Excel 宏

MS Excel，或 Microsoft Excel，是一款强大的电子表格软件，大多数人经常将其用于特定任务，例如记录数据或执行各种数学或分析运算。在日常使用 Excel 时，用户经常会遇到需要每隔一两天重复执行某些任务的情况。从头开始重复执行相同的任务需要时间和精力。但是，我们可以通过几次点击使用 Excel 执行一些重复性任务。这就是 Excel 宏功能的作用所在。

本教程简要介绍了 Excel 宏以及记录、保存、编辑和在方便时执行宏等其他重要主题。

Excel 中的宏是什么？

宏是指一个现有的记录和播放工具，它帮助我们记录一个 Excel 操作或一组操作。这些操作以代码形式保存为指令。我们可以根据需要随时执行已记录的操作。由于所有鼠标点击和键盘输入都按顺序记录，Excel 会逐行在给定数据上执行它们。此外，记录的宏可以稍后编辑，以进行少量更改以满足我们的需求。

Excel 提供了两种创建宏的方法。第一种方法涉及基本的记录和播放过程，之后执行它们以执行重复的步骤或操作。另一种方法涉及使用 VBA（Visual Basic for Applications）进行编码，这需要良好的编码知识。

如何在 Excel 中访问宏？

要启用或使用我们 Excel 工作簿中的宏，我们必须利用“开发工具”选项卡。Excel 中的“开发工具”选项卡包含高级选项或工具，允许用户使用一些很棒的隐藏功能。不幸的是，“开发工具”选项卡本身在 Excel 中默认是隐藏的。因此，我们必须先取消隐藏“开发工具”选项卡并访问相应的工具。在“开发工具”选项卡上，我们可以访问宏、加载项、VBA（Visual Basic for Applications）等很棒的功能。

启用“开发工具”选项卡是一个一次性过程，包括以下步骤

• 首先，我们需要转到 **文件** 选项卡，然后从菜单列表中单击 **选项**。
  
• 在 Excel 选项窗口中，我们需要从左侧列表中单击“**自定义功能区**”。这将显示右侧面板中的相应选项。
  
• 我们必须单击或选中与 **开发工具** 选项卡关联的复选框，然后单击 **确定**。这将启用功能区上的“开发工具”选项卡。
  

启用“开发工具”选项卡后，我们将在 Excel 功能区中看到它，与其他典型选项卡类似。我们可以在 **开发工具** 选项卡中的 **代码** 部分下找到 **宏** 按钮，如下所示

如何录制宏？

启用“开发工具”选项卡后，我们就可以访问宏，包括录制功能。我们可以通过以下步骤录制宏

• 首先，我们需要导航到 **开发工具** 选项卡，然后单击“**代码**”部分下的“**录制宏**”按钮。
  
• 单击“录制宏”按钮后，我们会看到一个“录制宏”对话框，如下所示
  
  在对话框中，我们需要输入以下数据
  • 宏名称：我们可以根据宏的操作或工作为其分配不同的名称。但是，我们必须确保不使用空格或其他特殊字符。最好只使用字母，如果需要，可以与下划线组合。另外，我们不能多次使用相同的宏名称。
  • 快捷键：我们可以为我们要创建的相应宏分配一个键组合。这在执行相应宏时很有用。我们可以通过按某些分配的键来执行关联的宏。我们必须确保不分配已使用的快捷键组合，否则 Excel 将覆盖它们。建议通过与 Shift 键组合来分配所需的快捷方式。
  • 存储宏位置：这是一个包含以下 3 个选项的下拉列表：“此工作簿”、“个人宏工作簿”和“新建工作簿”。
    1. 此工作簿 - 宏仅在此工作簿中创建。如果我们尝试在新 Excel 工作簿中使用创建的宏，则之前创建的宏将不会显示。这样，我们只能在该工作簿中使用这些宏。
    2. 个人宏工作簿 - 它创建并存储宏在此工作簿中。但是，宏仅在新 Excel 工作表中显示。
    3. 新建工作簿 - 它会打开一个新的 Excel 工作簿，并在新创建的工作簿中执行的操作将被记录以供将来使用。
    
    
  • 说明：我们可以为每个宏编写说明，以帮助我们理解创建宏的目的。建议编写详细的说明，以便任何人都可以轻松了解相应宏的相关操作。
• 在“录制宏”对话框中输入所有必需数据后，我们必须执行所有要保存在宏中的操作。操作是指在 Excel 中完成任何特定任务的步骤，例如调整格式。
• 完成任务（或执行所需的动作集）后，我们必须再次导航到 **开发工具** 选项卡，然后单击“**停止录制**”按钮。这将录制/创建宏。
  

如何保存带宏的 Excel 工作簿？

当我们在 Excel 中尝试录制宏时，它会要求我们在同一工作簿中（作为“此工作簿”）或个人工作簿（作为“个人宏工作簿”）之间选择存储宏。根据我们选择存储宏的选项，我们需要执行不同的方法来保存它。让我们一一讨论这两种方法

