如何共享Excel工作表？

Microsoft Excel 是如今用于管理表格数据最常用的软件之一。有时，人们希望将Excel工作表中存储的数据与其他用户共享。当人们想与他人共享数据时，他们可能需要共享Excel工作表。他们也可以使用电子邮件服务与用户共享工作簿。

在本章中，我们将分享将Excel工作簿与其他用户共享的各种方法，以便他们也可以使用相同的数据。虽然电子邮件是与他人共享工作簿的好方法，但我们还有其他方法。

在Excel中共享文件

Microsoft Excel 2010 及更高版本使共享和协作工作簿变得容易。通过与用户共享工作簿，当您授予他们使用权限时，他们也可以使用同一个工作簿。共享文件的所有者不仅允许其他用户查看数据，还允许他们编辑和删除数据。

共享工作簿可以节省用户在多个版本中跟踪工作表的麻烦。

在Excel共享功能出现之前，Excel用户必须通过电子邮件附件发送文件来与其他用户共享文件。电子邮件附件不允许Excel文件进行实时更新。当不同用户在他们使用的不同版本中编辑文件时，它还会创建多个文件副本和相同文件的版本。因此，最终很难组织所有这些工作簿。

通过Excel共享工作簿的优点

当工作簿通过Excel软件而不是电子邮件共享时，用户可以访问共享的同一个文件。这意味着Excel允许您和他人编辑同一个工作簿，而无需拥有同一文件的多个版本。

本章主题

现在，您可以阅读本章中的以下主题，以了解如何与用户共享工作簿。

• 共享工作簿时共享什么？
• 与多个用户共享Excel工作簿
• 在“审阅”选项卡中添加“共享工作簿”命令
• 停止共享工作簿

共享工作簿不像用户想象的那么容易。这是因为“共享工作簿”命令可能未直接在功能区中提供/可见。别担心；我们将详细阐述，这样您就不会遇到麻烦。

共享工作簿时共享什么？

Excel用户必须知道共享Excel工作簿时会共享哪些数据。请记下以下几点：

1. 共享工作簿时，无法共享表或映射。因此，在共享工作簿之前，请删除XML映射。
2. 文件的所有者需要禁用某些隐私设置，以便您与之共享文件的用户可以看到并编辑其中的数据。
3. 禁用隐私设置
   1. Excel用户可以从文件 > Excel选项 > 信任中心 > 信任中心设置禁用这些设置。
   2. 在信任中心下，单击信任中心设置 > 隐私选项。
   3. 取消选中保存时从属性中删除个人信息复选框。

