Microsoft Excel 中的甘特图

Microsoft Excel 被称为最重要的电子表格工具之一，它可以通过使用图表作为此强大工具的核心功能之一来可视化数据。

Microsoft Excel 通常提供多种图表类型，每种都有特定用途。甘特图是 Microsoft Excel 图表的一种特定类型，允许用户跟踪特定项目、任务或其他活动的进度。

本文简要介绍了在 Microsoft Excel 中有效使用的甘特图。我们还涵盖了在 Excel 中轻松创建甘特图的基本步骤。甘特图是项目经理的有用图表类型。

在 Microsoft Excel 中，甘特图的含义是什么？

Microsoft Excel 用于通过显示项目开始日期和结束日期以及相关活动之间的中间关系来表示任何项目的分解结构。此图表主要通过级联的水平条形图显示项目或相关任务，这有助于我们监控项目在定义的时间表或计划里程碑中的整体绩效。

此外，甘特图对于将任务或活动与预定标准进行可视化表示至关重要。它有助于用户定期跟踪任务、项目或任何相关活动的进度。甘特图是项目管理领域的基本工具之一。不幸的是，甘特图不是 Excel 内置图表的一部分。相反，它是使用2D堆积条形图创建的，其中包含任务的持续时间和特定格式。

注意：甘特图以亨利·甘特（Henry Gantt）的名字命名，他是一位美国机械工程师和管理顾问，于 1910 年代首次引入了这种图表类型。

在 Microsoft Excel 中使用甘特图有什么好处？

甘特图主要用于规划或安排产品，项目经理使用此图表类型来简化整个项目，并将其分解为可以按顺序完成的简单步骤。此外，该图表还有助于确定项目在进行过程中的实时进度。我们几乎可以在每个行业中轻松找到甘特图的用途，用于规划、安排和执行特定项目，包括建筑、营销、制造、软件开发、咨询和活动策划。

何时应在 Microsoft Excel 中使用甘特图？

当决定是否使用甘特图时，我们应检查以下要求：

1. 如果项目有特定的截止日期。
2. 如果有多个人或团队在同一项目上工作，并且必须进行协调。
3. 如果团队成员从事项目的不同部分，经理或领导者必须安排他们的工作量，以使整个项目顺畅。
4. 如果项目负责人想从头到尾分析项目的可视化时间表和进度。
5. 如果项目很复杂，我们需要以特定顺序简化工作流程。
6. 如果我们估计了每个项目任务可能需要的时间以及在给定时间内完成项目需要多少人。

如果上述任何要求适用于我们的项目，我们可以分别考虑使用Excel 甘特图。

如何在 Microsoft Excel 中创建甘特图？

在 Excel 中创建甘特图时，不幸的是，我们无法像其他流行的 Excel 图表一样，通过单击一次来直接从“图表”部分选择此特定图表。我们应该在 Microsoft Excel 中使用条形图，然后调整其格式和样式，使其看起来像甘特图。在绘图区域绘制的每个条形都代表特定的任务和完成指定任务所需的时间。

创建甘特图过程有点冗长但易于创建。对于所有 Excel 版本，包括 Microsoft Excel 2019、2016、2013 和其他版本，都采用相同的过程。

在 Microsoft Excel 中创建甘特图所需的步骤是什么？

我们需要按照以下步骤在我们的 Microsoft Excel 工作表中创建或插入甘特图：

步骤 1：首先，我们需要在 Excel 工作表中创建一个项目表（输入数据），其中包含任务、开始日期和持续时间等列。创建甘特图需要这些列。尽管如此，每个任务都必须在名为“任务”的列中单独一行列出。

步骤 2：接下来，我们必须选择开始日期（包括标题），然后从“插入”>“图表”>“条形图”>“堆积条形图”中插入堆积条形图。

步骤 3：之后，我们必须右键单击插入的图表，然后单击“选择数据”选项以添加第二个必要的列数据，即“持续时间数据”。

步骤 4：选择所需数据（如开始日期和持续时间）后，带有默认格式的堆积条形图将插入到我们的工作表中。

步骤 5：与上一步一样，我们必须分别向我们的图表提供任务说明。

步骤 6：我们需要将堆积条形图转换为Excel 甘特图。我们必须设置“开始日期”的数据系列格式，并使相应的数据透明或隐藏。由于默认情况下提供的任务会颠倒顺序出现，因此我们需要设置坐标轴选项格式，并将类别设置为反向顺序，以正确排列任务。

这样我们就可以轻松地在 Microsoft Excel 中插入或创建甘特图。虽然过程冗长，但最好通过示例来理解。

现在，让我们通过示例和相关图像来理解在 Microsoft Excel 中创建甘特图的分步教程

示例：创建甘特图以跟踪程序进度

现在，让我们以软件开发月度活动为例。我们必须在 Excel 工作表中输入日常活动，并注明开始时间、持续时间和结束时间，包括活动名称。每个活动的开始时间和相应持续时间是必需的，而结束时间用作参考。创建项目表后，我们的示例文档如下所示：

