Excel 另存为快捷键

在 Excel 中，“另存为”命令的应用非常广泛，因此，通过使用“另存为”快捷方式，可以在一定程度上节省时间，提高处理速度。所以，了解 Excel 的“另存为”快捷方式并提高 Excel 的整体生产力至关重要。

本文讨论了一些方法，以帮助您了解如何使用 Excel 中的“另存为”快捷方式。在本教程中，我们使用 MS Excel 2013 来讨论这些方法。但是，其他版本的 Excel 的方法也相同。在讨论方法之前，让我们先讨论一下“另存为”命令的功能以及它与“保存”命令的区别。

“保存”和“另存为”

与“保存”命令一样，“另存为”命令也属于 Excel 的“文件”部分。这两个命令都很重要，因为它们允许我们保存 Excel 中创建的数据。但是，这两个命令之间存在细微差别。文件保存后，应用“保存”命令会将更改保存在同一个文件中。但是，“另存为”命令会创建一个带有更改的新文件，并允许我们每次都选择特定的文件名和位置。更具体地说，即使在处理原始文件后，您也可以使用“另存为”命令将更改保存到新文件中，并使原始文件免受更改的影响。

特别地，这两个命令（即“保存”和“另存为”）都有助于我们将 Excel 中的临时数据保存到 Excel 文件中。没有这些命令，在关闭文件后添加到 Excel 的数据将会丢失。除此之外，“另存为”命令比 Excel 中传统的“保存”命令提供了更多的选项和功能。例如，我们可以选择新名称、名称扩展名、位置等等。

Excel 中的“另存为”快捷方式

在 Excel 中使用“另存为”快捷方式有四种主要方法，即：

• 使用 Excel 键盘快捷方式
• 使用快速访问工具栏中的“另存为”快捷方式
• 使用功能区中的“另存为”快捷方式
• 使用 VBA (Visual Basic for Applications)

让我们详细讨论每种方法。

使用 Excel 键盘快捷方式

使用键盘快捷键执行“另存为”任务是最简单、最快捷的方法。由于“另存为”功能会创建文件的新副本，因此我们必须确保不再有要进行的更改。一旦我们完成了对文件的修改，并希望以特定的扩展名在特定文件夹中保存其副本，就可以从键盘上按“F12”键，它将快速启动“另存为”对话框。

注意：请注意，“F12”是一个功能键，我们可能需要先按键盘上的“Fn”键来激活功能键。对于某些键盘，可能不需要这样做。

让我们实际使用这种方法

假设经理与我们共享了一个 Excel 文件以供进一步修改、建议或改进。在这种情况下，我们不应干扰/更改原始文件。因此，如果我们有要添加到文件中的内容，可以对文件进行更改，然后使用“另存为”键盘快捷方式进行保存。

• 首先，我们需要打开一个 Excel 文件并进行相应的更改。在进行了必要的更改后，我们必须确保文件中不再有需要进行的其他更正。例如，我们有一个包含以下数据的文件（Data.xlsx）。
  
• 要将数据保存到新文件，我们需要按下 Excel 键盘快捷键“F12”以快速启动“另存为”对话框。它看起来像下图。
  
  在这里，我们必须输入文件名并选择保存文件的位置。此外，我们还可以通过“保存类型”旁边的下拉菜单选择文件类型。在我们的例子中，我们选择文件名“Data New.xlsx”并选择与原始文件相同的确切位置来保存文件。
• 输入相应数据后，必须单击“保存”按钮。
  
  之后，将创建一个带有应用更改的新文件，而不会更改原始文件的数据。
  

使用快速访问工具栏中的“另存为”快捷方式

另一种方法包括直接从“快速访问工具栏”使用“另存为”命令的快捷方式。但是，在使用它之前，我们必须先配置设置。我们需要按照以下步骤进行配置，然后使用快捷方式：

• 首先，我们必须单击下拉按钮，如下图所示：
  
• 接下来，我们必须从列表中单击“更多命令”。
  
• 在下一个屏幕上，我们需要从下拉菜单中选择“所有命令”，然后选择“另存为”选项。此外，我们必须单击“添加”按钮，然后单击“确定”按钮。
  
• 完成上一步后，将在“快速访问工具栏”中添加一个新的快捷方式，如下所示：
  
  每次我们想使用“另存为”命令时，都可以使用此工具栏上的快捷方式，它将快速启动“另存为”对话框。

使用功能区中的“另存为”快捷方式

另一种方法包括直接从功能区使用“另存为”命令的快捷方式。与上述方法类似，在使用它之前，我们必须先在功能区上配置快捷方式。我们需要按照以下步骤进行配置，然后使用它：

• 首先，我们需要单击“文件”选项卡，如下图所示：
  
• 接下来，我们需要从列表中单击“选项”。
  
• 接下来，我们需要单击“自定义功能区”。之后，我们需要从菜单中选择“所有命令”，然后从列表中选择“另存为”选项。此外，我们必须单击“添加”按钮，然后单击“确定”按钮。请注意，我们必须从列表中的菜单选项下选择我们要添加“另存为”快捷方式的位置，并相应地创建带有自定义名称的组。
  
• 完成上一步后，将在“功能区”中添加一个新的快捷方式，如下所示：
  
  每当我们想使用“另存为”命令时，都可以直接从功能区使用此快捷方式，它将快速启动“另存为”对话框。

使用 VBA

由于 Excel 允许我们使用 VBA 代码，因此我们也可以使用少量代码作为“另存为”命令的快捷方式。使用此方法的优点是，我们可以在编码时立即为文件命名。但是，对于初学者或没有编码知识的人来说，这种方法可能不太友好。

要应用此方法，我们可以使用以下语法/代码：

其中，

'ActiveWorkbook' 指的是当前正在使用的 Excel 文件。

'saveas' 指示必须执行“另存为”命令。

'在此处输入文件名' 意味着我们需要为文件指定一个要保存的相应名称。

一旦我们将代码输入 VBA 编辑器并运行它，文件就会以输入的名称保存在与原始文件相同的位置。但是，它可能会提示我们将文件保存为仅启用宏的格式。在我们的例子中，我们在代码中使用“Data New”这个名称：

使用“另存为”命令/快捷方式时要记住的一些重要事项

为了在使用 Excel 的“另存为”快捷方式保存文件时避免出现任何错误，需要牢记以下几个关键点：

• 每当我们使用 Excel 中的“另存为”命令时，如果原始文件位于同一位置，我们就必须使用特定的文件名。如果我们尝试使用与原始文件相同的名称，将会出现一个错误，提示“文件名已存在”，并且会有一个选项用原始文件替换当前文件。如果我们不阅读警告消息而不小心单击“替换”按钮，我们将丢失原始文件。
• 如果我们使用“另存为”命令并希望将文件名保存为与原始文件相同，则应选择一个没有该特定名称文件的位置。
• 如果我们使用 Excel 中的 VBA 代码，则在使用“另存为”命令保存文件时必须使用 '.XLSM' Excel 扩展名。