如何在Excel中设置打印区域？

通常情况下，在Excel中按下Ctrl+P（打印命令）键，默认会打印整个页面。用户并不总是需要打印包含所有数据的整张工作表。有时，他们可能只需要打印工作表的特定区域而不是整个工作表。因此，他们可以设置打印区域来仅打印工作表中必要的部分。

Excel允许用户设置打印区域以打印Excel工作表的特定区域。这项Excel功能称为打印区域。在MS-Excel中，如果您在一个工作表中设置了打印区域，则只有选定的打印区域部分会被打印。

本章及其主题将帮助您设置打印区域。在本章中，我们将指导Excel用户在一个工作表中设置打印区域。

什么是打印区域？

打印区域是MS Excel中的一项特殊打印功能，它使用户能够打印工作表的特定区域（单元格范围）。当执行打印命令时，只有Excel工作表中选定的区域（打印区域）会被打印。这意味着应用打印区域功能后，只有工作表的一部分会被打印，而不是整个工作表。

使用打印区域的一个优点是，您可以在单个工作表或单个工作簿中定义多个打印区域。每个定义的打印区域将在不同的页面上打印。当用户需要将数据分解成不同的页面进行打印时，这很有帮助。

如果您的想法改变了，不想按区域打印，您可以清除它，然后一次性打印整个工作表。

使用打印区域的优势

• 打印区域为打印工作簿中的数据提供了更多的控制。
• 通过设置打印区域，您将解决打印整个工作表数据而不是必要数据的问题。您无需打印工作表中不需要的数据。
• 打印区域允许每个打印区域集在新页面上打印。
• Excel用户可以在单个工作表/工作簿中设置多个打印区域。
• 用户应在将Excel数据发送打印之前设置打印区域。
• Excel在“页面布局”选项卡中有一个名为打印区域的功能。
• 一个工作表可以有多个打印区域。每个区域分别在不同的页面上打印。

涵盖的主题

以下是关于设置、编辑和删除打印区域的一些重要主题，我们将在本章中尝试涵盖：

1. 设置打印区域
2. 编辑或删除打印区域
   1. 编辑打印区域
   2. 删除打印区域
3. 设置多个打印区域
4. 修改打印区域
5. 查看打印区域
6. 清除打印区域

设置打印区域

打印区域是Excel中一个非常有趣的功能。本章的这一部分提供了在一个工作表中设置打印区域的说明。您可以一直按照本章进行操作。

选择一个包含数据的Excel工作表，您可以在其中执行设置打印区域的步骤。然后，执行以下步骤：

示例

步骤 1： 我们已经选择了一个Excel工作表，并选中了一组数据进行打印。您也请选择一个单元格范围。

从这组数据中，我们将创建一组三年数据进行打印。

步骤 2： 在“页面布局”选项卡中，单击“打印区域”。

步骤 3： 在此处单击“设置打印区域”选项。打印区域已成功设置。

步骤 4： 您会注意到，“名称框”中出现了“Print_Area”文本，这表示打印区域已设置。

保存Excel文件并关闭文件，然后重新打开它。

步骤 5： 单击“文件”选项卡，然后单击“打印”选项，以打印前几步中创建的打印区域。

文件 > 更多 > 打印

步骤 6： 查看打印区域数据的打印预览。您会注意到，打印屏幕中只会显示打印区域。

注意：要编辑或删除打印区域，可以使用“名称管理器”。您可以在“公式”选项卡下的“定义的名称”组中找到此选项。

编辑或删除打印区域

有时，需求可能会发生变化。您需要编辑或删除之前设置的打印区域。Excel允许用户编辑或删除打印区域。

请注意，编辑和删除打印区域的步骤与设置打印区域的步骤完全不同。我们将指导您在一个Excel工作表中编辑或删除打印区域。

编辑打印区域

首先，我们将向您展示如何编辑打印区域。下面是它的步骤：

步骤 1： 打开您已设置打印区域的Excel工作表。

步骤 2： 切换到“公式”选项卡，您将在其中看到“定义的名称”组。在其中，单击“名称管理器”选项。

步骤 3： 将打开一个面板，其中包含用户设置的所有打印区域。可以是一个或多个。我们目前只有一个。

步骤 4： 要编辑此处显示的打印区域，请选择打印区域，然后单击“编辑”按钮。

步骤 5： 您还可以编辑您设置的打印区域的名称。此外，您可以添加和删除要打印为打印区域的单元格。

步骤 6： 要修改打印区域的单元格范围，请单击“引用位置”图标。

步骤 7： 我们重新选择了要设置为打印区域的单元格范围。之前的打印区域范围（A1:D5）已更改为（A1:D4）。

步骤 8： 现在，单击“确定”以保存修改后的打印区域范围。

步骤 9： 再次，将打开“名称管理器”面板，在此单击“关闭”按钮以保留具有新范围的更改。

步骤 10： 现在，在Excel工作表中，单击“文件”选项卡返回Excel后台。

步骤 11： 在Excel后台，单击更多，然后单击打印。

步骤 12： 您会看到 - 这次，只有两行数据将被打印。

删除打印区域

如果您想删除设置的打印区域以打印工作表的特定部分，也可以这样做。它的步骤与编辑打印区域几乎相同。

步骤 1： 打开包含打印区域的工作表，并导航到“公式”选项卡。

步骤 2： 在“公式”选项卡中，单击位于“定义的名称”组部分中的“名称管理器”选项。

步骤 3： 要删除此处显示的打印区域，请选择打印区域，然后单击“删除”按钮。

步骤 4： 将打开一个显示删除操作确认的对话框。单击“确定”按钮确认删除。

步骤 5： 您会看到，之前步骤中看到的打印区域已被删除。现在，单击“关闭”按钮。

现在，如果您打印Excel数据，将像通常那样打印整个工作表数据。

设置多个打印区域

Excel用户不限于在一个Excel工作表中只设置一个打印区域。他们可以同时在一个工作表中设置多个打印区域。您需要重复相同的步骤来在Excel中设置一个或多个打印区域。

