什么是 Excel？

MS Excel 或 Microsoft Excel 是当今世界上使用最广泛的软件程序之一。它提供了广泛的工具、函数和功能，使其在各行各业的全球公司中广受欢迎。因此，了解这款强大软件的基础知识并开始妥善整理数据至关重要。

在本文中，我们将讨论 MS Excel 或 Microsoft Excel 的基础知识，帮助我们了解 Excel 是什么以及如何使用它。

MS Excel 简介

Microsoft Excel 是 Microsoft Office 套件中最受欢迎的电子表格程序之一。它允许我们将数据以表格形式记录。此外，它在数据分析、添加图表、插入数据透视表、执行计算、宏编程等方面也非常有用。例如，我们可以创建一个 Excel 电子表格来计算每周开支、生成工资单、进行会计核算以及根据不同标准进行交互式排序/筛选数据。

由于 Excel 将数据存储在表格中，因此它有多个行和列。通过这种方式，数据得到了很好的组织。因此，我们可以轻松地找到所需的信息，无论是否使用 Excel 工具。

Excel 版本历史

由于 Excel 是最古老的电子表格软件之一，它随着时间的推移经历了许多大小升级。下表显示了我们迄今为止收到的各种 Excel 版本，包括其发布年份。

适用于 Windows

适用于 Mac

为什么要学习和使用 Excel？

我们或多或少都会处理数字数据。这可能只是每日开支列表，或者我们整个月使用工资支付的所有交易的列表。将数据以有组织的方式呈现有助于我们获得更好的分析结果并做出进一步的决策。Microsoft Excel 似乎是记录、存储和分析此类数据的最佳选择，无论大小。此外，它还提供了许多其他出色的功能。

下面将讨论一些最重要的好处

易于存储数据：我们在 Excel 中可以保存的信息量主要取决于系统资源和功能。因此，电子表格中可以存储的信息没有特定限制。由于保存数据到 Excel 没有实际限制，我们可以存储所需的所有数据。

易于恢复数据：从物理方式保存的文件（即纸质数据）中获取信息的过程很复杂，而且可能需要更长的时间。此外，这在 Excel 中不是问题。数据的筛选非常容易，我们可以快速从 Excel 中保存的数据中获取任何特定信息。因此，在 Excel 中查找或恢复信息非常容易。

应用数学公式：MS Excel 还允许我们对数据使用各种内置或自定义公式。这使得复杂的计算变得如此简单，耗时更少。这样，通过应用数学公式，数据计算变得更加易于管理。

更安全：使用密码可以保护保存在 Excel 中的数据。这最终有助于我们保护数据安全。此外，丢失此类数据的可能性极小。然而，如果数据写在纸上，它不像保存在 Excel 中的数据那样安全。

更受欢迎：MS Excel 目前是最受欢迎和广泛使用的电子表格软件。许多公司、小型企业和组织都在使用它。学习此软件可以带来绝佳的就业机会。

数据集中管理：以前，数据存储在多个寄存器中，需要多个架子。现在，我们可以将不同类型的数据保存在单个 MS Excel 文件中的多个工作表中。

轻松共享数据：与寄存器或纸质数据相比，共享 Excel 中保存的数据要容易得多。我们可以在很短的时间内通过电子邮件或任何其他数字方式共享 Excel 文件。

界面整洁清晰：由于 Excel 是领先公司之一出品的 oldest excel 软件之一，它已经经历了多次更新。保存在 Excel 中的数据易于阅读和理解。此外，用户界面干净利落，易于学习。

如何启动 Excel？

在我们可以在计算机上启动 Excel 之前，必须确保计算机已安装 Microsoft Office 套件。因为 Excel 是 MS Office 的一部分。通常，计算机不自带 Office 套件。在这种情况下，我们需要获取它并在计算机上安装。

有两种获取 Office 套件的方式。我们可以从授权的电脑商店购买，也可以从 Microsoft 官方网站下载并购买其许可证密钥。一旦我们有了密钥和 Office 套件安装程序，就可以安装并在线激活它开始工作。

启动 Excel 程序与运行 Windows 上的任何其他程序非常相似。因此，一旦我们在计算机上安装了 Office 套件，就可以按照以下步骤启动 Excel。

• 首先，我们需要单击“开始”按钮。
• 接下来，我们需要导航到“所有程序”并选择“Microsoft Office 文件夹”。
• 之后，我们必须找到“Excel”并双击它来启动它。

