Excel 中的数据维护

Excel 中的数据维护是指管理、组织和保证使用 Excel 创建的电子表格中数据的正确性、完整性和可用性的系统化和持续过程。这包括各种任务和推荐的做法，以保持数据是最新的、无错误的且用户友好的。数据输入、确认、排序、筛选、删除重复项、呈现、重组、保护、审计、备份、检查和清理是维护 Excel 数据的关键。目标是在 Excel 平台内建立和维护一个可靠有效的数据环境，以促进高效的决策和分析。

Excel 数据维护简介

在电子表格中高效管理信息的一个重要组成部分是 Excel 中的数据维护。它涉及几个程序，用于保证数据的可靠性、正确性和一致性。高效的数据管理技术可提高分析、决策和整体 Excel 生产力的质量。

Excel 专家技巧和最佳实践

1. 准备一个好的电子表格

在创建电子表格之前，确定一个组织标准。这是我们坚定不移的 Excel 推荐实践的第一条。只要您使用电子表格，就不要放弃。一个组织标准为未来所有电子表格用户奠定了基础。建立一个共同的标准可以加快沟通并减少开发时间。一般布局、调色板、顺序和单元格格式是标准化组织的示例。

2. 制作工作表时要考虑到未来

保持条理清晰至关重要。您最初设置电子表格时未预料到的未来事件可能会出现。例如，后来可能会添加相关内容。或者，您可能需要为取决于特定情况（这些情况会不断演变）的值腾出空间。尽一切努力考虑可能需要您修改工作表的潜在情况。如果您为未来可能发生的任何发展做好计划，您的工作表将更持久。更长的生命周期可以减少您创建新工作表所需的时间。因此，我们可以为您提供的众多重要 Excel 想法之一就是做好准备。

3. 考虑工作表的顺序

在单独的工作表上排序和组织数据。例如，使用后面的工作表进行计算，前几张工作表用于信息输入，最后一张工作表用于呈现结果和图表。每个工作表只应包含一个表格。当一个工作表上有多个表格时，排序、插入或格式化单元格会变得很麻烦。

带有说明的工作表向其他用户演示如何使用电子表格。

创建多个工作表时，包含一个目录或解释性文档的工作表。这有助于某人理解电子表格的布局。带有说明的工作表也向其他用户演示如何使用电子表格。

4. 清晰度优先于美观

如果工作表是为用户设计的，请使用引人注目的“结果工作表”。如果不是，则不要这样做！大多数工作表如果旨在使所有当前计算清晰，则效果最佳。长公式可以分解，但不要隐藏它们以给用户更多清晰度。

5. 保持时间线一致

即使这会导致空行，也要保持所有工作表的时间线一致性。一致的时间线显著提高了电子表格的清晰度并降低了计算错误的几率。例如，将四个月的数据浓缩成季度数字可能会产生更易读的外观，但也会增加不准确的总计的可能性。将单个时间线放在每个工作表顶部的冻结标题行中是一种简单的方法来防止这种情况。

6. 组织信息流

努力安排电子表格，使数据始终从左上角流向右下角。这极大地便利了用户对电子表格操作的理解。“输入工作表”和“结果工作表”是例外。从这些开始可以使人们更清晰，这对于旨在供用户使用的电子表格尤其有益。在控制信息流时避免交叉依赖，因为它们会显著降低可理解性。尽可能避免使用循环引用，即使需要链接到早期材料。

7. 标记列和行

尽管工作表设计者可能不会发现缺乏统一且明显标签的列有任何问题，但其他用户可能会发现它们令人困惑。正因为如此，我们的下一个电子表格技巧是使用简短名称一致地命名表格列，这些名称符合既定的命名规则。水平表格也是如此。在这种情况下，只使用行标签。

8. 保持公式可读

将长公式分成几个更小的计算是我们的第八条优秀的 Excel 建议。这与适当的间距一起，是提高可读性的一种极好技术。包含过多运算符或引用的公式可能会变得不可读。这使得除了电子表格创建者之外的任何人都难以使用。电子表格的原始创建者发现自己处于一种只有他们自己才能使用它并且必须不断向他人解释它的境地。许多电子表格对于除了创建它们的人之外的任何人都很复杂。

