如何在 Excel 中创建数据透视表？

MS Excel，通常称为 Excel，是一款功能强大的电子表格软件，旨在跨工作簿在单元格中存储相当大的数据集。当处理大量数据时，数据透视表是 Excel 中最有价值的内置工具，因为它有助于使这些数据集更易于管理和更有意义进行分析。

数据透视表是指 Excel 中一项现有功能，它允许用户从相同或不同工作簿中的相对较大的数据集提取或以首选格式（如自定义报告或仪表板）表示数据。特别是，它允许用户在执行其他复杂计算的同时，以不同的方式汇总、排序、筛选和分组所需数据。

在本教程中，我们将讨论在 Excel 中创建数据透视表的基本方法或解决方案。在学习在工作簿中创建数据透视表的过程之前，我们必须了解其核心组件。

注意：我们不能混淆“PivotTable”和“Pivot Table”这两个术语。这两个术语可以互换使用。然而，数据透视图（Pivot Chart）是 Excel 中一个完全不同的功能。

Excel 数据透视表的基本组件

在我们学习如何在 Excel 工作簿中创建数据透视表之前，我们必须了解构成数据透视表的基本组件。它们是

数据透视表缓存 (Pivot Cache)：当我们尝试使用某些数据集创建数据透视表时，Excel 会自动创建给定数据的快照，并将其临时存储在内存中以加快或流畅性能。这个快照通常称为数据透视表缓存。数据透视表缓存的一个缺点是，当我们在源表中添加/插入新数据时，它不会自动刷新。每次在源中插入新数据时，我们都必须手动刷新数据透视表以更新数据透视表缓存。

值区域 (Values Area)：值区域用于指定计算数据。

行区域 (Rows Area)：行区域用于指定值区域左侧的标题。

列区域 (Columns Area)：列区域用于指定值区域顶部的标题。

筛选器区域 (Filters Area)：筛选器区域用于深入了解数据集并更精确地查看特定数据。但是，它不是必需的。

在 Excel 中创建数据透视表的方法

Excel 提供了多种方法来执行任何特定的任务或操作。同样，我们可以通过多种方法在 Excel 工作簿中创建数据透视表。下面讨论插入或创建数据透视表的最常见两种方法

方法 1：使用功能区创建数据透视表

使用功能区上的工具创建数据透视表是 Excel 中最常用的方法。但是，我们必须首先在工作表中正确准备或组织数据。我们可以选择工作表中的任何单元格、区域或表结构来相应地创建数据透视表。在我们开始之前，我们必须确保我们的数据顶部有一个行标题，并且数据集中没有空行或空列。此外，如果我们使用表格式化我们的数据，创建正确的数据透视表将非常容易。

假设我们在 Excel 工作簿中有以下示例数据。数据格式为标准的 Excel 表，包含 17 条记录，包括日期、颜色、区域、单位和销售额这五个字段。

注意：可以通过导航到“插入”选项卡 > “表”来将 Excel 工作表中的任何数据集格式化为表。但是，在单击“表”选项之前，应已选择有效数据范围。

以下是使用上述示例数据并相应创建数据透视表的步骤

• 首先，我们必须选择要包含在数据透视表中的整个数据范围。我们也可以选择相应范围内的任何单个单元格，并在后续步骤中提供整个数据集。
  
• 选择有效数据范围后，我们必须导航到功能区上的“插入”选项卡，然后单击“数据透视表”按钮。单击此按钮将打开一个名为“创建数据透视表”的新窗口。
  
• 在下一个窗口中，我们的选定数据范围会自动预填充，即 Table1。但是，我们也可以在“选择表或范围”部分下，使用“表/范围”选项旁边的框键入或选择范围。此外，我们必须选择在新的工作表或同一个（现有）工作表中创建数据透视表。在本例中，我们选择同一工作表选项来并排比较源数据和数据透视表。如果我们选择“现有工作表”选项，我们还必须选择一个单元格来启动数据透视表。
  
• 在输入源范围和数据透视表的目标位置后，我们必须单击“确定”按钮。这将在所选位置插入或创建一个空的数透视表，如下所示
  
  上图显示了现有工作簿中的空白数据透视表以及右侧的侧边栏。我们可以在侧边栏中看到所有字段的名称，这意味着已提取所选范围中的所有字段。但是，我们必须将所需的字段添加到/拖放到指定的区域/框中，例如列标签、行标签或值。

方法 2：使用键盘快捷键创建数据透视表

执行大多数 Excel 任务的另一种常见方法是通过键盘快捷键。Excel 有许多内置快捷键，我们可以相应地创建或修改新的键盘快捷键。如果 Excel 功能没有预定义快捷键但它存在于功能区上，我们可以使用 Alt 键方法。因此，我们必须先按 Alt 键，然后按顺序按下显示的其它键。我们可以使用键盘快捷键“Alt + D + P”来访问数据透视表功能。

要创建数据透视表，让我们再次查看相同的示例数据。要使用键盘快捷键创建相应的数据透视表，我们需要遵循以下步骤

• 与前一种方法一样，我们首先需要选择要包含在数据透视表中的数据。或者，我们可以选择有效数据范围中的一个或多个单元格，然后继续下一步。在这种情况下，我们必须稍后提供所需的数据范围。
• 接下来，我们必须按 Alt 键，然后依次按 D 键和 P 键。这会立即打开一个名为“数据透视表和数据透视图向导”的新窗口。
  
