如何将 Excel 文件另存为 PDF

MS Excel是一款广泛使用的电子表格软件，大多数公司都利用它在不同领域的优势。它已成为大多数公司和个人不可替代的软件。由于广泛使用，有时出于各种目的，可能需要将Excel文件保存为PDF（便携式文档文件），其中包括以下原因：

• PDF文件易于打开，甚至可以在网页浏览器中启动，而要打开Excel文件，我们需要在设备上安装Excel软件。
• PDF文件以其出色的打印效果而闻名，因为数据格式通常不会在PDF中混乱。
• PDF文件最适合分发，因为这些文件易于访问。
• PDF文件不易编辑，因此数据在PDF中相对安全，不易更改。

因此，了解将Excel文件保存为PDF的过程非常重要。这将帮助我们随时将任何Excel文件保存为PDF格式，并提高工作流程的效率。我们可以利用许多技巧/方法来完成此任务。

本文讨论了一些可以将Excel文件保存或转换为PDF格式的简单方法。

注意：在尝试将Excel文件保存或转换为PDF之前，请务必保留原始文件的副本。这将有助于在出现问题时恢复数据。此外，我们可以检查PDF文件中的数据并与原始文件进行比较，以确定所有数据是否以适当的格式存在。

让我们详细讨论这些重要方法，并附上图片。

方法1：另存为PDF

这是将Excel文件保存为PDF的最简单和最广泛使用的方法之一。大多数人已经使用此方法将Excel文件保存为各种格式。此方法要求设备上安装MS Office套件。此外，如果文件是从Internet下载的或从其他计算机接收的，则应具有访问和修改它的管理员权限。

注意：需要注意的是，此方法适用于MS Excel 2010及更高版本，因为早期版本（MS Excel 2007及更早版本）没有“另存为PDF”选项。

根据此方法，我们需要使用MS Excel软件打开一个Excel文件。接下来，我们需要单击“文件”选项卡。

之后，我们需要单击“另存为”选项，然后使用“浏览”按钮选择目标文件夹，以便将相应文件保存到所需位置。

接下来，我们需要从“另存为类型”选项旁边的下拉列表中选择文件类型为“PDF”。

选择文件类型为“PDF”后，我们需要单击“保存”按钮，然后该Excel文件将保存为PDF格式。根据特定Excel文件的大小，这可能需要一些时间。

注意：建议在创建转换后的Excel文件（PDF文件）后对其进行审阅。这是因为PDF文件有时可能没有正确的格式。在这种情况下，我们需要调整Excel文件格式并再次执行整个过程，以将Excel文件保存为具有正确格式的PDF。

方法2：导出为PDF

这是另一种将Excel文件保存为PDF的简单方法，该方法适用于MS Excel软件。与上述方法一样，我们首先需要使用MS Excel软件打开一个特定的Excel文件，然后单击“文件”选项卡。

之后，我们需要从左侧菜单选项中单击“导出”选项，然后在下一个屏幕上单击“创建PDF/XPS文档”按钮。接下来，我们需要单击“创建PDF/XPS”磁贴，如下图所示。

接下来，我们需要输入文件名，然后单击“发布”按钮以将特定Excel文件保存为PDF。此外，我们可以在此处获得优化选项，例如可以在标准文件大小和最小文件大小之间进行选择。我们还可以使用“选项”按钮访问更多功能。

单击“发布”按钮后，转换后的文件（PDF）将保存到选定位置。

与第一种方法不同，此方法可以稍微减小PDF文件的大小。在上述图像中，转换后的文件大小（PDF）小于原始Excel文件大小。因此，此方法是用于在线发布创建的PDF文件或通过电子邮件共享的好选择。

方法3：使用快速访问工具栏即时发布为PDF

这是将Excel文件保存为PDF的最快方法之一。但是，在使用此方法之前，我们需要对其进行配置。此方法通常会在快速访问工具栏中添加一个快捷方式。此快捷方式允许我们即时将Excel文件发布为PDF，而无需遵循上述方法中讨论的许多步骤。

