Excel 到 Word 的邮件合并

在开始邮件合并之前，用户应该知道什么是邮件合并以及为什么需要它。本章将全部介绍邮件合并以及如何在 Excel 中进行邮件合并。在本章中，我们将尝试详细说明从 Excel 到 Word 的邮件合并过程。

邮件合并过程基本上包括三个文档：模板、源文件和最终文档。如果您甚至不了解邮件合并，您也将学会它。

Excel 用户应该知道，邮件合并操作不是在 Microsoft Excel 中执行的。MS Excel 工作表仅用作源文件，但合并实际上是从 Microsoft Word 执行的。

本章涵盖的主题

1. 什么是邮件合并？
2. 邮件合并基础
3. 邮件合并的组成部分
   1. 模板文件
   2. 数据文件
4. 在哪里使用邮件合并？
5. 邮件合并如何工作？
6. 创建邮件合并的步骤
   1. 准备 Excel 电子表格
   2. 在 Word 中准备模板文件
   3. 创建邮件合并文档
   4. 预览邮件合并
   5. 完成并保存邮件合并
7. 准备邮件合并时需要了解的事项

什么是邮件合并？

邮件合并是一种快速创建和发送大量个性化电子邮件或信函的方法。您无需从电子邮件应用程序创建电子邮件。它会自动工作，并将数据从工作表提取到模板文件。模板文件可以是信函或电子邮件。

基本上，邮件合并允许用户创建个性化文档，该文档因收件人而异。用户无需为每个用户撰写单独的电子邮件模板/信函。邮件合并可以轻松完成，而无需为每个收件人单独创建邮件。

您可以一次为数百名收件人创建电子邮件/信函。本章将指导您完成从 Excel 到 Word 的邮件合并。

邮件合并基础

邮件合并是一个创建和发送大量定制电子邮件或信函给不同用户的简单过程。在学习邮件合并过程之前，它看起来是一项非常艰巨的任务。如果您将邮件合并视为三个文档，您可以轻松理解它。

1. 一个包含数据和用于个性化邮件/信函的自定义字段的 Word 文档。
2. Excel 文件在这里是源文件，它包含有关收件人的信息，这些信息将与 Word 文档合并。每行代表一个收件人。这些源文件数据将被 Word 文档代码中的字段替换。
3. 第三个也是最后一个是另一个 Word 文档，它是从上述两个文件准备的最终文档。它基本上是要发送的个性化文档。

从 Excel 到 Word 进行邮件合并的主要目的是使用文件 1（Word 文件）和文件 2（Excel 文档）来创建第三个文件。

邮件合并的组成部分

邮件合并有两个用户应该了解的重要组成部分 -

1. 数据文件
2. 模板文件

数据文件

数据文件是包含电子表格中数据（如姓名、地址、电话号码）的源文件。此数据文件可以是 Excel 电子表格或 Google 表格。数据文件的内容用于模板文件中，以创建个性化的电子邮件或信函。

"通过定义邮件或信函的格式，邮件合并会自动从数据文件中提取数据并将其放置在模板文件中，以实现个性化邮件模板。"

这是我们将在本章下面创建的示例数据文件

模板文件

模板文件是包含要发送的消息的文档。它可以是电子邮件或信函模板。在此文档中，我们必须指定个性化数据将放置的位置。姓名、地址和电话号码等个性化数据是从工作表获取的，或者可以说数据文件。

这是我们将在本章下面创建的示例模板文件

在哪里使用邮件合并？

邮件合并可用于创建以下个性化消息，即：

1. 创建电子邮件，
2. 新闻通讯，
3. 自定义目录，以及
4. 表单信函等。

邮件合并如何工作？

当邮件合并运行时，Excel 工作表（源）会连接到 Word 文档（模板文件）。连接两个文件后，Word 文档会从 Excel 工作表中提取数据并将其放置在插入的字段位置。

