如何减小 Excel 文件大小

Microsoft Office 套件已成为大多数商业环境中公司必不可少的软件。MS Excel，也称为 Microsoft Excel，是 Office 套件中的一款软件程序，它允许我们使用表格（带行和列）来放置数据并使用各种 Excel 功能应用各种操作。Excel 已成为大多数公司和个人不可替代的软件。

由于其令人印象深刻的功能，Excel 在世界范围内被广泛使用。但是，大多数人在处理 Excel 文件过大的问题时都会遇到困难。过大的文件大小可能会导致各种问题，例如：

• 通过使用大量资源（如内存和 CPU）来减慢整个系统或操作系统
• 保存时间长，当文件位于网络上需要频繁更新数据时，会进一步对生产力产生负面影响。
• 由于文件体积过大，难以共享文件，超出电子邮件或其他平台的附件限制。

因此，将 Excel 文件大小保持在尽可能低的水平非常重要。这将提高整体性能和工作流程的生产力。有一些技巧和方法可以用来最大限度地减小 Excel 文件的大小。

在本文中，我们将讨论两种可以用来最大限度地减小 Excel 文件大小的方法。它们是：

• 手动减小 Excel 文件大小
• 一键减小 Excel 文件大小

注意：在尝试减小 Excel 文件大小时，请务必保留原始文件的副本。这有助于在出现任何问题时恢复数据。强烈建议创建原始文件的副本，并仅在此副本上进行工作。这也有助于我们在尝试减小文件大小的方法之前和之后比较文件之间的结果。

下面我们逐一讨论这两种方法。

方法 1：手动减小 Excel 文件大小

尽管此方法有时可能很耗时，但它能确保数据安全，并对减小 Excel 文件大小产生重大影响。该方法包含几个技巧，可以帮助任何人减小 Excel 文件的大小。我们不需要遵循所有技巧；有时，以下几个技巧可能足以继续处理。下面让我们讨论减小 Excel 文件大小的每种主要方法。

删除不必要的 Excel 工作表

我们知道 Excel 文件通常包含多个工作表（或工作簿）。如果有些工作表不需要发送，或者它们是空的，我们可以删除这些工作表。这可能有助于减小 Excel 文件的大小。但是，大小减小可能很小，也可能很大，具体取决于特定工作表中的数据。要删除不必要的工作表，我们需要右键单击工作表名称，然后从菜单列表中选择“删除”选项。

在本例中，我们有两个不必要的工作表。如下图所示：

删除隐藏的工作表

有时，Excel 文件也可能包含一些隐藏的工作表。虽然隐藏一些工作表以保持私密是 MS Excel 的一项很棒的功能，但有时也可能包含不必要的工作表。因此，最好取消隐藏这些工作表，并确保它们是否重要或无用。要查找隐藏的工作表，我们需要右键单击工作表名称，然后从菜单列表中选择“取消隐藏”选项。

单击“取消隐藏”选项后，将打开一个新窗口，其中将显示所有隐藏的工作表。

接下来，我们需要选择工作表并单击“确定”按钮来取消隐藏所有工作表。我们需要一遍又一遍地重复整个过程，直到取消隐藏所有工作表。之后，我们可以逐个检查每个工作表。由于我们有所有可见的工作表，因此我们可以按照上面讨论的先前方法删除不必要的工作表。

拆分工作簿

如果 Excel 文件中有多个工作表，并且所有工作表都很重要，我们可以将它们拆分到单独的文件中。这将有助于轻松共享大型数据。假设我们在工作簿“Data”中有几个工作表。每个工作表包含不同的数据，例如 Data1、Data2 和 Data3。

我们可以将这三个不同的工作表拆分成三个不同的 Excel 文件。我们需要右键单击工作表名称，然后从菜单列表中选择“移动或复制”选项。

接下来，我们需要从下拉列表中选择“新工作簿”选项，然后单击“确定”按钮。之后，特定工作表的全部数据将移至新的 Excel 文件。我们可以相应地保存此新 Excel 文件。

我们必须对所有工作表重复整个过程，将数据移动到新的 Excel 文件中。通过这样做，我们将获得多个大小相对较小的 Excel 文件，而不是一个巨大的文件。

删除隐藏的行和列

有时，Excel 工作表内可能包含多行或多列，甚至两者都有。此外，这些行或列可能包含一些不必要的数据，包括文本、图像等。我们可以通过观察行号和列号来识别隐藏的行和列。另外，隐藏行和列的地方会有双线。通常看起来像下面的图片。

取消隐藏所有隐藏的行和列，并检查相应的数据，以确保它们是否必要，这是一个好主意。要取消隐藏这些行和列，我们需要选择特定的行或列，右键单击它们，然后从菜单列表中选择名为“取消隐藏”的选项。

