Microsoft Excel 中的发票格式

2025年3月17日 | 阅读 15 分钟

众所周知，一份精心制作的发票必须专业且信息丰富，它负责提供所有必要的信息以确保及时付款。考虑到这么多因素，现在会有一个问题出现：在 Microsoft Excel 中设置一个出色的发票模板有哪些最好的替代方案？

因此，在本教程中，我们将介绍一些有效发票模板中必需的关键要素。从发票基础到附加信息等等，请继续阅读，了解在创建发票以获得结果时需要了解的所有内容。

我们如何理解 Microsoft Excel 中的发票模板？

在 Microsoft Excel 中，发票模板主要是一种形式，各种企业都可以使用它向客户索取付款。该模板包含客户有效且延迟较少地付款所需的所有必要信息，其中包括以下内容：

客户需要支付的金额。
包括付款到期日。
还包括有关如何有效付款的各种重要说明。

除此之外，众所周知，大多数企业都有用于客户的发票模板。此外，还有许多在线工具可供企业用于创建自定义发票模板。

使用在线工具的主要好处是，它通常允许许多企业轻松更改创建的发票模板的外观和格式，而无需聘请设计师。一个良好且有效的发票模板将有助于我们在创建发票时节省时间，并有助于确保我们的客户尽快获得最高质量的服务，如果我们正在寻找一种简单有效的发票创建方法，那么在这种情况下，发票模板可以有效地用于创建专业外观的账单，并且易于阅读和有效理解。

发票模板的示例格式

发票模板是一份包含要发送的发票的所有相关详细信息的文档，它将帮助我们为所有客户创建相同的发票文档。最棒的是，我们可以轻松地为每个客户创建定制的发票格式，具体取决于他们的偏好。通过这种方式，我们可以花更少的时间为每个客户分别格式化发票。

如何在 Excel 中使用发票模板？

现在，我们假设我们已经下载了一个发票模板，因此我们的下一步是有效地填写所有必要的信息。大多数模板通常包含类似的用于填写的区域，例如：

填写我们的公司名称和联系信息
填写收件人的姓名及其联系信息。
请填写给定发票的唯一发票号，这是自动生成的。
然后，之后，我们需要填写发票生成日期。
与商品或服务相关的描述。
客户应支付并需要收取的金额。
填写付款条款和条件，例如“收到即付”。
然后填写所有相关的税务信息，这些信息需要由 respective 客户确认。

填好所有必要信息后，我们就可以保存并打印发票了。但请确保为我们自己保留一份副本以供将来参考。

发票模板中应包含哪些内容？

发票模板是我们用来向客户收取各种商品或服务费用的文档。我们选择的发票模板应简单易读，并有足够的空间有效包含与每项相关的详细信息。

此外，它还应易于自定义，以便我们可以根据给定场景的需求更改所有信息。合适的发票模板将确保我们的客户知道他们支付的是什么。

通常，发票将分别包含以下所有信息：

我们需要写下我们的公司名称和联系信息。
客户姓名及其联系信息。
以及与需要提供给 respective 客户的商品或服务相关的描述。
发票开具日期。
特定付款的到期日。
写出所有适用的产品和服务税。
并写出付款说明，例如，通过支票、信用卡等。
发票模板中可能还有其他可选字段，包括我们银行账户的详细信息、销售条款以及我们可能为 particular 产品或服务提供的折扣。

发票收款方式有哪些？

在这个现代时代，自数字经济出现以来，付款方式已经走了很长一段路，今天有各种选项可供个人选择，以实现业务的顺利运行。

信用卡和借记卡。
数字钱包。
现金和支票。
手动银行转账。
自动银行转账方式。

但事实是，发票可以通过上述任何一种方式支付，而企业需要问的真正问题莫过于：通过这些方式收集发票付款有哪些优缺点？

信用卡和借记卡

在发票上接受信用卡和借记卡付款主要需要我们设置在线支付链接以及使用支付处理商或商家账户来收集所有通过信用卡和借记卡进行的付款。为了实现这一点，我们需要一个读卡器来通过电话接收信用卡支付。