• 当选择将宏存储为“此工作簿”时：当我们选择在录制时通过选择“此工作簿”选项来存储宏时，我们可以通过转到 **文件 > 另存为 > Excel 启用宏的工作簿** 来保存工作簿。在这种情况下，我们不需要显式保存宏。它将自动保存在工作簿中。
  
• 当选择将宏存储为“个人宏工作簿”时：当我们选择通过选择“个人宏工作簿”选项来存储宏时，我们必须显式保存宏。在这种情况下，我们不能像其他 Excel 格式一样保存它。相反，我们使用 Excel 在我们尝试关闭工作簿时显示的弹出对话框来保存它。我们必须使用弹出窗口中的“**保存**”按钮。如果我们不使用弹出窗口保存它，宏将在关闭工作簿后被删除。
  

如何查看/编辑宏的代码？

如上所述，Excel 宏以 VBA 代码的形式记录所有操作。因此，我们可以在 Excel 中录制后查看和编辑 VBA 代码。根据录制的操作，Excel 会生成代码。

假设我们的工作簿包含一个宏。我们需要导航到 **视图选项卡 > 宏 > 查看宏**。此外，我们可以按键盘快捷键“**Alt + F8**”来快速访问此功能。它会在宏对话框中列出相应工作簿的所有现有宏。

如果为相应的 VBA 工作簿创建了多个宏，我们可以键入“宏名称”框中的名称以立即找到所需的宏。之后，我们必须通过单击来选择宏。选择任何宏后，窗口右侧的按钮将被激活。我们可以使用相应的按钮执行、编辑或删除选定的宏。

要查看或编辑录制的宏，我们需要单击“编辑”按钮。这将打开/启动 VBA 窗口，显示选定宏的代码。我们可以相应地更改代码。但是，这需要基本的 VBA 代码和编程知识。

此外，我们可以通过按键盘快捷键“Alt + F11”直接访问工作表代码。

如何在 Excel 中运行/执行宏？

有多种方法可以运行/执行宏。但是，最有用的一种方法是使用我们在录制宏时分配的键盘快捷键。以下是一些可以通过宏运行的其他常用方法

使用形状执行宏

运行宏的最简单方法之一是使用（单击或按下）内置形状。我们可以插入一个特定的形状，并将“运行宏”命令与其关联以执行。这样，每当我们想执行一个脚本时，我们都可以单击该形状。使用形状在工作表中运行宏的一个优点是我们可以插入多个形状，每个形状都与一个不同的唯一宏相关联。

以下是我们应该遵循的步骤，以使用 Excel 形状运行宏

• 首先，我们需要导航到 **插入** 选项卡，然后单击 **形状**。接下来，我们必须单击任何所需的形状以将其插入到我们的活动工作表中。
  
• 选择所需的形状后，我们必须单击工作表中的任何区域以插入形状。我们可以相应地移动工作表中的位置。我们还可以格式化形状并在形状内插入文本，使其对宏更有意义。
  
• 在工作表中插入形状后，我们必须按 **右键** 单击它，然后选择“**分配宏**”选项。
  
• 在下一个窗口中，我们必须选择我们希望为工作表中的插入（或选定）形状分配的任何现有录制宏。之后，我们必须单击 **确定**
  

使用按钮执行宏

当我们将形状插入以执行宏时，我们可以对其进行相应格式化。但是，宏按钮无法做到这一点。它遵循标准的 Excel 格式。与前一种方法一样，我们可以将任何所需的宏分配给一个按钮，并在需要时单击它来执行关联的宏。以下是我们应该遵循的步骤，以使用 Excel 按钮运行宏

• 首先，我们需要转到 **开发工具** 选项卡，然后在“**控件**”部分下单击 **按钮** 工具。
  
• 在下一步中，我们必须单击工作表中我们想要插入宏启用按钮的任何区域。一旦我们在工作表中任何地方单击，就会看到“分配宏”窗口。我们需要选择我们想要链接到按钮以执行的宏，然后单击 **确定**
  
• 之后，我们会在我们单击的区域中插入一个矩形按钮。单击此按钮将立即执行相应的宏。
  
  虽然我们无法调整按钮的格式，如颜色和形状，但我们可以编辑其中的文本。我们可以输入任何所需的文本，以便轻松理解该特定按钮的功能。
  
  要编辑宏按钮中的文本，我们必须按右键，然后选择“编辑 Alt 文本”选项。之后，我们可以相应地输入任何所需的名称。
  

使用功能区执行宏

当同一工作簿中保存或录制了多个宏，定义了不同的任务时，最好使用功能区工具来执行特定的宏。当我们使用功能区中的宏工具时，所有宏都列在同一个列表中，方便选择和执行任何所需的宏。以下是我们应该遵循的步骤，以使用 Excel 功能区运行宏

• 首先，我们需要转到 **开发工具** 选项卡（如果未启用，请启用它），然后在名为“**代码**”的部分下单击 **宏** 工具/按钮。
  
• 在下一个窗口中，我们将看到一个包含在打开的工作簿（Excel 窗口）中创建或保存的所有宏的列表。
• 接下来，我们需要选择一个宏，然后单击“**运行**”按钮。
  

