电子数据交换的优缺点

EDI：定义

自 20 世纪 60 年代以来，对 EDI 的性质和重要性在组织内的兴趣迅速增长。因此，在 EDI 的战略能力与其实际运营价值之间建立战术联系变得越来越可取。EDI 是电子数据交换的缩写，是指两个或多个企业之间的电子文件交换。大型企业主要使用它通过安全的网络快速准确地执行业务运营。

在 EDI 交易中，信息直接从一个组织的计算机应用程序传输到另一个组织的计算机程序。如今，行业通过 EDI 连接交换各种类型的文件，包括采购订单、发票、报价请求、贷款申请等。大多数情况下，这些公司是贸易伙伴，他们经常作为其供应链和企业对企业 (B2B) 网络的一部分进行商品和服务的交易。

EDI 的工作原理

EDI 消息标准是所有 EDI 交易的基础。良好的治理实践对于数据质量至关重要。如果所需信息被遗漏或放置不正确，EDI 通信将无法正确处理。EDI 交流的基础是标准。公认的标准委员会 X12、ODETTE、TRADACOMS、GS1、Peppol 等维护 EDI 消息标准 (ASC X12)。

EDI 传输主要有两种形式

通过互联网直接连接两个或多个计算机或系统，通常使用安全协议，无需中介。

增值网络 (VAN)：第三方网络通过邮箱概念管理数据传输。安全文件传输协议 (SFTP)、Applicability Statement 2 (AS2)、基于 HTTPS 的协议、简单对象访问协议 (SOAP) 以及其他 Internet 传输技术是 EDI 标准的示例。发送方 ID 和接收方 ID 等是 EDI 数据元素的示例。数据段集成两个或多个链接的组件以增加其重要性。例如，CUSTOMER NAME 可以由 FNAME 和 LNAME 组合而成。除了包含发件人和收件人地址外，信封还可以结构化多种数据类型。EDI 中的文档分发或消息流是指将 EDI 通信传输到多个传入和传出目的地和部门，以执行业务操作或交易。可扩展标记语言 (XML) 和 JavaScript 对象表示法 (JSON) 是支持而非取代 EDI 的元语言的示例。企业必须管理日益增长的文档格式和传输选择。一家跨国制造商拥有 2,000 多个合作伙伴，定期交易 55 种不同的文档类型。

电子数据交换 (EDI) 的优点

1. 省钱：与正确实施的 EDI 软件相比，纸张和纸张处理的投资非常高。根据 RJR Nabisco 的数据，完成一份纸质采购订单的成本为 70 美元，而处理一份 EDI 采购订单的成本仅为 93 美分。
2. 重复终止：如果您的贸易伙伴需要文档的精确副本，他们可以轻松找到他们的邮箱，而无需致电给您。通过避免复制和传真或邮寄业务文章副本所节省的时间非常可观。
3. 节省时间：EDI 比纸质处理更快，因为数据会自动从一台计算机传输到另一台计算机。使用 EDI，无需重新输入信息。没有数据应用程序，错误的可能性几乎为零。
4. 增强客户服务：通过快速传输公司文件和预期的错误减少，您可以更快、更有效地开展业务。KMart 是零售商使用供应商库存补充 (VSR) 计划的一个例子。通过 VSR，KMart 仓库提供补给，而其 EDI 系统会自动进行记录并向客户开具发票。它确保产品定期摆放在货架上，并且可以将订单履行周期缩短几周。
5. 有助于建立详细的客户群：通过更好的客户服务，您可以最终扩大您的客户群。许多大型零售商和制造商正在向供应商提供订单以启动 EDI 程序。因此，当引入特定商品或使用潜在供应商时，EDI 的能力是一项重要补充。
6. 提高业务周期效率：在处理订单时，效率至关重要。EDI 通过实现流程自动化，将业务周期加速 61%，从而大大减少（如果不是完全消除）与人工处理（包括输入、归档和比较数据）相关的时间延迟。实时数据更新简化并提高了库存管理的有效性。
7. 提高业务有效性：在减少人为错误的同时，组织可以获得更高的效率水平。员工可以将精力集中在更重要、更有价值的工作上，而不是琐碎和单调的任务上。由于产品和服务的采购速度更快，EDI 还可以帮助公司管理与客户和贸易伙伴的关系。
8. 环保无纸化：从纸质交易转向电子交易可以降低二氧化碳排放，并鼓励企业社会责任。
9. 安全性：通过为更广泛的连接协议和安全性进行严格的数据分配，EDI 提高了所有交易的安全性，降低了供应链风险。无缝的数据传输将使您的贸易伙伴受益，并且访问技术为新的商业潜力打开了大门。

尽管许多公司正在从 EDI 中受益，但由于一些缺点，其他公司仍然对其尝试持谨慎态度。

电子数据交换 (EDI) 的缺点

1. 实施成本：虽然 EDI 提供了显着的成本优势，但对于小型组织来说，重新设计和构建软件应用程序以将 EDI 与现有系统集成可能成本高昂。如果您打算使用该系统，则必须考虑这些 EDI 限制。
2. 电子系统保护：EDI 还需要在计算机网络和保护机制方面进行大量投资，以实现最大的安全性。任何部署的 EDI 系统都需要防范网络威胁，包括病毒、恶意软件和黑客攻击。
3. 初步设置耗时：EDI 系统的安装不仅昂贵，而且设置必要组件也需要很长时间。因此，如果迫切需要，这些 EDI 限制可能会阻止服务的快速跟踪。
4. 需要维护的多个标准：许多考虑实施 EDI 的公司认为涉及的标准很多。由于 EDI 的限制，小型公司无法与使用最新版本文档标准的大型组织交换数据。ANSI ASC X12、GS1 EDI、HL7、TRADACOMS 和 UN/EDIFACT 是公认的指标示例。
5. 充足的备份系统：由于业务功能依赖于 EDI 的安装，因此也需要频繁的维护。需要可靠的数据备份解决方案，以防系统发生故障或用于统计目的。实施这些 EDI 限制可能会很昂贵。
6. EDI 限制贸易伙伴：大公司经常停止与不遵守 EDI 标准的组织进行业务往来。例如，沃尔玛只与使用 EDI 的公司进行业务交易。因此，您只能与少数人进行业务往来。

结论

当今大多数同意使用 EDI 系统的行业这样做是因为他们确信 EDI 将为他们整个组织结构带来更多优势。EDI 作为一种通信系统的优势得到了普遍认可。然而，有些人仍然未能看到并充分利用无纸化系统和电子数据传输的整合可能为他们的公司提供的潜在好处。B2B 行业的标准协议将永远是 EDI 标准。

对于小型企业来说，效率和速度至关重要。需要用更高效、更准确的电子系统取代所有劳动密集型的纸质流程和重复性周期。这意味着只有寡头才能将宝贵资源投入到更有利可图的领域。相比之下，大型企业可以从标准化、集成化和加速的业务流程中获益。关于其他贸易伙伴的实时信息使高管能够建立更好的战略联系，并使采购和供应链能够和谐运作。

参与企业可以专注于自己最擅长的事情，与客户建立持久的关系，开发创新的产品和服务，并开拓新市场，摆脱行政管理的困扰。在过去的四十年里，电子数据交换 (EDI) 带来了令人难以置信的变革。