我们也可以双击隐藏对象序列区域中的双线来显示它们各自的行和列。

删除数据格式

过多的数据格式也可能是文件大小略有增加的原因。“数据格式”一词通常指样式功能，如字体样式、颜色、类型和粗细。这也可能包括背景颜色、表格边框、下划线等。有时，空单元格具有某些格式，甚至没有意义。因此，分析 Excel 工作表并查找不必要的格式以删除它们至关重要。但是，对文件大小的影响通常很小。

要从 Excel 文件中删除数据格式，我们需要使用键盘快捷键 **Ctrl + A** 选择所有数据，或者单击“全选”按钮。

接下来，我们需要单击“开始”选项卡，然后在“编辑”工具中单击“清除”。这将打开一个包含更多选项的列表。然后，我们需要从列表中单击“清除格式”。

单击“清除格式”按钮后，所有格式或样式都将被删除，而不会更改数据。

删除条件格式

条件格式也会使 Excel 文件的大小略微增加。因此，建议删除所有不必要的条件格式以在一定程度上减小 Excel 文件的大小。通过使用“清除格式”按钮讨论的方法将删除所有格式。但是，如果只需要删除条件格式而保留其他格式和数据不变，我们也可以这样做。这有助于以最小的结果减小 Excel 文件的大小。

要从整个工作表中删除条件格式，我们需要单击 **开始 > 条件格式 > 清除规则 > 清除整个工作表的规则**。此外，我们还可以通过仅选择特定单元格来清除特定单元格的条件格式，然后相应地清除规则。

与前面的过程不同，此方法仅删除条件格式。

删除不必要的公式

如果 Excel 文件中有许多公式，我们需要检查是否需要它们。此外，我们可能已经使用了公式来计算过去的值，但我们可能不会使用这些公式进行更多计算。在这些情况下，将这些公式从 Excel 工作表中删除并将先前结果转换为普通值是一个好主意。通过这样做，我们不会更改所需数据，但会减小 Excel 文件的大小。

在从文件中删除不必要的公式之前，我们需要找到使用公式的特定单元格。首先，我们需要转到 **开始 > 查找和选择（在“编辑”部分）> 转到特殊**。我们也可以按键盘上的 **F5** 键，然后单击“特殊”按钮。

将出现一个弹出窗口，看起来像下面的图片。

在这里，我们需要单击“公式”下的所有复选框，然后单击“确定”按钮。通过这样做，我们确保突出显示所有与公式相关的元素。接下来，我们需要选择所有已应用公式的突出显示单元格。我们可以使用键盘快捷键 **Ctrl + C** 复制选定数据。

现在，我们需要将数据粘贴回相应的单元格，但要去除公式。如果使用快捷键 **Ctrl + V** 粘贴数据，它也会粘贴相应的公式。因此，我们不能使用此快捷方式。我们只需要值，因此我们需要转到 **开始 > 粘贴（在剪贴板部分）> 粘贴值 > 值**。

这将仅粘贴单元格的值，这将稍微减小 Excel 的总体大小。

压缩图像

图像有时会造成 Excel 文件过大的原因。特别是，与文本或数字相比，图像占用的空间更大。因此，如果 Excel 文件中有多个图像，压缩和替换图像可以节省大量空间。可以使用两种方法压缩图像：

• 第一种方法是使用 Photoshop 工具并降低图像的分辨率或 DPI。
• 另一种方法是使用外部应用程序。一个常用的应用程序是“tinypng”。使用此应用程序，我们可以拖放或上传图像文件，并在不丢失明显图像质量的情况下减小图像大小。它通过 Web 浏览器在线工作，允许同时压缩多达 20 个图像（仅限 .png 或 .jpg）。此外，每个图像文件最大只能是 5 MB。

在本例中，“Excel Analytical Data.jpg”图像文件的大小从约 912 KB 减小到约 200 KB。图像文件大小减小了 70% 以上。因此，压缩 Excel 文件中使用的多个图像可以极大地减小 Excel 文件的大小。

将 Excel 文件转换为（另存为）二进制格式（.xlsb）

通常，Excel 文件以 XLSX 格式保存，这是一种开放的 XML 电子表格文件格式。此格式主要将 Excel 文件存储在不同的 XML 文件中，并使用 xlsx 扩展名压缩所有文件。要检查 Excel 文件内的 XML 文件，我们可以通过重命名文件将 XLSX 文件的扩展名更改为 ZIP 扩展名。接下来，我们可以提取 zip 文件以获取所有 XML 文件。XLSX 格式主要有助于第三方软件轻松从 XLSX 文件导出数据。但是，它通常会增加 Excel 文件的大小。

