如何在 MS Excel 中插入复选框？

2025年3月17日 | 阅读 10 分钟

MS Excel，即 Microsoft Excel，是世界上最知名、功能最强大的电子表格软件之一，用于记录大量数据集和执行计算。它还允许用户通过各种内置的格式设置和交互选项来调整或管理工作表或数据的外观。复选框就是这样一种现有的 Excel 功能。

复选框主要被定义为一种交互式 Excel 工具，允许用户在工作表单元格中选择或取消选择某个选项。它非常常见，通常在各种在线网页表单中都能看到。在 Excel 中，我们可以使用复选框创建交互式清单、动态图表、仪表板等。

在本教程中，我们将讨论如何在 Excel 中插入复选框的方法或解决方案。我们还将提供一个相关的示例，展示 Excel 复选框的实用性。

注意：我们不应混淆复选框 (checkbox) 和勾选标记 (checkmark)。它们在 Excel 中是两种不同的对象。复选框的形状是一个矩形框，里面可以有或没有勾选标记。但是，“复选框”和“Checkbox”这两个术语可以互换使用。

在 Excel 中插入复选框

在 Excel 工作表中插入复选框是一项非常简单的任务。但是，如果您不知道确切的插入过程，它可能看起来并不容易。如果我们查看功能区上的每个默认选项卡，并尝试找到插入复选框的工具，通常会找不到这样一个选项，这使得该过程变得微不足道。

与其他 Excel 表单控件一样，复选框工具也位于“开发工具”选项卡下。如果功能区上显示了“开发工具”选项卡，我们就可以轻松插入一个或多个所需的复选框。要插入 Excel 单元格中的复选框，必须执行以下步骤：

首先，我们需要转到功能区上的 **开发工具** 选项卡。在 **控件** 部分下，单击 **插入** 按钮，这将显示其他表单控件和 ActiveX 控件。
在 **表单控件** 下，我们看到一个 **复选框图标**。我们必须单击此图标。它就是一个正方形，里面有一个勾选标记，如下图所示。
单击复选框图标后，我们需要在工作表的任何位置单击以插入一个复选框。复选框将出现在我们的工作表中，我们也可以拖动它来相应地更改位置。

在上图中，我们可以看到 Excel 自动为第一个插入的复选框插入了默认的标题名称“复选框 1”。如果使用上述步骤插入更多复选框，则会按顺序分配后续的名称或标题。但是，我们可以相应地编辑或删除这些标题。

注意：默认情况下，Excel 不会在功能区上显示“开发工具”选项卡。但是，我们可以根据需要从 Excel 设置中启用或激活该选项卡。

在功能区上启用或激活“开发工具”选项卡

如果 Excel 功能区上没有“开发工具”选项卡，我们可以执行以下步骤立即添加它：

首先，我们必须在功能区上任何现有的 Excel 选项卡上右键单击鼠标。之后，我们必须单击“**自定义功能区**”选项。这将打开 Excel 选项窗口。
或者，我们可以通过导航到 **文件** 选项卡 > **选项** 来访问“Excel 选项”窗口。
在 Excel 选项窗口中，我们必须确保从左侧部分选择“**自定义功能区**”选项。在右侧的“主选项卡”列表中，找到“**开发工具**”选项卡。
找到“开发工具”选项卡后，我们必须选择复选框以激活功能区上的此选项卡。默认情况下，“开发工具”选项卡会添加到“视图”选项卡旁边。但是，我们可以使用向上/向下箭头调整其位置。
最后，我们必须单击 **确定** 按钮以相应地应用更改。现在，“开发工具”选项卡将出现在功能区上。

一旦在 Excel 中激活了“开发工具”选项卡，它将保持可见状态以供将来使用。这意味着每次打开 Excel 窗口（无论是新工作表还是现有工作表）时，我们都会看到此选项卡。如果我们不再需要功能区上的“开发工具”选项卡，我们可以按照相同的步骤取消选择或取消勾选“开发工具”选项。

