骤 2：在此，单击“数据工具”下的 **数据验证**。

步骤 3：在“设置”选项卡中，单击 **允许** 下拉按钮，然后从列表中选择 **自定义** 来定义自定义验证。

当您从列表中选择“自定义”时，它将启用一个附加字段（公式）来定义您自己的公式。

步骤 4：在此，在 **公式** 字段中输入公式来创建自定义条件。由于我们正在创建电子邮件验证，请为此编写以下公式

步骤 5：现在，与所有其他预定义验证一样，导航到 **输入信息** 选项卡，在用户输入单元格数据之前提供预输入说明。

我们只在此处提供了输入信息，没有提供标题。

步骤 6：转到最后一个“错误警告”选项卡，同样在此定义警告消息。

自定义电子邮件验证已成功创建并应用于 Excel 工作表中的 F 列（电子邮件）。

输出 1：无效电子邮件

当用户输入无效（无 @ 符号）的电子邮件地址并按 Enter 键时。已验证的 Excel 单元格将不接受电子邮件，并会显示错误警告。

单击 **重试** 按钮可重新输入 F2 单元格的电子邮件地址。

输出 2：有效电子邮件

现在，输入一个有效的电子邮件地址（包含 @ 符号），然后查看结果。已验证的 Excel 单元格现在接受电子邮件，并且不会弹出错误警告。

可以看到该电子邮件已被已验证的 Excel 单元格接受。

查找带有验证的单元格

通常，当我们不对已验证单元格提供输入信息和警告消息时，它们不会解释单元格是否已验证。在这种情况下，查找带有验证的单元格会成为一个问题。

Excel 为用户提供了一项功能，可以通过“转到”功能找到所有带有验证的单元格。它将突出显示所有已验证的单元格和列。

以下是一些了解 Excel 工作表中所有已验证单元格的简单步骤

步骤 1：打开您想查找已验证单元格的 Excel 工作表。

我们有这个带有某些验证的工作表。

步骤 2：按 **Ctrl+G**（转到快捷键）打开“转到”面板，然后在左下角单击 **特选** 按钮。

步骤 3：在“转到特选”中，在列表中选中 **数据验证** 单选按钮。

将“数据验证”单选按钮下的 **全部** 保持选中状态，然后单击 **确定** 按钮。

步骤 4：查看下面的 Excel 截图，所有用灰色突出显示的单元格/列都是已验证的单元格。

可以看到 B 列（EMP_NAME）、C 列（AGE）和 E 列（GENDER）已被突出显示。这意味着这些是应用了某些验证的列。

因此，这就是在 Excel 工作表中查找带有验证的单元格的方法。

将验证从一列复制到另一列

很多时候，我们需要将相同的验证应用于多个列。在这种情况下，将验证从一列复制到另一列比单独设置每列要好。

复制验证可以节省用户单独为每列设置验证的时间。复制验证并不复杂。它只是一个简单的复制和选择性粘贴过程。

现在，我们将通过一个示例向您展示如何在 Excel 工作表中执行此操作。

步骤 1：我们有以下 Excel 数据表。在此示例中，我们将复制年龄列的验证。

步骤 2：选择要复制其验证的列/单元格，然后按复制快捷键 **Ctrl+C**。

注意：不要简单地使用 Ctrl+P 粘贴，那样只会粘贴数据，而不是验证。这次您必须使用 Excel 的选择性粘贴选项来复制粘贴验证。

步骤 3：现在，转到要粘贴验证的列。在这里，如果您选择一个单元格，验证将仅应用于该单元格。如果您选择整列，验证将粘贴到所选列的所有单元格中。

步骤 4：右键单击所选列，然后单击 **选择性粘贴** 选项。

步骤 5：将打开一个“选择性粘贴”对话框，在其中选中 **验证** 单选按钮，然后单击 **确定** 按钮以完成操作。

验证现已从一列复制到另一列。您可以自己查看验证是否已复制。

现在，是时候学习如何移除 Excel 工作表中应用的所有这些验证了。

从 Excel 工作表中清除验证

很多时候，我们会对任何列应用错误的验证。在这种情况下，我们需要从该列中删除该验证。Excel 允许用户从已验证的列或单元格中清除验证。

您可以从整个工作表或单独从一列中删除所有验证。这完全取决于您。步骤两者完全相同。唯一的区别是——选择整个工作表以清除整个工作表的所有验证，或者仅选择一个特定列以仅从一列中删除验证。

清除验证的步骤

我们有一些简单的步骤可以从 Excel 工作表中清除验证。

步骤 1：选择要从中删除验证的单元格范围或所有单元格。

我们已选择所有单元格（整个工作表）。

步骤 2：转到 **数据选项卡 > 数据工具 > 数据验证**。

步骤 3：可能会出现以下消息，忽略该消息，只需单击 **确定**。

步骤 4：将打开一个数据验证选项卡，在此单击 **清除全部** 按钮，然后单击 **确定** 按钮。

步骤 5：已成功清除所选单元格上应用的所有验证，并且您已验证的单元格已恢复为正常的 Excel 工作表，没有验证。