如何在PPT中插入Excel文件？

将Excel表格插入PPT是一个常见但有时非常必要的操作。当PowerPoint用户想要展示Excel表格中的数据并希望实时更新数据时，这个功能非常有用。Powerpoint用户可以链接Excel表格到PPT。

通过将Excel文件插入PPT，可以让用户在其演示文稿中展示Excel表格。他们可以将Excel数据链接到PowerPoint演示文稿。通过将工作表数据链接到PowerPoint演示文稿，可以在目标演示文稿中轻松地通过Excel数据的实时更改来更新数据。

本章将介绍在PowerPoint演示文稿中插入Excel表格最流行且最简单的方法。

将Excel数据导入PowerPoint演示文稿

通常，您有**三种方法可以将Excel电子表格数据包含到PowerPoint演示文稿中。**这三种方法的工作方式不同，各有优缺点。

第一种方法是**复制Excel电子表格数据**并粘贴到PowerPoint演示文稿中。当您不需要在更改Excel表格中的内容时实时更新数据时，此方法非常有用。它会将Excel数据转换为PowerPoint中的简单表格。然后，用户只能使用PowerPoint的功能，而不能使用Excel的这些表格数据进行格式化等操作。

另外两种将Excel数据导入PowerPoint演示文稿的方法是**嵌入**和**链接**。这两种方法都非常强大，并且在细微之处有所不同。

嵌入Excel文件与链接Excel文件之间的区别

请不要混淆嵌入Excel文件和将Excel文件链接到PowerPoint演示文稿。尽管这两个术语几乎相同，但也有所不同。让我们看看如何-

如果您将Excel电子表格数据**链接**到PowerPoint演示文稿，那么目标电子表格和演示文稿将保持连接。因此，如果您对Excel电子表格数据进行任何更改，它都会自动反映在链接的演示文稿中。

相反，如果您将Excel表格数据**嵌入**到PowerPoint演示文稿中，它们之间将不会建立连接。或者您可以说表格和演示文稿之间的连接已断开。因此，如果您在Excel表格中更新了某些内容，它将不会反映在PowerPoint演示文稿中，因为连接已断开。

以下是嵌入和链接数据之间的差异表

本章将要讨论的方法

1. 将整个Excel表格链接到PPT
2. 将部分数据链接到PPT
3. 复制并粘贴Excel数据到PowerPoint
4. 将Excel数据嵌入PowerPoint

除了这些方法，我们还讨论了

1. 链接和嵌入的优缺点
2. 结论

将整个Excel表格链接到PPT

这是将整个Excel表格数据链接到PowerPoint演示文稿的方法。如果PowerPoint用户想将Excel数据链接到PPT，他们只需在PowerPoint中执行步骤，而在Excel中则不需要。

要将Excel表格链接到PowerPoint演示文稿中，用户需要打开要插入Excel表格的目标PowerPoint演示文稿文件。

请按照给定的步骤来实现此目的

**步骤1：**首先，打开PPT并转到要插入Excel数据的幻灯片。我们使用的是现有演示文稿。

**步骤2：**接下来，导航到**“插入”**选项卡，然后在“文本”组中单击**“对象”**选项。

**步骤3：**将打开一个*“插入对象”*对话框，在该对话框中选择**“新建”**单选按钮，然后点击**“浏览”**按钮从您的本地存储中选择Excel文件。

**步骤4：**从您的系统中选择要插入PowerPoint的Excel工作簿，然后单击**“确定”**。

**步骤5：**文件的路径已插入到*“插入对象”*框中。现在，勾选**“链接”**复选框，然后单击**“确定”**。

**步骤6：**您现在可以看到数据已插入到Excel表格中。

"提示：如果您在演示文稿中双击插入的Excel表格，将直接从这里打开其对应的Excel文件。"