编辑复选框中的默认标题/文本

我们可以编辑并输入所需的文本，以便插入的复选框旁边。此外，我们还可以完全删除文本，仅使用复选框。这完全取决于我们的选择和需求。

我们可以执行以下步骤来管理复选框旁边的默认标题或文本：

我们必须右键单击插入的复选框，然后在列表中选择“**编辑文字**”选项。
之后，我们可以单击文本区域并进行相应修改。要删除文本，我们可以突出显示整个文本并按“Backspace”或“Delete”键。这样，我们的复选框就会显示没有标题。

控制复选框的大小和位置

不幸的是，我们无法更改工作表中的复选框大小。换句话说，Excel 中复选框的大小基本上是固定的。但是，我们会看到复选框周围有一个矩形调整框。但是，这无助于调整复选框的大小。如果我们尝试使用复选框对象的句柄来更改大小，我们只会调整对象框架。建议将对象句柄的大小保持在插入相应复选框的 Excel 单元格内。

除了大小之外，复选框的位置也可以根据需要进行管理。在 Excel 工作表中调整复选框的位置很容易。我们只需要将矩形框或对象句柄拖动到我们想要移动复选框的区域。我们必须将光标移到复选框周围外部框架的不同区域，直到我们的指针（光标）变成十字形图标。只有这样，我们才能按住并将其拖动到工作表内的所需位置。

此外，我们还可以固定复选框在工作表中的位置。为此，我们必须右键单击复选框，选择“**设置控件格式**”选项，然后在“**属性**”选项卡下选择“**大小和位置选项**”选项。

复制复选框/插入多个复选框

虽然我们可以使用上面讨论的步骤在 Excel 中插入许多复选框，但这将是一个漫长的过程。我们需要为每个复选框重复一遍又一遍的步骤。取而代之的是，我们可以使用 Excel 的典型复制粘贴功能并插入任意数量的复选框。

我们首先需要在 Excel 工作表中插入一个复选框。之后，我们可以选择该复选框并按键盘快捷键“**Ctrl + C**”进行复制。复制复选框后，我们必须转到要插入复选框的每个单元格或区域，并在每个相应单元格/区域上按键盘快捷键“**Ctrl + V**”。这将相应地粘贴复选框。

除了使用典型的复制粘贴方法外，我们还可以选择一个复选框并按键盘快捷键“**Ctrl + D**”来立即复制并粘贴所选复选框。每次按下快捷键按钮时，它都会自动插入一个复选框。新复选框将插入到离上一个插入的复选框最近的位置。

除了上述两种方法外，Excel 还提供另一种有效的方法。但是，这通常在将多个复选框插入相邻单元格（连续单元格）时很有用。在使用此方法之前，我们必须确保复选框的大小和位置已调整为完全位于 Excel 单元格内。它看起来应该像这样（带或不带文本）。

一旦复选框的大小和位置完全调整在单元格内，我们就需要单击相应的单元格来选择或突出显示它。或者，我们可以使用键盘箭头键移到该单元格。

在选择相应的单元格后，我们需要单击并按住位于单元格右下角的填充柄，然后将其拖动到我们想要插入新复选框的方向（从上到下或从左到右）。

在上图中，我们从上到下插入了复选框。但是，我们看到每个复选框都包含相同的标题。每个复选框的标题可以相应地编辑。重要的是要注意，Excel 在后台为每个相应的复选框创建了一个唯一的名称。

将复选框链接到 Excel 单元格

当复选框插入 Excel 工作表时，我们可以通过单击鼠标来选择或取消选择（勾选/取消勾选）它。但是，不会有额外的响应或工作表更改。相反，我们可以以交互方式将插入的复选框链接到一个 Excel 单元格，这样 Excel 就会对该特定复选框进行的任何更改（勾选/取消勾选）做出响应。

