Excel 中的邮件合并

邮件合并实际上并不是 Excel 的功能。它是 Word 的一项功能，在 Microsoft Word 的“邮件”选项卡中可用。但是，Excel 也可以帮助 Word 执行邮件合并。邮件合并是一项非常有趣的功能，它允许将来自 Excel 和 Word 的数据合并，一次创建多个文档，例如信件。

例如，您可以写一封信并创建一个邮件合并，以便用 10 种不同的称呼打印它，例如“亲爱的 Krish”、“亲爱的 Joe”、“亲爱的 Mack”等。这些名字存储在 Excel 工作表中。这样，它就节省了用户重新键入和重新创建内容略有不同的多个文档的时间。

在本章中，我们将讨论邮件合并如何通过结合 Excel 和 Word 应用程序来创建多个文档。

什么是邮件合并？

邮件合并是自定义文档（如电子邮件和新闻通讯）的最快方法。它允许用户创建个性化文档，这些文档可以自动针对每个收件人进行变化。它节省了为多个收件人一次性创建个性化文档的精力。例如，邀请函。

邮件合并通过 Excel 电子表格创建多个个性化文档。此 Excel 电子表格包含姓名、电子邮件地址、地址等信息。

占位符

邮件合并有字段，称为占位符。这些占位符放置在 Word 文件中，其相应的值从定义的 Excel 电子表格中选取。例如，<<名字>>、<<电子邮件>> 等。因此，Excel 电子表格中的列名必须与字段名相同。

占位符也称为合并域。这些合并域会从与当前 Word 文件链接的 Excel 电子表格中获取相应字段的值。

需要邮件合并

这是一个例子-

您想向您的朋友和亲戚发送生日请柬。但是，请柬消息将是相同的，但您希望每封电子邮件都包含带有他们姓名的称呼和问候语。

如果为每个人单独手动创建，则需要大量时间和精力来创建单独的电子邮件。因此，邮件合并将帮助您通过配对 Word 和 Excel 电子表格来创建电子邮件或信件，从而完成任务。

Excel 邮件合并

虽然您只能通过 Word 执行邮件合并。但当需要创建同一类型的多个文档时，我们建议您使用 Excel 电子表格。

• 它可以节省时间并减少用户一次性创建多个文档的繁琐。
• 它减少了用户重新键入数据并单独创建每个文档的精力。
• 邮件合并的数据存储在 Excel 电子表格中，例如姓名、地址等。
• 您可以使用 Word 的邮件合并功能创建任何类型的文档，例如发票、库存清单、信件、标签、目录、信封等。
• 邮件合并看起来很复杂，但其实没那么难。我们将一步一步地为您解释，让您轻松理解。

邮件合并步骤

邮件合并需要以下重要步骤

1. 创建 Excel 电子表格并准备数据
2. 在 MS Word 中开始创建邮件合并
3. 将 Excel 文件连接到 Word 文件
4. 在文档中插入合并域
5. 保存您创建的邮件合并

需要了解的关键点

在准备邮件合并时，您应该了解以下事项

1. 您的 Excel 电子表格的列名必须与您想在邮件合并中插入的字段名相同。
2. 您想插入到邮件合并中的所有数据都应存在于您的 Excel 电子表格的第一个工作表中。
3. 您的 Excel 文件必须保存在您的本地计算机上，才能从中合并数据。
4. 百分比、货币和邮政编码的数据应正确格式化，以便 MS Word 可以正确读取它们。
5. 如果您想对 Excel 工作表进行任何更改，必须在邮件合并之前完成。
6. 如果您在 Excel 中添加了 zip 码列，则必须将其更改为 postal code（邮政编码），而不是 pin code 或 zip code。

