Excel 中的客户服务跟踪器

跟踪客户非常重要，尤其是在您处理大量客户时。使用 Microsoft Excel 可以轻松跟踪客户。 它提供了有关客户数量以及他们服务情况的信息。

本教程将逐步探索在 Excel 中跟踪客户的方法。

逐步跟踪客户流程

我们旨在遵循一个分步流程来开发 Excel 客户跟踪器。 在此过程中，我们将创建一个包含客户联系信息和服务数据的电子表格。此外，我们将使用这两项在 Excel 中维护一个列表，其中包含有关每位客户的笔记。

步骤 1：创建联系信息数据集

创建客户跟踪器时，客户详细信息工作表至关重要。联系人工作表包含客户的详细信息，例如他们的职位、公司名称、电子邮件地址、电话号码以及相关字段。

• 在 Excel 中打开一个空白工作簿。
• 将客户数据添加到您的工作表中。
  
• 然后，您可以右键单击工作表将其重命名。
• 将出现一个上下文菜单。然后单击重命名。
  
• 我们将工作表名称命名为“联系人详细信息”。完成后，单击回车键。

步骤 2：创建客户服务信息

必须创建客户服务信息才能构建客户跟踪器。没有服务信息，我们将无法跟踪任何内容。

• 从一个空白工作表开始。
• 由于主要关注点是客户服务，因此我们必须提供客户姓名、特定服务的价格以及预计提供服务的日期。
  
• 接下来，右键单击工作表名称进行修改。
• 您将看到一个上下文菜单。从菜单中选择重命名选项。
• 此时，将工作表更新为“服务详细信息”。

步骤 3：创建客户跟踪系统

现在，我们将创建动态客户跟踪器。我们将使用 VLOOKUP 和 IFERROR 函数，根据先前的数据集中的信息来完成此操作。使用此方法的最大好处是它减少了反复记录历史数据的需要。

• 在客户跟踪工作表中，首先，创建列标题。
  
• 数据验证允许我们选择客户姓名及其活动。
• 首先选择单元格B4 - B10。
  
• 从功能区菜单中单击数据选项卡。
• 接下来，从数据工具组中选择数据验证命令。
  
• 将显示一个数据验证对话框。单击设置命令。
• 然后，在允许部分中，单击列表下拉命令。
• 接下来，通过单击源来选择所需的源。我们从“联系人详细信息”中找到源。
• 最后，选择确定。
  
• 您可以从下拉列表中选择客户姓名。
  
• 单击下拉列表后，所有客户的姓名都会显示出来，您可以选择任何您喜欢的客户。
• 接下来，单击单元格C4以获取客户职位。
  
• 现在，在公式框中输入以下公式。

公式说明

VLOOKUP (B4,' Contact Details'!$B$4:$G$10,2, FALSE)： 在此，VLOOKUP 函数在“联系人详细信息”工作表的 B4 到 G10 范围内查找单元格 B4 中的值。在该范围内，将返回 B4 匹配的第二列。False 在此表示需要精确匹配；否则，将不显示任何结果。

IFERROR (VLOOKUP (B4,' Contact Details'))!$B$4:$G$10,2, FALSE),0)： 如果上一个函数出现错误，IFERROR 函数将返回零。

• 要使用该公式，请按回车键。
  
• 之后，您可以从下面的列表中选择任何客户姓名，然后移动填充柄图标以查看该客户的职位。
• 现在单击单元格D4。
  
• 接下来，在公式框中填入以下公式。

• 要使用该公式，请按回车键。
  
• 现在选择单元格E4。
  
• 现在，在公式框中输入以下公式。

• 要使用该公式，请按回车键。
  
• 现在选择单元格F4。
  
• 接下来，在公式框中输入以下计算。

• 要使用该公式，请按回车键。
  
• 要获取特定客户的服务，请单击单元格G4。
  
• 现在，在公式框中输入以下计算。

公式说明

VLOOKUP(B4,'Service details'! 在此，VLOOKUP 函数在名为“服务详细信息”的工作表的 B4 到 G10 范围内查找单元格 B4 中的值。当 B4 在该范围内匹配时，将返回第二列。False 表示精确匹配；否则，将不显示任何结果。

• IFERROR(VLOOKUP(B4,' Service Details'!$B$4:$G$10,2, FALSE),0)： 如果上一个函数出现问题，IFERROR 函数将返回零。
• 您可以通过按回车键来使用该公式。
  
