如何在 Excel 中创建仪表板？

Excel 仪表板是您可以在一个可视化、中心位置跟踪所有业务的关键指标、KPI、度量标准和其他数据点的地方。

仪表板为您提供高层次的工作视图，帮助您快速做出决策并让每个人都及时了解最新情况。

仪表板是复杂数据的可视化表示，并提供实时查看当前状态或性能的一览无余的视图。仪表板由表格、图表、仪表和数字组成。它们可以在任何行业用于任何目的。

仪表板经常与报告混淆。仪表板可以是报告，但并非所有报告都是仪表板。以下是报告和仪表板之间的主要区别：

• 报告只会在一个地方收集和显示数据。例如，如果经理想知道上一时期销售额的增长情况以及哪个地区利润最高，报告将无法回答。它将是所有相关销售数据的简单报告。然后使用这些报告创建仪表板，以帮助决策。
• 仪表板会立即回答重要问题，例如哪些地区表现更好，管理层应该关注哪些产品。这些仪表板可以是静态的或交互式的，用户可以进行选择和更改视图，数据将动态更新。

仪表板的类型

Excel 中有三种常见的仪表板类型，例如

1. 战略仪表板：战略仪表板是一种用于监控关键绩效指标 (KPI) 状态的报告工具，通常由高管使用。战略仪表板背后的数据会定期更新，但更新频率低于运营仪表板。

战略仪表板可能每天查看一次，帮助高管及时了解整个业务的 KPI。

2. 分析仪表板：分析仪表板是一种报告工具，用于分析大量数据，允许用户调查趋势、预测结果和发现见解。

分析仪表板在商业智能工具中更常见，因为它们通常由数据分析师开发和设计。分析仪表板背后的数据需要准确且最新，并且可能只 infrequent 更新。

分析仪表板通常包括高级 BI 功能，例如钻取和即席查询。

3. 运营仪表板：运营仪表板是一种报告工具，用于监控频繁变化的业务流程并跟踪关键指标和 KPI 的当前绩效。

与其他类型的仪表板相比，数据更新非常频繁，有时甚至按分钟更新。

运营仪表板旨在全天多次查看。它们通常用于监控实现目标的进展。

创建仪表板之前要做的事情

创建 Excel 仪表板是一个多步骤过程，在创建时需要遵循一些事项。即使在 Excel 中，您也需要清楚仪表板的目标。在创建仪表板之前，您必须定义一些要点，例如

1. 创建仪表板的目的是什么？

阐明您创建仪表板的原因。是为了证明一个观点吗？显示操作的总体状态？还是衡量业务绩效？

2. 您应该跟踪哪些关键绩效指标或度量标准以实现仪表板的目的？

为了使您的仪表板更有效，您只需突出显示必要的数据。包含不重要的数据只会分散使用仪表板的人的注意力。

3. 谁将使用 Excel 仪表板？仪表板是为您自己、经理、供应商、高管还是分析师？您需要构建数据并为将使用仪表板的人定制仪表板。

4. 之后，您还将受益于概述您的仪表板结构。假设您创建了一个仪表板的骨架图，并确定要放置哪个 KPI 图表或视觉效果以及放置在哪里。

5. 最后，考虑将您的原始数据转换为 Excel 表格。这使您可以通过几次点击立即使用新信息更新表格，甚至可以过滤或重新格式化它们。

如何创建仪表板？

以下是在 Excel 中创建仪表板的分步过程

步骤 1：将您的数据导入 Excel。

首先，您必须将数据导入 Excel。您可以直接复制和粘贴数据，或者使用 CommCare 创建 Excel 连接以导出数据。

最好的方法是使用 ODBC（或 Live Data Connector）。它可以将您的应用程序连接到 Excel，将实时数据从您的应用程序传递到 Excel。当您的应用程序中的数据更新时，您的 Excel 仪表板也会更新以反映最新信息。

然后，在另一个选项卡上使用原始数据设置 Excel 表格。使用 Excel 表格，您将能够命名行、列和单元格。这使得以后引用更容易。

步骤 2：设置您的仪表板选项卡

添加数据后，您需要构建工作簿。

• 打开一个新的 Excel 工作簿并创建两到三个工作表。
• 您可以有一个用于仪表板的工作表，一个用于表格的工作表，以及一个用于原始数据的工作表（您可以隐藏原始数据）。

这将使您的 Excel 工作簿井井有条。

在下面的示例中，我们有三个选项卡，并将仪表板作为第一个选项卡，以便于访问。

步骤 3：使用原始数据创建表格

在“原始数据”工作表中，导入或复制并粘贴数据。确保信息采用表格格式。这意味着每个项目或数据点都存在于一个单元格中。

在下面的示例中，我们添加了“项目名称”、“开始日期”、“结束日期”、“持续时间”和“预算”等列。

步骤 4：分析数据

在构建仪表板之前，花一些时间查看您的数据并确定您想在仪表板上突出显示什么。您需要显示所有信息吗？您想传达什么样的故事？您需要添加或删除任何数据吗？

一旦您分析了数据以反映您的目的，之后您将需要使用不同的 Excel 功能和函数，例如

• Excel 公式，如 SUMIF、OFFSET、COUNT、VLOOKUP、GETPIVOTDATA 等
• 数据透视表
• Excel 表格
• 数据验证
• 自动形状
• 命名范围
• 条件格式
• 图表
• Excel 仪表板小部件
• 宏

