如何创建和打开工作簿？

Excel文件称为工作簿。每当我们开始一个新的Excel项目时，都需要创建一个新的工作簿。在Excel 2016中，有多种方式可以开始使用工作簿。我们可以选择创建一个新的空白工作簿，或者使用预先设计好的模板，或者打开一个已有的工作簿。

创建一个新的空白工作簿

要MS Excel中创建一个新的空白工作簿，请按照以下步骤操作：

1. 从“文件”选项卡中选择“文件”选项卡，此时将出现Excel的后台视图。

2. 选择“新建”，然后单击“空白工作簿”。

3. 将出现一个类似这样的新空白工作簿。

打开一个已有的工作簿

除了创建新工作簿外，我们经常需要打开一个之前已保存的工作簿。已有的工作簿可能包含数据。我们可以直接从其存储位置打开它，也可以通过MS Excel打开。请按照以下步骤操作：

1. 从“文件”菜单导航到后台视图，然后单击“打开”。

2. 现在，MS Excel将允许我们从本地计算机、云存储（OneDrive）或最近使用的文件打开一个已有的文件。

从本地存储打开已有的文件

要从本地计算机打开一个已有的文件，请在此处单击“浏览”按钮。

3. “打开”对话框将出现，您将导航到本地存储。找到并选择一个工作簿，然后单击“打开”。

我们已从桌面打开了一个名为“员工”的现有工作簿。

从云存储打开已有的文件

如果您的Excel文件存储在OneDrive等云存储中，您可以通过以下简单步骤打开它：

1. 在Excel后台视图中，单击“打开”，然后选择“OneDrive”云存储。

2. 如果您尚未登录，请在此处登录您的OneDrive帐户。

现在，打开存储在您云存储中的现有文件。

注意：如果您最近打开了所需的工作簿，我们可以浏览“最近使用的工作簿”，而不是搜索文件。

从最近使用的文件打开已有的文件

Excel在后台视图中提供了一个“最近”文件夹。它会临时保存最近打开的文件。如果其中有您想要的文件，您可以按照以下简单步骤打开它：

1. 在Excel后台视图中，单击“打开”，然后在“最近”下查找您要打开的现有文件。

固定工作簿

如果您经常使用同一个工作簿，可以将其固定到后台视图以便快速访问。

1. 导航到后台视图，然后单击“打开”。您最近编辑的工作簿将出现。

2. 将鼠标悬停在我们要固定的工作簿上。工作簿旁边将出现一个图钉图标。单击该图钉图标。

3. 该工作簿将保留在“最近使用的工作簿”中，或者您也可以在“已固定”选项卡中找到它。要取消固定工作簿，只需再次单击图钉图标即可。

注意：您还可以将文件夹固定到后台视图以便快速访问。在后台视图中，单击“打开”，然后找到您想要固定的文件夹并单击图钉图标。

兼容模式

您可能有一些用旧版Microsoft Excel（如Excel 2003或Excel 2000）创建的现有Excel文件。有时，我们需要对这些工作簿进行一些更改。当您打开这些类型的工作簿时，它们将以兼容模式显示。

兼容模式会禁用某些功能。例如，如果您打开一个在Excel 2003中创建的工作簿，您只能使用Excel 2003中可用的选项卡和命令。因此，您只能访问用于创建该工作簿的程序中的命令。

要退出兼容模式，您需要将工作簿转换为当前版本类型。如果您要与仅创建了早期版本Excel的人员协作，最好将工作簿保留在兼容模式下，以免格式发生变化。

转换工作簿

如果您想访问当前Excel版本的所有功能，可以将工作簿更改为该版本的文件格式。例如，将旧版本工作簿转换为2016文件格式。

请注意，转换数据可能会导致原始工作簿布局的一些更改。

请按照以下步骤使旧文件与Excel 2016版本兼容：

1. 在Excel后台视图中，单击左侧面板上的“信息”选项卡。

2. 单击“检查问题”，然后选择“检查兼容性”选项。

3. 如果当前文件有任何兼容性问题，它将在此处显示。在此选择首选的Excel版本，然后单击“确定”。

3. “另存为”对话框将出现。选择要保存工作簿的位置，输入文件名，然后单击“保存”。

4. 工作簿将被转换为最新的文件类型。

保存和共享工作簿

每当我们用Excel创建一个新工作簿时，都需要知道如何存储它以便以后访问和编辑。与旧版本的Excel一样，我们可以将文件本地保存到计算机。但与旧版本不同的是，Excel 2016还允许我们使用OneDrive将工作簿保存到云端。