或者，我们可以使用搜索选项启动它。此方法更快，即

• 首先，我们需要单击“开始”按钮。
• 接下来，我们需要单击“搜索框”并在其中键入“Excel”。
• 完成上一步后，我们将看到所有与文本“Excel”相似的程序和文件。然后，我们可以单击“Microsoft Excel”在 Windows 上运行 Excel。
  

理解 Excel UI

了解 Excel 用户界面的主要部分很重要。这有助于我们了解 Excel 中的工作区域并开始使用它。

下图显示了 Excel 的所有重要部分，包括公式栏、行、列、单元格、工作表标签等。

让我们简要讨论几个基本术语

什么是工作表？

Excel 工作表定义为行和列的集合，它们共同构成一个表。我们可以在工作表中插入图表、形状和其他支持的对象。它也称为电子表格和工作表。

什么是工作簿？

Excel 工作簿是包含工作表和相关对象的主文件。

什么是行？

行是存储在表中的水平数据记录。每行都有一个唯一的编号，从 1 开始。

什么是列？

列是存储在表中的垂直数据记录。每列都有一个唯一的编号，从字母 A 开始。

什么是细胞？

行和列交叉形成的区域称为单元格。它是我们用来输入数据的区域。每个单元格都有一个唯一的地址，由表示列的字母和表示行的数字生成。

了解功能区

功能区通常位于 Excel 的顶部。它包含各种快捷方式，我们可以使用它们在 Excel 中发出命令。命令是指用户想要执行的操作。例如，创建新文档、打开文档、保存文档、打印文档等的命令。

下图显示了 Excel 中基本的功能区选项。

此功能区从 Excel 2013 开始提供。但是，对于其他版本也几乎相同。

在上图中，功能区中显示的组件将在下面讨论

功能区开始按钮

功能区上的开始按钮主要用于访问核心命令，例如创建新文档、保存现有工作、打印、访问 Excel 自定义设置等。

功能区选项卡

选项卡主要用于将各种命令分组在一个小区域中。功能区上位于以下选项卡

• 开始：“开始”选项卡主要包含字体大小、字体样式、字体颜色、对齐方式、背景颜色、各种格式选项和样式、插入或删除单元格以及编辑选项的快捷方式。
• 插入：“插入”选项卡主要包含表格格式化和样式、插入图片、图形、图表或迷你图、图形、页眉/页脚选项、公式和符号的快捷方式。
• 页面布局：页面布局主要包括主题、页面设置、主题方向等的快捷方式。
• 公式：“公式”选项卡包含帮助我们在表格中插入公式并获得结果的选项。由于我们可以在 Excel 中放入大量数据，因此可以使用公式更快地进行相关计算。
• 数据：“数据”选项卡包含帮助我们从 Web 插入外部数据和筛选选项的快捷方式。此外，它还有多个数据工具。
• 审阅：“审阅”选项卡提供用于校对 Excel 工作表（如拼写检查）的命令。此外，用户可以使用此选项卡下的选项添加注释。
• 视图：“视图”选项卡包含多个选项，允许我们以不同方式查看 Excel 工作表。缩放、缩小以及调整窗格排列等选项在此类别下可用。

功能区栏

功能区栏通常显示位于选项卡下的命令。但是，功能区栏还将各种命令分组在一起，但属于相似的类别。例如，功能区栏中的对齐类别包含对齐以及不同样式的必要命令。

自定义 Excel 环境

虽然 Excel 在不同选项卡的功能区中包含所有快速快捷方式，但我们也可以根据自己的选择添加/插入选项。默认快捷方式足以满足日常用户。然而，重度用户可以相应地自定义 Excel 的整体环境并提高工作效率。

Excel 中提供的重要自定义选项讨论如下

自定义功能区

自定义功能区是自定义 Excel 的首批任务之一。Excel 允许我们隐藏/显示功能区选项卡以及选项卡内的快捷方式。除此之外，我们还可以从设置中添加所需的选项卡/选项到 Excel。

