Excel 组织结构图

MS Excel 或 Microsoft Excel 是当今最强大的电子表格软件之一，它通过不同的图表功能帮助组织或综合数据。它拥有许多内置工具，可用于可视化电子表格数据，Excel 还提供各种图表来表示数据。组织结构图是 Excel 图表中非常受欢迎的一种，可以提高电子表格的视觉外观和整体有效性。

本文将简要介绍组织结构图，并提供在 Excel 中创建组织结构图的分步教程。通过本文，我们将学会为给定的数据创建所需的层级式组织结构图。

Excel 中的组织结构图是什么？

组织结构图可视化任何公司、组织或其他实体的汇报关系。它有助于在 Excel 中使用部门结构或员工数据来表示组织结构或层级。组织结构图可以更轻松地用熟悉的树状结构可视化大型组织结构的数据。

第一个现代组织结构图由工程师 Daniel McCallum 和艺术家 George Holt Henshaw 创建。他们建造它是为了描绘纽约和伊利诺伊铁路公司按地点划分的公司/组织结构。该术语在 20 世纪初流行起来，在 20 世纪 60 年代达到顶峰，至今仍在使用。

除了作为汇报结构可视化的明显用途外，组织结构图还在许多其他情况下使用。一些重要的场合包括：

• 规划和评估重组工作
• 规划跨部门项目
• 评估组织、部门或小型分支机构中员工的职能或角色。
• 跟踪经理或员工的工作量，以平均分配任务

注意：组织结构图也称为“组织图”和“org chart”（简称）。

如何在 Excel 中创建组织结构图？

创建组织结构图与创建其他典型的 Excel 图表有所不同。与其他流行的 Excel 图表不同，组织结构图不位于“图表”部分下。相反，我们需要使用预定义的 SmartArt 图形在 Excel 中创建此图表类型。

插入 Excel 组织结构图的步骤

要使用 Excel 工作表中的组织结构图，我们必须执行以下步骤：

• 首先，我们需要选择要在其中插入/创建组织结构图的电子表格。接下来，我们需要导航到“**插入**”选项卡，然后单击“**SmartArt**”选项，如下图所示：
  
• 在下一个窗口中，我们需要从左侧列表中选择“**层级图**”。这将显示各种图表结构。然后，我们需要选择窗口右侧的“**第一个块**”。最后，我们必须单击“**确定**”按钮。
  
• 选择第一个块并单击“确定”按钮后，一个具有默认格式的基本组织结构图将立即插入到活动 Excel 工作表中。它看起来如下面图片所示：
  
  如上图所示，Excel 显示两个窗格：左侧的**文本窗格**和右侧的**SmartArt 图形窗格**。
  
  左侧面板包含一个对齐的列表数据，通常作为右侧窗格中 SmartArt 图形的输入数据。因此，当我们更新左侧窗格中的文本值时，它将自动更新右侧窗格中组织结构图的图形表示。但是，我们也可以直接在右侧窗格中编辑文本，而无需修改左侧窗格中的数据。
• 最后，我们需要提供数据，我们的组织结构图将相应地更新。我们可以根据需要将其保存为 Excel 文件或 Excel 模板。

示例：为给定的层级创建组织结构图

为了更好地理解该过程，实现上述步骤并提供一个示例非常重要。假设我们给出了以下层级来创建组织结构图：

副总裁 > 经理 > 工程师 1，工程师 2

现在，让我们按照以下步骤为给定的层级创建组织结构图：

• 如上文所述，我们首先需要转到“**插入 >> SmartArt >> 层级图 >> 组织结构图**”。这将插入具有默认格式的以下组织结构图：
  
• 插入默认组织结构图后，我们需要修改左侧窗格中的文本。我们需要单击第一个 [文本] 并输入给定层级对应的角色，即副总裁。
  修改第一个框中的文本后，Excel 将在右侧窗格的图形中反映相应的文本，如下所示：
  
  这样，我们就插入了示例组织结构图中的最高职位。
• 接下来，我们需要在左侧窗格的第二个文本框、第二个项目符号或子项目符号中插入所需的文本。在我们的例子中，我们需要编辑文本并输入“经理”，根据给定的层级。这将会在副总裁下添加一个经理的职位，如下一张图片所示：
  
• 之后，我们需要插入工程师的文本。由于我们在经理下面有两个工程师，我们需要在左侧窗格中创建新的项目符号。为此，我们必须选择“经理”文本，按 Enter 键，然后单击“**设计**”选项卡下的“**降级**”选项。
  
