MS Excel 在线

在组织大量财务数据方面，MS Excel 是大多数人首选的电子表格软件。尽管 MS Excel 是一个强大的电子表格程序，但它也有一些局限性，主要包括：

• 必须安装在设备上。
• 它脱机工作，没有云支持。
• 不允许协作。
• 必须购买等。

除此之外，还有一个名为 Google Sheets 的电子表格程序。Google Sheets 没有以上任何限制。同样，微软开发了 MS Excel 程序的在线版本，以克服某些限制并在竞争环境中保持更新。由于它是微软开发的，MS Excel Online 迅速普及并被许多组织使用。因此，有必要了解 MS Excel Online 的基本概念并自信地使用它。

什么是 MS Excel Online？

MS Excel online 或 Microsoft Excel online 是 MS Excel 的升级版本，包含在 Office 365 套件中。顾名思义，它在线工作，并允许用户将数据保存在云端（即 OneDrive）。虽然在线版本不如 MS Excel 桌面版本强大，但它具有电子表格所需的所有基本功能。MS Excel Online 与 Google Sheets 非常相似，而不是 MS Excel 的桌面版本。

使用 MS Excel Online，Excel 不再仅仅是一个桌面程序。相反，它是一个基于 Web 的电子表格工具。此外，该工具允许用户在不依赖任何特定平台的情况下处理电子表格。由于它是完全基于 Web 的，用户可以通过不同平台的 Web 浏览器轻松访问它，例如 Windows、Mac、Android 等。MS Excel online 也被称为“Excel for the web”。

下图显示了空白工作表的初始界面，通常在我们创建新电子表格或工作表时出现。

MS Excel Online 的功能

以下是 MS Excel online 的一些基本功能：

免费使用：MS Excel online 个人使用完全免费，所有功能均可用，允许用户将文件保存在云端的 5GB 容量中。但是，要取消存储限制或用于商业目的，则必须购买 Microsoft 365 订阅。

调查和投票：MS Excel online 允许用户使用表单创建调查和投票。由于它是基于 Web 的版本，其他人可以在相应的调查/投票中分享他们的观点、反馈或答案。尽管如此，结果将显示给创建者以便进一步分析。可以通过 OneDrive 访问。

协作：MS Excel online 允许多个用户在需要时进行协作。用户可以使用“共享”功能将其他人链接到现有电子表格，并允许他们查看或编辑表中的数据。主机人员或创建者仅管理权限（编辑和查看）。

搜索：MS Excel Online 允许用户使用顶部的搜索栏搜索任何特定的函数、快捷方式、操作等。用户还可以找到所需操作或功能的教程。

链接到工作簿：MS Excel online 还支持“链接到工作簿”功能。它主要帮助用户将可刷新连接附加到保存在 OneDrive 上的其他工作簿。

附加组件支持：MS Excel online 网上有许多附加组件。可以将附加组件添加到 Excel online 以获得其他功能并更有效地使用该工具。

评论：可以在 MS Excel online 的特定单元格中插入评论。它主要帮助一个人指导或通知其他团队成员对任何特定单元格执行某些操作。例如，假设团队领导想要任何结果的汇总分析报告。因此，领导可以在特定结果单元格上发表评论，告诉其他人使用图表创建分析报告。

模板：MS Excel online 有几个内置的即用型模板，用户可以轻松导入所需的模板并进行相应的工作。模板在一定程度上可以帮助减少工作流程时间。

MS Excel Online 基础：了解用户界面

在讨论 Excel online 的一些基本工作流程之前，我们必须首先了解基本术语，以便熟悉 Excel online 用户界面。然而，它们与其他电子表格程序中使用的术语相似，包括 MS Excel 桌面版和 Google Sheets。

让我们简要讨论一下：

单元格：单元格被定义为工作表中的单个数据点。单元格通常由矩形框表示，由行和列的交叉点形成。由于电子表格包含多行多列，因此也包含多个单元格。电子表格中的每个单元格都由由特定列的字母和行号组成的唯一地址表示。

例如，下图在 Excel online 中有一个单元格。此处，相应单元格由第 1 行和 A 列的交叉点形成。因此，它被标识为单元格 A1。

行：行被定义为工作表中水平（从左到右）的一组单元格。每行都有其唯一的地址，并由一个从“1”开始的特定数字表示。

下图，在 MS Excel online 中选择了第 1 行。

列：列被定义为工作表中垂直（从上到下）的一组单元格。每列都有其唯一的地址，并由一个从“A”开始的特定字母表示。

下图，在 MS Excel online 中选择了 B 列。

范围：范围被定义为工作表中特定单元格的选择。

下图，在 B 列中选择了某些单元格（从 B1 到 B6）。因此，范围表示为 B1:B6，如单元格地址框中所示。

电子表格标题：标题只不过是任何工作表的指定名称。当我们创建 Excel online 中的新工作表时，它通常使用默认名称“Book”，并带有随机数字，例如 Book 1、Book 2、Book 3…依此类推。

