如何保存 Excel 文件

MS Excel 是目前全球最常用的电子表格软件之一。它拥有一系列独特的强大功能。每当我们在 Excel 中创建新工作簿并输入数据时，我们都必须保存它，这样当发生意外情况（例如停电、关机、应用程序关闭等）时，我们就不必从头开始。我们可以打开一个已保存的 Excel 文件，并从上次离开的位置开始工作。

因此，了解如何保存 Excel 文件以便轻松访问、修改或共享至关重要。本文将讨论几种简单的方法，以了解如何在计算机本地保存 Excel 文件。本教程使用 MS Excel 2013 创建。但是，其他版本的操作过程相同。MS Excel 2013 或更高版本允许我们使用 OneDrive 将 Excel 文件保存到云端。此外，还有一些其他选项（例如导出、共享工作簿等）使 Excel 工作更有效。

保存和另存为

在讨论方法之前，让我们首先了解“保存”和“另存为”命令之间的区别，因为 Excel 提供了这两个基本选项来保存文件。

• 保存：当我们创建新文件或编辑现有文件时，我们通常使用“保存”命令（快捷方式 - Ctrl + S）来保存当前文件中的某些更改。此命令是人们保存 Excel 文件最常用的命令，因为他们会持续在同一文件上工作并相应地保存更改。当我们使用“保存”命令时，我们只需要输入一次文件名并选择一个位置。一旦我们选择了文件名和位置，我们只需单击“保存”按钮即可保存更改。这将把所有相应的更改保存到具有相同文件名和位置的同一文件中。
• 另存为：当我们使用此命令时，Excel 会创建工作簿的副本，并使原始文件不受对文件所做更改的影响。此外，我们还可以选择为工作簿的复制版本输入新名称并选择所需位置。我们也可以使用相同的位置保存文件副本；但是，文件名必须不同。如果文件名和位置相同，则文件扩展名必须不同才能使用此命令保存 Excel 文件。

现在，让我们讨论使用这两个选项保存 Excel 文件的步骤

使用“保存”命令保存 Excel 文件

在大多数情况下，快速保存 Excel 文件可以防止辛勤工作丢失。我们必须将文件保存在特定位置，以便以后可以找到它。我们可以对现有文件进行更改，并使用相同的命令（保存命令）使文件根据应用的更改保持最新。

我们可以按照下面讨论的步骤使用“保存”命令保存 Excel 文件

• 首先，我们需要启动 Excel 软件来创建新文件。
  
  在这里，我们可以输入所需的数据。
• 输入所有数据并完成工作后，我们需要单击顶部导航栏中的“文件”选项卡。
  
• 在这里，我们需要单击左侧面板中的“保存”按钮
  
• 接下来，我们可以选择是将文件保存到本地（我们的情况）还是保存到云端。要在计算机上保存 Excel 文件，我们可以选择“计算机”。我们可以使用“浏览”按钮选择特定位置将其保存到计算机上。如果我们要将文件保存到云端，我们可以选择“OneDrive”。使用云功能必须拥有 OneDrive 帐户。
  
• 之后，会出现一个新窗口。在这里，我们需要为文件选择所需的名称和文件类型。选择文件名、文件类型和位置后，我们需要单击“保存”按钮。Excel 文件将以选定的名称和文件类型保存到选定的位置。此外，我们可以更改文件的保存位置。此外，如果我们在现有文件上工作并使用“保存”选项，则不会出现选择名称和位置的窗口。在这种情况下，更改将保存到具有相同位置的现有文件中。
  

注意：我们还可以通过快速工具栏或按键盘快捷键“Ctrl + S”来访问保存命令。

使用“另存为”命令保存 Excel 文件

如果我们要将 Excel 文件保存到不同的位置，或者想在不影响现有文件的情况下添加更多数据来保存它，我们可以使用“另存为”选项。它主要用于创建 Excel 文件的副本，同时保持原始文件不受更改的影响。例如，假设我们有一个 Excel 文件“数据1”；我们可以在对数据1文件进行一些更改后，使用“另存为”选项创建文件“数据2”。这将最终创建一个包含更新数据的数据2文件，而数据1仍将与以前相同。此外，数据2文件的内容可以相应更改。