启用/禁用默认选项卡

要隐藏/显示 Excel 中的选项卡或选项，我们需要按照以下步骤操作：

• 首先，我们需要单击“文件”选项卡，然后从那里选择“选项”。
  
• 在下一个屏幕上，我们将看到“Excel 选项”窗口。在这里，我们需要从左侧面板中选择“自定义功能区”选项。
  
• 之后，我们将在右侧看到所有主选项卡的列表。每个选项卡名称前都有一个框和一个“加号”。我们可以勾选或选择我们想要在功能区上显示的选项卡。此外，如果我们想隐藏/显示选项卡内的命令，我们可以单击“加号”并相应地勾选框。
  
  在上图中，我们只勾选了“开始”选项卡框，而取消勾选了所有其他框。通过这样做，我们只保留功能区上的“开始”选项卡。
• 配置设置后，我们需要单击“确定”按钮，更改将立即生效。
  
  保存更改后，功能区看起来像这样
  

添加自定义选项卡

我们可以使用以下步骤在 Excel 中添加一个带有所需快捷方式/命令的自定义选项卡：

• 首先，我们必须右键单击功能区，然后从列表中选择“自定义功能区”。
  
• 接下来，我们需要单击“新建选项卡”按钮。
  

执行此操作后，我们将在主选项卡下看到文本“新建选项卡（自定义）”。

• 之后，我们需要从列表中选择“新建选项卡”，然后单击“重命名”按钮。我们可以为新选项卡使用任何所需的名称。在本例中，我们为新选项卡使用“javaTpoint”。
  
• 在新选项卡中，我们将看到文本“新建组（自定义）”。此组允许我们将所需的命令添加到其中。我们还可以使用“重命名”按钮根据自己的喜好重命名此组。在本例中，我们将组名用文本“我的命令”。
  
• 创建选项卡和组后，我们必须向其中添加所需的命令。我们需要从屏幕中间的列表中选择命令，然后单击“添加”按钮将其添加到新组下。在本例中，我们将“打印”命令添加到了创建的组中。
  
• 最后，我们必须单击“确定”按钮来应用更改。
  
  保存更改后，功能区会显示一个带有所选命令的新选项卡。

自定义颜色主题

默认情况下，Excel 采用白色主题。但是，我们可以从设置中将其更改为深灰色或浅灰色。要更改 Excel 的颜色主题，我们需要按照以下步骤操作：

• 首先，我们需要单击“文件”选项卡，然后从左侧面板中选择“选项”。
  
  这将打开“Excel 选项”窗口，并选择“常规”选项。
• 接下来，我们必须在“个性化您的 Microsoft Office 副本”标题下选择“Office 主题”选项。
  
• 之后，我们需要从下拉列表中选择所需的配色方案，然后单击“确定”按钮应用更改。
  
  在上图中，我们从列表中选择了“深灰色”。因此，我们的 Excel 工作表看起来像这样
  

注意：请务必注意，相同的颜色主题将应用于所有 Office 产品，如 Word、PowerPoint 等。

自定义公式设置

我们可以自定义 Excel 中公式的设置。这可以通过“Excel 选项”窗口左侧的“公式”选项来完成。可以通过转到文件 > 选项来访问 Excel 选项。它看起来像这样

在这里，我们可以更改与公式计算、性能和错误处理相关的设置。我们只需根据要求勾选/取消勾选框即可。在标记复选框后单击“确定”按钮是强制性的；否则，设置将不会被应用。

自定义校对

自定义校对设置有助于我们操作在 Excel 中输入的文本。更具体地说，我们可以更改设置来控制 Excel 如何纠正和格式化我们在 Excel 中的文本。这通常包括字典语言、自动更正和单词建议的选项。