• 在下一个窗口中，我们必须选择与“Microsoft Excel 列表或数据库”选项相关的第一个圆形按钮，因为我们的源数据在 Excel 工作表中。此外，我们必须在下部分中选择“数据透视表”选项，然后单击“下一步”按钮。
  
• 在下一步中，我们需要提供数据所在的单元格范围。由于我们已经在第一步中选择了数据，我们的有效数据范围会自动预填充。但是，如果需要，我们可以相应地更改范围。之后，我们必须再次单击“下一步”按钮。
  
• 在下一个屏幕上，我们需要告诉 Excel 在哪里创建我们的数据透视表。与前一种方法一样，我们可以选择“新工作表”和“现有工作表”。如果我们选择同一工作表来创建数据透视表，我们必须提供或选择工作表中用于启动数据透视表的单元格，然后单击“完成”按钮。
  
• 单击“完成”按钮后，一个空的数透视表将出现在同一工作表中，从输入的或给定的单元格地址开始，如下所示
  
  与前一种方法一样，数据透视表是空白的，但我们在侧边栏中列出了所有字段名称。我们必须修改或将所需的字段添加到数据透视表中才能使其生效。

修改/排列 Excel 中的数据透视表

在 Excel 工作表中插入空白/空数据透视表后，我们应该添加所需的字段并相应地排列内容，以使其可用。下面讨论一些我们经常需要进行的常见调整

向数据透视表添加/拖动数据

在将所需字段适当地添加或拖放到特定区域/框之前，数据透视表是没有用的。例如，我们可以将“销售额”字段拖到侧边栏的“值”框中，以了解或查看总销售额。它会简单地创建一个汇总总销售额的小型数据透视表，如下所示

由于数据透视表允许我们在 Excel 工作簿中添加多个字段，我们可以从源数据中以汇总方式获取更多数据统计信息。假设我们想查看按颜色分开的销售额。在这种情况下，我们必须将名为“颜色”的另一个字段拖到“行”框中。这样可以更容易地确定特定颜色的最高和最低销售额。

在上图中，我们可以将“行标签”标题更改为“颜色”，使数据透视表更有意义。如果我们比较最后两张图片，两者的总销售额都保持不变。通过添加一个字段，我们只按颜色拆分了销售数据，而销售额保持不变。

编辑数据透视表标题

默认情况下，Excel 会自动在数据透视表中放置标题。但是，它也允许我们相应地修改标题。要修改数据透视表中的标题，我们需要单击一个单元格或标题，然后开始键入新的所需标题。这类似于编辑 Excel 单元格中的其他内容。

在下图，我们更改了“行标签”标题并输入了自定义标题“颜色”

刷新数据透视表

当我们在源表或范围中添加、编辑或删除任何数据时，都需要刷新数据透视表。这对于更新数据透视表缓存并相应地在插入的数据透视表中带来更改是必要的。

要刷新数据透视表，我们必须右键单击数据透视表中的任何单元格，然后在上下文菜单中单击“刷新”按钮。根据源数据，表格中的所有数据会立即更新。

设置数据透视表中的数字格式

与普通 Excel 表格数据一样，我们可以在保持与源数据相同的数值字段的同时，调整数据透视表数据的数字格式。例如，我们的示例数据在销售数据中显示了货币符号 ($)，但在我们的数据透视表中没有。因此，我们必须手动调整数据透视表中的数字格式。

我们必须右键单击数据透视表中的任何销售单元格，然后在列表中选择“数字格式”选项。

这将打开“设置单元格格式”窗口，我们在其中需要转到“货币”部分，然后在“符号”框旁边选择“美元 ($)”。此外，我们还可以相应地调整数字的小数位数。进行更改后，我们必须单击“确定”按钮，更改将立即应用。

应用所需的数字首选项后，Excel 将继续保留这些首选项，无论源数据发生变化或表格重新排列。

排序和筛选数据透视表

排序和筛选是 Excel 的重要功能。我们也可以将这两个功能与我们的数据透视表一起使用。我们可以根据需要从“最高到最低”或“最低到最高”排序数据。同样，我们可以在表格的顶层应用或插入筛选器。

要对数据透视表中的数据进行排序，我们必须右键单击任何销售单元格，然后在列表中选择“排序”选项。之后，我们可以选择排序选项，例如“升序”和“降序”。

要对数据透视表应用筛选器，我们必须将所需的字段拖到侧边栏的筛选器框中。选定的字段将添加到顶部，并显示筛选器图标/按钮。

我们必须单击筛选器按钮并相应地选择所需的筛选选项。

要记住的重要事项

• 除了创建自定义数据透视表之外，我们还可以选择一些推荐的选项。选择完数据透视表所需的数据后，我们可以导航到“插入”选项卡，然后在“表”部分下单击“推荐的数据透视表”按钮。它将显示一些建议，我们可以选择任何适合我们目的的数据透视表。
• 我们不能互换使用“数据透视表”和“数据透视图”这两个术语。它们是不同的。数据透视表允许我们根据需要显示大型数据集的汇总视图。同时，数据透视图是数据透视表数据的图形表示。