电子邮件工作簿

Excel 是功能最强大的电子表格软件之一，具有广泛的功能。我们经常使用 Excel 来组织数据，无论是小数据量还是大数据量。当我们在任何团队项目中工作，需要将工作簿发送给其他用户或经理时，电子邮件是最常见的方法。我们可以在完成工作后或出于任何原因需要时轻松地通过电子邮件发送工作簿。

在通过电子邮件发送工作簿时，我们通常通过浏览器使用电子邮件客户端（例如 Gmail、Yahoo、Outlook 等）的 Web 应用程序。我们首先填写收件人的电子邮件地址，输入主题，创建电子邮件正文，使用文件资源管理器附加工作簿，然后发送。这是通过电子邮件发送工作簿的传统方式。但是，还有一些其他方法在通过电子邮件发送工作簿时可能更有帮助并节省时间。

在本文中，我们将讨论一些快速将当前工作簿发送给特定人员的替代方法。我们将详细介绍每种特定方法的循序渐进教程，这将帮助我们更轻松地理解整个过程。

如何通过 Excel 发送电子邮件工作簿？

Excel 具有广泛的内置功能。使用 Excel 功能的最佳之处在于，我们几乎可以通过多种方式使用每项功能。同样，它提供了多种方式通过电子邮件发送工作簿或将工作簿作为附件发送。

以下是通过电子邮件发送所需工作簿的一些快速简便的方法

• 使用“保存并发送”功能在 Excel 内部通过电子邮件发送工作簿
• 使用 VBA 代码在 Excel 内部通过电子邮件发送工作簿
• 使用快速访问工具栏中的快捷方式通过电子邮件发送工作簿

在使用上述任何方法之前，我们需要在设备上配置一个电子邮件客户端并将其设置为默认电子邮件客户端。在本文中，我们使用 Outlook，它是 Microsoft 的电子邮件客户端，默认情况下在 Windows 设备中可以找到。

现在让我们详细讨论每种方法

方法 1：使用“保存并发送”功能在 Excel 内部通过电子邮件发送工作簿

Excel 中的“保存并发送”命令是从 Excel 内部通过电子邮件发送工作簿的常用方法。Excel 允许我们使用默认电子邮件客户端快速将整个工作簿作为附件、PDF、XPS 或传真发送。

我们需要执行以下步骤才能使用 Excel 中的“保存并发送”命令通过电子邮件发送工作簿

• 首先，我们需要打开一个我们希望通过电子邮件发送给某人的工作簿。
• 接下来，我们需要单击“文件”选项卡，选择“保存并发送”选项。
  
  它将进一步显示其他共享选项。我们需要单击“使用电子邮件发送”选项，如下图所示
  
  上图截取自 Excel 2010。对于 Excel 2007，我们必须单击“Office 按钮”，然后单击“发送”按钮。
  
  在 Excel 2013 及更高版本中，我们需要转到“文件”>“共享”>“电子邮件”。
  
• 在下一个窗口中，我们将获得相关选项，如下图所示
  由于我们想将工作簿通过电子邮件发送给其他人，因此我们需要选择显示“作为附件发送”的框。
  
• 完成上一步后，Excel 将启动一个 Outlook 窗口。使用 Outlook 窗口，我们可以在“收件人”和“抄送”文本旁边的框中指定收件人姓名。此外，我们可以输入任何想要的主题，在介绍框中输入一些消息。工作簿将自动附加到其中。
  
• 填写所有必需的详细信息后，我们必须单击“发送”按钮以将附加的工作簿和消息通过电子邮件发送给选定的收件人。

通过这种方式，我们可以无需离开 MS Excel 即可发送当前工作簿。

方法 2：使用 VBA 代码在 Excel 内部通过电子邮件发送工作簿

VBA 是 Excel 强大的元素之一。它允许我们使用 Excel 中的代码来使用各种高级工具和选项。通过这种方式，我们可以使用一些特定的代码将当前工作簿作为附件发送

我们需要执行以下步骤才能使用 Excel 中的 VBA 代码通过 Outlook 将当前工作簿作为附件发送

• 首先，我们需要打开要通过电子邮件发送的工作簿。
• 接下来，我们需要打开 Microsoft Visual Basic 编辑器以插入要运行的代码。为此，我们需要使用键盘快捷键Alt + F11。按下快捷键后，我们将获得应用程序的 VBA 窗口，如下图所示
• 我们需要单击应用程序的 VBA 窗口中的“插入”选项卡，然后选择“模块”选项。
  
