MS Excel 定义

MS Excel，又称 Microsoft Excel，是全球大多数公司或企业广泛使用的软件。它提供了各种工具、功能和特性，使其成为全球各领域公司的有利可图的软件。因此，要学习并使用 Excel 妥善组织数据，我们必须了解这款强大软件的定义和基础知识。

本文将讨论 MS Excel 的定义及其基础知识，以帮助我们熟悉这款强大的软件。

MS Excel 定义

根据定义，“Microsoft Excel 是微软创建的电子表格程序，它使用表格通过公式和函数来记录和分析数字和统计数据”。

简单来说，MS Excel 是一款功能强大的电子表格程序，包含在 Microsoft Office 中，主要用于在表格中记录数据。它由多个行和列组成，可用于输入数据。该程序被认为对各种任务很有帮助，例如计算每周开支、制作工资单、记账以及根据各种标准进行交互式的数据排序/筛选。

MS Excel 历史和版本发布

MS Excel 是最古老的电子表格软件程序之一，经历了几次升级和修复。这款强大的电子表格程序最初于 1985 年发布，用于 Macintosh 系统。后来，它被发布到其他流行平台，包括 Windows。

下表显示了迄今为止为 Macintosh 版本发布的 Excel 所有版本列表

下表显示了迄今为止为 Windows 版本发布的 Excel 所有版本列表

需要注意的是，Excel 4.0 版本包含在 Office 3.0 版本的 Microsoft Office 套件中。此后，Excel 随着 Office 套件不断升级。

MS Excel 的功能

在早期，Excel 在执行各种企业财务操作方面发挥了至关重要的作用，包括簿记和记录维护。然而，随着时间的推移，它也经历了几次更新，这些更新通常有助于使 Excel 成为业务流程中不可或缺的软件。最新版本的 Excel 带有广泛的功能。

Microsoft Excel 的一些基本功能包括以下内容

页眉和页脚：与 Word 文档一样，我们也可以在 Excel 文档中使用页眉/页脚。它位于电子表格文档每页的顶部和底部。

查找和替换：MS Excel 允许我们使用工作簿中的“查找”功能查找所需的数据，例如文本或数字。此外，我们还可以用自定义的更新数据替换现有数据。

密码保护：通过使用密码，我们可以保护我们的 Excel 工作簿免遭未经授权的访问。此功能最终有助于保护我们的数据安全。

数据筛选：数据筛选是一种更快速地查找和处理选定范围内数据子集的方法。数据筛选功能非常实用，并提供了自动筛选和高级筛选选项。

数据排序：使用数据排序功能，我们可以按逻辑顺序排列 Excel 工作簿中的数据。Excel 通常允许我们以多种方式对数据进行排序，包括升序或降序。

内置公式：MS Excel 包含广泛的公式，我们可以使用它们来执行从简单到复杂的计算。一些基本公式包括求和、减法、乘法、除法、平均值、最小值等。

实时数据更新：在 Excel 中，我们应用不同的函数来计算值并获得所需的结果。如果我们用新值替换某些现有值，Excel 会自动更新相应单元格中的结果。

插入图表：Excel 的一个显著特点是提供了各种图表，如饼图、柱状图、折线图等。这些图表有时可以极大地影响数据的分析和比较。

除了标准的电子表格功能外，Excel 还通过 Microsoft 的 Visual Basic for Applications (VBA) 提供编程支持，并通过 Microsoft 的动态数据交换 (DDE) 访问外部数据。

MS Excel 的用途

MS Excel 被广泛用于组织数据并执行从简单到复杂的计算，以获得财务分析的输出。它几乎被所有商业部门以及从小到大型的公司所青睐。

尽管如此，它也用于管理家庭需求的开支和其他基于数据的事务。说 MS Excel 的用途几乎是无限的，这并不过分。不同的人根据自己的需求使用这款强大的软件。

以下列出了一些 MS Excel 的基本用途

• 数据录入
• 数据管理
• 财务分析
• 金融建模
• 会计
• 时间管理
• 任务管理
• 编程 (VBA)
• 客户关系管理 (CRM)
• 图表、图形和报告