• 现在转到单元格H4。
  
• 在公式框中填入以下公式。

• 您可以通过按回车键来使用该公式。
  
• 我们现在必须获取计划日期。需要单击单元格J4来获取此信息。
  
• 写下这个公式

• 要使用该公式，请按回车键。
  
• 在这种情况下，计划日期已显示为通用格式。
• 导航到功能区中的开始选项卡。在数字组中，选择右下角的小箭头。查看截图。
  
• 将出现一个单元格格式设置对话框。在顶部选择数字命令。
• 在“类别”下选择日期选项。
• 接下来，单击“类型”区域中的以下模式。最后，选择确定。
  
• 计划日期将以日期格式显示。
  
• 接下来的部分是“服务已收到”。它指的是您收到服务的时刻。
• 备注部分指示了客户是否按时交付了服务，这是最终结果。
• 要为特定客户创建备注，请单击单元格L4。
• 写下以下公式。

公式说明

• 如果 J4>K4 - 优秀，如果 J4=K4 - 良好，
• 如果 J4 应用公式后，按回车键。
  
• 如果我们现在采用另一位客户的详细信息，将会发生以下情况。检查截图。
  

步骤 4：使客户跟踪器动态化

条件格式是一个有用的工具，它允许您使用不同的颜色来指定和表达多个条件。请仔细按照以下步骤使客户跟踪器动态化。

• 在这里，我们使用条件格式设置了金额和备注。
• 首先，我们确定从单元格H4到单元格H10的数量。
  
• 选择样式组，然后单击条件格式。
  
• 之后，单击新建规则。
• 将打开一个新建格式规则对话框。
• 要仅格式化包含单元格，请单击它。
• 现在设置大于5000。
• 接下来，要更改格式颜色，请单击格式。
  
• 在这种情况下，金额超过5000的金额使用绿色。
• 通过单击选择填充命令。
• 接下来，选择您喜欢的颜色，即绿色。
• 最后，选择确定。
  
• 因此，超过5000的金额将被标记为绿色。
  
• 我们必须为小于或等于 5000 美元的值设置另一个条件格式。
• 再次选择开始选项卡。
• 之后，在样式组下单击条件格式。
• 接下来，在条件格式下单击新建规则。
• 将打开一个新建格式规则对话框。
• 要仅格式化包含单元格，请单击它。
• 请现在将其设置为小于或等于5000。
• 然后可以通过单击格式来更改格式颜色。
  
• 这里，小于或等于5000的值使用黄色。
• 通过单击选择填充选项卡。
• 接下来，选择黄色作为您喜欢的颜色。
• 最后，选择确定。
  
• 这将使所有5000 美元或更少的值变为黄色。
  
• 当涉及备注时，我们希望将特殊说明设置为绿色，良好备注设置为黄色，糟糕备注设置为红色。
• 要实现这一点，我们必须为每种情况配置条件格式，并使用公式。
• 首先单击单元格范围L4到L10。
  
• 接下来，从功能区选择开始选项卡。
• 在样式组中选择条件格式。
  
• 接下来，在条件格式下选择新建规则。
• 将显示新建格式规则对话框。要选择要格式化的单元格，请单击使用公式确定要格式化的单元格。
  
• 将打开一个允许您编写公式的框。在该框中，写入以下公式。

• 接下来，单击填充选项卡，选择您喜欢的颜色。
• 接下来，将绿色指定为您在此情况下的所需颜色。
• 再次单击确定。
  

公式说明

• J4:J7>K4:K7： 在此，K 列表示收到的服务，J 列表示计划时间。这种情况说明了客户提前提供服务的情况。同时，需要注意的是，如果您在条件格式中使用公式，则可以省略 IF 函数。
• 最后，当某些客户提前完成工作时，备注将变为绿色。
  
• 接下来，我们希望在客户按时提供服务时，将客户备注指定为黄色。
• 如果您想重复此操作，请单击条件格式选项并选择新建规则。
• 输入您要使用公式格式化的单元格地址。因此，将打开一个用于编写公式的框。
  
• 在框中输入以下公式。

• 通过单击格式选择您选择的颜色。
• 通过单击选择填充选项卡。
• 之后，将您喜欢的颜色设置为黄色。
• 最后，按确定。
  
• 备注（适用于公式）将随后设置为黄色。
  
• 最后，如果客户未按时交付，我们将以红色标记客户的备注。
• 如果您想重复此操作，请单击条件格式选项并选择新建规则。
• 之后，将显示一个条件格式对话框。
• 输入您要使用公式格式化的单元格。因此，将打开一个用于编写公式的框。
  
• 在框中输入以下公式。

• 通过单击格式选择您选择的颜色。
  
• 单击填充命令。
• 之后，将您喜欢的颜色设置为红色。
• 最后，按确定按钮。
  
• 这将使所有备注（适用于公式）设置为红色。
  

借助此 Excel 客户跟踪器，您可以更有效地管理客户，以进行未来的交易。