  这将会在经理下面创建一个新的子项目符号，如下所示：
  
• 我们需要在左侧窗格中编辑经理下的文本并输入“工程师 1”。
  
  之后，输入文本后必须按 Enter 键，这将会在经理下面插入另一个子项目符号。
  
  由于根据给定的层级，我们有两个工程师，我们必须在新创建的子项目符号中输入“工程师 2”。
  
• 由于我们已经为给定的层级绘制了组织结构图，我们必须删除模板中剩余的文本框或占位符。
  
  为此，我们需要从右侧窗格中选择不需要的框，然后按键盘上的 **Delete** 键。删除剩余的文本框后，我们为给定层级绘制的组织结构图如下所示：
  

插入所需的组织结构图后，最好自定义图表元素以使其看起来更具吸引力。但是，这不是强制性的，它仅取决于用户的选择。

自定义 Excel 中的组织结构图

自定义 Excel 中的组织结构图与自定义其他 Excel 图表不同。但是，有多种格式和样式选项，并且大多数自定义都可以直接从“设计”和“格式”选项卡进行。

让我们了解组织结构图中最常用的自定义选项：

在组织结构图中添加图片

Excel 允许我们在组织结构图中插入相关图片，使其更具信息量。这有助于在组织结构图中展示公司结构时显示相应员工的照片。

• 首先，我们需要转到“**插入**”选项卡并单击“**SmartArt**”。
  
• 接下来，我们需要选择“**层级图**”并选择名为“**图片组织结构图**”的第二个块。最后，我们必须单击“**确定**”按钮。
  
• 我们需要单击图片图标并从设备中选择所需的图片进行插入。
  此外，我们可以编辑图形中的文本，正如我们在本文前面讨论过的。

同样，我们可以插入其他组织结构图，例如“名称和职位组织结构图、半圆形组织结构图、圆形组织结构图、水平组织结构图”等。

注意：在 Excel 2010 及更早版本中，组织结构图不支持添加图片。

在组织结构图中添加/删除框

根据给定的层级长度，我们可能需要从组织结构图中插入或删除框。Excel 允许我们相应地管理所需框或形状的数量。

• 首先，我们需要选择要连接新框的现有框或形状。接下来，我们需要转到“**设计**”选项卡并单击“**添加形状**”选项。根据需要，我们可以从列表中进一步选择选项。
  
• 要删除所需的框，我们需要选择特定的框，然后按键盘上的 **Delete** 键。

在组织结构图中将实线更改为虚线

为了增加创造性或改善外观，我们可以使用以下步骤更改两个框之间的线条样式：

• 首先，我们需要选择要更改线条的 SmartArt 图形。然后，我们需要在所需的线条上右键单击，然后从快捷菜单中选择“**设置形状格式**”选项。
  
• 最后，我们必须单击“线条”或“线条样式”，然后选择“短划线”选项使选定的线条变为虚线。
  
  我们也可以尝试其他短划线样式。

更改组织结构图中的悬挂布局

更改悬挂布局通常会影响选定框下方所有框的位置。但是，我们可以使用其他层级布局来创建具有不同布局的组织结构图。此外，悬挂布局选项仅适用于组织结构图布局。

• 首先，我们需要选择要使用悬挂布局选项的特定框。
• 接下来，我们需要转到“**设计**”选项卡，单击“**布局**”下拉图标，然后从列表中选择所需的选项。
  

更改组织结构图中的颜色

Excel 为组织结构图提供了一些预定义的颜色组合。插入图表后，我们可以按照以下步骤相应地更改颜色：

• 首先，我们需要选择要应用不同颜色组合的 SmartArt 图形。
• 接下来，我们需要转到“设计”选项卡并单击“**更改颜色**”选项。它将显示各种颜色组合，我们可以从列表中选择所需的组合。
  

更改组织结构图中框的颜色

如果默认颜色组合不适合我们的需求，我们也可以为组织结构图中的每个框应用特定的颜色。

• 首先，我们需要选择特定的框并右键单击。接下来，我们需要从列表中选择“**设置形状格式**”选项。
  
• 在下一个窗口中，我们需要选择“**填充**”选项，然后单击“**纯色填充**”。
  
• 之后，我们需要选择“**颜色**”，然后单击所需的颜色。

在组织结构图中添加 SmartArt 样式效果

Excel 还为组织结构图提供了独特而吸引人的 SmartArt 样式效果。我们可以选择所需的样式，它将自动应用于整个图形。

• 首先，我们需要选择要应用样式效果的 SmartArt 图形。
• 接下来，我们需要转到“**设计**”选项卡，然后在“**SmartArt 样式**”下选择所需的样式。要查看所有效果，我们可以单击“**更多**”按钮。
  

使用组织结构图的优点

与 Excel 中的其他图表相比，组织结构图具有多种优势。例如，新员工可以轻松了解部门结构，经理可以解释他们在公司内的职能和员工的行为，或者人们可以在部门重组前后评估不同职位的职能等等。此外，这些图表还有助于绘制大型公司以外的部门和团体，例如 PTA（家长教师协会）成员或家谱。

使用组织结构图的缺点

组织结构图在 Excel 中并非总是有用，在创建预算、跟踪非正式沟通、绘制日常任务的复杂性等方面并不被认为是有效的。此外，如果公司经常招聘临时员工或合同制员工，则很难及时更新组织结构图。在这种情况下，最好创建员工列表来跟踪员工或其数据。