Excel 中的拼写检查

Microsoft Excel 是一个功能强大的程序，它可以在电子表格的行和列中帮助我们记录数据。它允许我们存储大量数据并对其执行不同的以数据为中心的操作。

由于我们通常通过键盘输入数据，因此可能会出现一些拼写错误。为此，Excel 提供了一个内置工具，可以轻松查找和更正错误的或打错的拼写。该工具通常称为“拼写检查”和“拼写检查器”。然而，Excel 中的拼写检查工具不如 Word 中的拼写检查工具强大，因为它不检查语法错误，也不在你开始输入时就检查拼写。在 Excel 中，我们必须手动检查和更正拼写。

本文将详细介绍 Excel 中的拼写检查。文章还将讨论帮助我们了解如何在 Excel 工作表中拼写检查并提高整体生产力，使我们的工作更有效的步骤。

什么是拼写检查？

拼写检查是一种软件工具，可帮助我们查找单词的错误拼写并进行更正。该工具通常对各种文字处理程序、电子邮件、数据录入、手机短信、博客文章等非常有用。一个好的拼写检查工具会在整个文档中自动查找拼写错误的单词，并提供相关的建议来更正它们。一些工具甚至会自动更正拼写错误的单词。

拼写检查工具可以内置于特定程序中，也可以作为独立软件提供。但是，最常见的是它们通常用红色下划线标记错误。此外，还会显示一个包含正确拼写建议的菜单，使我们能够选择正确的拼写或忽略它。

在哪里可以找到 Excel 中的拼写检查？

在 Excel 中，拼写检查工具位于功能区（Ribbon）的“审阅”（Review）选项卡下。它可以通过带有“ABC”字样的磁贴旁的“拼写”（Spelling）文本来识别。它看起来像下图所示：

每次我们从“审阅”选项卡下的拼写检查工具，它都会启动“拼写检查对话框”（Spell Check Dialogue Box），如下所示：

注意：虽然我们可以通过多种方式在 Excel 中进行拼写检查，但最简单的方法是使用快捷键。通过按键盘上的功能键“F7”，Excel 可以立即对整个工作表进行拼写检查。但是，需要注意的是，我们可能首先需要通过按键盘上的“Fn”按钮来激活功能键。

拼写检查如何工作？

我们必须了解 Excel 中的拼写检查工具的工作过程。假设我们选择单元格 A1 并在整个工作表中运行拼写检查。该工具将分析单元格 A1，然后是第一行的其他单元格。之后，它将移到第二行并从左到右检查所有单元格，然后是第三行，以此类推。如果该工具在任何单元格中发现拼写错误，它将显示带有各种选项的 **拼写检查对话框**。

此外，如果我们选择工作表中其他位置的单元格并运行拼写检查工具，该工具将从该特定点开始检查错误。例如，如果我们选择单元格 B2 并运行拼写检查，它将从 B2 单元格开始遍历第二行的所有单元格，然后是其他行。每次我们从工作表中其他位置的单元格开始时，它都会询问我们是否要在检查完选定内容之后继续在工作表开头检查拼写错误。

理解拼写检查对话框界面

当我们运行 Excel 中的拼写检查时，它会显示一个带有某些选项的拼写检查对话框窗口。拼写检查对话框窗口通常如下所示：

在上图中，我们有以下选项：

• 忽略一次（Ignore Once）：假设 Excel 将某个单词标记为错误，并且该单词在工作表中重复出现多次。但是，我们希望保留选定单元格中的该单词不变，并将光标移到相应单词的下一个单元格；我们必须单击“忽略一次”按钮。这样，我们可以遍历错拼单词的所有出现情况，并使用建议来决定是否更改它。
• 全部忽略（Ignore All）：如果 Excel 将某个单词标记为错误，并且该单词在工作表中重复出现多次，但我们希望保留这些出现情况（如原样），我们必须单击“全部忽略”按钮。
• 添加到词典（Add to Dictionary）：当 Excel 显示某些单词为错误，即使它们对我们来说是正确的，我们也可以使用“添加到词典”按钮将该特定单词保存为正确单词。这样，Excel 将不再标记这些单词，并接受它们与其他正确单词一样。通常，我们使用“添加到词典”按钮来保存我们自己创建和使用的某些名称或缩写。
• 建议（Suggestions）：当 Excel 发现不正确或错误的拼写时，它会在“建议”下列出一些相关的备选词。我们可以从列表中选择任何想要的单词。
• 更改（Change）：当我们从列表中选择任何建议时，我们需要决定是仅为选定单元格更改它，还是在整个工作表中更改它。如果我们要仅为选定或突出显示的单元格使用该建议，我们必须单击“更改”按钮。
• 全部更改（Change All）：当工作表中出现任何错误/拼写错误的单词时，并且我们希望一次性更改所有这些单词，在从“建议”下列选择了正确的单词后，必须单击“全部更改”按钮。这将将相应的建议应用于整个工作表。
• 自动更正（AutoCorrect）：Excel 的自动更正选项帮助我们在保存某个单词一次后自动更正拼写。如果我们从建议列表中选择合适的建议，然后单击“自动更正”按钮，Excel 将将相应单词添加到自动更正列表中。这意味着，当我们再次打错同一个单词时，Excel 会自动将其更正为我们之前选择的建议。
• 词典语言（Dictionary Language）：我们可以从“词典语言”旁边的下拉列表中选择词典语言。

