Excel 格式化是什么？

Excel 格式化是指我们可以用来修改工作表中数据外观的一种技巧。我们可以通过多种方式格式化数据，例如，我们可以使用“开始”选项卡中的“样式”和“格式”选项卡来格式化单元格或表格的字体。

在 Excel 中格式化工作表（或表格）中的数据比以往任何时候都更容易。有多种快速简便的方法可以生成专业外观的工作表，从而有效地展示我们的数据。例如，我们可以利用文档主题为 Excel 电子表格提供一致的设计，利用样式应用预设格式，以及利用其他手动格式化功能来突出重要数据。

Microsoft Excel 具有多项功能，允许用户自定义其数据显示方式。这样做是很有道理的：格式化单元格有助于引起对重要数据的关注，或者更恰当地显示内容（例如，在包含价格值的单元格中添加 $，或将代表日期的单元格配置为标准显示格式 xx/xx/xxxx）。

Excel 格式化是数据准备之后的可选步骤，或者说是进行数据分析所需的所有数据清理、结构化、丰富化和标准化的步骤。

新数据很少没有其自身独特的问题；分析师需要分析他们的数据，并确保其已准备好满足其分析项目的确切要求。拆分列、删除具有不完整数据的行以及根据特定名称进行标准化。

完成后，Excel 格式化将进行最后的润色，确保数据得到正确准备和呈现。

良好的格式化将从多个方面改善我们的数据

• 借助格式化，我们可以正确呈现数据；例如，将数据格式化为日期或货币将为我们的数据提供更多价值。
• 合并和对齐我们的数据是使我们的数据更具可读性的重要方面。
• 通过增大字号、加粗、添加斜体或更改字体来格式化我们的文本将改善我们工作表的整体外观。
• 使用样式（如表格样式）可以使我们的数据脱颖而出，并帮助读者关注工作表的关键部分。
• 条件格式是一个有用的工具，可以以图形方式或视觉方式突出我们工作表的关键部分。这些是动态工具。突出显示的区域会随着我们数据的变化而变化。

Excel 数据格式化的好处

以下是 Excel 数据格式化的一些好处

• 数据看起来更具可读性。
• 数据格式化可以节省大量时间和精力。
• 借助图表，我们可以分析数据。
• 借助格式化，我们可以突出显示特定数据，例如企业中的利润或亏损。

如何在 Excel 中格式化数据？

让我们来看一些 Excel 数据格式化的简单示例。假设我们有一个简单的公司销售报告，如下所示：

我们需要格式化此报告中的数据，因为它对查看者来说不够吸引人。

现在，为了在 Excel 中格式化数据，我们将执行以下操作：

• 字体大小更大。
• 我们将使列标题的文本加粗
• 居中对齐数据
• 我们将使用快捷键（Alt+H+B+T）应用大纲边框，
• 选择整个表格（使用 Ctrl+A）后，使用快捷键（Alt+H+O+I）调整列宽。
• 要更改背景，请使用“开始”选项卡“字体”组中的“填充颜色”命令。

我们将使用与“总计”行（表格的最后一行）相同的格式，借助位于“开始”选项卡“剪贴板”组中的“格式刷”命令。

由于收集到的金额是货币，因此我们需要将其格式化为货币，使用位于“开始”选项卡“数字”组中的可用命令。

选择需要格式化为货币的单元格后，单击上方的箭头以打开“设置单元格格式”对话框。

选择“货币”选项，然后单击“确定”。

我们还可以为表格应用大纲边框。

现在我们的下一个任务是生成报告的标签。借助形状，我们将制作报告的标签。如果我们想在表格上方创建形状，我们需要添加两行。为此，我们必须通过“Shift+Spacebar”选择行，然后按“Ctrl++”两次以插入两行。

现在我们可以插入形状。要插入形状，请转到“插入”选项卡“插图”组中的“形状”命令，然后选择合适的形状。

创建满足要求的形状，并通过右键单击形状并选择“编辑文字”来为其添加文本。

我们还可以利用“格式”上下文选项卡来格式化形状，其中包含“文本轮廓”、“文本填充”、“形状填充”、“形状轮廓”等命令。我们还可以使用位于“开始”选项卡上的“字体”组中的命令对文本使用 Excel 格式化。