因此，在开始邮件合并过程之前，请确保 Excel 文件包含 Word 文档中创建个性化电子邮件/信函所需的所有信息。

创建邮件合并的步骤

邮件合并过程包括从 Excel 到 Word 准备邮件合并的三个最重要步骤，即：

1. 准备 Excel 电子表格
2. 在 Word 中准备模板文件
3. 创建邮件合并文档
4. 预览邮件合并
5. 完成并保存邮件合并

准备 Excel 电子表格

首先，我们将准备一个 Excel 电子表格作为源数据，用于创建自定义邮件/信函模板。在本例中，我们将创建三个名为“名字”、“姓氏”和“电子邮件”的列。

第 1 步：在 Excel 工作表的第一个单元格中创建标题，然后在下面的单元格中插入数据。

在此 Excel 工作表中，我们存储了以下数据。这些数据将用于模板文件。数据文件必须包含将在模板文件中用作字段的标题，以从此文件获取数据。

在 Word 中准备模板文件

创建源数据文件并准备好数据后，下一步是在 Word 文档中准备模板文件。要创建 Word 文档中的模板文件，请按照以下步骤操作

第 1 步：创建一个新的 Word 文档，然后导航到“**邮件**”选项卡。

第 2 步：单击“**开始邮件合并**”按钮，然后选择“**电子邮件消息**”以创建用于个性化电子邮件的邮件合并。

您也可以选择“信函”来设计个性化信函。我们选择了“电子邮件消息”用于电子邮件。

将 Excel 工作表连接到 Word

根据前几步，将打开一个用于编写自定义电子邮件的新 Word 文档。接下来是将准备好的 Excel 工作表连接到 Word 文档。

第 3 步：在此新文档中，单击“**选择收件人**”，然后选择“**使用现有列表**”。

第 4 步：您将被导航到本地存储以选择 Excel 文件。从您的系统中选择 Excel 文件，然后单击“**打开**”按钮。

第 5 步：我们在 Excel 文件中创建的数据存储在 Sheet3 中。因此，在这里我们将选择“**Sheet3**”，然后单击“**确定**”。

完成这些步骤后，我们的 Excel 工作表现已链接到 Word 文档。

将字段插入 Word 文档

开始编写您在发送邮件时实际要放在邮件正文中的邮件。为此，您需要用于个性化邮件的字段，例如名字、姓氏或电子邮件地址。您必须在 Word 文档的正确位置插入正确的字段。

