Google Excel 电子表格

在整理财务数据方面，Google 表格是全球流行的工具之一。它是一款由 Google 开发的强大电子表格软件。该工具与 Microsoft Excel 几乎相同，但它不提供 Excel 中所有的进阶功能。尽管如此，Google 表格的受欢迎程度不断攀升，并且被大多数人用于管理日常任务。有些人错误地称其为“Google Excel”或“Google spreadsheets”。掌握这款强大工具的基本概念并对其充满信心是很有必要的。

本文将讨论 Google 表格（常被误称为“Google Excel 电子表格”）的概念，这将帮助我们熟悉它并作为初学者开始使用。

什么是 Google 表格？

Google 表格是一款免费的、基于云的电子表格应用程序。这意味着我们可以像打开普通网页一样在浏览器中打开它，并拥有用于强大数据分析的电子表格应用程序的所有功能。它允许我们存储和组织不同类型的信息，这与 Microsoft Excel 非常相似。

大多数人认为电子表格仅适用于某些人来处理复杂的数字和数据。然而，我们可以将电子表格软件用于各种日常任务。例如，我们可以使用 Google 表格来管理预算、规划花园、创建发票，或者几乎任何我们可以想到的事情；电子表格是整理信息的绝佳方式。

下图显示了一个空白 Google 表格的界面，这是我们创建新电子表格时通常看到的第一屏。

为什么我们应该选择 Google 表格而不是 Excel？

尽管 Google 表格相对较新，并且缺乏 Excel 的许多高级功能，但它具有一些出色的功能，促使人们选择它而不是像 Excel 这样成熟的电子表格软件。以下是 Google 表格的一些重要功能：

免费使用：与 Excel 不同，我们不需要购买 Google 表格的任何软件许可证。它对个人用户完全免费。此外，我们不需要聘请 IT 专家来配置、部署和维护此工具。

轻松协作：使用 Google 表格共享文件非常简单。此外，它允许多个用户同时在同一个共享文件上工作。用户还可以在工具本身内进行聊天。拥有管理员权限的人甚至可以单独查看具有其姓名的用户的编辑记录。

云支持：由于 Google 表格是一款基于云的工具，我们可以从任何设备、任何地方编辑、查看或与他人共享文件。此外，它为每个人提供了“单一版本”，以消除协作用户之间任何版本控制问题。

无存储空间问题：与 Excel 不同，我们不需要将 Google 表格安装在我们的系统上。可以直接通过网络浏览器使用。因此，不需要像安装其他常规软件或程序那样拥有足够的可用存储空间。

轻松导入数据：导入数据到 Google 表格比任何其他软件或工具都容易。我们可以轻松地从其他 Google 服务、网络甚至系统存储中拉取信息。

脚本支持：在 Google 表格中使用脚本很简单。我们可以利用基于 Java 的 Google Apps Script 并轻松地连接到 API（应用程序编程接口）。

Excel 支持：由于 Excel 仍然被广泛使用，Google 表格允许我们通过它打开 Excel 文件，并将它们转换为 Google 表格，反之亦然。

Google 表格基础：了解 Google 表格用户界面

在讨论 Google 表格的一些基本操作步骤之前，我们必须了解一些关键术语并熟悉 Google 表格的界面。不过，这些术语与我们在包括 Excel 在内的其他电子表格软件中找到的术语几乎相同。

让我们简要了解一下

单元格：单元格指的是电子表格中的单个数据点，以矩形框表示。它是行和列的交叉点。每个电子表格包含多个单元格，因此每个单元格都有一个唯一的地址。单元格的地址由代表列的字母后跟代表行的数字表示。