条件格式也可用于通过图形方式或视觉方式吸引访问者注意“前 3 名”和“后 3 名”的销售人员。为此，我们必须在条件格式中选择“前/后”规则选项，然后选择名为“前 10 项”的选项。

之后，对话框将打开，在此对话框中，我们必须填写排名靠前的数字以及我们想要的颜色。

同样，我们可以对后 3 名执行此操作。

我们还可以使用条件格式的其他选项，例如数据条。

我们还可以生成图表来显示数据，这部分也属于“Excel 数据格式化”。

格式化 Excel 数据的快捷键

有许多快捷键可以格式化 Excel 中的数据

• Ctrl+2 或 Ctrl+B，我们可以使用此快捷键使文本加粗。
• Ctrl+3 或 Ctrl+l 如果要使文本斜体，则可以使用此快捷键。
• Ctrl+4 或 Ctrl+U 如果要为文本添加下划线，则此快捷键很有用。
• Alt+H, FA 快捷键用于打开“对齐”对话框。
• Alt+H, FN 快捷键用于打开“字体”对话框。
• Alt+H, FK 用于使文本字体变小。
• Alt+H, FG 用于使文本字体变大。
• Alt+H, B 用于添加边框。
• Alt+H, A 然后 C 用于居中对齐单元格内容。
• Ctrl+1 用于打开“设置单元格格式”对话框。
• Ctrl+Shift+Ampersand (&) 用于为选定的单元格应用大纲边框。
• Ctrl+Shift+Percent (%) 用于应用百分比格式（无小数位数）。
• Shift+F8 用于将非相邻单元格或区域添加到单元格选区。
• Ctrl+5 用于应用或删除删除线数据格式化 Excel。

注意：虽然 Excel 中的数据格式化可以使标题脱颖而出、加粗且具有吸引力，但它也确保了标题与我们呈现的内容清晰相关。然后稍微增大列和行标题，并用不同的颜色填充它们。读者将快速扫描列和行标题以了解工作表的内容是如何组织的。这将帮助他们确定页面上最关键的信息以及他们应该从哪里开始。

Excel 中的设置单元格格式是什么？

在 Excel 中，设置单元格格式用于修改单元格数字的格式，而不修改实际数字。借助设置单元格格式，我们可以更改数字、对齐方式、字体样式、边框样式、填充选项和保护。

我们可以通过鼠标右键单击来访问此选项。右键单击后，会显示一个弹出窗口，然后我们必须单击设置单元格格式，或者我们也可以使用键盘上的快捷键Ctrl+1。

设置单元格格式有五个选项卡用于格式化单元格。使用它们，我们可以修改数据样式、对齐方式、时间样式、插入边框（采用不同样式）、保护单元格等。

数字选项卡

Excel 中的数字选项卡用于更改数字单元格的小数格式，提供适当的格式，例如数字、日期、百分比、分数等。

借助数字选项卡，我们可以根据我们的要求格式化数字。我们可以从各种选项中选择，例如货币、日期、时间、百分比等。

对齐选项卡

对齐选项卡可用于对齐单元格中的文本，并将两个单元格的文本合并在一起。如果文本被隐藏，我们可以使用自动换行来适当地显示它，并以所需的东方对齐文本。

在设置单元格格式对话框中，对齐选项卡允许我们指定值的对齐方式，包括水平和垂直方向。

字体选项卡

借助字体选项卡，我们可以更改字体大小、字体样式、字体颜色等。我们可以更改字体效果，可以为文本添加下划线，并预览其外观。

可以在“开始”选项卡中快速更改字体；但是，设置单元格格式对话框对于批量更改更有效。从那里，我们可以轻松修改整个选定单元格的字体、字号、斜体、磅值、加粗下划线、斜体和颜色。

