如何在 Microsoft Excel 中添加或创建下拉列表？

您对 Microsoft Excel 中的下拉列表有什么理解？

Microsoft Excel 中的下拉列表主要定义为一个功能，允许我们从给定的列表中选择一个选项，该列表在点击给定单元格时会出现在屏幕上。它就像一个菜单，我们可以从中选择我们想吃的东西。

此外，通过下拉列表，我们可以限制用户可以选择的选项，以确保他们选择了正确的信息。另外，我们还可以利用它来高效地维护员工考勤记录、执行大型会计数据录入或进行财务建模。

• 例如：我们可以利用 Microsoft Excel 中的下拉列表来标记课堂上的学生出勤情况，并降低手动输入错误的风险，以便更好地理解。

Microsoft Excel 工作表中的下拉列表有哪些主要亮点？

Microsoft Excel 中下拉列表的基本要点如下：

1. Microsoft Excel 中的相应下拉列表只需单击下拉箭头即可提供一种简单有效的方式来选择我们想要的选项。
2. 下拉列表将减少由于手动输入而可能发生的拼写错误或错误的几率，从而提高数据准确性。
3. 使用下拉列表还有助于维护数据的一致性和准确性，这对于数据分析和报告等任务尤其重要。
4. 每当我们尝试无效输入时，Microsoft Excel 都会在屏幕上显示错误警告消息。
5. 现在可以通过将新值添加到列表项来创建的下拉列表中，为用户提供更大的灵活性，并确保列表始终是最新的。

如何在 Microsoft Excel 中创建下拉列表？

要使用数据验证在 Microsoft Excel 中创建下拉列表，我们需要仔细遵循以下步骤：

步骤 1：首先，我们需要选择一个或多个要从中显示选择列表的单元格，这可以是一个单元格、一个单元格范围或整列。要选择多个不相邻的单元格，我们将按住键盘上的 Ctrl 快捷键。

步骤 2：在此步骤中，我们将转到 **数据 选项卡**，它位于 **数据工具** 组中，然后单击 **数据验证**。

步骤 3：在 **数据验证** 对话框的 **设置** 选项卡上，我们将执行以下操作，列在下面：

1. 首先，在 **允许**框中，我们将选择 **列表**。
2. 然后，在 **来源**框中，我们将输入用逗号分隔（带或不带空格）的项目。或者，我们可以选择工作表上包含这些项目的单元格范围。
3. 我们应该确保 **在单元格下拉框** 已选中（默认）。否则，下拉箭头将不会出现在单元格旁边。
4. 之后，我们将根据如何处理空白单元格来选择或清除 **忽略空白**选项。
5. 完成上述步骤后，我们将单击 确定 选项。

此外，**逗号分隔值的下拉列表**适用于不太可能更改的小型数据验证列表。对于经常更新的列表，最好使用**范围**或**表**作为源。

注意：请注意，为了加快我们在 Microsoft Excel 工作表中的数据输入速度，我们还可以使用数据输入表单。

#1：使用列表项

要使用列表项创建下拉列表，我们需要遵循以下步骤：

步骤 1：首先，我们需要选择要为其创建下拉列表的整个单元格。

步骤 2：之后，我们必须转到**相应 Excel 工作表中的数据选项**。

步骤 3：现在，在“数据工具”组下，我们需要单击**数据验证（图标）**

步骤 4：我们需要单击**设置**。

步骤 5：在此步骤中，我们需要从“允许”部分的下拉列表中选择**列表**。

步骤 6：通过在工作表中选择列表项（下拉菜单）来指定源。

步骤 7：之后，我们需要单击**确定**。

现在，让我们看下面的示例，它将详细演示前面提到的步骤。

• 例如：一位老师有一张学生英语考试成绩和及格效果的表格，他们需要轻松确定哪些学生通过了、刚刚通过还是未通过老师进行的考试。为了简化这项任务，老师想创建一个下拉菜单，用于为参加考试的每位学生选择适当的结果。

上述示例的解决方案

步骤 1：首先，我们需要在 G 列中写下下拉菜单选项。

步骤 2：之后，我们需要单击要插入下拉列表的单元格，然后转到**数据** > 位于**数据工具**下，单击数据验证下拉列表 > **数据验证**。

然后，**数据验证**对话框将轻松显示在屏幕上。

步骤 3：现在，我们将单击**设置** > 从“允许”选项的下拉列表中选择**列表**。

步骤 4：之后，我们将通过在工作表中选择“下拉菜单”来输入**源**。

步骤 5：之后，我们必须单击**确定**选项。

注意：请注意，源是我们想要添加到下拉列表中的项目列表或下拉菜单。

现在，这将插入一个下拉箭头，紧邻选定的单元格。

步骤 6：现在，我们将单击下拉箭头以查看**项目列表**。

结果：现在，将“通过”、“未通过”和“刚刚通过”这三个值添加为下拉列表项，我们可以选择所需的项来填写单元格。

步骤 7：在此步骤中，我们将十字(+)拖到所需的行，以将下拉列表添加到其余单元格。

这将复制该功能并将下拉列表插入到最后一个单元格。

步骤 8：现在，为了根据学生的英语科目分数来指示学生的考试结果，如果他们**得分高于 35 分，我们将从下拉列表中选择“通过”**，如果他们**得分等于 35 分，我们将选择“刚刚通过”**，如果他们**得分低于 35 分，我们将选择“未通过”**。

