Excel 中的数据录入

数据录入是将信息或数据输入电子表格的过程。有时，它是通过逐行或逐单元格传统输入的。最快的方法是创建一个简单易用的数据录入表单。创建数据录入表单可以节省用户的时间，并有助于搜索单个记录。Excel 提供了一种独特的表单，错误率低，适用于大型工作表。

直接在单元格中键入数据时，搜索特定数据会很困难。向上滚动列标题并在表格底部搜索有时会导致错误的数据录入。Excel 提供的数据录入表单在一个方便的对话框中显示信息，用户可以在其中正确添加新记录，并编辑和更新选定的记录。数据验证有助于在表单中设置相应的条件。

在学习如何创建数据录入表单之前，需要注意的要点是：

• 数据表单最多只能包含 32 列和字段。
• 数据表单无法打印，因为它在模式对话框窗口中。只有在表单关闭后才能打印工作表。

在 Excel 中添加表单工具的过程

表单工具存在于所有 Excel 2007 到 365 版本中，尽管选项在 Excel 中是隐藏的。要在功能区选项卡或快速访问工具栏中显示表单按钮，请按照以下步骤操作：

在 Excel 2007 中，单击 Office 按钮，其中显示多个选项，选择“Excel 选项”。“Excel 选项”显示各种选项；从中选择“自定义”。

单击“从选项中选择命令”中存在的下拉箭头。在选项中选择“所有命令”或“不在功能区中的命令”。在“所有命令”选项中，选择“表单”。

单击“添加”，表单将添加到“自定义快速访问工具栏”。按“确定”按钮保存更改。

现在，“表单”图标将显示在“快速访问工具栏”中，并存在于所有工作簿中。使用类似的方法可以在功能区中显示“表单”工具。

创建数据录入表单的步骤

要创建表单，数据必须表示为表格。需要遵循的步骤是：

在单元格区域 A1:E5 中输入必要的标题列和数据。

选择任何单元格将数据转换为表格，然后按 CTRL+T。通过按 CTRL+T，数据将转换为表格。

数据表如下所示：

在表格中的任意位置单击，然后单击“表单”按钮。数据表单已创建。

“表单”按钮的解释如下：

• 1 of 4 - 记录计数
• 新建 - 创建新记录
• 删除 - 删除选项删除当前记录
• 恢复 - 恢复选项恢复原始记录
• 查找上一个和查找下一个 - 导航按钮
• 条件 - 搜索条件。
• 关闭 - 关闭选项用于关闭表单。

除了这些选项之外，用于导航的键是：

• Tab - Tab 键基本切换到下一个字段
• Shift+Tab - Shift+Tab 键切换到上一个字段
• Enter - 保存当前记录并开始新记录。

