如何使用MS Excel？

MS Excel 是微软提供的一款软件应用程序，用于以数字形式存储数据。Excel 似乎非常适合存储数据并对这些数据执行操作。Excel 提供包含行和列的工作表。

注意：Excel 工作表总共有 1,048,576 行和 16,384 列。

Excel 允许用户对数据执行无限的操作。您甚至可以将数据存储在云端（OneNote、Microsoft 备份存储），这样您就不会面临数据丢失的问题。它使用起来很简单，但不如 tally 方便。

本章将指导您了解 Excel 的基本和一些高级用法。初学者如何使用 MS Excel 通过一些基本操作来存储和操作数据？我们已经创建了一个完整的 MS Excel 教程，其中包含详细的步骤。因此，您也可以遵循它（excel-tutorial）来深入学习 Excel。

MS Excel 用于什么？

了解 MS Excel 的用途非常重要。因此，MS Excel 是一种用于在计算机系统中存储和组织数据的软件工具。它提供了一个平台来以数字形式保存数据和记录。不仅如此；它还允许用户对数据执行各种数学和操作运算。

您还可以通过登录您的 Microsoft 帐户在线保存您的数据并备份您的文件。因此，您可以随时随地访问它们。所以，您的数据将始终可用。

它提供了完整的

使用 MS Excel 的好处

MS Excel 提供了许多使用它的优势。使用 MS Excel，您可以彻底改变您存储数据的方式。

• MS Excel 将手动账簿录入转换为数字形式。
• MS Excel 为用户节省了搜索数据和任何记录的时间。
• 如果您将 Excel 工作表备份到云端。您可以通过您的 Microsoft 帐户随时随地访问它们。
• Excel 为世界各地的用户提供访问权限。
• 它比手动账簿录入更快，手动账簿录入会花费用户大量时间来搜索和存储数据。
• 您可以通过使用密码锁定文件来保护您的文件数据并保护您的数据。因此，未经您的许可或密码，任何人都可以访问该文件。
• 它提供了易于使用的基于公式的界面，因此，如果您不记得公式，可以直接从其界面使用它们。

MS Excel 用户级别

通常，MS Excel 用户分为三种类型

1. MS Excel 初学者
2. MS Excel 中级用户
3. MS Excel 专家

这是 MS Excel 用户的三个级别，它们是根据用户在 Excel 应用程序中的知识和专业知识来决定的。

您将学到什么？

在本章中，您将学习 Excel 的基础知识，例如创建 Excel 文件、存储数据、保存数据、执行基本数学运算（求和、平均值、最小值、最大值和计数）以及初学者通常需要的许多其他任务。

如果您是初学者，您会发现我们从头开始讨论了每一个步骤。因此，即使是第一次使用 Excel，您也不会遇到任何问题。如需深入学习，请遵循我们的完整 Excel 教程。在本章中，您将学习 -

• 创建和保存 Excel 文件
• 执行数学运算
• 最常用的 Excel 快捷键
• 添加或删除列
• 排序 Excel 表格数据

在您的计算机系统中搜索 Excel 应用程序并打开它。目前，这是一个空的 Excel 工作表，其中不包含任何数据。

我们将创建一个包含产品、价格和购买数量的数据列表。我们还将提供一些数据，并向您展示其上的基本数学运算。

快捷键

每次执行一项任务时，如果您使用鼠标，都会花费时间。所以，这里我们提供了一些快捷键，可以使工作对用户来说更轻松、更快捷。

Tab 键 - 使用 Tab 键在 Excel 中移动到下一个单元格。

Ctrl + A - 使用此快捷键选择 Excel 工作表的全部数据。

Ctrl + C - 使用此快捷键复制单元格中的数据。

Ctrl + X - 剪切单元格中的数据。

Ctrl + P - 使用此快捷键粘贴剪切的单元格数据。

Ctrl + Z - 通常称为**撤销**键，用于撤销在 Excel 工作表中执行的操作。

Ctrl + Y - 通常称为**重做**键，用于在 Excel 工作表中执行前进操作。

Ctrl + B - 选择文本并使用此快捷键将选定文本设置为粗体。

创建 Excel 工作表

首先，我们将创建一个包含**产品名称、价格列表和数量**的 Excel 工作表。为此，您只需打开 Excel 工作表并在其中输入数据。

注意：选择标题数据并按 Ctrl + B 键使标题数据加粗。

在 Excel 工作表的每一列的第一行，我们都为表格提供了标题，并在下面的行中，我们将相应地输入数据。

现在，按 **Ctrl + S** 快捷键将文件保存在您的计算机系统中。它会带您进入 **另存为** 页面。

在这里，您可以浏览计算机系统中您想要保存创建的 Excel 工作表的文件夹。单击这里的 **浏览** 按钮并搜索文件夹。

我们已将此文件命名为 **purchase.xlsx** 并保存在“文档”文件夹中（Excel 选择的默认文件夹）。

执行乘法运算

现在，我们将展示如何对 Excel 数据执行乘法运算。我们将**每个产品的价格乘以购买数量**，得到已购产品的总价。

在 Excel 中，**PRODUCT()** 函数用于获取单元格的乘积。如果您熟悉 Excel 公式，可以手动键入此函数并提供参数详细信息。否则，为了方便使用，可以选择单元格，使用此函数并自动获得结果。

