在 Excel 中突出显示重复项

2025年3月17日 | 阅读 7 分钟

MS Excel，简称 Microsoft Excel，是一款功能强大的电子表格软件，用于在多个工作表中的不同单元格中记录财务和会计数据。它可以处理每个工作表中的大量数据。通常，人类容易犯错误，有时我们可能会错误地在 Excel 单元格中输入重复值。

出现一次以上的数据或值称为重复项。Excel 使我们能够突出显示重复值，以便决定它们是否需要。通过突出显示这些值，我们可以查看每个重复项并根据需要保留或删除。但是，在更改 Excel 文件之前，始终建议备份原始 Excel 文件。

本教程讨论了在 Excel 工作表中突出显示重复值的各种方法。本教程解释了需要突出显示重复记录的具体情况。

如何在 Excel 中突出显示重复项？

在 Excel 中搜索重复值或突出显示重复项时，最有用和最快的方法是使用条件格式工具。条件格式工具帮助我们使用定义的颜色和某些规则或条件来突出显示重复值。使用条件格式工具的优势在于，它可以查找并突出显示现有的重复项以及将来要输入的重复项。

在 Excel 中查找或突出显示重复值的多种方法。以下是最常见和有效的方法：

使用条件格式规则
使用条件格式公式

让我们详细了解每种方法

使用条件格式规则

使用条件格式规则，我们可以根据某些预定义规则在工作表中选择各种现有数据格式化选项。该工具还提供了突出显示重复项的访问权限。

在 Excel 中查找和突出显示重复值的步骤如下：

首先，我们需要 **选择单元格范围**。我们可以通过鼠标拖动区域进行选择。但是，在选择整个工作表时，我们必须使用快捷键“Ctrl + A”。
选择数据范围后，我们必须导航到 **“开始”** 选项卡，然后在 **“样式”** 部分下选择 **“条件格式”** 选项，如下图所示：
在下一个窗口（条件格式的下拉列表）中，我们必须单击 **“突出显示单元格规则”** 选项。此选项将进一步列出更多规则，我们必须从中选择 **“重复值”** 选项。
之后，Excel 将显示“重复值”对话框。在这里，我们必须从“值为”文本之后的第二个下拉列表中选择所需的颜色格式选项。在我们的例子中，我们选择 **“红色文本”** 选项。

如果我们不喜欢预定义的格式规则，可以从第二个下拉列表中单击 **“自定义格式”** 选项。这将启动 **“设置单元格格式”** 对话框，我们可以在其中调整文本单元格背景的颜色，添加/删除边框，调整边框颜色等。
最后，我们必须从“重复值”对话框中单击 **“确定”** 按钮，重复值将立即以红色文本突出显示。

此方法主要用于突出显示所选范围或整个工作表中重复的单个值。

使用条件格式公式

Excel 的条件格式工具允许用户应用所需的公式或函数。使用特定的公式或函数，用户可以定位任何特定的单元格范围并相应地应用所需的格式设置。公式和函数可以帮助我们轻松地突出显示各种特定情况下的重复项。

在 Excel 中使用公式或函数突出显示重复项时，我们通常使用 COUNTIF 函数。当任何指定值在提供的范围内出现一次以上时，此函数将返回 TRUE。为了突出显示重复项，我们按以下方式应用 COUNTIF 函数：

使用条件格式公式在 Excel 中查找和突出显示重复值的步骤如下：

让我们再次考虑相同的示例。首先，我们需要选择工作表中的有效 Excel 单元格或范围。在我们的示例中，我们选择范围 A2:A13。
选择范围后，我们需要转到 **“开始”** 选项卡，然后单击 **“条件格式”** 选项，与之前的方法相同。
在下一个窗口（或下拉菜单）中，我们必须选择 **“新建规则”** 选项，如下图所示：
Excel 在下一个窗口中显示各种选项，用于为选定的单元格范围设置自定义格式规则。在“选择规则类型”框下，我们需要选择最后一个选项 **“使用公式确定要设置格式的单元格”**。
完成上一步后，Excel 将显示一个公式窗口，我们可以在其中输入带有特定规则的所需公式。我们必须使用如下的 COUNTIF 公式：
=COUNTIF($A$2:$A$13,A2)>1
其中“$A$2:$A$13”代表我们示例中选定范围的绝对引用。
之后，我们必须单击 **“格式”** 按钮以启动“设置单元格格式”对话框，我们可以在其中选择各种格式选项，如字体颜色、背景颜色、边框等。在“设置单元格格式”对话框中做出所有偏好设置后，我们必须单击 **“确定”** 按钮关闭对话框。
最后，我们必须在“新建格式规则”窗口中检查选定格式设置的预览框，然后单击 **“确定”** 按钮。