边框选项卡

通过使用边框选项卡，我们可以为各种样式创建彩色边框线；如果我们不想提供边框轮廓，可以将其留空。

我们可以在 Excel 中为单个单元格或一组单元格创建边框。我们可以选择线的粗细、颜色和线型，以及它们将创建的位置（例如，仅在单元格顶部或所有水平侧）。

填充选项卡

我们可以使用填充选项卡以多种方式填充单元格或区域的颜色，合并两种颜色，甚至使用填充选项将图片放入单元格。

保护选项卡

保护选项卡可用于保护单元格、区域、单元格、工作表、包含公式的单元格等。

除非我们已经保护了工作表，否则保护选项卡将不适用。为此，请单击“工具”菜单中的“保护”，选择“保护工作表”，然后选择“内容”复选框以确定工作表将如何受到保护。当选择“锁定”选项时，禁止执行以下操作：

• 修改单元格中的数据或公式。
• 在空单元格中键入数据。
• 移动单元格。
• 调整单元格大小。
• 删除单元格或其内容。

当我们选择“隐藏”选项时，用于计算值的公式将不再显示在公式栏中（尽管我们仍然可以看到该公式的最终结果）。

Excel 格式化示例 1

我们有下面杂乱无章的数据，看起来非常简单。现在我们将使用 Excel 来格式化数据并以可读的方式显示它。

以下是格式化数据时必须遵循的步骤：

• 首先，我们必须选择标题字段并使其加粗。
  
• 然后，我们将选择所有数据，并在边框下选择名为“所有边框”的选项。
  
• 结果，数据将显示如下：
  
• 现在，我们将选择标题字段，并使用边框下的“粗框边框”选项创建粗边框。
  
• 之后，数据将显示如下：
  
• 接下来，我们将使标题字段居中。
  
• 另外，选择一个不同于白色的背景色。我们将在此处使用浅绿色。
  
• 现在数据看起来更具可读性了。
  

Excel 格式化 - 示例 2

让我们通过以下示例更深入地了解格式化。

在此示例中，我们有不同城市的每日天气产量。

现在我们需要突出显示星期五的数据。

• 首先，我们必须选择该数据的整个记录，即“F”列的数据，然后右键单击。之后，将出现下拉框。我们将选择名为“设置单元格格式”的选项。
  
• 将出现设置单元格格式对话框。正如我们所见，有许多方法可以以各种方式更改字体样式。
  
• 借助数字按钮，我们可以修改数据类型，例如百分比、小数、日期、时间等。
  
• 借助对齐按钮，我们可以以不同的样式对齐字体。
  
• 单击字体按钮。此按钮有许多字体样式选项。我们可以更改字体类型、大小、样式和颜色等。
  
• 在此示例中，我们将使用粗体 11 号字号和绿色。通过单击边框按钮，我们还可以使数据边框更加明显。
  
• 现在我们的数据看起来如下面的屏幕截图：
  

Excel 格式化 - 示例 3

在此示例中。我们使用的是与之前相同的数据。在此，我们将尝试以图形格式呈现数据。

• 选择所有数据集，然后转到插入菜单。单击柱形图，从 2-D 柱形图中选择堆积柱形图。
  
• 现在我们的数据如下面的屏幕截图所示：
  

Excel 用户格式化技巧

大多数 Excel 用户都熟悉基本的数字和文本格式化。然而，超越基础的用户将创建更具可读性和更有效的工作表。此外，了解如何快速简便地将适当的格式应用于特定单元格有助于用户更高效地工作。这些格式化技巧将帮助用户充分利用 Excel 的格式化功能。

1. 在工作簿之间复制样式

如果我们要在多个工作簿中使用相同的单元格样式，请不要浪费时间重新创建自定义单元格样式。相反，可以按照以下方式将样式从一个文件复制到另一个文件：

• 首先，我们必须打开源工作簿和目标工作簿。
• 然后，在目标工作簿中，单击“开始”选项卡“样式”组中的“单元格样式”。在Excel 2003 中，从“格式”菜单中选择“样式”。
• 接下来，我们必须在库的底部选择“合并样式”。
• 在出现的对话框中，选择包含我们要复制的样式的打开的工作表。
• 单击“确定”两次。

将 book.xltx 打开为目标，如果我们要让所有新工作簿都具有相同的自定义设计。（在 Excel 2003 中，打开 book.xlt）。添加样式后，保存并关闭模板文件。统一的样式将包含在基于 book.xltx 的所有新工作簿中。