要配置此方法，我们首先需要打开MS Excel软件并单击如下图所示的下拉图标。

接下来，我们需要从列表中单击“更多命令”选项。

在下一个窗口中，我们需要依次转到快速访问工具栏 > 所有命令 > 发布为PDF或XPS > 添加 > 确定。

配置完成后，MS Excel工具栏中将添加一个快捷方式，每当我们想要将电子表格保存为PDF格式时都可以使用它。该快捷方式看起来像下图所示的图标。

每当我们单击此快捷方式时，它都会直接打开一个窗口，我们只需输入文件名并单击“发布”按钮。当我们不断更新电子表格中的数据并将相关数据保存到不同的PDF时，此方法最有效。一个快速快捷方式将节省大量时间。此外，我们可以在发布文件之前使用“选项”按钮访问高级功能，例如选择特定的工作表、页面等。

此方法通常是上述方法（方法2）的简洁形式。

方法4：使用快速访问工具栏以PDF形式发送电子邮件

这是另一种通过工具栏快捷方式工作的方法。但是，它有助于同时执行两项操作。它将Excel文件转换为PDF格式，然后使用该特定PDF的附件撰写一封新邮件。此方法对于需要以PDF形式通过电子邮件发送电子表格的用户非常有用。与上述方法一样，我们首先需要在快速访问工具栏中配置一个快捷方式。

要配置此方法，我们需要单击MS Excel软件中快速访问工具栏中的下拉图标。

接下来，我们需要从列表中单击“更多命令”选项。

在下一个窗口中，我们需要依次转到快速访问工具栏 > 所有命令 > 以PDF附件发送电子邮件 > 添加 > 确定。

配置完成后，MS Excel软件的快速访问工具栏中将添加一个快捷方式。每当我们想要以PDF格式通过电子邮件发送电子表格时，都可以使用此快捷方式。该快捷方式看起来像下图所示的图标。

每当我们单击此快捷方式时，它将直接打开一个新的Outlook窗口，其中包含一封新撰写的电子邮件。该电子邮件将包含从特定电子表格转换而来的PDF文件，并且电子邮件的主题行将显示Excel工作簿的名称。当我们不断更新电子表格中的数据，将相关数据保存到不同的PDF，并通过电子邮件将其发送给不同的人时，此方法最有效。此外，每次都可以为收件人使用不同的电子邮件地址。如果我们要保存此PDF文件，我们可以从电子邮件中下载附件。

方法5：一键保存或转换为PDF

此方法非常简单，可以快速将Excel文件保存或转换为PDF。严格来说，此方法并非一键式方法。该方法包含几个简单的步骤，比我们上面讨论的方法更容易遵循。此外，此方法不需要在设备上安装MS Excel软件。

许多在线网站和离线软件可以帮助我们将Excel文件保存为PDF。其中一个流行的选项是“iLovePDF”。

iLovePDF是一种通过互联网工作的软件工具/服务，允许我们上传不同的文件并将其转换为PDF。在我们的案例中，我们正在使用此服务将Excel文件转换为PDF并将其保存到我们的设备上。此外，它免费使用，并具有各种其他与PDF相关的功能。

让我们讨论创建Excel文件PDF版本并将其保存到本地存储的所有步骤。

步骤1：首先，启动网页浏览器（即Google Chrome、Firefox、Edge等），然后使用以下链接导航到“iLovePDF”的官方网站。

https://www.ilovepdf.com/

它将打开一个网页，如下图所示。

步骤2：接下来，我们需要找到标题为“Excel转PDF”的磁贴，然后单击它以导航到下一页。

步骤3：在下一页上，我们需要使用如下图所示的按钮选择Excel文件。

步骤4：选择文件后，将出现一个新按钮“转换为PDF”。我们需要单击此按钮。

单击按钮后，转换过程将自动开始。根据文件大小，这可能需要时间，因为文件已上传到服务器，然后相应地进行转换。

步骤5：最后，我们需要单击“下载PDF”按钮，然后选择所需位置以保存文件（转换后的文件）。

此方法最适用于那些没有安装Excel但拥有Excel文件并希望将其保存为PDF的用户。

注意：我们不对使用“iLovePDF”工具将Excel文件保存为PDF时Excel文件的数据安全承担责任。强烈建议仔细阅读其隐私政策或条款和条件，以了解“iLovePDF”如何使用上传到其服务器的Excel文件中的数据。