您可以说 - 这是MS Excel的一个非常有趣的特性，用户可以打印工作表的特定部分而不是整个工作表。

按照以下步骤在一个Excel工作表中设置一个或多个打印区域：

步骤 1： 我们选择一个包含数据的Excel工作表，并从中选择一组数据来创建要打印的打印区域。

我们选择了第一个范围，从A1单元格到D3单元格。

步骤 2： 按住Ctrl键并选择其他单元格范围以创建另一个打印区域。

我们选择了另一个打印区域范围，从A5单元格到C6单元格。

步骤 3： 现在，在“页面布局”选项卡中单击“打印区域”，然后从列表中选择“设置打印区域”选项。

一次性设置多个打印区域。现在，如果您打印包含打印区域的工作表，每个打印区域将在单独的页面上打印。

“基本上，您将Excel工作表数据分解到不同的页面上单独打印。”

步骤 4： 从Excel后台，单击“打印”命令来打印所有设置的打印区域。

步骤 5： 您会看到这里将打印两页。

打印区域 1

打印区域 2

同样，可以通过按住Ctrl键选择不同的单元格范围来设置多个打印区域。

清除打印区域

用户可以使用“清除打印区域”选项一次性清除所有打印区域。您可以在“公式”选项卡中找到此选项。使用此选项，可以一次性清除工作表中所有打印区域。

按照以下步骤清除打印区域：

步骤 1： 打开已设置打印区域的工作表，然后导航到“页面布局”选项卡。

步骤 2： 在“页面布局”选项卡中，单击“打印区域”下拉选项，然后从列表中单击“清除打印区域”。

所有打印区域将一次性清除。现在，如果您尝试打印，将打印整个工作表。

查看打印区域

当您将Excel工作表打印到单独的页面时，可以看到打印区域的数量。但您必须使用打印命令来查看打印页面的数量。如果一个打印区域包含大量数据，需要跨越多页才能打印，这可能会造成混淆。在这种情况下，您无法区分它是单个打印区域还是多个独立的打印区域。

Excel提供了另一种查看打印区域的方法。您还可以使用Excel的“分页预览”方法来查看Excel工作表中存在的打印区域。您可以在“视图”选项卡中找到此功能。Excel分页预览允许用户查看工作表中的所有分隔。然后，您将看到在此工作表中设置的每个打印区域。

步骤 1： 打开包含打印区域的工作表。

步骤 2： 导航到“视图”选项卡，然后在

步骤 3： 查看有多少页。您会看到由蓝色线条分隔的两个打印区域。

步骤 4： 要返回普通模式，请在此处单击“普通”选项。

修改打印区域

如果您想更改打印区域的某些内容，修改打印区域可以避免删除和重新创建打印区域。Excel用户可以向现有打印区域添加或删除单元格。因此，您无需删除然后用新范围重新创建打印区域。

查看修改打印区域的步骤：

步骤 1： 选择要添加到现有打印区域的新单元格。

步骤 2： 现在，在“页面布局”选项卡中，单击“打印区域”，然后从列表中选择“添加到打印区域”。

页面布局 > 打印区域 > 添加打印区域

注意：“添加到打印区域”选项仅在工作表已存在打印区域时可见。否则，此选项将不会显示。

步骤 3： 您会看到，它将修改该工作表的现有打印区域，并包含新的打印单元格。

转到“视图”选项卡，然后单击“分页预览”以查看文件中的页面区域数量。

修改打印区域时需要了解的事项

在Excel工作表中修改打印区域时，有几点需要注意：

• 当向现有打印区域添加新单元格时，名为 Print_Area 的命名范围会发生变化。Excel用户也可以直接编辑命名范围来修改打印区域。
• 如果新的打印区域与现有打印区域不相邻，Excel会创建一个新的打印区域。它们也将分别在不同的页面上打印。而当新的打印区域与现有打印区域相邻时，打印区域将被合并并在同一页面上打印。

在一页上打印多个区域

一个工作表可以有多个打印区域。您已经知道每个打印区域将在单独的页面上打印。您也可以将它们打印在同一页面上。

在一页上打印多个区域受打印机型号控制，而不是 MS Excel。用户即使在Excel工作表中设置了打印区域，也可以控制它们。通过按照以下打印机属性步骤，他们可以控制打印区域并在一页上打印它们。

1. 您可以验证可用的选项。
2. 按Ctrl+P，或者从Excel后台单击“打印”命令，然后单击“打印机属性”链接。
   
3. 现在，切换“打印机属性”对话框的可用选项卡，查找“每页的版面”选项。

如果您的打印机没有我们上面描述的选项，那么您需要使用我们最后的方法。您可以使用“选择性粘贴”功能将所有打印范围复制到新工作表中。

步骤 1： 打开包含打印区域的Excel工作表，逐个选择并复制它们（使用Ctrl+C）。

步骤 2： 打开一个新工作表，右键单击任何空白单元格，然后选择“选择性粘贴 > 链接图片”选项。

步骤 3： 现在，对您想要复制的其他打印区域执行相同的步骤。

步骤 4： 您现在可以使用Ctrl+P命令打印包含所有打印区域数据的新工作表。

所有打印区域将像普通打印方法一样在一页上打印。