为此，请按照以下步骤操作：

1. 转到您想要保留计算出的乘积结果的单元格。

2. 导航到 Excel 菜单栏中的 **公式** 选项卡。在这里，在 **函数库** 部分，您会找到一个 **数学和三角函数** 下拉列表，其中包含所有必需的数学公式。

3. 单击此数学和三角函数下拉列表，向下滚动并从列表中选择 **Product** 进行乘法运算。

将打开一个对话框，选择其对应的数字单元格编号。如果正确，请按 Enter 键。

乘积将计算后粘贴在选定单元格中。您可以在下面的屏幕截图中看到这一点。

同样，您可以使用其他行数据执行相同的乘积运算。您可以看到我们已经计算了所有行的乘积，并将结果粘贴到其对应的单元格中。

此外，您将在函数库中找到许多其他内置函数，例如日期和时间、数学、逻辑、财务、最近使用的函数列表等等。此外，Excel 还将提供可应用于文本字符串的字符串函数。

计算列的总和

在 Excel 中，**SUM()** 函数用于获取单元格/列数据的总和。如果您熟悉这些 Excel 公式，可以手动键入此函数并提供参数详细信息。否则，为了方便使用，可以选择单元格，使用此函数并自动计算结果。

现在，我们将向您展示如何以及在何处使用 sum() 函数对列执行 SUM 运算。要计算列的总和，我们将使用 Excel 的内置 **sum()** 函数并获取该列的总和。通过一个示例，我们将详细描述每个步骤。

请按照以下步骤操作

1. 首先，打开您的 Excel 工作表，然后选择您想要计算总和的列的最后一个空单元格。

此单元格将保留计算出的总和结果。

2. 导航到 Excel 菜单栏中的 **公式** 选项卡，在那里您会找到一个 **自动求和**

注意：此自动求和列表包含 Excel 中最常用的数学公式。您也可以根据您的使用情况自定义此列表。

3. 单击此 **自动求和下拉** 按钮，然后从此列表中选择 **Sum** 函数。将计算相应列的总和并粘贴到选定的单元格中。

4. 它将自动累加该列中的所有相应单元格，如下面的屏幕截图所示。

按 **Enter** 键可获得选定单元格值的总和。

不过，您也可以指定范围。

5. “总价”列的总和已成功计算。请参见下图

通过遵循相同的步骤，您可以找到其他列的总和。

向 Excel 工作表添加或删除列

Excel 允许其用户从 Excel 工作表中添加和删除列。有时，需要在两列之间插入一列以添加更多数据。在这种情况下，Excel 允许插入新列到 Excel 工作表中。它也不会影响 Excel 表的其他数据。

向 Excel 添加新列

1. 打开 Excel 工作表，然后选择您想要在其之前插入新列的列。例如，B 列。

2. 将鼠标放在选定的列上并右键单击鼠标。将打开一个菜单列表，从中选择 **插入** 以在新列添加到选定列之前。

3. 将在 Excel 工作表中紧邻选定列之前添加一个新列。其他列已向右移动到 Excel 工作表中。

我们给新插入的列命名，即“类型”。

从 Excel 删除现有列

现在，我们将删除此 **类型** 列并向您展示步骤。

1. 打开 Excel 工作表，然后选择您想要删除的列，即类型（B 列）。

2. 将鼠标放在选定的列上并右键单击鼠标。将打开一个菜单列表，从中选择 **删除** 以在新列添加到选定列之前。

3. 您可以看到 **类型** 列已成功删除，并且位于右侧的其他列已向左移动。

排序 Excel 表格数据

Excel 提供 **Sort() 函数** 来重新排列表格数据。它对存储的数据进行排序。因此，在已排列的 Excel 工作表中查找任何记录都变得容易。sort() 函数允许用户按字母、数字或日期顺序排序数据。

排序数据的步骤

在这里，我们将通过遵循几个简单步骤来排序整个表格数据并重新排列数据。

步骤 1：打开您现有的 Excel 工作表，其数据您想要排序。在这里，我们将以价格作为排序参数来排序数据。

步骤 2：选择工作表中的所有数据，以便使用一列值对整个 Excel 工作表进行排序。这意味着当一列值排序时，其关联的列数据也将被排序。

步骤 3：现在，导航到 Excel 菜单栏中的 **数据** 选项卡，在那里您将在 **排序和筛选** 组中找到 **排序** 函数选项。

单击此 **排序** 选项，将打开一个弹出对话框。

步骤 4：在此对话框中，从列表中选择您想要据以排序数据的列。我们将选择总价。

步骤 5：指定排序顺序，**从小到大** 或**从大到小**，然后单击 **确定** 按钮。

步骤 6：可以看到整个表格数据已根据您的价格列成功排序，并且其关联数据也已排序。

同样，可以基于另一列参数对数据进行排序。

以上都是初学者级别可能需要的一些基本操作。如需深入了解，请遵循我们的完整教程（excel-tutorial）。