要自定义校对设置，我们需要在“Excel 选项”的左侧面板中单击“校对”。它看起来像这样

自定义快速访问工具栏

在快速访问工具栏中添加快捷方式可以帮助加快 Excel 任务的工作流程。我们可以使用以下步骤插入/添加常用快捷方式：

• 首先，我们需要在“Excel 选项”窗口的左侧面板中单击“快速访问工具栏”。
  
• 接下来，我们必须从列表中选择所需的命令，然后单击“添加”按钮。添加完所有所需的命令后，我们需要单击“确定”按钮。
  
  应用更改后，所选的快捷方式将被添加到快速访问工具栏。

自定义保存设置

我们可以自定义保存文件时的默认文件格式设置，启用/禁用在计算机意外关机时的文件自动恢复等。

要自定义保存设置的选项，我们需要在“Excel 选项”的左侧面板中单击“保存”。它看起来像这样

同样，我们也可以自定义 Excel 的其他设置。所有核心设置都位于“Excel 选项”窗口中。

Excel 快捷键

Excel 是一款功能强大的电子表格软件，具有许多出色的功能。它允许我们使用许多键盘快捷键来快速执行操作。

下表显示了 Excel 中使用的一些重要快捷键

注意：在使用功能键（F1、F2、F3...F12）时，我们可能需要先按键盘上的“Fn”键来激活它们。但是，并非所有键盘都需要这样做。

Excel 文件扩展名

Excel 支持几乎所有流行的电子表格文档所需的文件扩展名。由于支持多种扩展名，我们可以相应地保存文件。

下表显示了 Excel 中一些重要的文件扩展名：

Microsoft Excel 快捷键 Top 100

相应的 Microsoft Excel 是一款功能强大的电子表格软件，提供许多出色的功能，并允许我们使用各种键盘快捷键来快速执行操作。

导航快捷键

Microsoft Excel 中提供的各种导航快捷键如下：

1. Ctrl + Home

此快捷键通常将用户带到工作表的开头。

2. Ctrl + End

Ctrl+End 是将用户带到工作表中最后一个包含大量数据的单元格的快捷键。

3. Ctrl + 箭头键

Ctrl+箭头键基本允许用户快速移动到包含数据的行或列的最后一个单元格。

4. Ctrl + Page Up/Down

此快捷键允许用户在工作簿中的工作表之间移动。

选择快捷键

Microsoft Excel 中提供的各种选择快捷键如下：

5. Shift + 箭头键

Shift+箭头键是主要允许用户朝特定方向选择单元格的快捷键。

6. Ctrl + Shift + 箭头键

在 Microsoft Excel 中，此特定快捷键可帮助用户选择到包含数据的行或列的最后一个单元格的相应单元格。

7. Ctrl + A

此 Excel 快捷键可帮助用户选择给定工作表中的所有单元格。

8. Ctrl + Shift + L

此特定快捷键可有效地开启和关闭筛选器。

编辑快捷键

Microsoft Excel 中有效提供的不同类型的编辑快捷键如下：

9. F2

F2 是允许用户编辑给定单元格内容的快捷键。

10. Ctrl + C

在Excel中，此快捷键用于复制选定的单元格。

11. Ctrl + X

此快捷键可帮助用户剪切选定的单元格。

12. Ctrl + V

此快捷键通常用于在给定工作表中粘贴复制或剪切的单元格。

13. Ctrl + Z

Ctrl + Z 快捷键允许用户撤销上一步操作。

14. Ctrl + Y

Ctrl + Y 允许用户重做上一步操作。

格式化快捷键

Microsoft Excel 中不同类型的格式化快捷键如下：

15. Ctrl + B

16. Ctrl + I

此快捷键将选定的文本设置为斜体。

17. Ctrl + U

此快捷键允许用户为选定的文本添加下划线。

18. Ctrl + 1

在 Microsoft Excel 中，此快捷键可帮助用户打开“设置单元格格式”对话框。

公式快捷键

Microsoft Excel 中有效提供的不同类型的公式快捷键如下：

19. F9

此快捷键允许用户计算选定的公式。

20. Ctrl + Shift + Enter

这将允许用户在 Excel 工作表中输入数组公式。

21. Ctrl + `

此快捷键在显示公式和显示值之间切换。

视图快捷键

Microsoft Excel 中可用的不同类型的视图快捷键如下：

22. Ctrl + F1

此快捷键可帮助用户有效地隐藏或显示功能区。

23. Ctrl + F6

此快捷键允许用户在打开的工作簿之间切换。

24. Ctrl + G

使用此快捷键，用户可以打开“转到”对话框。

25. Ctrl + W

此快捷键允许用户关闭当前工作簿。

宏快捷键

