如何在 Excel 中合并重复项

在Excel中，将包含相同或相似信息的列和行数据连接或组合称为“合并重复项”。这通常是为了简化和整理数据集，消除重复并促进信息分析和呈现。通过组合或连接冗余值，旨在更简洁和逻辑地表示数据。

在将数据输入Excel时，经常会遇到重复值。例如，考试成绩单可能包含两个或更多学生的姓名。这些重复项可能过多且杂乱无章，即使它们有助于表示信息。

为了清理工作表，建议合并遇到的所有重复值并仅提取唯一值。这样，您就可以在需要时轻松找到任何信息。在Excel中，合并重复项意味着从指定范围中删除所有除唯一数字之外的项。它类似于在不牺牲原始数据的情况下消除冗余数据。

这些相同的值可以合并到一个工作表或多个工作表中。要了解如何处理下面列出的三种情况，请继续阅读。

情况1：合并重复行和列

我们准备了四种方法来合并同一工作表中的重复行和列。根据您希望获取的信息，使用任何方法。

删除重复项

首先，您可以使用“删除重复项”菜单合并工作表中的行和列重复项。相同的值会立即被消除，只保留唯一值。

1. 标记电子表格中包含重复项的单元格区域。

2. 单击“数据”选项卡。在“数据工具”下选择“删除重复项”选项。

3. 要删除重复项，请通过勾选“列”下的框来选择列。按“确定”。

使用筛选器

使用“删除重复项”菜单将永久删除数据中的所有相同条目。使用“筛选”功能从其他工作表部分合并和提取信息。此外，您还可以直接在此处组合列表中的参数。

1. 首先引起对工作表上“部分”的关注。

2. 选择“数据”选项卡。然后从“排序和筛选”部分选择“高级”选项。

3. 屏幕上将出现一个“高级筛选”窗口。在“操作”下选择任何选项。

就地筛选列表：通过选择此选项，您可以从列表中删除重复项。

复制到其他位置：选择此选项可将唯一元素复制到其他位置。此外，从“复制到”选项中选择单元格区域。

4. 在框中标记“仅限唯一记录”。按“确定”。

使用UNIQUE函数

UNIQUE参数是另一种在不擦除数据的情况下合并重复列和行的方法。Excel中的UNIQUE函数从范围中删除相同的值并恢复唯一值。

语法

假设需要合并以下数据的重复项。为此，请在新单元格中键入以下公式。

只有公式会从数据中返回不同的名称？Sarah、David、Cameron、John、Paul和Ginny。

使用数据透视表

如果要合并重复项并汇总其值，请使用此方法。例如，将所有销售代表的姓名加起来，并找出他们销售的总金额。

1. 选择数据。

2. 导航到“插入”选项卡并选择“数据透视表”。

3. 在“创建数据透视表”窗口中选择“新建工作表”或“现有工作表”以导入数据。按“确定”。（如果选择“现有工作表”选项，请在“位置”下选择一个新的单元格引用。）

4. 通过勾选右侧“数据透视表字段”面板上的框来选择所需的列。

情况2：将重复项合并到单行中

在某些情况下，您可能希望将多个重复项合并到单行中，就像示例图片中一样。

我们将使用Microsoft Excel查询编辑器工具来组合列、更改数据并将所有信息编译到单行中以实现此目的。

1. 在工作表上选择区域。

2. 从“数据”选项卡中选择“从表/范围”。

3. 如果出现提示，请在“创建列”窗口中勾选“我的表有标题”标签的框。按“确定”。

4. 从“Power Query编辑器”窗口中选择“列”选项。导航到“转换”选项卡并选择“分组依据”。

5. 在“分组依据”窗口中选择“基本”或“高级”选项以分组列。此处，我们选择了“基本”。

6. 在“新列名称”字段中输入名称。在“操作”下选择“所有行”。然后单击“确定”。

7. 现在在“添加列”选项卡下选择“自定义列”。

8. 再次在新列的标题区域中键入适当的名称。

9. 在“自定义列公式”下方输入Table作为公式。名为“销售数量”的列 ([销售人员])。（在此示例中，新的分组列是“销售人员”。“销售人员”部分中的第二列是“销售数量”。）