例如，下图显示了 Google 表格中的一个单元格。这里，该单元格是第 1 行和 A 列的交叉点。因此，它表示为单元格 A1。

列：列指的是电子表格中垂直（从上到下）的一组单元格。每列都用一个唯一的字母表示，从字母 A 开始。

下图显示了在 Google 表格中选择了 C 列。

行：行指的是电子表格中水平（从左到右）的一组单元格。每行都用一个唯一的数字表示，从数字 1 开始。

下图显示了在 Google 表格中选择了第 2 行。

区域：区域指的是电子表格中特定选定的单元格。

下图显示了在 C 列中选择了从第 1 行到第 5 行。因此，该区域表示为 C1:C5，这显示在名称框中。

电子表格标题：标题指的是为特定电子表格指定的filename。默认情况下，当我们创建一个新电子表格时，会显示“未命名电子表格”的名称。

电子表格标题显示在电子表格的顶部，如下图所示。

工具栏菜单：工具栏菜单包含几个选项卡，每个选项卡进一步包含多个选项。特别是，工具栏菜单提供了以各种方式编辑和修改电子表格的选项。我们可以单击任何菜单选项卡，然后从列表中选择所需的命令。

工具栏菜单位于 Google 表格的顶部，在电子表格标题下方。

Google 表格会自动保存对现有文件的每一项更改。此外，它会在工具栏菜单旁边显示一个通知，告知我们电子表格最后一次保存更改的时间。除此之外，工具栏菜单之前的图标可用于导航回表格主页。

快捷工具栏：快捷工具栏包含用于设置电子表格中数据格式的一些快速选项，例如字体样式、字体大小、文本对齐、文本颜色等。

快捷工具栏位于工具栏菜单下方，如下图所示。

公式栏：公式栏是允许我们在电子表格的特定单元格中输入/编辑数据、函数和公式的字段。当我们选择包含公式的任何单元格时，公式栏还会显示适用于相应单元格的公式。

公式栏位于名称框旁边，并用“fx”符号表示，如下图所示。

表格工具栏：表格工具栏帮助我们管理工作簿内的表格。我们可以使用此工具栏插入、重命名、删除表格。它位于窗口底部，如下图所示。

函数：函数指的是内置电子表格函数，用于计算值、操作数据等。在 Google 表格中，我们可以通过导航到插入 > 函数来访问函数。

公式：公式指的是函数、单元格、区域和运算符的组合，用于通过计算特定值来获得所需的结果。

表格/工作表：表格指的是包含多行多列的单个页面。它是电子表格的主要工作区域。

电子表格/工作簿：电子表格/工作簿指的是包含一个或多个数据工作表的文档/文件。Google 电子表格通常保存在 Google Drive 上。但是，我们可以将特定文件下载到我们的设备以供离线使用。

使用 Google 表格

一旦我们熟悉了 Google 表格的基本术语，我们就必须学习如何使用 Google 表格。让我们从基本知识开始。

开始使用 Google 表格

有几种方法可以开始使用 Google 表格。但是，最简单的方法是使用他们的官方网站。以下是轻松启动 Google 表格的步骤：

• 首先，我们需要启动任何网络浏览器，例如 Google Chrome、Microsoft Edge、Firefox 等。然后，我们需要导航到以下链接：
  链接：https://docs.google.com/spreadsheets/
  
• 接下来，我们必须使用 Google 帐户登录 Google 表格。如果我们已经登录，则会直接重定向到 Google 表格的主页面。主页如下所示：
  

该页面还显示了一些默认模板。

创建新表格

我们可以在 Google 表格主页上创建新电子表格。我们可以单击加号 (+) 或带有文本“空白”的磁贴来创建一个空表格。大多数人使用它来从头开始，并开始使用他们的数据和格式。

此外，我们还可以选择任何包含精美格式和示例数据的默认模板。Google 表格提供各种模板，我们可以从模板库中选择。

命名/重命名表格

创建新表格后，为其分配新名称是最基本的一步。为此，我们需要单击窗口顶部的写有“未命名电子表格”的框，并将其更改为任何所需的名称。

此外，我们可以通过导航到文件 > 重命名来重命名表格。

输入所需的表格名称后，它将自动保存。

打开现有表格

如果我们的设备上有一个 Excel 文件并希望使用此现有文件，我们需要先将其导入/打开到 Google 表格中。我们需要导航到文件 > 打开或文件 > 导入。

之后，我们必须单击“上传”按钮，并使用文件资源管理器在设备上找到该文件。单击特定文件后，它将在 Google 表格中打开。

向表格添加数据

打开空白表格后，将显示编辑窗口，我们可以在其中插入所需的数据。我们必须选择所需的单元格，然后键入要插入的内容。在选定的单元格中输入内容后，我们必须按 Enter。这样，我们就可以将数据插入到所有所需的单元格中。