特别地，对于任何需要组织的数据，Excel 都是必需的。

Excel 界面

Excel 的界面简单易懂。了解主要界面对于开始使用它很重要。

下图显示了 Excel 的所有主要部分，包括公式栏、行、列、单元格、工作表标签等。

让我们简要讨论上图中显示的所有术语

• 单元格：行和列的交叉点称为单元格。Excel 工作簿包含许多单元格。每个单元格都通过结合两个字符的唯一地址来标识，例如列的字母和行的数字。
• 行：行是表格中用于记录数据的水平空间。Excel 工作簿包含许多行。每行都有一个唯一的数字，从 1 开始。
• 列：列是表格中用于记录数据的垂直空间。Excel 工作簿包含许多列。每列都有一个由字母表示的唯一地址，从字母 A 开始。
• 工作表：Excel 工作表指的是行和列组成的区域，它们共同构成一个表格。我们可以向工作表中添加所需的图表、形状和其他支持的对象。它也被称为电子表格或工作表。
• 工作簿：Excel 工作簿指的是包含工作表(s) 和相关对象的主文件。

MS Excel 基础知识

要开始使用 MS Excel，我们必须了解其基础知识。以下是一些需要学习的基本内容

打开 MS Excel

打开 MS Excel 是我们开始使用它之前必须了解的第一件事。打开 MS Excel 的方法可能不同，例如

• 如果使用默认设置安装，我们可以直接从桌面双击其图标来打开它。
  
• 我们可以通过双击“开始”菜单中 MS Office 文件夹内的其名称来打开它。
  
• 我们可以使用“Windows 搜索”功能并输入文本“Excel”。它将显示计算机上具有此名称的所有文件和程序。因此，我们可以双击“程序”下的其名称来打开它。
  

需要注意的是，必须在机器上安装 MS Excel，然后我们才能打开它。如果我们按照上述步骤找不到程序，则意味着系统没有安装 Office 套件。

打开电子表格

打开 MS Excel 后，它会要求我们继续操作。更具体地说，它会显示多个磁贴，我们可以从中选择所需的磁贴并开始使用。如果我们要从头开始，可以选择“空白工作簿”磁贴并启动一个空白电子表格。

此外，如果我们有一个现有的 Excel 文件并想对其进行操作，可以点击左下角的“打开其他工作簿”。之后，我们可以使用文件资源管理器找到该文件并双击它。现有文件将立即打开。

使用功能区

功能区被称为 Excel 的中央控制面板。这个强大的工具位于打开 Excel 后的窗口顶部。

我们几乎可以在 Excel 中从功能区完成所有操作。

功能区包含多个选项卡，如“开始”、“插入”、“页面布局”等，每个选项卡包含许多按钮，用于在 Excel 中处理不同的命令。这些按钮最好的地方在于，如果我们把鼠标光标放在任何按钮上，它都会告诉我们它将执行什么任务。

除此之外，Excel 还允许我们根据自己的喜好自定义功能区。我们可以隐藏/显示并相应地插入新命令。

管理工作表

Excel 的另一个出色之处在于 Excel 工作簿可以有多个工作表。我们可以直接从窗口底部管理工作簿的不同工作表。在默认的“空白工作簿”中，我们可以看到一个名为“Sheet1”的单个工作表。

要插入更多工作表，我们可以使用工作表名称旁边的加号 (+)。此外，我们可以右键单击其名称以显示与工作表相关的许多其他选项。我们可以单击这些选项来相应地管理工作表。