以下是使用“另存为”命令保存 Excel 文件的步骤。

• 首先，我们需要打开一个现有的 Excel 文件并根据需要对其进行更改。
• 接下来，我们需要单击顶部导航面板中的“文件”选项卡。
  
• 在下一个屏幕上，我们需要选择“另存为”选项。
  
• 与“保存”命令类似，我们需要选择是将 Excel 文件保存到本地还是保存到云端。要将 Excel 文件保存到计算机，我们可以选择“计算机”，否则选择“OneDrive”。
  
• 选择所需位置后，我们需要输入“文件名”，然后从下拉菜单中选择“文件类型”。完成最后一步并填写所有详细信息后，我们需要单击“保存”按钮。这将所有更改保存到新文件中，该文件位于选定的位置，具有选定的文件名和文件类型。
  

注意：“另存为”不仅限于与现有文件一起使用。此命令还可以将新创建的 Excel 文件保存到特定位置，并使用所需的文件类型和文件名。

导出工作簿

除了上述两种保存 Excel 文件的方法外，我们还可以导出 Excel 文件以将其保存为某些特定文件格式。但是，此方法主要用于以 PDF 格式保存 Excel 文件。但是，我们也可以根据需要导出为其他格式。

将工作簿导出为 PDF

使用此方法，我们可以将 Excel 文件保存为 PDF 格式。将工作簿导出为 PDF 格式主要是在与未安装 Excel 软件的人共享文件时非常有益。此外，PDF 允许其他人查看文档，但不允许他们编辑内容。

以下是将工作簿导出为 PDF 的步骤

• 首先，我们需要从顶部导航面板中选择“文件”选项卡。
  
• 接下来，我们需要从左侧边栏中选择“导出”选项。
  
• 在下一个屏幕上，我们需要选择“创建 PDF/XPS 文档”选项，然后选择“创建 PDF/XPS”。
  
• 之后，我们将获得一个新窗口，用于输入 PDF 文件的名称并选择将其保存到计算机的位置。完成最后一步后，我们可以单击“发布”按钮将 Excel 文件保存为 PDF 格式。
  

根据 Excel 的默认设置，导出功能仅保存活动工作表。如果我们有多个工作表并且想要导出所有工作表，我们需要单击“选项”按钮并选择“整个工作簿”选项。“选项”窗口如下图所示

需要注意的是，无论何时我们以 PDF 格式导出或保存 Excel 文件，我们都必须在保存后检查工作簿数据。这很重要，因为 PDF 中的格式通常不会准确显示。在这种情况下，我们需要使用“页面布局”部分调整 Excel 文件中的格式，然后再次遵循整个过程以正确的格式保存它。这适用于工作簿中的所有工作表。

将工作簿导出为其他文件格式

使用 Excel 中的导出功能，我们还可以将 Excel 文件或工作簿保存为许多其他文件格式/类型，而不仅仅是 PDF。此方法还可以将 Excel 文件保存为“Excel 97-2003 工作簿 (.xls)”，这主要适用于旧版本的 Excel。因此，我们可以轻松地将最新 Excel 版本创建的文件与使用早期 Excel 版本的人共享。导出功能提供的其他流行文件格式有 .CSV、.ODS、.XLSB、.XLTX 等。

以下是将工作簿导出为其他文件类型的步骤

• 首先，我们需要从顶部面板中选择“文件”选项卡。
  
• 之后，我们需要单击左侧边栏中的“导出”按钮。
  
• 接下来，我们需要从新窗口中选择“更改文件类型”选项。之后，我们将获得导出功能支持的所有文件格式列表。在这里，我们可以选择所需的文件类型并继续下一步。要选择所需的文件格式，我们可以双击其名称，或单击其名称，然后单击底部的“另存为”按钮。
  
• 在下一个窗口中，我们需要为要保存的文件输入所需的名称。此外，我们可以更改文件的保存位置。我们还可以使用“保存类型”下拉菜单来更改文件类型，以便将 Excel 文件保存为各种其他文件格式。选择名称和位置后，我们可以单击“保存”按钮以特定格式和位置保存 Excel 文件。