但是，我们可以通过将电子表格另存为二进制工作簿（.xlsb 格式）来减小文件大小。对于一般用途，二进制格式已足够，并且可以帮助节省多达 50% 的文件大小。此外，二进制工作簿的读写速度也更快。

要将现有的 Excel XLSX 文件转换为 XLSB 格式，我们需要打开文件，然后转到 **文件 > 选项 > 另存为**。在下一屏幕上，我们需要单击名为“保存类型”的选项。这将打开 Excel 文件支持的各种格式列表，例如（下图）。

在此，我们需要选择“Excel 二进制工作簿 (.xlsb)”并单击“确定”按钮来保存文件。这将以二进制工作簿的形式保存现有 Excel 工作簿的副本；但是，它们（二进制文件）无法在 Office 套件外部打开。

删除数据透视表缓存

每次在 Excel 中创建数据透视表时，都会创建一个额外的 Pivot Cache，其中包含原始表的副本，方便用于其他应用程序。每当我们更改数据透视表时，Excel 都会使用缓存而不是原始表以获得更快的性能。此外，如果我们更改原始表，Excel 会相应地修改 Pivot Cache。

当我们在 Excel 工作表中创建数据透视表时，Excel 文件的大小会显着增加。以下文件显示了没有数据透视表的 Excel 文件和有数据透视表的 Excel 文件之间的区别：

在这种情况下，我们可以通过以下几种方式减小 Excel 文件的大小：

• 删除数据透视表：如果不需要数据透视表，删除整个数据透视表是一个好主意。这将自动删除 Pivot Cache 数据，并且文件大小会减小。
• 删除 Pivot Cache：如果我们需要在 Excel 文件中使用数据透视表，删除 Pivot Cache 并减小 Excel 文件的大小是一个好主意。要仅删除 Pivot Cache，我们需要首先选择存在数据透视表的单元格。接下来，我们需要转到 **PivotTable Tools > Analyze**，然后在 **PivotTable group** 中选择 **Options**。在 PivotTable Options 窗口中，我们需要单击“Data”选项卡，并根据下图进行更改：

进行更改后，我们需要单击“确定”按钮，然后将删除 Pivot Cache。之后，我们可以比较 Excel 文件大小的变化：

如上图所示，删除 Pivot Cache 后，Excel 文件大小略有减小。

压缩到 ZIP 文件内

有时，将 Excel 文件压缩到 zip 文件中也很有帮助。假设我们需要通过电子邮件发送 Excel 文件，但文件大小略微超出附件限制。在这种情况下，在发送之前通过 zip 压缩 Excel 文件是一个好主意。要创建 zip 文件，我们需要右键单击特定的 Excel 文件，然后选择 **发送到 > 压缩（zipped）文件夹**。之后，我们可以输入 zip 文件所需的名称。

内置的 Windows 应用程序功能不是那么强大，因此它只能在一定程度上帮助我们压缩文件。下图显示了一个原始 Excel 文件（1430 KB）和一个压缩的 Excel zip 文件（1412 KB）。

此外，一些强大的第三方压缩软件可以帮助显著减小 ZIP 文件的压缩大小。例如，**WinRAR** 和 **7zip**。

方法 2：一键减小 Excel 文件大小

此方法非常简单，可以快速减小 Excel 文件的大小。从技术上讲，此方法不是一键式方法。该方法包含几个简单的步骤，比我们上面讨论的第一种方法更容易遵循。许多在线网站和离线软件可以最大限度地减小 Excel 文件的大小。一个流行的选择是“wecompress”。

Wecompress 是一款通过 Internet 工作的软件/工具，允许我们上传不同的文件并减小文件大小。此外，还有一个该工具的桌面版本，可以离线工作。但是，免费版本仅允许压缩大小不超过 50 MB 的文件。

在这里，我们讨论通过 Web 浏览器使用“wecompress”工具的步骤：

步骤 1：首先，启动 Web 浏览器并使用下面的链接导航到“wecompress”的官方网站：

https://www.wecompress.com/en/

它将打开一个网页，看起来像下面的图片。

步骤 2：接下来，将 Excel 文件直接拖放到网页上，或者单击**加号图标**使用文件浏览器选择文件。文件选择后，该工具将自动上传文件并开始压缩。这可能需要一些时间，具体取决于 Excel 文件的大小。

步骤 3：一旦完成上述步骤，就会出现一个**下载按钮**。我们需要单击此下载按钮，并将压缩后的 Excel 文件保存到我们的设备上。在本例中，“Demo File.xlsx”文件的原始大小为 **1.40 MB**，使用“wecompress”后减小到 **614 KB**。

注意：我们不对使用“wecompress”工具减小文件大小时 Excel 文件的数据安全负责。强烈建议您查阅其隐私政策或条款和条件，以了解“wecompress”如何使用上传到其服务器的 Excel 文件数据。