输入数据

在 Excel 中输入数据是最基本的操作之一。虽然这是我们在 Excel 中开始处理数据所需要的初始步骤，但它非常简单且几乎毫不费力。

要输入数据，我们可以选择特定的单元格并开始相应地按下键盘上的按钮。尽管如此，我们还可以从其他程序复制、剪切和粘贴数据到 Excel 中。此外，我们还可以从其他文件中导入数据。

Excel 允许我们使用文本、数字、符号和其他用于数据输入的字符。

执行计算

这是 Excel 的另一个伟大功能，我们可以对数据执行各种计算。在 Excel 中执行基本计算非常容易。

我们可以在数据之间使用数学符号，结果将自动提供。例如，如果我们输入 =4+5 到任何一个单元格并按 Enter 键，该单元格将显示值9，这是4 和 5 的总和。此外，如果我们选择一个特定的单元格，原始公式（无论我们在此单元格中输入了什么）将显示在公式栏上。

另一种方法是，我们还可以使用单元格引用并在它们之间插入数学运算。这将同样得出相应的结果。例如，假设我们在单元格 A1 中输入 4，在单元格 B1 中输入 5。接下来，我们在单元格 C1 中输入 =A1+B1。通过这样做，单元格C1 将显示单元格 A1 和 B1 中输入的值的总和。

同样，我们可以在 Excel 中执行其他算术计算。

使用函数

使用 Excel 函数获取结果是一项基本任务，在一定程度上可以减少工作过程所需的时间。

特别是，大多数函数/公式接受一组数字作为输入并提供相应的输出。让我们通过一个简单的例子来讨论这一点

假设我们在单元格 A1 中输入 4，在单元格 B1 中输入 5。接下来，我们在单元格 C1中输入 =SUM(A1,B1)。通过这样做，单元格C1 将显示单元格 A1 和 B1 中输入的值的总和。

Excel 拥有大量有用的函数。要查看不同的函数，我们可以导航到“公式”选项卡，然后从那里选择特定的类别。Excel 将显示该特定类别支持的所有函数。

一旦我们熟悉了函数，我们就可以在单元格内输入等号 (=) 并开始在该单元格中输入任何函数。然后，Excel 会自动显示相应的函数及其语法。我们可以选择函数并按照语法继续操作。

保存我们的工作

完成工作后，我们必须将其保存到文件中。如果我们关闭 Excel 而不保存，我们将丢失我们的工作。将 Excel 文件保存到计算机的最简单方法是按键盘快捷键“Ctrl +S”。按下此快捷键后，Excel 会要求我们选择文件名和保存位置。

我们还可以单击“快速访问工具栏”上的“保存”按钮。此按钮也有助于我们将临时数据保存到现有文件中。

要记住的重要事项

在我们开始使用 Excel 之前，还有许多重要的事情是我们必须了解的。以下是一些最重要的事情需要记住

• Excel 允许我们使用广泛的键盘快捷键来加快我们的工作过程。我们必须利用 Excel 快捷键来提高工作流程的生产力。
• 当我们想与他人共享 Excel 文件但不需要进一步编辑时，我们必须将文件保存为 PDF 格式。这种格式不易编辑，可使数据免受未经授权输入的侵害。此外，PDF 格式也最适合打印。
• Excel 允许我们使用不同的文件扩展名。但是，每个扩展名都有其用途。特别是，XLSX 扩展名是 Excel 文件的默认格式，其中不包含 VBA 宏。
• 如果 Excel 文件包含大量数据（通常超过 10 MB），我们必须使用 XLSB 扩展名。它速度更快，并且与所有功能、格式甚至 VBA 宏兼容。但是，此格式可能不被其他电子表格程序支持。
• 由于 Excel 支持 VBA 编程，我们必须不要打开来自不受信任来源的 Excel 文件，因为其中可能包含一些漏洞代码。
• 使用“另存为”命令保存 Excel 文件时，我们必须小心；否则，我们可能会错误地将文件替换为原始文件。那样的话，我们有时可能会丢失重要数据。