• 完成上一步后，我们将获得 VBA 编辑器窗口，我们必须在其中粘贴以下代码

上述代码将如下图所示

在上述代码中，我们可以相应地更改以下行。

.To = "[email protected]"

.CC = ""

.BCC = ""

.Subject = "Excel 工作簿"

.Body = "收到工作簿后请确认"

• 复制并修改代码后，我们需要运行此代码以通过电子邮件发送当前工作簿。我们必须按下键盘上的 F5 键，这将立即运行我们在编辑器中复制的代码。一旦我们运行代码，Outlook 将再次请求确认。我们必须单击“允许”按钮以将当前工作簿通过电子邮件发送给代码中指定的收件人。
  

通过这种方式，我们可以无需离开 MS Excel 即可使用 VBA 代码通过电子邮件发送当前工作簿。

方法 3：使用快速访问工具栏中的快捷方式通过电子邮件发送工作簿

快速访问工具栏 (QAT) 是 Excel 的有用功能之一。它可用于添加所需的 Excel 功能，并在需要时以最快的方式使用它们。因此，我们可以在 QAT 上添加一个快捷方式，只需点击几下即可将当前工作簿发送给所需的收件人。

我们只需添加一次快捷方式，即可立即多次使用，而无需一次又一次地添加快捷方式。要在 QAT 上添加通过电子邮件发送工作簿的快捷方式，我们需要使用以下步骤

• 首先，我们需要右键单击 Excel 窗口中的任意选项卡，然后单击“自定义快速访问工具栏”选项。
  
• 我们需要在下一个窗口的“从以下位置选择命令”下拉菜单中选择“所有命令”选项。
  
• 我们需要找到名为“发送到邮件收件人”的选项，如下图所示
  
• 选择“发送到邮件收件人”选项后，我们需要单击“添加”按钮。将选项添加到右侧框后，我们必须单击“确定”按钮以应用首选项。
  
• 按照前面的步骤操作后，我们将在快速访问工具栏上获得一个新的快捷方式。它将如下图所示
  

上述快捷方式主要有助于在 Excel 中执行以下任务

• 将工作表的一部分发送到电子邮件正文。
• 将单个 Excel 工作表作为电子邮件附件发送。
• 将整个工作簿作为电子邮件附件发送。

一旦快捷方式已添加到 QAT，该方法的主要部分（通过电子邮件发送工作簿）就开始发挥作用。现在让我们了解如何使用我们添加的快捷方式发送整个工作簿

• 首先，我们需要打开要通过电子邮件发送的特定工作簿。
• 接下来，我们必须单击快速访问工具栏中的“发送到邮件收件人”快捷方式。
  
• 在打开的下一个窗口中，我们必须选择与选项“将整个工作簿作为附件发送”关联的单选按钮。选择相应的单选按钮后，我们需要单击“确定”按钮。
  
  在发送工作簿中的任何特定工作表或工作表的某些特定部分时，我们可以选择上图中的另一个选项。
• 完成上一步后，Excel 将在默认电子邮件客户端（在本例中为 Outlook）中创建一个新的空白邮件，并将当前工作簿附加到其中。它将如下图所示
  
  在上图中，我们需要指定我们希望通过电子邮件发送相应工作簿的收件人的电子邮件地址。
• 填写所有详细信息后，我们必须单击“发送”按钮以将工作簿通过电子邮件发送给选定的收件人。
  

重要的是要注意，“发送”按钮只有在我们的设备上配置了默认电子邮件客户端后才会显示。通过这种方式，我们可以使用 QAT 中的快捷方式通过电子邮件发送当前工作簿，而无需离开 MS Excel。

需要记住的重要事项

• 设备中必须配置电子邮件客户端才能直接从 Excel 发送当前工作簿。
• 需要 Internet 连接才能将工作簿通过电子邮件发送给所需的收件人。
• 建议在通过电子邮件发送工作簿之前始终仔细核实收件人地址。通过这种方式，我们可以消除重要数据落入不必要之手​​的可能性。
• 工作簿通过 Outlook 窗口发送后，它会自动关闭。因此，建议进入 Outlook 检查已发送邮件，以确保电子邮件已成功发送。