**步骤7：**如果您在链接的Excel表格中更改了任何数据，它将自动反映在PowerPoint演示文稿中。**例如，**请看我们更新了Excel表格第二行中员工的姓名。

注意：不要删除链接的Excel文件，否则数据将永远不会在演示文稿中更新。它将显示一个错误，提示链接文件不可用，因此您无法进行更改。

尝试更新已删除链接的Excel文件时出错

将部分数据链接到PPT

使用此方法，我们将仅将Excel表格的特定数据部分链接到PowerPoint演示文稿，而不是整个Excel表格。如果PowerPoint用户想将Excel数据链接到PPT，他们需要在PowerPoint和Excel中执行步骤。

要将Excel表格的特定部分链接到PowerPoint演示文稿中，请按照以下步骤操作

**步骤1：**打开要链接到PowerPoint演示文稿的Excel表格。

**步骤2：**通过选择要复制的数据部分并使用**Ctrl+C**命令来复制它。例如，我们复制了前四行数据以及标题。

**步骤3：**现在，打开PowerPoint演示文稿，并转到要在该演示文稿中插入Excel数据的幻灯片。

**步骤4：**下一步是将复制的数据从Excel表格粘贴到PPT。为此，在**“开始”**选项卡中，单击**“粘贴”**下拉按钮，然后选择**“选择性粘贴”**。

注意：暂时不要使用简单的粘贴（Ctrl+V）来粘贴复制的数据。

**步骤5：**将打开“选择性粘贴”对话框，在该对话框中单击**“粘贴链接”**单选按钮，然后在**“粘贴为”**下选择**“Microsoft Excel工作表对象”**。

在此“选择性粘贴”面板上单击**“确定”**。

**步骤6：**您会看到选定的Excel数据已成功链接到Excel表格。

由于数据是链接而不是嵌入的。因此，如果您更改Excel表格中的数据，它将在演示文稿中得到反映。链接数据与演示文稿后，您可以自己尝试一下。

复制并粘贴Excel数据到PowerPoint

我们已经描述了将Excel数据链接到PowerPoint演示文稿的方法。如果数据未链接到演示文稿，您可以简单地将Excel数据复制并粘贴到PowerPoint演示文稿中。但是，它不会在PPT中提供自动更新数据。

复制粘贴方法的步骤与从一个地方复制数据到另一个地方一样简单。尽管如此，我们还是会向您展示步骤，以免您感到困惑。以下是它的步骤

**步骤1：**打开要从中复制数据的MS Excel工作簿。选择数据并使用**Ctrl+C**快捷命令进行复制。

**步骤2：**接下来是打开目标PowerPoint演示文稿，并转到您想要放置Excel数据的幻灯片。

**步骤3：**简单地使用**Ctrl+V**命令将数据粘贴到幻灯片中。您的数据将成功放置在PowerPoint演示文稿中。

这是将Excel数据插入PowerPoint演示文稿最简单的方法。但请记住，将数据粘贴到PPT后，它与Excel没有任何链接。因此，Excel数据中的任何更改都不会在此反映。

将Excel数据嵌入PowerPoint

这是将Excel文件包含到PowerPoint演示文稿中的最后一种方法。正如我们已经告诉您的，将Excel表格嵌入PPT不会在文件之间保持连接。因此，当您想在没有连接的情况下将Excel文件数据包含到PPT中时，请使用此方法。