单元格内容显示在单元格和公式栏中。

注意：我们也可以从其他程序复制、剪切、粘贴或拖放数据到 Google 表格中。此外，我们还可以从其他支持的电子表格程序导入数据。

删除表格中的数据

我们可以删除 Google 表格中任何单元格的数据/内容。首先，我们需要选择特定的单元格，然后按键盘上的“Delete”或“Backspace”键。这将删除单元格的内容。

除此之外，如果我们想删除最近添加的数据，我们可以使用 Ctrl + Z 快捷键撤销更改。需要注意的是，它只会撤销我们执行的最后一步。

格式化表格中的数据

一旦我们的表格中有内容，我们可能需要调整一些格式。大部分格式可以直接从快捷工具栏控制。

如果我们想进行广泛的数据格式设置，可以从格式选项卡访问高级格式设置选项。

使用表格中的函数

与其他电子表格程序一样，Google 表格也允许我们在空单元格中使用等号（=）并获取我们想要使用的函数。

假设我们在单元格 A1 中输入 4，在单元格 B1 中输入 5。接下来，我们在单元格 C1 中输入=SUM(A1,B2)。通过这样做，单元格C1 显示单元格 A1 和 B1 中值的总和。

这样，我们就可以在 Google 表格中插入任何所需的函数。如果我们不记得任何特定的函数，可以通过导航到插入 > 函数来访问支持的函数列表。

打印表格

如果我们想打印 Google 表格中的表格，我们可以直接从网络浏览器内部发出打印命令。我们不需要将表格下载到本地存储。

要打印，我们必须导航到文件 > 打印。

在下一个屏幕上，我们必须选择打印首选项，例如页面设置、页面方向、纸张大小、布局、默认打印机等。完成设置后，我们需要单击“打印”按钮。

这将相应地生成表格的打印件。

保存表格

正如我们上面所说的，我们在 Google 表格中所做的所有更改都会自动保存到现有文件中，并且表格文件/电子表格保存在 Google Drive 上。但是，当我们想将任何特定文件保存到我们的设备时，我们必须遵循以下步骤：

• 首先，我们必须在 Google 表格中打开所需的电子表格。然后，我们需要导航到文件 > 下载。
  
• 在下一个屏幕上，我们需要选择要保存电子表格的所需文件格式。
  
• 一旦选择了所需的格式，文件将开始下载。根据下载设置，浏览器有时可能会要求我们保存或打开特定文件。我们可以相应地选择所需的选项。
  

注意：默认情况下，我们创建或使用的任何表格都会保存在 Google Drive 上。因此，我们也可以从那里启动特定的表格。

Google 表格快捷键

与 Excel 一样，Google 表格也支持快捷键，允许用户快速执行特定任务。通过使用快捷键，用户通常可以消除相应工作流程中的两到三个步骤。

下表显示了 Google 表格最常用的快捷键及其相应的操作：

在上表中，可以看到大多数键盘快捷键也与 Excel 相同。所有上述快捷键在 PC 上使用 Google 表格时与 Chrome 兼容。但是，它们在 PC 上的其他网络浏览器上也能正常工作。

注意：要使用功能键（F1、F2…F12），我们必须先按键盘上的“Fn”按钮激活它们。某些键盘可能不需要此操作。

Google 表格扩展名

由于 Google 表格目前是 MS Excel 的主要竞争对手之一，它支持 Excel 中几乎所有流行的文件格式。但 Excel 的某些功能可能并非总能在 Google 表格中正常工作。

以下是 Google 表格支持的最常见文件扩展名：

上述任何类型的文件都可以轻松导入 Google 表格。但是，Google 表格允许我们将文件下载为XLSX、ODS、PDF、HTML、CSV 和TSV 格式。