添加新记录的步骤

如果用户希望通过表单向数据添加新记录，则需要遵循的步骤是：

单击或选择表格中的任何单元格。然后单击“快速访问工具栏”中存在的“表单”图标。表单将显示。

在表单中，选择“新建”按钮选项。表单将显示新记录。在新表单中输入所需详细信息。

在表单中输入必要的详细信息后，按 Enter 或单击“新记录”。如果单击“新记录”选项，则输入的上一条记录将保存在表格中。

此处将数据 cherry 添加到表格区域。

注意

要快速添加特定信息，可以使用以下几个快捷方式：

CTRL+; 此键用于插入今天的日期。

CTRL+SHIFT+; 此键用于输入当前时间。

搜索特定记录

“查找上一个”和“查找下一个”按钮或垂直滚动条用于在表单中搜索特定记录。“条件”选项用于根据特定条件查找记录。

例如，在给定数据中，在“产品”部分键入单词 APPLE，然后单击“查找下一个”选项以查找 APPLE 的详细信息。

单击“查找下一个”选项后，将显示 APPLE 旁边的详细信息。

搜索特定字符时，可以使用通配符，它有助于扩展文本。例如，要查找包含单词“MAN”的产品，请在“产品”部分键入字符 *MAN*。

在数字和日期的概念中，使用逻辑运算符，例如大于（>）、小于（<）、等于（=）、不等于（<>）等。

更新和恢复记录

如果输入的记录错误，则使用“条件”或导航按钮检索和更新包含不正确数据的记录。按 Enter 键更正记录。

更新和恢复记录的步骤如下：

在数据中的任意位置单击，然后按“表单”图标。表单将显示。例如，要更改 Salem 的销售员，请使用条件或导航按钮在表单中显示数据。

在表单中，Salem 的销售员从 Mehta 更改为 John。更改数据后，按 Enter 按钮。

此处更新了新名称。在按 Enter 键之前，如果按下“恢复”按钮，则会更新旧数据。

要恢复现有数据，请按 Ctrl+Z 在表格中显示数据。

在数据录入表单中使用数据验证

数据验证是限制用户输入符合某些条件的数据的过程。数据验证决定了应在表格中输入的数据类型。

一些数据验证示例如下：

1. 应在特定单元格中输入数字或文本值。
2. 数字在指定范围内输入。
3. 数据录入限制在特定长度内。
4. 数据限制在给定范围之外。
5. 查找并显示输入的错误数据录入。
6. 数据可以根据另一个单元格进行验证。

这些是 Excel 中数据验证的一些示例。为了使数据准确和有组织，使用了数据验证。它限制了各种数据类型，例如数字、文本和日期，在特定单元格中的特定限制。

要使用表格中存在的数据的数据验证，请按照以下步骤操作：

选择数据中必要的单元格。此处选择的数据区域是 A2:E6。从“数据工具”组中选择“数据验证”选项。将显示多个选项，从中选择“数据验证”。

可以通过单独按 Alt>D>L 键来显示数据验证选项。

将出现“数据验证”对话框。在其中，选择必要的条件。单击“设置”组中“允许”选项中存在的下拉按钮。

图像中显示了几个选项，从中选择所需的选项。此处选择“整数”选项。

“数据”选项显示各种选项，例如：

如图像所示，在其中选择“介于”选项。在文本框中输入最小值和最大值。单击“确定”。

要检查是否应用了条件，请选择表格中显示表单的任何单元格。在其中，Apple 的价格输入为 700。单击 Enter。

此处显示警告消息，表明特定条件已应用于数据，这限制了所选单元格的输入值。同样，遵循此过程为文本设置数据验证过程。

添加所需的输入消息

只有用户在对特定范围的单元格应用数据验证后才知道条件。如果外部用户尝试输入一些受限制的新值，则第三方用户不知道条件。为了纠正此问题，用户可以在“输入消息”选项卡中键入输入消息。此消息显示应输入的数据类型。

要添加输入消息，请按照以下步骤操作：

从“数据工具”组中单击“数据验证”选项。将出现“数据验证”对话框。在其中，选择“输入消息”选项卡。

检查是否选中了“选中单元格时显示输入消息”。

在标题框中输入所需的标题，并检查所需的输入消息。

单击“确定”。

要检查数据中的条件，请更改“每公斤价格”列中的任何值。此处选择了橙子的价格。选择值后，将显示以下消息：

同样，用户可以根据条件更改输入消息。

显示所需的错误消息

用户可以选择所需的错误消息，以便在输入错误值时显示。

警报消息的类型如下：

停止（默认）

此严格的错误消息限制用户输入无效数据。用户可以选择“重试”选项或“取消”按钮，其中条目将被删除。

警告

警告错误消息警告用户不要输入无效数据，但允许他们输入。可以按“是”选项输入无效数据，“否”选项用于编辑，而“取消”选项用于删除条目。

信息

许可警报类型通知用户无效数据录入。“确定”按钮用于输入无效数据，或“取消”按钮用于删除数据。

总结

本教程解释了在 Excel 中创建表单的步骤和方法。Excel 中的表单可以快速高效地创建，这有助于用户根据数据要求。