除此之外，我们的发票必须包含一个链接，该链接将重定向到在线支付页面，允许客户使用其卡付款。

优点：信用卡和借记卡可能是一种便捷的付款方式，人们习惯于通过卡在线付款，付款会快速结清。

缺点：信用卡和借记卡的缺点是交易费用相对较高，并且由于卡过期、丢失或被取消，付款失败率可能高达 10%-15%。

数字钱包

数字钱包通常包括以下几种：

Apple Pay。
Google Pay。
Amazon Pay

它们为消费者提供了非常便捷的支付商品和服务的方式。

因此，要接受数字钱包付款，我们首先需要以企业身份注册 respective 服务；然后，我们需要通过使用提供的 particular 界面来设置所有付款，并发送带有我们发票的链接。Google 等数字钱包提供商也分别提供各种发票服务。

优点：数字钱包可能是一种更便捷的支付方式，但通常用于在线购买或可广泛用于街头购买。

缺点：数字钱包的缺点是处理费会累加，因此与其他方式相比，从客户那里收款的成本更高。

现金和支票

我们都知道，如今在发票上接受现金和支票相对不寻常，与过去相比，支票占了发票付款的很大一部分，但如今它们主要被数字支付方式所取代。

优点：现金被认为是即时付款方式，企业可以与客户见面，并且接受现金没有前期财务成本。支票比携带现金稍微方便一些；它们不是即时的，但可以邮寄出去，因此不需要客户在购买 respective 产品和服务的时在场。

缺点：这种方法的缺点是两者都需要成为从客户那里结清发票的更新方法，此外，两者都需要存入银行并进行对账，因此需要大量的手动处理。

手动银行转账

某种形式的手动银行付款或转账被认为是有效结清 B2B 发票最常见的方式之一。

优点：手动银行付款的优点是它们不需要任何第三方介入，而是需要收款人的银行详细信息以及在线银行应用程序的访问权限。与付款方式相比，手动银行转账也便宜；事实上，它们通常也方便易得；并且行动迅速——一旦启动，资金最迟会在当天或第二天到账。

缺点：与手动银行转账相关的一个缺点是，它适用于我们上面讨论的所有在 respective 发票上接受付款的方式。

与发票模板相关的各种技巧有哪些？

在创建发票模板时，我们需要记住一些事情，以确保我们的客户能够轻松理解并按时支付发票。

以下是一些创建发票模板的技巧：

包含所有相关信息：首先，我们需要包含我们的公司名称、公司徽标、联系信息以及日期，我们还负责提供所提供商品或服务的详细描述，包括数量和价格。
使其易于阅读：我们必须使用简单的语言和清晰的格式，以便我们的客户可以轻松找到他们需要的所有相关信息。并避免使用不必要的行话或技术术语。
使用一致的布局：这将帮助我们的 particular 客户快速识别发票模板的所有各个部分。我们需要使用标题和副标题来分隔文本，使其更容易被任何人扫描。
留出评论空间：如果我们对客户有任何特殊说明，那么在这种情况下，我们需要确保将它们包含在专门的评论部分中。这需要有效包含付款方式或截止日期等所有信息。
保存发票并以电子方式发送：一旦我们创建了发票模板，我们的下一个任务就是将其保存为 PDF 或 Word 文档，以便轻松地以电子方式发送给我们的 respective 客户。

发票模板有哪些优势？

众所周知，开具发票是所有企业主的一项非常常见的任务，它对于跟踪欠款和已产生费用至关重要。respective 发票通过提供我们截至给定日期的费用和收入的清晰概览来帮助这一过程。