使用 VBA 执行宏

如果宏的用户和创建者是同一个人，那么我们也可以使用 VBA 编辑器来运行/执行宏。以下是我们应该遵循的步骤，以使用 Excel VBA 运行宏

• 首先，我们需要转到功能区上的 **开发工具** 选项卡，然后单击“**Visual Basic**”按钮，如下所示
  
• 我们必须在下一个窗口中找到“**运行宏**”按钮。我们还可以按“**F5**”功能键。
  
• 在下一个窗口中，我们将看到与该特定工作簿相关的所有宏的列表。与前一种方法一样，我们必须选择所需的宏，然后单击“**运行**”按钮。
  
  一旦按下“运行”按钮，选定的宏将被执行，并执行相应的操作。

启用 Excel 中的宏安全设置

当我们尝试打开带有宏的 Excel 工作簿时，我们通常会看到一条安全警告，说：“宏已被禁用”。它显示在功能区下方，我们必须单击“启用内容”按钮才能在该工作表中访问/使用宏。

除此之外，我们还可以防止此安全设置在我们的 Excel 中发生。我们需要从 Excel 选项中更改“信任中心设置”。这是一个一次性过程，包括以下步骤

• 首先，我们需要导航到“**文件**”选项卡，单击“**选项**”，然后在类别列表中选择“**信任中心**”。在此类别下，我们必须单击“**信任中心设置**”按钮。
  
  这将启动一个附加的“信任中心”窗口/对话框。
• 在下一个（信任中心）窗口中，我们必须从类别列表中选择“**宏设置**”。我们必须在此处单击与“**启用所有宏**”选项关联的单选按钮。之后，我们必须单击 **确定**
  
  完成上述步骤后，我们在打开启用宏的 Excel 文件时将不会看到任何通知。但是，建议使用默认选项（禁用所有宏并显示通知），因为它可以在我们不知情的情况下阻止宏运行。当我们从互联网下载 Excel 文件或从其他未知/不可信来源获取文件时，使用默认设置很有用。

在 Excel 中录制和执行宏的分步示例

现在，我们已经讨论并理解了 Excel 宏的基础知识。现在，让我们通过一个示例来理解使用 Excel 宏的概念和重要性。

假设我们经常从客户那里收到文本文件，并且我们每次都需要将这些文本文件导入 Excel 并以相同的模式格式化数据。因此，我们可以创建一个宏并在需要处理新收到的文本文件时执行它。

将以下文本文件作为示例数据集，其中包含不同商品及其价格和销售数量的详细信息

假设我们的文本文件保存在驱动器“C”的“javaTpoint”文件夹中。我们必须执行以下步骤来录制一个宏，以执行将数据从文本文件导出到 Excel 文件并相应地格式化的过程。

• 首先，我们需要打开一个空的 Excel 工作簿。在此新创建的工作簿中，我们必须转到 **开发工具选项卡 > 录制宏**。这将打开一个附加窗口，如下所示
  
  在上图中，我们需要提供所有详细信息。例如，我们将“宏名称”键入为“Sample_Macro_javaTpoint”并提供其他数据，如下面的图片所示
  
• 在提供了所有必需的数据后，我们单击 **确定** 按钮，宏的录制将立即开始。我们现在必须执行我们想要录制的操作/运算。因此，我们将光标放在第一个单元格，导航到“数据”选项卡，并在“**获取外部数据**”部分下选择“**从文本**”按钮。
  
  这将启动文件资源管理器，我们可以使用它从驱动器“C”下的“javaTpoint”文件夹中选择我们的文本文件。
  
• 导入文本文件到 Excel 后，我们将看到“**文本导入向导**”。它看起来像这样
  
  我们必须确保显示的（突出显示的）选项与上图中的设置相同。之后，我们必须单击“下一步”按钮进入第 2 步。
• 在下一步中，我们必须选择“**分隔符**”以将我们文本文件中的数据分成不同的列。由于我们示例文本文件中的数据是通过制表符分隔的，因此我们在第 2 步中选择“**制表符**”选项。之后，我们必须单击“**下一步**”按钮。
  
• 在第 3 步中，我们必须选择“**常规**”选项，然后单击“**完成**”按钮。这将把数据从文本文件导入到我们的 Excel 工作簿中。
  
• 之后，我们可以相应地格式化数据。例如，我们将标题文本设置为粗体。
  
• 执行完所有所需操作后，我们必须单击 **开发工具** 选项卡下的“**停止录制**”按钮。
  
• 接下来，我们删除工作表中所有导入的数据，并将工作簿另存为“**Excel 启用宏的工作簿**”。我们也可以根据需要转换的文本文件数量创建此“启用宏的工作簿”的另一个副本。
  
  我们可以在新创建的宏文件中转到“**视图 > 宏 > 查看宏**”来查看录制的宏。
  
• 每当我们收到需要转换的文本文件时，我们都需要打开一个启用宏的 Excel 文件的副本并执行我们创建的宏。由于我们在创建宏时创建了快捷方式（Ctrl + Shift + B）来执行宏，因此我们可以使用该快捷方式执行我们的脚本。