10. 单击“展开”图标 > “在新的列中提取值”。

11. 在弹出窗口中选择一个分隔符以分隔值后，选择“确定”。

12. 现在删除“中间”列。然后从“主页”选项卡中选择“关闭并加载”。

情况3：合并不同工作表中的重复项

如果重复数据出现在多个工作表中，您可以应用“合并”工具来合并重复数据。此工具允许您从每个工作表中获取值并将其传输到新工作表中。

1. 在工作簿中创建一个新工作表。

2. 要插入组合数据，请单击单元格。

3. 从“数据”选项卡中单击“合并”。

4. 现在选择“引用”旁边的“折叠”符号。导航到备用工作表并选择单元格区域。要退出，请再次单击“折叠”图标。

5. 立即单击“添加所有引用”。

6. 要从其他工作表添加其他引用，请重复步骤4和5。

7. 在下方，勾选顶行、然后左列的框，并使用标签。按“确定”。

8. 最终金额将使您的所有值都独一无二。

审阅和验证

检查和验证程序对于在Excel中合并重复项至关重要。这些程序确保连接数据的精确性和一致性，有助于检测和纠正合并过程中可能发生的任何潜在错误。我们将在本部分讨论评估和认可的重要性以及推荐的做法。

• 验证合并数据：在使用“删除重复项”等功能或应用TEXTJOIN和CONCATENATE等技术后，检查输出数据集至关重要。验证包括确定聚合数据是否符合数据质量准则并产生所需结果。
• 数据准确性检查：检查合并的数据是否忠实地捕获了原始数据。通过与源数据交叉引用来验证是否遗漏或不当更改了任何内容。
• 视觉检查：检查数据集以发现任何不规则或令人惊讶的趋势。这在处理具有不同格式样式的文本材料时可能尤为重要。
• 数据一致性：使合并数据的格式和结构保持一致。验证日期格式、文本大小写和其他相关数据属性是否一致。

解决潜在错误

在评估过程中经常发现错误和不规则。快速识别和解决这些问题对于保持数据准确性至关重要。

• 错误类型：将错误分类为常见类别，例如格式问题、缺失数据和不正确的连接。开发有针对性的解决方案需要了解错误的性质。
• 错误追溯：要确定错误的可能来源，请返回并审查合并过程中涉及的阶段。这可能需要检查函数、公式或“删除重复项”等功能的参数。
• 测试场景：使用少量数据集或样本数据部分运行测试，以查看如何处理各种场景。采取积极主动的态度可以在将方法应用于完整数据集之前识别可能的问题。审阅和验证的最佳实践
• 使用数据验证工具：Excel具有多种数据验证功能，包括审计、公式评估和错误检查。利用这些资源系统地查找和修复错误。
• 创建数据验证检查：例如，通过实施额外检查，确保即使在合并数据后，唯一ID仍保持唯一。建立这些检查有助于保持数据一致性。
  文档化合并过程：确保记录合并过程中遵循的程序。此文档作为未来审计和研究的参考点。
• 版本控制：如果适用，将版本控制纳入您的Excel文件。这确保您可以在需要时返回到数据的先前版本，并全面了解数据处理的各个阶段。

结论

总而言之，在电子表格中合并重复项是一个基本但复杂的过程，需要仔细思考并注意最佳实践。使用CONCATENATE、TEXTJOIN、数据透视表和“删除重复项”工具等技术，用户可以高效地简化和组织数据集，消除冗余信息并促进更有效的数据分析。由于采取了从查找和消除重复项到合并和验证合并数据的程序，因此生成了更精确和更具凝聚力的数据集。但是，要成功执行此过程，需要仔细检查和确认。对合并信息的准确性进行严格验证，以及及时检测和纠正任何潜在缺陷，确保最终报告与预期结果一致。虽然Excel是组织信息的标准工具，但了解如何合并重复项使用户能够充分利用其数据进行明智的报告和决策。