Excel 中的数字转文本

MS Excel，即 Microsoft Excel，是一款功能强大的电子表格软件，用于在多个工作表中按单元格记录数据。工作表允许用户输入各种财务和分析数据。用户可以进行数据输入和执行计算或操作。Excel 工作表充当数据库，用户可以使用它创建仪表板或分析报告。尽管 Excel 支持几乎所有类型的数据，但数字是 Excel 中最常见的数据。然而，在某些情况下，我们可能需要将数字转换为文本，以达到各种目的。

本教程讨论了在 Excel 中将数字转换为文本的各种分步方法。在介绍转换方法之前，让我们先了解如何在 Excel 中识别或区分数字和文本。

在 Excel 中识别/区分数字和文本

以下是区分 Excel 中数字和文本的一些常见视觉指示：

• 默认情况下，数字值靠右对齐。但是，文本值靠右对齐。
• 如果在 Excel 中选择了多个数字单元格，则状态栏底部会显示相应值的平均值、计数和总和。对于文本格式的单元格，Excel 的状态栏仅显示计数。
• 算术运算对数字单元格按预期工作。但是，文本格式的单元格即使值看起来像数字也会返回错误。
• 当我们选择数字格式的单元格时，公式栏会显示与单元格中相同的值。对于文本格式的单元格，公式栏在大多数情况下会显示一个前导撇号。
• 当我们选择包含数字值的单元格时，不会出现错误指示符。但是，如果选择文本格式的单元格，则会显示错误指示符。错误指示器包含一个感叹号、一个错误消息以及下拉菜单中的一些快速选项。此外，文本格式的单元格的左上角会显示一个绿色小三角形。
• 选择数字单元格后，功能区“开始”选项卡下的“数字格式”下拉框会显示“数字”或“常规”格式。对于文本格式的单元格，格式框会显示“文本”。

不一定需要在工作表中显示所有视觉指示来区分数字和文本。我们可以根据情况找到一个或多个指示器。在下图中，我们可以看到数字（左侧）值和文本（右侧）值之间的差异。

如何在 Excel 中将数字转换为文本？

当我们需要在 Excel 中执行任何特定任务或操作时，我们可以使用多种方法。同样，在将数字转换为文本时，Excel 提供了许多方法。有些方法最快、最容易使用，而有些方法则相对冗长和复杂。但是，我们应该了解将数字转换为文本的所有实用方法，因为我们可能需要尝试不同的方法，具体取决于相应单元格中的数字格式。

以下是将数字转换为文本的最常见和最有效的方法：

使用/添加撇号将数字转换为文本

在 Excel 中将任何数字转换为文本的最快、最简单的方法是在相应单元格中的数字前插入/包含一个撇号。当我们添加一个撇号在所需数字前面时，它不会显示在单元格中。相反，撇号仅在选择特定单元格后显示在公式栏中。

通过添加撇号，我们指示 Excel 将相应单元格的内容视为文本。这是强制 Excel 在所需单元格中将数字显示为文本的有用且最简洁的方法。

在下图中，我们可以看到通过添加撇号将数字转换为文本。

使用分列工具将数字转换为文本

另一种快速将数字转换为文本的方法是使用 Excel 的“分列”工具。此工具主要用于将单元格中的数据拆分到工作表中的多个列中。但是，它还提供了特定的设置，可以帮助我们选择所需的单元格，只需单击几下即可将数字转换为文本。

要使用“分列”工具将所需的数字转换为文本，我们必须执行以下步骤：

• 首先，我们需要选择一个包含需要转换为文本的数字的特定列。
  
• 接下来，我们需要转到“ **数据**”选项卡，然后在“ **数据工具**”部分下单击“ **分列**”按钮。这将打开“ **文本分列向导**”。
  
• 在下一个窗口（或向导）中，我们必须在步骤 1 和 2 中单击“ **下一步**”按钮。在“文本分列向导”的步骤 3 中，我们必须在“ **列数据格式**”下选择“ **文本**”选项。看起来像这样：
  
• 最后，我们必须在向导框中单击“ **完成**”按钮。之后，该列中的所有数字将立即转换为文本或字符串。
  

此方法主要适用于需要将整列的数字转换为文本的情况。这样，我们可以批量转换值。在其他情况下，我们可以尝试其他方法。

使用 Excel 功能区将数字转换为文本

Excel 功能区包含各种选项卡下的许多选项或工具。这些选项卡几乎包含所有现有的 Excel 功能。我们可以使用 Excel 功能区将所需单元格中的数字更改或转换为文本。此方法适用于需要一次性更改多列中的多个单元格。使用此方法，我们无需编辑每个单元格并插入撇号。相反，我们可以一次性将数字转换为文本。

根据此方法，我们需要从功能区更改单元格格式，并将所需单元格设置为文本。即使在单元格为空时，我们也可以将特定单元格设置为仅文本。因此，每当我们在此类单元格中输入数字时，这些数字都会被视为文本。

以下是使用此方法​​的步骤：

• 首先，我们需要选择需要应用文本格式的特定单元格、单元格范围、行或列。
• 接下来，我们需要导航到“ **开始**”选项卡，然后在“ **数字**”部分下单击“ **格式下拉列表**”，如下图所示：
  
• 我们必须从列表中选择“ **文本**”选项，所有选定的单元格都将被转换为文本。
  
  之后，如果我们向这些单元格输入数字，Excel 不会对相应单元格应用数字规则。

使用“设置单元格格式”将数字转换为文本

也可以从“设置单元格格式”对话框将数字转换为文本。这是最一致、最可靠的将数字转换为文本的方法。与前一种方法类似，我们通常更改相应单元格的单元格格式，并将其设置为仅作为文本。