9. 避免重复公式

只计算一次，避免重复计算！公式精确复制时，错误风险加倍。此外，重复的公式不会自动反映对其中一个所做的修改。有时，这些副本未被注意到，导致电子表格中的不规则性。如果需要使用精确的计算，请返回到公式的初始实例。在紧急情况下，可能需要简化公式以保持清晰。

10. 避免公式中的固定数字

Excel 公式中不应包含固定数字。对于固定值，请使用不同的输入单元格并引用它，以便您可以在计算中使用它。带有固定数字的公式如果值发生变化，则存在重大风险；必须为每次出现进行调整。使用大型工作表时，这至少会变得乏味。在最坏的情况下，它是造成致命错误的最简单方法之一。

11. 不要合并单元格

避免合并单元格是我们 Excel 最佳实践集合中的一个关键主题！Excel 单元格合并很少是个好主意。尽管通常是为了美观而进行合并，但这样做最终会增加计算和引用出错的可能性。提及合并单元格是最大的风险。被引用的合并单元格中的所有单元格都可能用于计算，但其中只有一个将是合适的组件。在电子表格上花费的时间越多，这种不确定性导致的错误就越多。

12. 避免隐藏数据

隐藏数据（例如行、列甚至整个工作表）很少是个好主意。它只会增加用户因忘记重要内容而错误使用电子表格的可能性。仅当需要隐藏无法放在不同工作表中的信息时，才会违反此准则。这些情况很少见，因为几乎总是可以隔离敏感数据。隐藏信息会增加错误风险。

13. 内置数据验证

最好结合数据验证机制，例如审计测试、警报和自动化检查，以防止向已完成的工作添加或更改任何有害内容。这必须在工作表创建后立即添加。否则，您最终会忘记它们。通过数据验证为电子表格可维护性构建坚实的基础是一种很好的方法。

14. 将样式留到最后

Excel 提供各种格式和样式选项。它们为颜色、边框和功能提供了许多选项，以及微调单元格外观和值的能力。电子表格可以通过设计保持清晰，但这需要为读者解释信息。虽然这对最终产品有利，但它会使开发复杂化并增加错误的几率。最好的做法是最后完成电子表格的样式设置。

15. 保持样式一致

在整个电子表格中，您应该坚持选择的样式。为了使您的电子表格更易于读者理解，您必须使用简单且标准化的格式样式。应始终有图例。如有必要，额外的工​​作表可以包含有色单元格的首字母缩略词和定义。

16. 保持条件格式简单

条件格式有助于查看者理解电子表格的操作。复杂的格式要求会破坏该目标，使电子表格的布局不清晰。此外，它会使用户感到困惑。在条件格式中，保持规则简单（例如，根据单元格内容更改颜色）。

17. 使用正数

您是否曾犯过将应添加的内容减去的错误？最有可能的是，提交负数的数据单元格产生了此结果。创建鼓励使用正数的电子表格始终是个好主意。

18. 澄清您的来源

当电子表格 A 中的复杂计算利用电子表格 B 中的单元格进行时，向查看者显示电子表格 A 中电子表格 B 的单元格。用户无需切换到不同的工作表，即可留在当前工作表上，同时试图理解计算是如何运作的。使您的引用易于阅读和理解。引用，尤其是数量很多时，如果格式不正确，可能会使电子表格显得杂乱无章。

结论

总而言之，Excel 中高效的数据管理对于保证电子表格中数据的准确性和可用性至关重要。用户可以通过仔细考虑数据输入、确认、排序和筛选来建立正确性和一致性的基础。消除重复项、正确格式化单元格和使用合并过程会产生有序且连贯的数据集。Excel 的公式审计、数据安全和备份计划功能增加了安全性和可靠性层，而数据评估工具则提高了信息的可用性。频繁的审计和清理措施有助于检测和纠正问题，保证数据的整体完整性。简而言之，Excel 中勤奋的数据管理程序使用户能够充分利用其数据进行分析和决策，同时防止错误和低效率。