下图，电子表格标题位于电子表格界面的顶部。

Excel Online 会自动将当前更改保存到 OneDrive 上的现有文件中。此外，它还在电子表格标题旁边显示通知文本，通知用户何时对工作表进行了更改。

除此之外，用户还可以单击通知文本以查看工作表中更改的详细版本历史记录，以及进行相应更改的人员姓名。

工具栏菜单：工具栏菜单被定义为电子表格标题下方的水平区域，其中包含带有 Excel 命令的多个选项卡。通过单击特定选项卡可以访问命令。

下图，Excel online 中显示了工具栏菜单。

快捷工具栏：快捷工具栏是顶部的另一个水平区域，其中包含常用的快速选项。通常，它包括字体样式、字体大小、字体颜色、文本对齐等命令。

快捷工具栏位于工具栏菜单下方，如下图所示。

公式栏：公式栏是用户可以在其中应用、输入或修改工作表中选定单元格的数据、函数和公式的地方。用户还可以通过选择相应的单元格在公式栏中查看应用于任何特定单元格的函数。

公式栏位于快捷工具栏下方，并由“fx”符号表示，如下所示。

工作表工具栏：工作表工具栏通常允许用户管理工作簿中与工作表相关的选项。通过此，用户可以根据需要插入、重命名和删除工作表。它位于窗口底部，如下所示。

通过右键单击工作表名称可以访问工作表选项。

函数：MS Excel online 拥有广泛的内置函数，有助于对单元格中的数据执行不同的操作。使用函数，用户可以轻松计算值、操作数据、快速获得结果等。可以通过导航到 **插入 > 函数** 来访问函数。

此外，公式被定义为函数、单元格、范围和运算符的组合，用于通过计算特定值来获得结果。

工作表/工作页：工作表或工作页被定义为工作簿的单个页面，其中包含行和列。它通常代表工作簿中的主要工作区域。

工作簿/电子表格：工作簿/电子表格被定义为一个包含一个或多个工作表的文档或文件。

使用 MS Excel Online

在我们熟悉了 MS Excel online 的基本术语和区域后，我们必须了解如何执行基本任务。

让我们讨论一些基本内容：

启动 MS Excel Online

有多种方法可以启动 MS Excel online；但是，最简单、最常用的方法是使用 Excel for Web 的官方网站。此方法包括以下步骤：

• 首先，我们需要启动一个浏览器，如 Google Chrome、Firefox 等。然后，我们必须导航到以下链接：
  链接：https://www.office.com/launch/excel
  
• 接下来，我们需要使用 Microsoft 帐户登录。如果我们没有 Microsoft 帐户，可以轻松免费创建一个。此外，如果我们之前已经登录过，并且登录信息仍被保存，我们将自动重定向到 Excel online 的主页。看起来像下图。
  
  主页还显示了一些内置的 Excel 模板。

创建新工作簿

从 Excel online 主页创建新工作簿或电子表格是一个单击过程。我们只需要单击 **加号 (+)** 或带有“新建空白工作簿”文本的磁贴即可创建一个全新的空白工作簿。此选项主要用于从头开始进行所需的格式设置和数据输入。

我们还可以选择所需的内置模板，开始使用一些保存的格式和示例数据。Excel online 包含许多即用型模板，我们可以通过单击“更多模板”按钮从模板库中选择。

命名/重命名工作簿

创建新工作表后，Excel 会自动为其分配一个默认名称。如果我们想将其更改为所需的名称，我们必须单击窗口顶部的默认名称，如下图所示。

单击默认名称后，我们将获得输入工作簿所需名称的选项。

我们还可以通过导航到 **文件 > 另存为 > 重命名** 来更改电子表格名称或标题。

打开现有工作簿

在 MS Excel online 中也可以打开现有的工作簿/电子表格。为此，我们必须导航到 **文件 > 打开**。但是，此选项不允许我们打开设备上的文件。相反，它只允许我们从 OneDrive 打开任何特定的电子表格。

