什么是项目管理？

什么是项目？

项目是一项为了产生一个定义好的结果而存在的临时性活动。每个项目都有自己商定且独特的、以及项目计划、预算、日程、可交付成果和任务。一个项目也可能涉及来自组织内不同团队的个人，他们为了完成特定目标而聚集在一起。

什么是项目管理？

项目管理可以定义为为启动、计划、执行和监督组织内新计划或改进的实施而应用合适的流程和原则。项目管理不同于正常的公司管理，后者是一个持续的过程。它涉及创建一套新任务以满足商定的目标。

项目管理的关键组成部分包括

• 时间：进度安排是一系列旨在制定和展示工作完成时间表的技巧。
• 成本：如何筹集必要资金和管理财务？
• 范围：项目将带来哪些开发或改进？
• 质量：项目成果的标准。

这些组成部分的增加或减少都会对其他部分产生影响。

例如，缩短完成项目的时间也会限制可以完成的工作量（范围），这将影响项目的质量和成本。

项目经理的职责

项目管理在组织内被视为一项独立的业务职能，项目经理拥有独特的职责和义务来履行其项目目标。项目经理将识别和指导项目，领导项目团队，并根据项目类型、业务需求和项目同事的经验等考虑因素来评估如何处理工作。

项目经理的技能

项目经理负责执行他们正在处理的任务。这包括广泛的技能，包括有效的口头和书面沟通、团队合作、准备、解决问题和项目管理。它还包括谈判和时间管理。随着项目经理的职责现在已经超出了简单项目计划的执行。除了这些传统技能之外，他们仍然需要良好的客户关系和商业技能。

核心组成部分

项目管理的核心组成部分是

• 定义项目，包括其需求和效益。
• 定义项目资源、每个阶段的阶段和整体时间表，包括阶段和项目结束所需的标准。
• 准备商业案例，以识别成本并证明所需投资的合理性。
• 制定整体项目管理计划并监督实施。
• 管理所有已知风险，计划应对意外威胁，解决问题，并确保当前的日志。
• 监控项目计划，并确保所有程序都得到汇报，并生成报告。
• 管理项目预算，并强调超出商定容差的任何偏差，并在项目超出预算时尽早提出。
• 与所有项目成员保持联系，以确保所有人步调一致。
• 在项目完成或被放弃时关闭项目，并完成适当的文档。

何时使用项目管理

让我们考虑几点。

• 项目与正常业务活动分开，因为它们通常涉及一群人，通常是跨部门的。他们临时合作，以完成一项具有一系列特定目标的特定活动。团队合作是项目成功的关键。
• 项目管理将依赖于明确的目标和应分配的资源，以最大化实现项目目标的几率。我们需要记住，有效的管理是成功的关键。
• 项目的规模和范围将决定所需的资源水平，并定义委派的项目经理所需的专业知识。

项目管理流程

让我们讨论项目管理所涉及的流程。

监控

规划是每个项目初始过程的自然特征。跟踪应在规划过程早期开始。稍后将用于回顾方法，定义学习并从头到尾响应计划。应跟踪诸如调度、时间表和资源分配之类的问题，因为这将为可能偏离计划的项目提供早期指示。如果发现问题，很容易做出必要的修改，使项目重回正轨或回到项目管理容差范围内。

控制

为了解决任何问题或困难，项目经理需要施加一定的控制。缺乏控制肯定会影响项目的结果。为了监督项目容差，它还涉及风险评估。

沟通

与大多数事情一样，有效的沟通是成功的关键。通常，通过透明和真实的沟通，问题可以完全避免或轻松解决。在适当的条件下，口头沟通是必要且有效的，但书面和记录在案的沟通也需要成为项目策略的一部分，特别是要确定项目失败或特别成功的地方。

人员管理

项目经理应负责管理参与项目人员的工作。它还负责处理操作和监控风险。在复杂项目中将有多个管理级别，应以一致和透明的方式进行管理。

项目管理阶段

启动

项目应在项目的第一阶段定义，包括制定商业案例以支持项目进行。它将是项目的核心，并确保目标是实现上述成果。商业案例应明确说明项目的目标是什么，在哪里以及在什么预算下实现，并设定商定的容差。它可以作为任何潜在变更提案的指导。商业案例还应明确说明谁、在何时、多长时间以及他们的角色和职责将包含在项目中。

要求

此文档更详细地描述了目标。项目将包括截止日期和任何限制。它还应描述如何根据所有利益相关者的要求考虑项目是否有效。

规划

项目计划应包含有关项目将如何运行、如何处理以及控制和沟通的水平的详细信息。

与项目相关的任务应以避免重复劳动的方式进行规划。您还需要确保项目阶段的顺序正确。例如，如果项目是在花园里建造一个鱼塘，那么在鱼塘装满水之前安排鱼的投放是不现实的。

执行

参与项目的人员应获得足够的信息来完成他们在项目中的份额。这应包括时间框架、截止日期以及如何评估和衡量进展。

闭包

项目通常在成功实现其目标时关闭。如果最终计划发生变化、资金丢失或项目不再可行，则将关闭项目。正式项目可以继续从反馈中受益，并可用于确定通过项目学到的经验教训——好的和坏的。犯的错误是学习的关键组成部分，可以为未来的项目提供借鉴。