此外，我们还可以直接从Excel导出工作簿并与他人共享。

保存和另存为

Excel提供两种保存文件的方法：保存和另存为。这些选项的工作方式类似，但有一些关键区别。

• 保存：当我们创建或编辑工作簿时，我们将使用“保存”命令来保存我们的更改。我们大多数时候都会使用此命令。
  当我们第一次保存文件时，只有那一次需要选择文件名和位置。之后，我们只需单击“保存”命令即可以相同的名称和位置保存。您也可以使用Ctrl+S快捷键。
• 另存为：当我们想保留原始文件而创建工作簿的副本时，将使用此命令。使用“另存为”时，我们需要为复制的版本提供不同的名称和/或位置。

保存工作簿的步骤

每当我们开始新项目或对现有项目进行更改时，保存工作簿至关重要。尽早且经常保存可以防止您的工作丢失。

1. 在“快速访问工具栏”上找到并选择“保存”命令。

2. 如果是第一次保存文件，“另存为”窗格将在后台视图中出现。在此选择一个位置，并为您的文件输入一个新文件名。

3. 要将工作簿保存到我们的计算机，请在此处单击“浏览”按钮。或者，您可以单击OneDrive将文件保存到您的OneDrive。

4. “另存为”对话框将出现。选择要在本地存储中保存工作簿的位置。输入工作簿的文件名，然后单击保存。

5. 工作簿将被保存。当我们修改工作簿时，可以再次单击“保存”命令（Ctrl+S）来保存我们的更改。

使用另存为创建副本

如果您想在保留原始文件的情况下保存工作簿的不同版本，可以创建副本。例如，如果我们有一个名为“销售数据”的文件，我们可以将其另存为“销售数据 2”，这样我们就可以编辑新文件，并且仍然可以参考原始版本。

在当前打开的文件中，在后台视图中选择“另存为”命令。然后按照与首次保存文件时相同的步骤操作，我们需要选择保存数据的位置并为其指定新的文件名。

自动恢复

在您工作时，Excel会自动将您的工作簿保存到一个临时文件夹中。如果您忘记保存更改，或者Excel崩溃了，您可以使用Excel自动恢复功能来恢复文件。

使用自动恢复

1. 打开Excel 2016。如果找到了文件的自动保存版本，“文档恢复”窗格将出现。

2. 单击以打开可用数据。工作簿将被恢复。

注意：默认情况下，Excel每10分钟自动保存一次。如果您编辑工作簿的时间不到10分钟，Excel可能不会生成自动保存版本。

如果您没有看到所需的文件，可以从后台视图浏览所有自动保存的文件。只需转到文件 > 信息 > 管理工作簿 > 恢复未保存的工作簿。在此，您可以设置所需的自动恢复选项。

导出工作簿

默认情况下，Excel工作簿存储为.xlsx文件类型。有时您可能想使用其他文件类型，例如PDF或Excel 97-2003工作簿。可以轻松地将工作簿从Excel导出为各种文件类型。

将工作簿导出为PDF文件

将工作簿导出为Adobe Acrobat文档（通常称为PDF文件）对于与没有Excel的人共享工作簿特别有用。PDF格式可以让接收者查看，但不能编辑您工作簿的内容。

1. 单击“文件”选项卡以创建后台视图。

2. 单击“导出”，然后选择“创建PDF/XPS”。

3. “另存为”对话框将出现。选择要导出工作簿的位置，输入文件名，然后单击“发布”。

注意：默认情况下，Excel仅导出活动工作表。如果您有多个工作表并希望将它们全部保存在同一个PDF文件中，请在“另存为”对话框中单击“选项”。“选项”对话框将出现。选择“整个工作簿”，然后单击“确定”。

将工作簿导出为其他文件类型

如果您需要与使用旧版本Excel的人共享，将工作簿导出为Excel 97-2003工作簿，或者需要工作簿的纯文本版本，将其导出为.CSV文件，也可能很有用。

1. 单击“文件”选项卡以创建后台视图。
2. 单击“导出”，然后选择“更改文件类型”。
3. 选择常用文件类型，然后单击“另存为”。
4. “另存为”对话框将出现。选择要导出工作簿的位置，输入文件名，然后单击“保存”。