因此，如果我们想打开本地设备上的任何文件，我们必须先将其上传到 OneDrive。然后，我们可以在 Excel online 中打开它并按需进行工作。

向工作表中添加数据

创建工作簿后，工作表将显示在屏幕上。在这里我们可以输入所需的数据。首先，我们需要选择一个特定的单元格，然后键入内容。一旦我们完成了所需内容的输入，就必须按“Enter”键来注册数据并移动到下一个单元格。

所选单元格的内容也可以在公式栏中查看。

注意：Excel online 还允许我们剪切、复制、粘贴、拖放数据直接到工作表中。但是，它不支持“导入”功能，这限制了我们直接从其他电子表格导入数据。

删除工作表中的数据

我们可以像其他电子表格程序一样轻松删除所需单元格中的内容。为此，我们首先需要选择相应的单元格或多个单元格，然后按“Delete”键。这样做将删除选定单元格或范围中的内容。

或者，我们可以使用快捷键“Ctrl + Z”删除最近添加的数据或撤消我们执行的上一步操作。

格式化工作表中的数据

在工作表中插入内容后，我们可能需要格式化数据，使其更具吸引力或信息量。大多数基本格式选项都位于“开始”选项卡下。

在工作表数据中应用函数

与其他电子表格程序一样，Excel online 也支持函数。我们可以直接在空单元格中输入所需的函数，前面加上等号 (=)，然后获得相应的结果。

让我们通过一个使用 SUM 函数的例子来理解。

假设我们在单元格 A1 和 B1 中分别键入值 5 和 8。之后，我们在 C1 单元格中应用求和函数，例如 **=SUM(A1,B1)**。应用求和函数后，我们需要按“Enter”键。通过这样做，Excel 在 C1 单元格中显示 A1 和 B1 单元格中值的总和，即 13。

这就是如何在 Excel online 中插入所需函数。但是，如果我们不记得所需的函数，可以通过转到 **插入 > 函数** 来找到它们。

打印工作表

Excel online 还允许用户直接从 Web 浏览器打印工作表，而无需将其保存到设备。为此，我们需要向 Excel online 发送打印命令。更具体地说，我们必须导航到 **文件 > 打印**。

选择打印选项后，我们需要根据需要配置打印首选项。这通常包括页面设置、方向、布局、纸张大小、打印机等。配置完所有设置后，我们需要单击“打印”按钮以完成打印过程。

保存工作表

MS Excel online 具有自动保存功能，因此所有更改都会自动保存在 OneDrive 上。此外，Excel online 还允许我们将所需电子表格保存在本地设备上。为此，我们需要执行以下步骤：

• 首先，我们需要从 OneDrive 打开一个特定的电子表格。打开电子表格后，我们必须导航到 **文件 > 另存为**。
  
• 在下一个屏幕上，我们将看到几个选项，包括下载按钮。必须注意的是，Excel online 不允许我们将电子表格保存为多种格式。相反，它只允许我们将电子表格的副本下载为 XLSX 和 ODS 格式。
  

注意：默认情况下，我们使用 MS Excel Online 创建或处理的任何工作表都会自动保存在 Microsoft OneDrive 上。因此，我们可以随时从那里打开或启动特定文件。

MS Excel Online 快捷键

与 MS Excel 桌面版一样，MS Excel online 也支持各种快捷键，使用户能够快速完成相应任务。使用快捷键，用户通常可以省去相应操作或工作流程中的两到三个步骤。

尽管 MS Excel 支持许多快捷方式，但下表显示了最常用的 Excel online 快捷键以及相应的操作。

MS Excel Online 文件扩展名

在打开 MS Excel online 中的文件时，它支持所有流行的电子表格文件扩展名，就像 MS Excel 桌面版本一样。但是，Excel 桌面版的一些高级功能可能无法在 Excel online 中正常工作。

此外，Excel online 不允许用户直接从设备打开现有的 Excel 文件。相反，用户必须先将相应的 Excel 文件上传到 OneDrive，然后使用 Excel online 打开它们。

以下是一些可以在 MS Excel online 中打开的最流行的文件扩展名：

另一方面，MS Excel online 只允许用户以 **XLSX** 扩展名和 **ODS** 扩展名保存/下载电子表格文件。要保存为其他扩展名，用户必须使用 Excel 桌面版本或在线转换器工具（如 **Zamzar、Online2pdf、Convertio** 等）转换下载的文件。Excel 桌面版本允许使用“另存为”命令将文件保存为不同的文件类型，而在线转换器则会自动将选定的文件转换为所需的格式。