我们必须按照以下步骤使用“设置单元格格式”对话框在 Excel 工作表中将数字转换为文本：

• 首先，我们需要选择所有要以文本格式使用数字的有效单元格。
• 接下来，我们必须用鼠标右键单击并选择“ **设置单元格格式**”选项。或者，我们可以使用键盘快捷键 **“Ctrl + 1”** 快速打开“设置单元格格式”对话框，如下图所示：
  
• 在“设置单元格格式”对话框中，我们需要选择“ **数字**”选项卡，然后在“ **分类**”部分下单击“ **文本**”选项。之后，我们必须单击“ **确定**”按钮。
  
  这将把所有选定单元格的格式更改为基于文本的单元格。位于这些单元格中的任何数字都将被视为文本。

使用函数将数字转换为文本

Excel 提供了各种内置函数和公式，我们可以使用它们来执行特定操作。虽然有几种方法可以帮助我们将数字转换为文本，但 Excel 公式可以使其更容易。要执行数字到文本的转换，我们可以利用 Excel 的 **TEXT** 函数。

TEXT 函数的主要优点是它将数字值转换为文本，并允许我们指定特定值在工作表中如何显示。这意味着当我们想要以自定义的可读格式显示数字，或者想将数字与文本或符号关联时，可以使用 TEXT 函数。但是，使用此特定方法时，我们需要使用其他单元格、行或列来获取源单元格转换后的值。

要将 TEXT 函数应用于数字到文本的转换，我们必须执行以下步骤：

• 首先，我们需要选择一个单元格（源单元格除外，其中包含数字），我们希望在此处记录转换后的文本值。例如，如果我们的数字在任何特定列中，我们可以在其旁边添加一个新列来应用 TEXT 函数并记录文本值。
• 选择单元格后，我们需要在相应单元格中键入或插入 TEXT 函数，如下所示：
  =TEXT(要转换为文本的数字的单元格引用, "0")
  这意味着，如果我们的数字在单元格 B2 中，我们必须在目标单元格（例如，单元格 C2）中输入 TEXT 函数，如下所示：
  =TEXT(B2, "0")
  
• 之后，我们必须按 **Enter** 键。如果我们有多个单元格，我们可以复制粘贴公式（对于相对单元格）或根据需要将其插入非相对单元格。
  
  在特定单元格中应用 TEXT 函数后，结果值会靠左对齐。但是，它尚未完全转换为文本。此结果值充当公式。因此，我们需要将此公式转换为值。
• 接下来，我们需要再次选择结果单元格。我们必须按键盘快捷键 **“Ctrl + C”** 复制所有选定的单元格。复制它们之后，我们必须按键盘快捷键 **“Ctrl + Alt + V”** 打开“选择性粘贴”对话框。
• 我们必须在对话框中选择与“ **值**”关联的单选按钮，然后单击“ **确定**”按钮。
  
  这将把公式转换为文本值。下图显示了结果单元格左上角的小绿色三角形，这表示值是文本格式。
  
  如果需要，我们可以将结果文本格式化的数字复制粘贴到源单元格并删除它们。

TEXT 函数的第二个参数允许我们控制在转换为文本之前数字如何格式化。我们可以使用不同的方法来根据原始数字调整第二个参数。例如：

• 如果我们输入 **=TEXT(123,"00000")**，结果是 00123。
• 如果我们输入 **=TEXT(123.50,"0")**，结果是 123。
• 如果我们输入 **=TEXT(123.50,"0.0")**，结果是 123.5。
• 如果我们输入 **=TEXT(123.50,"0.00")**，结果是 123.50。

同样，我们可以在第二个参数中使用其他自定义代码来以不同方式显示数字。

为什么我们需要在 Excel 中将数字转换为文本？

当我们在 Excel 中将数字转换为文本时，输入的数值或数字不会改变。通过转换，Excel 只会更改读取这些值的方式。在将值从数字转换为文本后，Excel 将它们作为文本读取，并限制计算或自动调整。

以下是一些可能需要我们将数字转换为文本的场景：

添加/保留前导零

前导零（在数字前添加的零）是 Excel 的重要组成部分。虽然我们通常不需要在工作表中使用它们，但在某些特定情况下我们可能需要它们。默认情况下，当我们输入带前导零的值时，Excel 会自动更改这些值，并删除零。例如，如果我们输入像 '0001' 这样的值，它将变为 '1'。

因此，当需要前导零时，我们必须将相应单元格格式化为文本。但是，当使用文本格式来使用前导零时，我们无法在算术计算中使用这些值。

输入大数值

当我们输入大数字或数值时，Excel 会自动将其更改为指数形式。值可能不会按我们期望的方式显示。因此，如果我们想显示诸如账号、员工 ID、订单 ID 或任何其他大数字之类的数字，我们必须将相应的 Excel 数字单元格更改为仅文本。

防止数字转换为日期

我们需要将数字转换为文本的一个常见场景是当我们想在 Excel 中输入特定数字（例如分数）时。例如，01-01、20-01、01-09 等。默认情况下，Excel 会将所有这些数字读取为日期，并在不询问用户的情况下将其转换为有效的日期格式。因此，当我们想在 Excel 中输入分数或相关数字时，我们可以将数字转换为文本。

要记住的重要事项

• 选择要将数字转换为文本的 Excel 单元格时，我们必须谨慎。要选择连续的 Excel 单元格，我们可以按住 **Shift** 键，然后单击所需范围的第一个和最后一个单元格。要选择不连续的 Excel 单元格，我们必须按住键盘上的 **Ctrl** 键，然后单独单击每个单元格。
• 将数字转换为文本后，在大多数情况下，值看起来几乎相同。但是，我们将无法执行算术计算、创建图表或其他基于数字的函数。