以下是使用发票模板的一些基本优势：

易于使用：众所周知，Particular 发票模板使我们能够在几分钟内轻松创建自己的发票，而无需会计师或簿记部门成员的帮助。我们需要填写发票的所有详细信息，例如：每个部分需要包含哪些信息以及何时付款，然后我们将将其保存到草稿中，直到我们准备好发送。
管理现金流：管理现金流意味着使用发票模板将使跟踪公司财务变得更加容易。通过这种方式，我们将确切地知道每个月有多少钱进来和出去，因此更容易为我们的资金制定适当的预算。
节省时间：发票模板的另一个最关键的优势是，它通常允许我们在几分钟内创建我们独特的发票，这比手动创建发票要快得多。
减少错误：手工创建发票（即手动创建发票）时可能会发生各种错误，因此通过使用易于使用的模板，我们将能够消除大多数问题，然后再为我们或我们的 respective 客户造成问题。
整理记录：Microsoft Excel 中的 respective 发票模板有效地帮助我们跟踪所有信息，其中包括：
- 客户姓名。
- 客户地址。
- 付款方式及其条款和条件。
  因为这使我们能够避免在以后将任何数据输入我们 particular 系统时出错。
有助于提高客户服务水平：众所周知，一个组织看起来越专业、越有条理，它就会越受到客户和潜在客户的欢迎。通过使用发票模板，我们的公司将看起来比从未使用过它的公司更专业。

如何轻松在 Microsoft Excel 中创建发票？

众所周知，在 Microsoft Excel 中创建发票非常容易。为了实现这一点，首先，我们需要一个模板以及一些通常是任何常规发票一部分的必要字段，例如公司名称、订单日期、项目名称、项目数量以及它们的送货地址。我们选择的每个字段在 Microsoft Excel 中都有一个确定的位置，我们可以将其放在任何我们想要的单元格中，并具有所需的字体大小和类型。它还包括一个表格，我们可以在其中有效地输入项目名称、数量和价格。必须为地址保留至少 3 到 4 行空间，以及一个用于联系方式的区域。

Microsoft Excel 中的发票模板示例

现在我们将看一些与 Microsoft Excel 中的发票模板相关的示例，看看我们如何轻松地在 Microsoft Excel 中创建发票模板。

# 示例 1：如何通过使用预定义模板在 Microsoft Excel 中创建发票

第 1 步：首先，我们必须通过在搜索框中键入 **“excel”** 来在我们的 respective Windows 系统中打开 Microsoft Excel。Microsoft Excel 主页将出现在我们的屏幕上。

第 2 步：现在，之后，在搜索框中，我们将通过键入 **“invoice”** 并按键盘上的 **Enter 键**来搜索内置发票模板。我们将看到成千上万的在线发票模板，主要存在于我们的 Microsoft Excel 中，并且为了搜索这些模板，我们必须确保已连接到互联网。

第 3 步：在此步骤中，我们将根据我们的需求适当地选择并单击一个模板。

第 4 步：一旦我们从给定的列表中选择任何模板，Microsoft Excel 将允许我们下载该模板并在 Excel 中使用它以供进一步使用，单击 **“创建”按钮**来下载并在我们的 Microsoft Excel 中有效创建模板。

第 5 步：现在，在此步骤中，一旦我们单击 **“创建”按钮**，excel 将为我们下载模板并打开它。之后，我们将在 Excel 中看到一个模板。

第 6 步：在此步骤中，我们可以根据我们的需求轻松编辑和自定义此发票模板。在此模板中添加公司名称，我们可以添加与 respective 商品有效关联的金额。

第 7 步：我们也可以根据提供的服务添加它们，还应该查看最终金额（总金额）。在大多数 Microsoft Excel 发票模板中，我们使用公式来保持我们的最终总额更新。

第 8 步：发票更新完成后，我们需要保存此模板，我们将单击 Excel 功能区顶部的 **“文件”** 菜单。然后，我们将单击 **“另存为”** 选项。我们将为我们的发票输入一个合适的名称，然后单击 **“保存”按钮**，这样，我们就可以轻松地将发票保存在我们系统中的任何所需位置，并在需要时发送，我们可以认为此步骤是必不可少的，因为如果我们未能保存更新后的发票，我们将丢失发票中的所有更新数据。