这将立即用指定的格式突出显示选定范围内的重复项。在我们的示例中，重复项如下所示：

这样，我们就可以通过条件格式工具使用 Excel 公式轻松地在选定范围或整个工作表中突出显示重复的单个值或重复项。此方法还可以帮助我们根据特定规则突出显示重复项，例如突出显示不包含第一次出现的重复项，突出显示第 3、4 次及其他重复出现的重复项，突出显示行重复项等。

重复项的具体情况

使用条件格式工具中的不同公式，我们可以根据某些用例突出显示重复项。以下讨论了一些常见的此类情况：

突出显示不包含第一次出现的重复项

假设我们的工作表中存在多个重复项，并且我们需要突出显示工作表中的第二次及之后的所有重复项。在这种情况下，我们必须使用类似以下格式的公式：

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

在此，A2 指的是选定范围的最顶部单元格。

突出显示第三次及其他重复出现的实例

假设我们的工作表中存在多个重复项，并且我们需要突出显示工作表中的第三次及之后的所有重复项。特别是，我们想突出显示从 N 次出现开始的重复项。在这种情况下，我们必须使用与上一情况类似的公式，唯一的区别是我们用所需的数字替换了 >1。在我们的例子中，我们需要应用类似以下的公式：

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>=3

突出显示第四次及其他重复出现的实例

与上一种方法一样，在突出显示第四次及之后的所有重复项时，我们需要应用如下的公式：

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>=4

突出显示特定次数的出现

假设我们的工作表中存在多个重复项，并且我们只需要突出显示工作表中的任何特定次数的出现。在这种情况下，我们需要使用等于号后跟所需的数字。例如，当只突出显示第三次重复出现时，我们需要应用如下的公式：

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)=3

这将不会突出显示所有重复值，但会突出显示每次出现的第三个。

根据一列中的重复项突出显示整行

假设我们有一个包含多个列的 Excel 工作表。我们需要突出显示在任何特定列中包含重复值的整行。

由于 Excel 条件格式工具的内置规则只能让我们在单元格级别查找和突出显示重复项，因此我们必须使用自定义公式。使用基于公式的规则，我们可以涵盖多行和多列并突出显示整行。

要使用公式，我们必须选择所有行，并在 Excel 的条件格式工具中键入以下公式之一：

突出显示重复行（包括第一次出现）
=COUNTIF($A$2:$A$15,$A2)>1
在这里，A2 指的是第一个单元格，而 A15 指的是在特定列中需要检查重复项的最后一个单元格。
突出显示重复行（排除第一次出现）
=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

上述公式显示了绝对和混合单元格引用在突出显示值方面产生的显著差异。

突出显示完全重复的行

在上一种情况下，我们根据特定列中的重复项突出显示了整行。但是，有时不同的行可能包含重复项，这意味着特定行的所有单元格在工作表中可能包含相同的值。在这种情况下，我们必须使用 COUNTIFS 函数而不是 COUNTIF 函数。

COUNTIF 函数允许我们根据各种条件或偏好比较单元格。例如，假设我们有一个 Excel 工作表，其中两列（A 和 B）在某些行中具有相同的值（重复项）。

在 Excel 工作表中突出显示重复行时，我们必须在 Excel 的条件格式工具中使用以下公式之一：

突出显示重复行（第一次出现）
=COUNTIFS($A$2:$A$15,$A2,$B$2:$B$15,$B2)>1

上图显示第一列中“Speakers”一词存在重复项，但特定行对应单元格中的值不同。该函数不会突出显示这些行，因为它仅用于突出显示两列中值相同的重复行。但是，前一种方法帮助我们突出显示了那些重复的行。
突出显示重复行（第一次出现除外）
=COUNTIFS($A$2:$A2,$A2,$B$2:$B2,$B2)>1

在上面的示例中，只有两列。但是，工作表可能包含更多具有重复行值的列，并且将应用相同的方法。COUNTIFS 函数可以帮助我们处理或突出显示多达 127 个范围/条件对。

要记住的重要事项

在 Excel 中突出显示重复项通常在维护出勤表、地址目录、学生成绩单和其他类似文档的记录时非常有用。
删除工作表中的重复项时必须小心，因为它们可能会影响其他工作表记录。
“设置单元格格式”对话框可帮助我们使用所需的颜色组合或格式来突出显示数据。

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