Excel 中可用的各种宏快捷键如下：

26. Alt + F8

Alt+ F8 快捷键通常允许用户打开宏对话框。

27. Ctrl + Shift + F3

此快捷键可帮助用户有效地创建新宏。

28. Ctrl + Shift + F8

此快捷键用于为宏选择或取消选择单元格。

图表快捷键

Microsoft Excel 中可用的不同类型的图表快捷键如下：

29. F11

此快捷键可帮助用户在新工作表中创建新图表。

30. Alt + F1

这将允许用户在同一工作表上创建选定数据的图表。

31. Ctrl + Shift + F11

Ctrl+ Shift +F11 用于在新工作表中创建选定数据的图表。

打印快捷键

Microsoft Excel 中可用的各种打印快捷键如下：

32. Ctrl + P

此快捷键可帮助用户打开“打印”对话框。

33. Ctrl + Shift + F12

在 Microsoft Excel 中，此快捷键通常用于打印当前工作表。

34. Ctrl + F2

这允许用户打开打印预览窗口。

工作表快捷键

Microsoft Excel 中有效提供的各种工作表快捷键如下：

35. Ctrl + N

此快捷键可帮助用户有效地创建新工作簿。

36. Ctrl + O

使用此快捷键，用户可以打开现有工作簿。

37. Ctrl + S

此快捷键允许用户保存当前工作簿。

38. Ctrl + F4

此快捷键将有效地关闭当前工作簿。

函数快捷键

Microsoft Excel 中有效提供的各种函数快捷键如下：

39. Alt + =

通过这个，用户可以插入SUM 函数。

40. Ctrl + Shift + A

此快捷键将帮助用户插入AVERAGE 函数。

41. Ctrl + Shift + M

现在，此快捷键将帮助用户有效地插入MIN 函数。

42. Ctrl + Shift + X

此相应快捷键将帮助用户插入MAX 函数。

单元格引用快捷键

Microsoft Excel 中使用的不同类型的单元格引用快捷键如下：

43. F4

它有助于用户在绝对、相对和混合单元格引用之间切换。

44. Ctrl + Shift + 箭头键

此快捷键将帮助用户选择到包含数据的行或列的最后一个单元格。

45. Ctrl + Shift + End

此快捷键将帮助用户选择从当前单元格到工作表最后一个包含数据的单元格的所有单元格。

数据快捷键

Microsoft Excel 中可用的各种数据快捷键如下：

46. Ctrl + D

此快捷键将帮助用户复制当前单元格上方的单元格内容。

47. Ctrl + R

现在，此快捷键将帮助用户将单元格内容复制到当前单元格的左侧。

48. Ctrl + Shift + L

此快捷键允许用户切换筛选器的开启和关闭。

工作表管理快捷键

Microsoft Excel 中可用的各种工作表管理快捷键如下：

49. Ctrl + Shift + N

此相应快捷键将有效地允许用户创建新工作表。

50. Ctrl + Shift + F

使用此快捷键，用户可以打开“查找和替换”对话框。

51. Ctrl + Shift + H

通过使用此快捷键，可以轻松打开“替换”对话框。

单元格格式化快捷键

Microsoft Excel 中可用的不同类型的单元格格式化快捷键如下：

52. Ctrl + 1

它还允许用户打开“设置单元格格式”对话框。

53. Ctrl + Shift + $

此快捷键允许用户在给定单元格中应用货币格式。

54. Ctrl + Shift + %

此快捷键可帮助用户应用百分比格式。

范围格式化快捷键

Microsoft Excel 中可用的各种范围格式化快捷键如下：

55. Ctrl + Shift + ~

通过此快捷键，用户可以轻松应用常规格式。

56. Ctrl + Shift +!

它允许用户应用带有两位小数的数字格式。

57. Ctrl + Shift + #

此快捷键允许用户应用带日、月、年的日期格式。

条件格式化快捷键

Microsoft Excel 中可用的各种条件格式化快捷键如下：

58. Alt + H + L

此快捷键允许用户打开“条件格式”菜单。

59. Alt + H + L + N

此快捷键将为用户打开“新建规则”对话框。

60. Alt + H + L + R

此快捷键用于打开“管理规则”对话框。

表格快捷键

Microsoft Excel 中可用的不同类型的表格快捷键如下：

61. Ctrl + T

它将有助于将单元格范围转换为表。

62. Ctrl + Shift + L