将复选框链接到 Excel 单元格有助于我们以更有意义的方式表示复选框的状态，并应用其他公式。要链接到单元格的复选框，必须执行以下步骤：

首先，我们必须右键单击插入的复选框，然后选择“**设置控件格式**”选项。
接下来，我们必须导航到“设置对象格式”窗口中的“**控制**”选项卡。这里有三个部分：*值、单元格链接和 3D 环绕*。在“值”部分下，我们有以下三个选项：
- **未选中**：此选项用于显示一个没有勾选标记或勾选标记的复选框。它返回“FALSE”布尔值或语句。
- **已选中**：此选项显示一个带有勾选标记或勾选标记的复选框。它返回“TRUE”布尔值或语句。
- **混合**：此选项在执行进一步操作之前，将复选框保持为空（既不是 TRUE 也不是 FALSE）。它主要用于 VBA，其中复选框的状态在执行操作之前既不是选中（TRUE）也不是未选中（FALSE）。
我们选择“未选中”选项以默认将复选框保持为空。**单元格链接**框是我们输入或选择要链接到所选复选框的空单元格引用的区域。我们选择复选框右侧的单元格，如下图所示。
最后，我们必须单击 **确定** 按钮以应用更改。同样，如果还有更多复选框需要链接到其他单元格，我们可以重复上述步骤。如果我们现在选择（或勾选）复选框，Excel 将显示 TRUE 语句，而对于清除或未选中的复选框则显示 FALSE。

将多个复选框链接到单元格

如果有很多复选框我们想链接到其他单元格，有一个快速但容易出错的方法。这包括以下步骤：

按住 **Ctrl** 键单击复选框以选中它。
单击 **公式栏**，输入 **等号**，然后单击要链接的 **单元格**。
按 **Enter** 键。
对每个复选框重复这些步骤。

此时，复选框和链接的单元格可能没有多大意义。让我们通过一个例子来探索复选框和链接单元格的机会，以及它们如何帮助使我们的工作表看起来更具吸引力。

示例：创建待办事项列表（插入复选框）

此示例讨论了根据复选框创建交互式待办事项列表的步骤。我们将创建一个列表，其中会发生以下情况：

一旦我们勾选插入的复选框，描述将从“待办”更改为“已完成”。
一旦任务被标记为已完成，链接单元格的值将从“FALSE”变为“TRUE”。
一旦任务完成，包含该任务的单元格将对其文本应用删除线格式。
任务总数、已完成任务数和已完成任务的百分比将实时显示和更新。

现在，让我们按照以下步骤创建我们的交互式待办事项列表：

首先，我们整理数据，并在 A2 到 A7 单元格中输入所有任务或活动的列表。
接下来，我们在 B2 到 B7 单元格中插入复选框。
然后，我们将 B 列的复选框链接到 E 列的相应单元格。我们必须手动单独链接每个单元格。我们必须勾选/取消勾选复选框以查看相应链接单元格中的结果（TRUE 或 FALSE）。
在 C2 单元格中，我们必须输入公式：**=IF(E2,"Done","To Be Done")** 或 **=IF(E2=TRUE,"Done","To Be Done")**，并将其复制或拖动到 C 列的其他单元格。这将显示如下描述：
在 B9 单元格中，我们必须输入公式：**=COUNTA(A2:A7)** 来计算任务总数。
在 B10 单元格中，我们必须输入公式：**=COUNTIF($E$2:$E$7,TRUE)** 来计算已完成任务的总数。
在 B11 单元格中，我们必须输入公式：**=B10/B9%** 来计算已完成任务的百分比 (%)。
最后，我们使用条件格式工具将删除线应用于已完成任务的单元格。为此，我们首先选择 A2 单元格，导航到 **开始** 选项卡 > **条件格式** > **新建规则**，进行以下设置，然后单击 **确定** 按钮两次。

上图显示我们使用了相对引用（E2），而不是绝对引用。由于我们单击了旁边的 **格式** 按钮，并在“**字体**”选项卡下选择或勾选了“**删除线**”选项，因此预览框显示了带有删除线格式的文本。
最后，我们必须使用 **格式刷** 将条件格式规则应用于其余单元格。我们只需要单击“格式刷”工具（位于“**开始**”选项卡下），然后将指针从 A2 单元格拖动到 A7 单元格。这将对所有包含已完成任务的单元格应用删除线。