第 6 步：我们开始编写邮件内容。现在。这里我们要插入收件人的名字和姓氏。

将光标保留在要插入字段的位置，然后重复步骤 7。

第 7 步：在同一个“邮件”选项卡中，单击“**插入合并域**”，然后选择您想在 Word 文件中的任何位置插入的字段。

第 8 步：已插入名字字段。现在，再次单击“**插入合并域**”下拉按钮，这次选择姓氏字段名称。

第 9 步：另一个字段已插入到模板 Word 文件中。继续编写邮件内容，并在您想要插入的任何位置插入其他或相同的字段。

预览邮件合并

设置好邮件合并后，您可以预览创建的邮件合并，以确保一切都按照您的意愿设置。

第 10 步：在“邮件”选项卡中，单击“**预览结果**”。

第 11 步：单击“预览结果”后，第一个记录将自动显示。名字和姓氏已替换为第一个员工的详细信息。

请看下面的文档

第 12 步：要查看其他文档，请单击下一个和上一个图标来更改文档。

我们的模板文件已准备好发送。现在，您可以将此文档保存在您的存储中。

完成并保存邮件合并

现在是时候完成邮件合并并保存创建的模板文档了。

第 13 步：在“邮件”选项卡中，单击“**完成并合并**”按钮。您将在那里看到不同的选项。

选择您想要的最佳选项，即打印、保存或发送所有个性化准备好的文档。

第 14 步：选择“**编辑个人文档**”。

您也可以选择“发送电子邮件消息”来发送创建的文档。

第 15 步：将打开一个小的窗口面板，您可以在其中选择“**全部**”单选按钮，然后单击“**确定**”。

第 16 步：将创建一个新的 Word 文档，用于所有收件人。现在，您为每个收件人都有单独的邮件模板。您可以使用**Ctrl+S**打印或保存文档。

完成所有步骤后，您可以保存文档并关闭文件。

排除收件人

可能有一个很长的记录列表，但您不想将创建的个性化邮件发送给所有收件人。用户可以直接从 Word 文件中排除收件人，而无需从 Excel 工作表中删除记录。

要从您添加的数据文件中的列表排除一个或多个记录，您可以按照以下步骤操作

第 1 步：在同一个“*邮件*”选项卡中，单击“**编辑收件人列表**”。

注意：只有当 Excel 工作表连接到 Word 文档时，“编辑收件人列表”选项才会启用。否则，此选项将禁用。

第 2 步：将打开一个“邮件合并收件人”窗口面板，您可以通过取消选中与其记录对应的复选框来删除收件人。

第 3 步：完成所有操作后，单击此面板上的“**确定**”按钮。

收件人列表已更新，而无需从 Excel 工作表中删除记录。这意味着您准备的个性化邮件/信函不会为排除的记录进行定制。

准备邮件合并时需要了解的事项

您在创建邮件合并时应了解以下几点。

1. Word 文档中的所有字段都应在 Excel 工作表中可用。这意味着列名应与 Word 文件中的字段匹配。**例如：** firstname, lastname。
2. 您必须在 Excel 工作表中创建标题行，该标题行稍后将在模板文件中使用。
3. 如果您的源 Excel 工作表包含日期、时间、货币或邮政编码，它们以 0 开头或结尾，请在合并之前正确格式化它们。这样，MS Word 才能正确读取这些值。
4. 您将用于邮件合并的所有数据都应位于 Excel 工作簿的第一个工作表中。
5. 如果您想更改电子表格数据，应在将其连接到 Word 文档进行邮件合并之前完成。

插入个性化消息

Excel 提供了三个变量，您可以将它们插入到 Word 文档中。这三个变量是**地址块、问候语行和合并域**。在上述邮件合并示例中，我们在准备的个性化电子邮件中插入了合并域。

地址块

此地址块用于说明您在创建邮件合并时希望如何称呼收件人。例如，先生、夫妇、或希望使用姓名的缩写等。

问候语行

问候语行变量用于模板文件中，以获取不同收件人的个性化问候语或称谓。问候语行基本上是您希望如何开始对话，例如“To”或“Dear”。

合并域

当您使用另一个文档数据（如 MS Excel 工作表）作为数据文件时，合并域非常有用。您使用它来从该文件中获取字段数据作为字段值。Excel 列标题被视为合并域，其对应的单元格数据从工作表中获取。

插入地址块

假设您已执行创建邮件合并直到编写邮件合并的步骤。只有在那之后，您才能插入地址块、问候语行和合并域。

当您想以任何特定方式称呼收件人时，您可以使用 Excel 工作表中的地址块变量。

要插入地址块，请在新建的邮件合并文档的“*编写和插入字段*”部分中单击“**地址块**”选项。

将打开一个面板，您可以在其中通过选择一种格式来指定地址元素，然后单击“**确定**”。

地址块已成功插入模板文件。

同样，您可以插入问候语行。也请参阅其步骤。

插入问候语行

我们只是做个演示。您可以根据自己的需要使用这些变量。

要将问候语行插入模板文件，请在“*编写和插入字段*”下单击“**问候语行**”选项。

将打开一个面板，您可以在其中选择问候语行格式，然后单击“**确定**”。

可以看到问候语行变量已插入到模板文件中。

使用向导创建邮件合并

我们已经在上面描述了创建邮件合并所需的所有步骤。您可以使用这些步骤轻松完成从 Excel 到 Word 的邮件合并。希望您不会在任何步骤中遇到困难。

此外，MS Word 还提供分步指南。您也可以遵循它。您也可以使用它。当您开始邮件合并过程时，您会找到该选项。

在 Word 文件中，单击“**邮件**”选项卡中的“**开始邮件合并**”，然后选择“**分步邮件合并向导**”。

Word 文档右侧将启用一个面板，其中显示了准备邮件合并的分步指南。请看下面的截图