2. 添加背景图像

向工作表添加背景图像非常容易，以至于我们可能会想让所有工作表都焕然一新。（当然，我们不会这么做）。要向工作表背景添加图像，请执行以下操作：

• 首先，我们必须单击页面布局选项卡。
• 然后，我们必须在页面设置组中单击背景选项。
• 最后，浏览到文件并双击它。

3. 快速应用表格格式

如果我们选择一个区域并从“设置表格格式”下拉菜单中选择一个内置格式，Excel（2007 及更高版本）会将该区域转换为表格对象。如果格式对我们有用，但我们不需要表格对象，我们可以保留格式并删除表格。

这只需要点击几下，但可能比手动格式化要快。要使用内置表格格式快速格式化数据区域，请执行以下操作：

• 首先，我们必须单击数据区域内的任意位置。
• 然后在“开始”选项卡上，我们必须单击“设置表格格式”下拉菜单，然后从库中选择一种格式。
• 当 Excel 询问区域是否具有标题时，请正确选择，然后单击确定。
• 单击表格内的任意位置。
• 在上下文“设计”选项卡当前可见的情况下，在“工具”组中选择“转换为区域”。
• 然后我们必须单击“是”以确认操作。

4. 创建指示目的的单元格样式

使用单元格样式来指示目的有助于用户更快地适应。这也是公司保持一致性的简单技术。例如，颜色可以用来区分输入单元格和标签单元格。使用单元格样式是一种实现规则的快速简便技术。创建单元格样式用于输入单元格以演示此概念：

• 单击“开始”选项卡，然后单击“单元格样式”组。在 Excel 2003 中，从“格式”菜单中选择，然后跳到第 3 步。
• 然后我们必须单击列表底部的“新建单元格样式”。
• 在出现的对话框中输入样式的名称，例如“输入单元格”。
• 然后单击“格式”。在 Excel 2003 中，我们必须单击“修改”。
• 单击“边框”选项卡，然后在“预设”部分选择“大纲”选项。
• 从“填充”选项卡中选择浅蓝色。
• 单击“确定”以查看所选格式，如下所示：
• 再次单击“确定”。

5. 快速更改颜色

假设我们已经创建了一个电子表格模型或仪表板。我们也想将颜色更改为更鲜艳的。只需在页面布局功能区左上角的颜色框中选择一个颜色方案。微软推出了一些很棒的调色板。这些颜色对比度好，在我们的电脑屏幕上看起来很棒。我们也可以创建自己的配色方案（以匹配公司风格）。此外，我们可以设置字体方案或组合两者来创建新主题。

6. 使用格式刷

格式刷是一个漂亮的工具，适用于所有 Office 程序。这对于将格式从一个地方复制到另一个地方很有用。请参阅下面的屏幕截图以了解其工作原理。格式刷位于“开始”功能区的左上角。

应用此公式后，输出为：

7. 格式化键盘快捷键

Excel 中有许多快捷键可用于格式化数据。格式化是一项日常活动。我们在撰写电子邮件、准备报告、创建工作簿、制作演示文稿或绘制某些内容时都会进行格式化。了解一些格式化快捷键将有助于提高工作效率。以下是一些格式化键盘快捷键：

• Ctrl+1：- 使用此快捷键，我们可以打开所选内容的格式对话框（图表、绘图形状、图表等）。
• Ctrl + B：- 此快捷键用于使文本加粗。
• Ctrl + U：- 此快捷键用于为文本添加下划线。
• Ctrl + I：- 此快捷键用于使文本斜体。
• ALT + EST：- 我们使用此快捷键来粘贴格式。它的工作方式类似于格式刷。
• Ctrl + T：- 我们使用此快捷键将格式应用于当前单元格区域。
• ALT + Enter：- 在编辑单元格时，我们可以使用此快捷键添加新行。

8. 使用模板

创建自己的电子表格可能既有趣又有挑战性，但由于有如此多的预制模板可用，因此没有理由这样做。例如，我们可以获得一个C# 电子表格库，它允许我们在不打开 Excel 的情况下读取、修改和创建电子表格！

有各种各样的模板，如日历、发票、预算等。