在上表中，我们还必须应用以下公式：

• =DATE (年,月,日)：现在，要输入开始日期和结束日期，我们也需要使用此公式。
• = (C2-B2)：用于计算持续时间。

我们需要为本月的活动创建一个甘特图，以便轻松跟踪我们的进度。为此，我们需要分别执行以下步骤：

步骤 1：首先，我们必须选择活动开始时间(B1:B9)。接下来，我们需要转到“插入”选项卡，然后在“条形图”部分下单击堆积条形图。

步骤 2：当我们单击堆积图时，我们的堆积条形图将插入到我们的工作表中。我们的示例文档如下所示：

步骤 3：之后，我们必须将持续时间系列数据插入到图表中。为此，我们需要右键单击插入的图表，然后单击“选择数据”选项，如下图所示：

步骤 4：在“选择数据源”窗口中，我们必须分别单击“添加”按钮。

步骤 5：接下来，我们需要为系列名称选择D1 单元格，然后选择从D2 到 D9的单元格作为系列值。之后，我们需要单击“确定”按钮将持续时间系列数据添加到我们插入的图表中。

步骤 6：添加持续时间后，在“数据源”窗口下方的列表中，我们只需选择“系列 1”（或开始日期），然后单击“编辑”按钮。

在“编辑”窗口中，我们只需要插入垂直轴值；通常需要我们在相应的工作表中输入的活动。

步骤 7：现在，在此步骤中，在添加了“垂直轴值”之后，我们必须单击“确定”按钮，然后我们的图表将添加其他系列和活动的。我们的示例文档如下所示：

由于“插入的图表”是堆积条形图，我们必须调整一些格式和首选项，分别将其转换为甘特图。

步骤 8：接下来，我们需要删除“图例”，为此，我们需要右键单击“图例”，然后单击“删除”选项。

步骤 9：我们需要将相应的“插入的堆积条形图”转换为“甘特图”。因此，我们必须选择任何一个开始日期条形（在我们的示例中是蓝色条形），按右键，然后选择“设置数据系列格式”选项。

步骤 10：在此步骤中，我们必须在下一个窗口中为“填充”选项选择“无填充”，为“边框颜色”选择“无边框”。

这将使“开始日期条形不可见”，如下图所示：

步骤 11：由于我们在“插入的图表中”的活动列表是颠倒的（从我们表格中的底部活动到顶部活动），我们只需要修复它。为了实现这一点，我们必须双击“图表区域”中的活动列表，然后在“坐标轴选项”中选择“类别反向排序”复选框。

通过这样做，我们的活动主要会得到适当的安排，并且相应的日期标记会移动到图表的顶部，如下图所示：

步骤 12：虽然所需的甘特图已插入，但最好通过删除左侧的空白区域、更改颜色、添加标题、添加数据标签等来改进其设计。在进行一些更改后，我们的示例甘特图将如下所示：

将 Microsoft Excel 甘特图另存为模板

由于在 Microsoft Excel 中创建甘特图有点冗长，因此最好将创建的甘特图另存为 Excel 模板。因此，每当我们想再次使用甘特图时，我们都可以有效地使用保存的模板并相应地修改数据。

要将插入的 Excel 甘特图另存为 Excel 模板，我们需要有效地完成以下步骤：

步骤 1：在 Microsoft Excel 2013 及更高版本中将图表另存为“模板”时，我们需要右键单击插入的图表，然后单击“另存为模板”选项。

此外，在Microsoft Excel 2010及更低版本中，我们需要转到在选择插入的图表后可以访问的“设计”选项卡。之后，我们需要单击与“另存为模板”选项关联的图块或特定快捷方式，如下图所示：

步骤 2：单击“另存为模板”后，我们将看到一个“保存图表模板”对话框；我们可以快速为模板输入所需的名称并选择保存位置。

默认情况下，Microsoft Excel 将图表模板保存在计算机上的特定文件夹中，以便模板自动添加到“模板”部分。如果我们将在 Excel 建议的默认位置保存模板，我们可以从“插入图表”或“更改图表类型”对话框中快速选择模板。

使用 Microsoft Excel 甘特图的优点是什么？

使用 Microsoft Excel 甘特图的一些主要优点列在下面：

1. 甘特图有助于以有效的方式在单个图表中图形化地表示复杂的数据集。它能快速地将工作的实际或分析性见解传达给读者。
2. 通过对 Microsoft Excel 图表的一些了解，人们可以快速确定甘特图中指定任务的当前状态或进度。
3. 充分规划是任何任务、项目或活动的首要步骤，并且尽可能使计划现实是一个很好的做法。Microsoft Excel 中的“甘特图”是一个独特的工具，可帮助项目经理现实地可视化整个流程。

使用 Microsoft Excel 甘特图有哪些缺点？

使用 Microsoft Excel 甘特图的一些主要缺点列在下面：

1. 创建包含许多任务或活动的甘特图有时需要很长时间才能理解，并且看起来很混乱。
2. 甘特图中的条形大小不能正确指示特定任务的总体权重。
3. 甘特图需要定期预测或更新，这通常非常耗时。

在使用 Microsoft Excel 甘特图时需要记住的关键事项是什么？

在使用 Microsoft Excel 甘特图时需要记住的各种重要事项如下：

1. 我们应该确定项目中要完成的任务，并指定每项任务所需的时间。这将简化甘特图中的整个过程。
2. 在创建或处理甘特图时，我们必须避免使用复杂的数据结构。
3. 我们应该避免使用过多的 X 和 Y 轴值。使用多个 X 或 Y 轴值，插入的图表将变得非常长，看起来不美观且不易阅读。