调整拼写检查设置

Excel 拼写检查工具具有一些默认配置或选项，可帮助控制 Excel 如何连接和格式化我们的数据。我们可以通过单击“拼写检查对话框”中的“选项”（Options）按钮来更改这些默认设置。这将打开“选项对话框”（Options dialogue box），帮助我们通过导航到“校对”（Proofing）菜单进行拼写检查的必要更改。

以下是 Excel 中拼写检查的一些默认预设：

• Excel 拼写检查会忽略所有用大写字母写的单词。这意味着，如果我们用大写字母拼写错误，它将不会被检查。例如，“HELLOOO”这个词不会被标记为拼写错误。
• Excel 拼写检查会忽略包含数字的单词检查。例如，“Helloo123”这个词不会被标记为拼写错误。
• Excel 拼写检查会忽略互联网 URL 和文件地址。
• Excel 拼写检查不会忽略重复的单词。例如 - Hello Hello，你好吗？由于这里的“Hello”单词重复了，因此（多余的单词）将被标记为错误。

在 Excel 中拼写检查单个单元格和范围的步骤

有时，单元格中可能包含一些我们不需要检查拼写错误的名称或缩写。但是，我们可能需要检查其余的单个单元格或范围内的多个单元格的拼写。

针对单个单元格

如果我们对单个单元格的拼写错误有疑问，我们可以仅对相应单元格执行拼写检查。

假设我们有以下数据集，其中我们对单元格 A2 中的拼写有疑问。

我们需要按照下面讨论的步骤来检查工作表中任何单元格的拼写：

• 首先，我们需要 **选择单元格**。
  
• 然后，我们必须导航到 **审阅** 选项卡并选择 **拼写**。
  
• 由于单元格 A2 中存在拼写错误，Excel 将在拼写检查对话框中显示一些相关的 **建议**。
  
  此外，如果 Excel 未发现拼写错误，它将不会启动对话框。而是会仅告知没有拼写错误。
• 我们需要从建议列表中选择一个合适的单词，然后单击 **更改**。但是，我们也可以根据需要使用对话框中的其他选项。
  
• 完成上一步后，Excel 将更新相应的单词，并显示一个弹出窗口，消息为“拼写检查完成”。
  
  完成拼写检查过程后，我们将得到以下结果：
  

针对范围

如果我们对多个单元格的拼写错误有疑问，我们可以对多个单元格进行拼写检查。

假设我们有以下数据集，其中我们对 C 列和 D 列中的拼写有疑问。

我们需要按照下面讨论的步骤来检查工作表范围内多个单元格的拼写：

• 首先，我们需要 **选择所需的单元格**。我们可以选择两个或更多单元格、行、列、自定义范围或整个工作表。在我们的例子中，我们选择整个 C 列和 D 列。
  
• 选择所需的单元格后，我们需要转到 **审阅** 选项卡，然后选择 **拼写**。
  
• 之后，Excel 将显示所选范围内所有拼写错误的单词。此外，它将为每个拼写错误的单词启动一个拼写检查对话框，其中包含相应的建议。
  由于我们有两个拼写错误，我们将得到以下两个窗口：
  
  
  我们必须为每个拼写错误的单词选择正确的建议，然后单击“更改”按钮，直到 Excel 显示“拼写检查完成”弹出窗口。
  
  完成拼写检查过程后，我们将得到以下结果：
  

在 Excel 中拼写检查选定工作表的步骤

如果工作簿中有多个工作表，并且我们只想在某些工作表中进行拼写检查，我们需要按照以下步骤操作：

• 首先，我们需要导航到工作表选项卡并选择要进行拼写检查的工作表。要选择工作表，我们必须按住 **Ctrl** 按钮，然后用鼠标单击所需的工作表。
  
• 选择所需的工作表后，我们必须转到 **审阅 > 拼写** 或按快捷键 **F7**。这样，Excel 将在所有选定的工作表中进行拼写检查，并显示拼写错误的单词及其建议。
  拼写检查完成后，我们需要右键单击工作表选项卡，然后选择“取消组合工作表”（Ungroup Sheets）选项来取消组合工作表。

在 Excel 中拼写检查整个工作簿的步骤

Excel 还允许我们一次性检查整个工作簿/电子表格中的拼写错误。这将涵盖活动工作簿的所有工作表。为此，我们需要按照以下步骤操作：

• 首先，我们需要导航到当前工作簿的工作表选项卡并单击鼠标右键。接下来，我们必须单击“选择所有工作表”（Select All Sheets）选项。这样，我们就选择了活动工作簿的所有工作表。
  
• 选择所有工作表后，我们必须导航到 **审阅 > 拼写** 或按键盘上的快捷键 **F7**。通过这样做，Excel 将在整个工作簿中进行拼写检查，并显示拼写错误的单词及其建议。
  我们可以使用拼写检查对话框中提供的选项执行所需的操作。

这就是我们如何使用 Excel 中的拼写检查工具。