示例

我们将通过一个例子向您展示创建邮件合并的详细方法。在此示例中，我们将通过邮件合并创建一个信件。请按照以下步骤操作。

创建并准备 Excel 工作表

步骤 1：第一件事是创建一个 Excel 电子表格以及标题。我们已经创建了这个。

在 Excel 工作表中妥善组织数据，并将文件保存在特定位置。

另外，请记住我们在执行邮件合并时讨论过的要点。

开始创建邮件合并

步骤 2：打开 MS Word 并创建一个新文件。

步骤 3：在“邮件”选项卡中，单击“开始邮件合并”下拉列表，然后选择“分步邮件合并向导”。

步骤 4：在面板的右侧，将出现一个小窗口，您可以在其中选择文档。例如，选中“信函”单选按钮，然后单击“下一步：选择起始文档”。

它将提供为选定文档创建邮件合并的分步指南。但是，我们也已经定义了步骤。

步骤 5：下一步是选择起始文档。因此，选择“使用当前文档”，然后通过单击底部的“下一步：选择收件人”来移至下一步。

步骤 6：现在，将“使用现有列表”选项保留为选中状态，然后单击“浏览”以使用 Excel 文件中的姓名和地址。

将 Excel 文件与 Word 文件连接

步骤 7：导航到您保存 Excel 文件（用于邮件合并）的位置，找到您的文件后，选中它，然后单击“打开”按钮。

注意：此时（创建邮件合并时）您无法更改 Excel 文件。

步骤 8：将打开一个新的向导，要求您选择一个表。如果您的 Excel 电子表格只有一个表，请单击“确定”。

在文档中插入合并域

步骤 9：此处将打开包含收件人列表的所有 Excel 数据列表。如果您愿意，也可以在此处删除某些姓名。否则，请单击“确定”。

表将关闭，您将再次回到 Word 文件右侧的面板。

步骤 10：此处，您可以看到 Excel 电子表格的标题已在此处添加（在“当前，您的收件人选择自：”下）。

通过单击面板底部的“下一步：编写信函”移至下一步，并完成其余步骤。

编写信函并添加称呼和问候语

现在，是时候写信并为您的邀请函添加称呼和问候语了。

步骤 11：在右侧面板中，您将看到不同的选项，您可以使用它们在此处插入格式化的地址、称呼、电子邮票和更多项目。因此，开始在此处的信函中添加电子表格中的收件人信息。

步骤 12：首先，单击“地址块”链接；将打开一个向导，您可以在其中选择收件人姓名的格式，以及您希望其在邀请函上的显示方式，然后单击“确定”。

步骤 13：因为这是一张邀请函，所以如果您不想添加地址，请取消选中“插入邮寄地址”复选框，然后单击“确定”。

提示：如果您在 Excel 电子表格中定义了任何字段名，但在此处找不到，请单击“匹配字段”按钮。例如，postal code（邮政编码）作为 zip code（邮编）。

步骤 14：现在，将光标移到下一行，单击“问候语”以在邀请函中添加称呼或问候语，例如亲爱的 XYZ。

步骤 15：在此处定义称呼，然后单击“确定”按钮关闭面板。您也可以提供问候语并在信函中给出适当的称呼。

步骤 16：请注意，地址块和问候语已添加。现在，完成信函。

步骤 17：信函的外观将类似于下图所示。

接下来，进入下一步预览您的信函。

步骤 17：您可以预览每封信件，并检查其中填充的详细信息是否正确且组织良好，这些信息是从 Excel 电子表格中提取的。此处包含“上一个”和“下一个”按钮。

“占位符会自动替换为相应的数据。”

如果一切正常且所有信息都正确，请单击“完成合并”以完成合并过程。

步骤 18：现在，单击此处“打印”选项。

步骤 19：它会询问您是打印当前记录还是打印数据库中的所有信件。相应地选择，最后单击“确定”。

步骤 20：它将创建所有邀请函的 pdf。此处无需操作，只需单击“确定”。

步骤 21：现在，将输出的副本以默认 pdf 格式保存在您的本地设备上。提供一个名称并将它们保存在某个位置。

所有邀请函的 pdf 副本已保存到您在计算机上选择的位置。

电子邮件邀请

除了打印文档并将其保存到您的本地设备外，您还可以直接将其发送给个人。

步骤 22：为此，在“邮件”选项卡中，转到“完成并合并”，然后单击“发送电子邮件消息”以发送邀请函。

步骤 23：在“收件人”字段中选择电子表格的“电子邮件”字段。

为电子邮件提供主题行。

将“发送记录”设置为“全部”，然后按“确定”。

它将把您重定向到浏览器中的用户 Gmail 帐户，您可以在其中将准备好的邀请函发送给所有人。

提示：最好自己检查一下信函，以检查拼写错误、格式以及一切是否正常。

现在，这项任务已完全完成。

如何单独插入合并域

您也可以单独将合并域（占位符）插入到您的文档中。当您想在文档的某个地方只放置一个字段时，这可能需要。这会很有帮助。

您可以从“邮件”选项卡下的“插入合并域”下拉列表选项中添加占位符（合并域）。此列表将包含 Excel 电子表格的列标题。选择一个并在此处添加占位符。例如，名字。

插入合并域的步骤

我们将为您展示生日邀请函的此操作，就像我们上面所做的那样。

步骤 1：将光标定位到您想添加第一个占位符的位置。然后，在“邮件”选项卡中，单击“插入合并域”下拉列表。

步骤 2：一个名为名字的占位符将添加到您的 Word 文件中，如下所示。这样，就可以通过在正确的位置放置占位符来准备邀请函了。

同样，在文件中任何需要的地方添加占位符。例如，请看我们最后创建的邀请函。