您可以嵌入整个数据表格或一部分数据到PPT。这取决于您。以下是将Excel数据嵌入PowerPoint的步骤

**步骤1：**选择并复制您要嵌入的Excel表格中的数据。

**步骤2：**现在，转到PowerPoint演示文稿，然后在您要放置Excel数据的幻灯片上右键单击。

或者，在“开始”选项卡中，您也可以单击**“粘贴”**，然后单击**“选择性粘贴”**。

**步骤3：**您将看到五个粘贴选项图标（每个用于特定操作），如下所示。如果您从Excel复制数据，这些图标才会显示。

1. 使用目标主题
2. 保留源格式
3. 嵌入
4. 图片 (Picture)
5. 仅保留文本

您可以选择其中任何一个。让我们看看每个粘贴选项的简要介绍。

第一 - 使用目标主题

如果您希望复制的数据使用您要粘贴数据的目标文件的格式、样式和主题，请使用此*“使用目标主题”*选择性粘贴。

**例如，**您将看到我们选择了**“使用目标样式”**选择性粘贴选项。因此，嵌入的Excel数据使用了PowerPoint演示文稿的主题和格式。

第二 - 保留源格式

当您想保留复制数据的源格式时，可以使用*“保留源格式”*粘贴选项。这意味着数据应采用与Excel相同的格式、样式和主题，而不是目标（PowerPoint演示文稿）的格式。

**例如，**我们选择了*“保留源格式”*选择性粘贴选项。因此，您将看到嵌入的Excel表格使用了与Excel数据相同的theming，而不是PowerPoint演示文稿的theming。

由于我的Excel电子表格使用纯白色背景。所以，这里您可以看到Excel数据在插入PowerPoint演示文稿后的样子。

第三 - 嵌入

第三个选项是*“嵌入”*，这正是我们为此方法所需的。我们将选择此选项来完成此过程的步骤。如果您想粘贴Excel数据并保留以便以后更改，请使用此“选择性粘贴”的“嵌入”选项。

此选项默认使用Excel数据的格式，而不是PowerPoint演示文稿的格式。就像在“选择性粘贴”的“保留源格式”选项中一样。

现在，您会注意到粘贴的数据没有使用任何格式，因为我们的Excel数据没有格式。它只是纯白色背景。

第四 - 图片

选择性粘贴的第四个选项是图片。这与上面描述的所有其他粘贴选项不同。如果您不希望PowerPoint用户编辑插入的Excel数据，这是最佳选择。

我们将选择选择性粘贴的**“图片”**选项，将Excel数据用作PowerPoint演示文稿中的图像。

**例如，**您可以看到我们通过使用“图片”选择性粘贴选项将Excel数据插入为图像/图片。

这只是您选择在PowerPoint演示文稿中使用的Excel数据的图像。

第五 - 仅保留文本

选择性粘贴的最后一个选项是*“仅保留文本”*。当您只想从Excel复制文本（没有任何格式）时，可以使用此选项。它既不保留Excel的格式和样式，也不保留PowerPoint的格式和样式。它只保留无格式的文本。

**例如，**您可以看到我们将Excel数据以行-列格式存储。但当它被粘贴到PowerPoint演示文稿时，它既不使用Excel的格式，也不使用PowerPoint的格式。

链接Excel数据的优缺点

优点

在Excel表格和PowerPoint演示文稿之间建立连接，可以实现数据的实时更改。这意味着每当用户对链接数据进行任何更改时，它都会自动反映在PPT中。

将Excel表格插入PowerPoint演示文稿的一个优点是-它有助于保持演示文稿的文件大小。这是因为数据仍然保留在Excel电子表格中，只是显示在PPT中。

缺点

优点也存在缺点，即Excel文件必须保留在相同的位置。**随着优点的出现，也有一个缺点，即Excel文件必须保留在相同的位置。**否则，它将丢失连接，您需要为新位置再次将其与演示文稿链接。

嵌入Excel数据的优缺点

优点

将电子表格嵌入PowerPoint的一个优点是用户可以随意移动Excel文件。由于嵌入方法中的连接已断开，因此用户在更改位置或删除Excel文件后无需重新嵌入。

缺点

将数据嵌入PowerPoint演示文稿会增加PPT的文件大小。因为数据实际上已嵌入到演示文稿中，并且在嵌入后连接丢失。因此，当您嵌入文件时，数据完全依赖于演示文稿。

结论

最后，结论是用户可以根据他们的需求选择显示数据的方法。可以是带连接的，也可以是不带连接的。