与多个用户共享Excel工作簿

本章的这一部分将帮助您与多个用户共享Excel工作簿。将文件保存在本地网络位置，以便与之共享文件的其他用户可以访问并对其进行更改。

可共享的人可以跟踪文件中的数据更改，还可以接受或拒绝更改。

执行步骤与多个用户共享工作簿

步骤 1：打开您想与Excel其他用户共享的工作簿。我们有以下工作表要与用户共享。

步骤 2：导航到审阅选项卡，然后单击“共享”组中的共享工作簿按钮。

注意：如果您的Excel在“审阅”选项卡中没有“共享工作簿”选项，请在继续之前，先按照“在审阅选项卡中添加共享工作簿命令”进行操作。

步骤 3：将出现一个“共享工作簿”对话框。在此对话框中，您可以在“编辑”选项卡中看到当前打开此工作簿的用户。

另外，请选中“编辑”选项卡上出现的复选框。

步骤 4：现在，切换到打开的对话框中的高级选项卡，选择您想要更改以跟踪更改的设置，然后单击确定。

步骤 5：最后，将文件保存在您的本地网络位置，以便其他用户在允许后可以访问。单击确定继续保存文件。

您可以使用Ctrl+S快捷键，然后选择本地计算机上的某个位置来保存文件。这是保存文件的最快方法。

步骤 6：如果您已正确执行所有步骤，则单词[共享]将出现在工作簿名称的旁边。

共享文件后，它将显示在下面的屏幕截图中

现在，您和您共享文件的人可以同时处理同一个文件。更改也会反映出来，您（文件的所有者）可以接受或拒绝更改。一旦完成更改，您也可以停止共享工作簿。

在“审阅”选项卡中添加“共享工作簿”命令

“共享工作簿”选项默认未添加到Microsoft Excel功能区。您在功能区中任何地方都找不到它，甚至在“审阅”选项卡中也找不到。用户必须显式添加它。

您的Excel可能还没有添加“共享”命令到功能区。您可以通过自定义Excel功能区来添加它。

按照给定步骤自定义功能区以添加共享工作簿选项

步骤 1：在功能区中的任意位置右键单击，然后选择自定义功能区。

步骤 2：将打开一个Excel选项面板，在“从下拉列表中选择命令”下选择所有命令。

将出现一个新的选项列表，从中将共享工作簿命令添加到一个选项卡中。

步骤 3：首先，为此命令创建一个新组以添加到选项卡中。例如，我们将创建一个名为共享的新组，放在审阅选项卡内。

选择或展开审阅选项卡，然后单击选项卡列表下方的新建组按钮。

步骤 4：将添加一个具有默认名称（新建组 (自定义)）的新组。将其重命名为“共享”。

步骤 5：选中它，然后单击重命名按钮以更改组的名称。

步骤 6：输入新名称，然后单击确定。

步骤 7：保持选中“共享”组。现在，从命令列表中选择共享工作簿命令，然后单击添加按钮。

步骤 8：请注意，命令已放置在“审阅”组内。现在，在此面板上单击确定。

步骤 8：将选项卡控件更改为审阅选项卡，然后您会看到“共享工作簿 (旧版)”命令显示在名为共享的最后一个组中。

如何停止共享工作簿

一旦工作完成，其他用户需要进行的编辑都已完成，文件的所有者就可以停止共享工作簿了。您现在可能想知道用户如何停止共享工作簿。是遵循相同的步骤还是有其他方法？

Excel用户现在将了解如何停止共享工作簿。您可以看到“当前打开工作簿的用户”列表。您可以从这里删除用户。您可以在“共享工作簿”选项的“编辑”选项卡中找到此功能。

方法 1：移除用户

当用户想从共享列表中移除特定用户时，此方法很有帮助。您可以从共享列表中移除一个或所有用户。

停止共享工作簿的步骤

步骤 1：打开上一步中的共享工作簿。导航到审阅选项卡，然后单击“共享”组中的共享工作簿按钮。

步骤 2：将打开一个“共享工作簿”面板，在其中选择您想在“编辑”选项卡中移除的用户，然后点击移除用户。

“您可以遵循相同的步骤移除其他用户，但文件所有者除外。这意味着共享文件的用户无法从共享列表中移除自己。”

步骤 3：工作簿将停止与您已移除的用户共享。假设您尝试移除自己。

步骤 4：重复相同的步骤，移除除您自己以外的其他用户，以一次性移除访问权限。取消选中允许多个用户同时进行更改以停止共享。

如果此复选框在此面板上对您不可见，您需要移除工作簿的保护。您的工作簿受到保护，这就是为什么此复选框对您不可见。因此，请先移除保护，然后再继续。

步骤 5：最后，在“共享工作簿”面板上单击确定。与文件共享的所有用户现在都已被移除。

方法 2：使用取消共享

我们还有一种取消共享共享工作簿的方法。您可能会觉得它比前一种方法更容易。取消共享是Excel中的一个命令，您可以在“审阅”选项卡下的“保护”组中找到它。

当您想将工作簿从共享模式中移除时，此方法有效。也就是说，当您取消共享工作簿时，它将停止与您共享的用户之间的共享。请按照以下步骤取消共享共享工作簿。

步骤 1：打开共享工作簿并转到审阅选项卡。

步骤 2：在保护组中，单击取消共享工作簿。

步骤 3：您的工作簿已被取消共享。您将不会在工作表顶部的文件名旁边看到[共享]字样。

我们推荐此方法来取消共享工作簿，因为它比前一种方法更容易。

使用OneDrive共享工作簿

Excel内置功能使您可以轻松地使用OneDrive共享和协作处理工作簿。在早期版本的Excel中，无法在Excel内部共享。

在Excel共享功能出现之前，Excel用户必须通过电子邮件附件发送文件来与其他用户共享文件。电子邮件附件不允许Excel文件进行实时更新。当不同用户在他们使用的不同版本中编辑文件时，它还会创建多个文件副本和相同文件的版本。因此，最终很难组织所有这些工作簿。

当工作簿通过Excel而不是电子邮件共享时，用户可以访问共享的同一个文件。这意味着Excel允许您和他人编辑同一个工作簿，而无需拥有同一文件的多个版本。

请记住，您要共享的工作簿必须保存在您的OneDrive（云端）。

共享工作簿

步骤 1：打开要共享的工作簿，然后单击文件选项卡转到Excel后台视图。

步骤 2：在后台视图中，从左侧面板单击共享。

步骤 3：将出现一个共享面板。如果您已经将文档保存在OneDrive上，请继续进行后续步骤。

如果您的工作簿未保存在OneDrive上，请登录您的Microsoft帐户并将其保存在那里。

步骤 4：系统将自动提示您将文档保存到云端。在此处单击保存到云端。

步骤 5：在此处选择OneDrive，然后登录您的Microsoft帐户并将其保存在上面。

步骤 6：文件保存在云端后，导航回共享面板。

步骤 7：将文档保存在OneDrive上后，在“共享”面板上单击与他人共享按钮。

步骤 8：Excel将返回到工作表，并且一个“共享”面板将出现在工作表窗口的侧面。

在此共享面板窗口中，您可以邀请他人共享文档，查看拥有访问权限的人员，并设置权限，无论是只能查看还是编辑文档。您可以单独授予访问权限。

通过电子邮件共享文件

这是与用户共享文件的永恒而持久的方法。当用户发现所有其他方法都不容易共享Excel文件时，他们可以选择这种方法。电子邮件是一种与用户共享任何附件（图像、文件、zip、rar）的旧方法。

Excel用户需要将文件作为附件发送给他们想共享文件的用户。另一方面，这些用户需要下载文件才能使用它。这样，通过电子邮件完成文件共享。