#2：通过使用逗号分隔值

如果我们需要通过使用逗号分隔值方法在 Microsoft Excel 中创建下拉列表，我们需要遵循以下步骤：

步骤 1：首先，我们需要选择要为其创建下拉列表的整个单元格。

步骤 2：之后，我们必须转到**相应 Excel 工作表中的数据选项**。

步骤 3：现在，在“数据工具”组下，我们需要单击**数据验证（图标）**

步骤 4：我们需要单击**设置**。

步骤 5：在此步骤中，我们必须从“允许”部分的下拉列表中选择**列表**。

步骤 6：通过在工作表中选择列表项（下拉菜单）来指定源。

步骤 7：之后，我们需要单击**确定**。

现在，让我们假设以下示例，它将详细演示这些步骤。

例如：下表显示了一份面试候选人必须回答的问题列表。为此，我们想创建一个下拉列表，允许候选人从三个选项中进行选择：是、否或也许。

解决方案

步骤 1：首先，我们需要单击需要执行操作的所需单元格。

步骤 2：之后，我们需要转到**数据** > 然后在“数据工具”组下的数据验证下拉列表中单击**数据验证** > **数据验证**。

然后，**数据验证**对话框将有效地出现在屏幕上。

步骤 3：现在，我们将单击**设置** > 然后从“允许”下拉列表中选择**列表**。

步骤 4：之后，在“源”部分，我们将输入值，即：是、否、也许。

注意：请注意，此方法称为逗号分隔，因为我们手动提供列表项，并在每个项目之间用逗号分隔。

步骤 5：现在，之后，我们需要单击**确定选项**。

然后，这将在选定的单元格旁边插入一个下拉箭头。

步骤 6：我们将单击下拉箭头以查看列表项 - 是、否和也许。

步骤 7：现在，之后，我们将把十字(+)号拖到最后一行，以便也将下拉列表插入到其余单元格中。

Microsoft Excel 会将下拉功能添加到所有行。

步骤 8：现在，为了填写数据表，我们将从下拉列表中选择适当的答案。

#3：创建依赖下拉列表

要创建依赖下拉列表，我们需要遵循以下步骤：

步骤 1：首先，我们需要选择包含我们要创建的下拉列表的主下拉列表的单元格。

步骤 2：然后，之后，我们需要转到**数据选项**。

步骤 3：现在，在“数据工具”组下，我们也需要单击**数据验证（图标）**。

步骤 4：之后，我们将单击**设置**。

步骤 5：在此步骤中，我们将有效地从**“允许”**部分的下拉列表中选择**列表**。

步骤 6：之后，我们将通过在工作表中选择列表项（下拉菜单）来指定源。

步骤 7：之后，我们将单击**确定选项**。

步骤 8：现在，我们需要选择要创建依赖下拉列表的单元格。

步骤 9：在此步骤中，我们需要转到**数据选项**。

步骤 10：之后，我们需要在**数据工具**组下的**数据验证（图标）**。

步骤 11：然后，我们需要单击**设置**。

步骤 12：然后，我们将从**“允许”**部分的下拉列表中选择**列表**。

步骤 13：在**源**部分，键入公式**=INDIRECT (包含主下拉列表的单元格) **。

步骤 14：最后，我们需要单击**确定**选项。

现在，以下示例将详细演示上述步骤。

例如：在下面的表格中，我们选择了三个国家 - 印度、美国和马来西亚以及它们各自的热门城市，并且我们想创建一个下拉列表，以便当用户选择一个特定国家时，它将显示相应的城市列表。

解决方案

步骤 1：首先，我们将单击 C14 单元格以创建像印度、美国和马来西亚这样的国家的下拉列表。

步骤 2：现在，在此步骤中，在 Microsoft Excel 功能区中，我们将转到**数据** > 在**数据工具**组下，单击数据验证（图标）> **数据验证**。

然后，**数据验证**对话框将出现。

步骤 3：之后，我们将单击**设置** > 从“允许”的下拉列表中选择**列表**，并通过在工作表中选择国家（第 5 行）来指定**源**。

步骤 4：现在，我们将单击**确定选项**。

步骤 5：这将创建国家名称的下拉列表。

步骤 6：要创建城市的依赖下拉列表，我们将选择 B14 单元格。

步骤 7：现在，之后，我们需要转到**数据** > 在**数据工具**下，然后单击数据验证下拉列表 > **数据验证**。

**数据验证**对话框将出现在屏幕上。

步骤 8：在此步骤中，我们将单击**设置** > 从“允许”选项的下拉列表中选择**列表**。

步骤 9：并且为了指定**源**，输入公式

=INDIRECT ($A$14) 并单击**确定选项**。

解释：在这里，我们希望下拉列表（城市）根据国家而改变。这意味着下拉列表将依赖于另一个下拉列表。因此，它被称为依赖下拉列表。

因此，要插入依赖下拉列表，我们使用 INDIRECT 函数，后跟带括号的国家名称单元格。

输出：B14 单元格将添加一个动态的城市下拉列表。

每次选择不同的国家时，依赖下拉列表都会显示属于该国家城市的列表。

在使用 Microsoft Excel 中的下拉列表时，个人需要记住的重要事项是什么？

个人在使用 Microsoft Excel 创建下拉列表时需要记住的重要事项如下：

1. 创建下拉列表时，个人可以从**数据验证**对话框的**输入信息**选项卡中有效地添加消息，因为它会在用户单击相应单元格时显示消息（说明）。
2. 个人必须记住保持列表大小合理，并考虑为较长的列表使用滚动条或组合框。
3. 个人需要确保下拉列表的数据源准确且最新。
4. 此外，个人必须考虑自定义我们的下拉列表，包括排序选项、颜色编码或其他格式更改。
5. 请记住，下拉列表可能仅在某些版本的 Microsoft Excel 中或与其他所有软件程序一起使用。因此，请测试您的列表与预期用户和应用程序的兼容性。