Excel 中的借据格式

引言

在 Microsoft Excel 中，借记票是财务交易修改的正式文档；它特别显示应付账款的扣减。买方必须使用此文档通知卖方借记，这通常是由于有缺陷的商品或不正确的定价等不一致造成的。包含日期、供应商信息标题和商品或服务分项表的结构化样式是 Excel 格式的常见组成部分。使用公式自动执行计算可提高工作效率。借记票促进了业务交易参与者之间的明确沟通，并确保了准确和透明的财务记录。Excel 的适应性和易于创建使其成为处理借记票交易的首选。

您如何理解“Excel 中的借记票格式”一词？

“Excel 中的借记票格式”一词描述了在 Microsoft Excel 中创建的计划安排，用于记录和传达商业交易中进行的货币修改。借记票是买方和卖方之间的正式通信，用于说明由于各种原因（例如有缺陷的商品、价格不匹配或数量不准确）从应付账款中扣除的金额。重要元素通常包括日期、供应商数据、项目详细信息、借记总额和进一步备注。它是一种系统化的方法，通过列出和解释借记的原因来提高财务记录的准确性和透明度。用户可以使用电子表格的数据组织和计算功能来调整 Excel 模板以满足独特的业务需求。Excel 的借记票格式是维护诚实的财务报表和业务交易中透明沟通的重要资源。

分步操作程序

请遵循以下步骤：

步骤 1：输入地址和公司名称

• 最初，我们将输入一些数据来创建借记票格式。
• 首先，在此处填写公司名称。
• 接下来是他们的地址，它提供了公司的位置。位置象征着公司的方向。因此，如果有人想访问，很容易找到该位置。

步骤 2：配置订单详情

• 现在我们需要设置订单总额详情。
• 首先，我们只需在 H4 列中输入序列号并将其指定为 Sr. No.
• 接下来，在 H5 列中输入当前日期。由于我们正在创建更新的借记票格式，因此我们使用 TODAY 函数表示日期。
  
• 第三，在 H6 列中提供采购订单号参考。
• 采购订单号参考，或 Po Ref. No. 订单号是分配给采购订单的唯一标识代码，它既标识交易的性质，又充当客户打算向供应商购买商品的正式声明。
• 接下来，只需在 H7 列中输入采购订单的日期。
• 之后我们只需设置付款安排。定义客户支付商品和服务的条款和条件的文档称为付款期限。
• 在这种情况下，付款条件是 N/30。
• 此处，N 代表必须全额支付的净额。当发票上写着“净 30”时，表示付款预计在发票日期后的三十天内完成。它表示在发票开具后，消费者有三十个日历日的时间支付。

步骤 3：输入特性

• 我们现在将输入创建借记票所需的所有特性。
• 首先，我们整理序列号。我们结合使用 IF 函数和 COUNTA 函数来获取序列号。如果描述包含任何信息，将自动分配序列号。
• 因此，在单元格 B10 中输入公式。

• 使用键盘，按 Enter 键。
• 之后，公式将显示在公式栏中，您将能够在选定的单元格中查看结果。
• 此外，向下拖动填充句柄以在范围上复制公式。或者，要自动填充范围，双击加号 (+)。
  
• 现在一次设置每个信息。提供给每个产品的解释。统一商品名称系统（HSN）是一种用于商品分类的系统。
• 此外，我们输入数量，或简称 Qty，它表示任何东西的数量或数量。
• 最后，是单个商品或服务的成本。主要是每个产品的单位成本。

步骤 4：确定总债务

• 此阶段包括分别计算每项服务的总成本以及包括折扣在内的整个服务的总计。
• 首先，选择单元格 H4，然后将金额乘以单价以找到每项服务的总成本。只需应用公式。

• 其次，按 Enter 键可在选定的单元格中查看结果。
• 这将允许您在公式栏中看到公式，并在选定的单元格中看到数据。
• 要复制公式到整个范围，现在向下拖动填充句柄。或者，双击加号 (+) 以自动填充范围。

步骤 5：使用 SUM 函数

• 我们使用 SUM 函数来计算小计。选择单元格并将公式输入其中。

• 使用键盘，按下 Enter 键。

步骤 6：输入确定

• 我们还获得了 $15,000.00 的折扣。
• 此外，我们只需从小计中减去折扣即可得到总计。因此，在选定的单元格中输入减法公式。

• 最后，要完成该过程，请按 Enter 键。
  
• 这就完成了整个过程。
• 授权人的签名、发票金额和总税额都必须以借记票的格式创建。

就是这样。

应用

• 退货或拒收商品
  情况：您从供应商处收到商品，其中一部分有缺陷或不符合规格。
  借记票的目的是通知供应商退回或拒收的商品，并要求从总发票金额中扣除。
• 价格修改
  情况：最初开票金额与商品或服务商定的价格之间存在差异。
  借记票的目的是要求修改或修订发票金额。
• 额外费用
  情况：当存在未在第一张发票上列出的额外费用（如运费）时。
  借记票的目的是让供应商知道额外费用并要求将其包含在总额中。
• 折扣冲销
  情况：当需要冲销或修改先前给予的折扣时。
  借记票的目的是显示因折扣冲销而对发票金额进行的调整。
• 税务修改
  情况：当税率或与税相关的数据发生变化并影响开票金额时。
  借记票的目的是更新总发票金额并记录任何必要的税务变更。
• 质量问题或缺陷
  情况：当提供的商品或服务存在质量缺陷时。
  借记票的目的是通知供应商质量问题并要求减少发票金额。
• 延迟交货罚款
  情况：根据协议条款对延迟交货进行处罚时。
  借记票的目的是更改应付总额并增加延迟交货的罚款。
• 数量不一致
  情况：交付的商品数量与发票上列出的数量之间存在差异时。
  借记票的目的是根据准确数量记录和修改发票金额。
• 发票错误
  情况：原始发票中存在错误，包括不准确的项目描述或计算。
  借记票的目的是纠正不准确之处并提供更新的信息。

借记票格式的优点

• 精确性和清晰度：Excel 通过精确计算和有序数据呈现，确保记录和计算更改的精确性。
• 适应性：由于 Excel 是一种多功能工具，用户可以根据自己的需求和业务规范修改借记票模板。
• 自动计算：Excel 的自动计算功能降低了修改总计和数量时人为错误的风险。
• 简单监控：Excel 借记票提供了清晰的随时间进行的修改审计跟踪，并且易于管理和参考。
• 统一记录：通过遵循 Excel 中的统一格式，修改始终如一地记录，这有助于用户理解和解释数据。