首先确定仪表板的目的，然后查看您需要使用哪些工具（功能和函数）来分析数据。

您无需了解如何使用所有这些 Excel 工具。只需一些图表和数据透视表的基本知识，您就可以轻松制作 Excel 仪表板。

步骤 5：创建仪表板

此步骤可以简单地概括为在仪表板上插入您需要的图表和视觉效果。

最终结果是一个包含不同视觉效果的电子表格，这些视觉效果将讲述有关您的数据的故事并实现您的仪表板目的。

考虑使用 Excel 2016 中发布的新图表。如果涉及时间轴，您还可以使用 甘特图。或者您可以使用像 条形图 一样简单的图表。

添加图表

我们将添加一个图表以视觉方式显示您的项目时间轴。

步骤 1：转到您的仪表板工作表，然后单击插入选项卡。

步骤 2：在图表部分，单击条形图图标并选择第二个选项。

步骤 3：现在，您需要将此条形图链接到原始数据工作表中的 项目名称、开始日期 和 结束日期 列。

更改图表格式

步骤 1：在您的仪表板工作表中，单击插入并选择您想制作的图表类型。

步骤 2：右键单击图表并单击选择数据。

步骤 3：在图例项（系列）中单击添加。

步骤 4：在系列名称字段中，单击原始数据工作表中要添加的列的标题，然后按回车键。

步骤 5：在系列值字段中，选择该相应列中的所有数据。按回车键，然后单击确定按钮。

如果您的 X 轴标签不正确，则要修复此问题，请单击水平（类别）轴标签中的编辑，并在原始数据工作表中选择您想在 X 轴上显示的内容。

步骤 6：对您想创建的任何其他图表重复此过程。

现在您的仪表板工作表包含所有已创建的图表，看起来像下面这样

您还可以添加自定义到您的视觉效果以反映您的品牌。您可以随时更改图表颜色、字体，甚至可以添加一个小宏来为您的仪表板添加样式。

创建动态图表

如果您想为仪表板添加交互性，您有几种不同的选择。

1. 下拉列表或数据验证列表：如果您具有高级 Excel 知识并了解 VLOOKUP 和公式，则可以使用下拉列表（也称为数据验证列表）创建交互式图表。

通过此下拉列表，查看者可以选择他们想要筛选的条件，图表将自动更改以反映这些条件。

2. 宏：您可以使用 Excel 的编程语言 Visual Basic 编写宏来自动化任务。

宏可以为您自动化该过程，而不是手动筛选大量数据并将数据移动到不同的工作表中。您还可以使用宏在仪表板上创建按钮。

当您单击该按钮并选择特定条件时，所有图表将自动更改以表示这些特定条件。

3. 切片器：如果您想为数据透视表添加另一层筛选，可以使用切片器。切片器是可视化筛选器，只需单击一下，您就可以筛选数据透视表报告。

切片器包含一组按钮，用于筛选数据并显示您正在查看的筛选器。您可以使用这些切片器创建交互式图表。设置一个数据透视表并为特定的筛选器/条件添加一个切片器。

从数据透视表创建图表并将切片器移动到图表旁边。现在，当您在切片器上选择不同的按钮时，您的图表将动态更改。

注意事项

尽管以下某些建议因项目而异，但它们通常适用于大多数类型的仪表板。以下是创建 Excel 仪表板时需要记住的事项

• 避免在工作簿中使用波动性函数，例如“NOW”、“TODAY”和“OFFSET”，因为这会减慢计算速度。
• 保持您的仪表板易于理解和直接。添加令人印象深刻的效果和图形可能很诱人，但这样做可能会使您的仪表板难以理解。
• 避免在仪表板上插入不必要的视觉效果。它们会占用空间，只会使您的仪表板看起来复杂。
• 使用冻结窗格，以便您的仪表板用户可以更轻松地导航。您可以冻结行甚至标题，这样它们将始终对用户可见。
• 为您的仪表板创建用户指南或添加形状或数字，以便用户知道首先要查看哪个视觉效果。
• 使用不同的选项卡通过为不同的事物使用不同的工作表来保持仪表板井井有条。例如，一个选项卡将包含仪表板本身，另一个选项卡将存储填充仪表板的原始数据。
• 为重要信息添加警报以突出仪表板的特定方面或快速传达状态。添加警报或红、黄、绿球。您可以将这些交通灯符号与条件格式一起使用，以便它们根据表中的值自动更新。