此快捷键将帮助用户切换筛选器的开启和关闭。

63. Ctrl + Shift + * (星号)

此快捷键允许用户选择当前表。

数据透视表快捷键

Microsoft Excel 中可用的各种数据透视表快捷键如下：

64. Alt + N + V

此快捷键允许用户打开“创建数据透视表”对话框。

65. Alt + N + V + T

此快捷键允许从选定的数据创建数据透视表。

66. Alt + J + T + F

此快捷键允许用户打开“数据透视表字段列表”。

公式审计快捷键

Microsoft Excel 中可用的公式审计快捷键的各种类型如下：

67. Ctrl + [

此快捷键可帮助用户选择活动单元格引用的所有单元格。

68. Ctrl + ]

它基本允许用户选择所有引用活动单元格的单元格。

69. Ctrl + Shift + {

通过此快捷键，可以轻松选择活动单元格直接或间接引用的所有单元格。

70. Ctrl + Shift + }

此快捷键选择直接或间接引用活动单元格的所有单元格。

公式构建快捷键

Microsoft Excel 中可用的各种公式构建快捷键如下：

71. Ctrl + A

它允许用户选择工作表中的所有单元格。

72. Ctrl + Shift + U

此快捷键允许分别展开或折叠公式栏。

73. Ctrl + Shift + Enter

此快捷键可帮助用户将数组公式输入到选定的工作表中。

数据验证快捷键

Microsoft Excel 中可用的不同类型的数据验证快捷键如下：

74. Alt + D + L

此快捷键允许用户打开“数据验证”对话框。

75. Alt + D + L + V

通过此，用户可以有效地打开“数据验证”对话框，并选中“验证条件”选项卡。

76. Alt + D + L + S

此快捷键打开“数据验证”对话框，并选中“设置”选项卡。

工作表保护快捷键

Microsoft Excel 中可用的各种工作表保护快捷键如下：

77. Alt + T + P

此快捷键允许用户打开“保护工作表”对话框。

78. Alt + T + U

此快捷键可帮助用户打开“取消保护工作表”对话框。

工作表保护快捷键

Microsoft Excel 中可用的各种工作簿保护快捷键如下：

79. Alt + T + P + W

此快捷键将打开“保护工作簿”对话框。

80. Alt + T + U + W

此快捷键打开“取消保护工作簿”对话框。

工作表导航快捷键

Microsoft Excel 中可用的各种工作簿导航快捷键如下：

81. Ctrl + Page Up/Down

此快捷键用于在工作簿的工作表之间移动。

82. Ctrl + Home

此快捷键将用户带到工作表的开头。

83. Ctrl + End

此快捷键将用户带到工作表中包含数据的最后一个单元格。

工作表管理快捷键

Microsoft Excel 中可用的各种工作簿管理快捷键如下：

84. Ctrl + N

此快捷键创建新工作簿。

85. Ctrl + O

此快捷键打开现有工作簿。

86. Ctrl + S

此快捷键允许保存当前工作簿。

87. Ctrl + F4

此快捷键关闭当前工作簿。

工作表拆分快捷键

Microsoft Excel 中可用的各种工作簿拆分快捷键如下：

88. Alt + W + S

此快捷键将工作表拆分为窗格。

89. Alt + W + F

此快捷键冻结工作表的第一行。

90. Alt + W + R

此快捷键冻结工作表的第一列。

工作表缩放快捷键

Microsoft Excel 中可用的各种工作表缩放快捷键如下：

91. Ctrl + 鼠标滚轮

此快捷键允许缩放相应工作表。

92. Alt + W + Q

此快捷键将缩放到 100%。

93. Alt + W +

此快捷键将缩放到适合选定区域。

工作表拆分快捷键

Microsoft Excel 中可用的各种工作表拆分快捷键如下：

94. Alt + W + S

此快捷键可帮助用户将工作表拆分为窗格。

95. Alt + W + F

使用此快捷键，用户可以快速冻结工作表的第一行。

96. Alt + W + R

此快捷键将允许用户有效地冻结选定工作表的第一列。

工作表缩放快捷键

Microsoft Excel 中可用的不同类型的工作表缩放快捷键如下：

97. Ctrl + 鼠标滚轮

此快捷键将帮助用户放大和缩小工作表。

98. Alt + W + Q

此快捷键可帮助用户缩放到 100%。

99. Alt + W + X

此快捷键允许用户缩放到适合选定区域。

100. Ctrl +

此快捷键将允许用户打开查找对话框。