Powerpoint 的优缺点

• Microsoft PowerPoint 是由美国 Forethought, Inc. 计算机软件公司创建的虚拟演示工具。1987 年，该程序的原始名称 Presenter 在 Apple Macintosh 上推出。同年 7 月，Microsoft Corporation 以 1400 万美元的价格收购了 PowerPoint 的版权，这是其首次重要的软件收购。
• PowerPoint 的创建旨在使工作场所的团队演示更容易使用视觉辅助工具。演示文稿是特别创建的“幻灯片”的集合，其中包含图片、文本或其他内容。1.0 版的用户可以创建用于黑白讲义、笔记和投影仪透明胶片 的文本和图像页面。2.0 版得到了改进，可以输出 35 毫米彩色幻灯片，并为 Macintosh 和 Microsoft 的 Windows 操作系统创建。现代虚拟幻灯片演示首次出现在 1992 年发布的 PowerPoint 3.0 中。后续版本添加了幻灯片切换、背景设计、动画、图形、视频和声音剪辑，以及 AutoContent（根据传输的内容创建演示文稿模板）等功能。2003 年，Office PowerPoint 程序更名，以反映 Microsoft 在其 Office 软件（包括 Word（文字处理器）和 Excel（电子表格程序））中对标准化用户界面和程序功能的重视。对于运行 iOS 和 Android 操作系统的智能手机和平板电脑等移动设备，PowerPoint 也可用。
• 尽管 PowerPoint 最初是为公司使用而创建的，但它在社区和学校等其他领域也有广泛的用途。尽管最初作为独立产品销售，但由于被包含在最受欢迎的 Microsoft Office 套件中，该应用程序迅速在演示软件行业获得了近乎垄断的市场主导地位。
• 搜索引擎是计算机软件，用于查找数据库或图书馆目录中的查询答案，但最常见的是万维网。当用户在称为“搜索栏”的字段中输入查询时，网络搜索引擎会返回一个“页面”列表——在网络上列出的计算机文件——其中包含或与这些词语相关。大多数搜索引擎允许用户将短语与“and”、“or”、“not”等限定词结合使用，以缩小搜索结果。此外，它们还可以对单词、短语、问题、新闻项目或网站名称进行更集中的搜索。

操作模式

• 网络搜索引擎由三个主要组件组成：机器人（或“爬虫”）、索引和界面。机器人（也称为爬虫）是数据收集算法，可以比人类更快地执行重复的数据搜索任务。这些程序通过点击超链接在页面之间跳转来浏览网络，缓存整个页面或选择部分。第二部分是加权索引，它是使用此数据和识别内容的秘密技术创建的。使用每个搜索引擎的第三个元素——搜索界面和相关性软件——用户可以使用索引查找他们喜欢的网页。当软件搜索索引时，它会搜索用户输入的关键字或短语。用户会收到结果列表，其中包含软件找到的页面地址链接，并按这些链接与用户查询的相关性排序。
• 网络搜索引擎面临的最大挑战是确定索引结果的相关性。网页内容（包括商业信息、政府数据库、研究参考资料和个人资料收藏）的质量差异很大，需要进一步组织。对于任何词语组合，搜索引擎都会返回数百、数千甚至数百万个页面地址。通过根据链接到它们的页面数量来加权或排名页面，识别被许多页面链接到的“权威”，并找到链接到许多页面的“枢纽”，搜索引擎试图确定哪些页面是可信的。
• 例如，当用户在网上搜索“美国总统”时，他们应该会看到白宫官方网站的链接，而不是一个阴谋论者的博客。每个搜索引擎都使用其独特的专有算法来执行此排名任务。这些方法可能有效，但用户在选择正确的搜索短语组合时仍必须运用判断。搜索“银行”可能会返回数亿个页面（“命中”），其中许多来自商业银行。搜索“河岸”仍然可能返回数百万个页面，其中许多来自名称中带有“河”字的金融机构。通过进一步的细化，例如河流和河岸的流动，才能减少点击页面的数量。

PowerPoint 的优点

1. 几乎随处可用

将您的 PowerPoint 演示文稿保存在 USB 闪存驱动器或任何云存储程序中，您可以随时随地访问它。您的用户许可证允许您从任何位置访问您的演示文稿，因为它也出现在典型的专业设置中。

2. 协作方式

在家办公已成为常态。对于能够使团队协作（即使成员遍布全球）的工具需求量很大。借助其在线云存储，PowerPoint 已适应这种情况，并允许您在不共享的情况下处理同一个演示文稿。

3. 您可以创建自己的设计或使用现有的设计

PowerPoint 让您可以完全控制幻灯片的视觉效果。您可以选择为您的演示文稿添加自己的风格。由于易于修改和试验此软件提供的元素，您可以设计出适合您的完美演示文稿。此外，该软件包含用于美观演示文稿的主题，并为那些希望快速获得吸引人设计的人提供了主题。此外，PowerPoint 将使用您选择的图片和其他组件为您提供幻灯片设计灵感。如果您自定义母版幻灯片，您可以设置字体、图形（徽标）和其他幻灯片首选项。窗口左侧缩略图窗格中的顶部幻灯片是母版幻灯片。

4. 多种用途

我们的创始人之前曾将 PowerPoint 称为一种灵活且富有洞察力的工具。这是因为除了演示文稿之外，该软件还可以用于创建传单、营销材料、GIF、电影、简历等类型的材料，但它以演示文稿最为出名。我们的社交媒体更新、PowerPoint 信息图和客户演示文稿都是通过它完成的。

5. 导出为多种文件类型

您可以将您的材料从 PowerPoint 导出为 .pptx 以外的其他格式。正如我们之前讨论过的，此软件允许您创建所有不同的材料，并且对于每种材料，它都提供了保存工作的选项。有一个特殊的选项可以将 GIF 保存为动画 GIF，演示文稿也可以保存为 .pdf 文件，这将减小其大小。视频也可以导出为 mp4 文件。当然，用户也可以将幻灯片保存为 .png 或 .jpg 文件。

6. 方便与观众有效沟通

大多数情况下，PowerPoint 用于向更广泛的观众展示，因为它更容易投影（2020 年发生了一些变化，但缩放演示看起来同样漂亮）。选择您喜欢的沟通方式；PowerPoint 可以轻松地将所有三种方式融入其中：文本、图形和视频。

7. 您可以包含多媒体文件类型

在 PowerPoint 中，图片至关重要。图片和视频可以帮助您清晰而引人入胜地传达您的观点。您可以插入音乐或使用简单的声音来达到所需的效果。通过探索其所有功能，充分利用此工具。

8. 高效的工具

一旦您熟悉了该程序，您就可以利用许多选项来掌握 PowerPoint。更好的是，我们可以为您提供 84 个快捷方式，它们将改变您的使用方式并帮助您节省时间。

9. 所有用户类别都可以使用

大多数情况下，员工和工作人员通常已经在他们的工作电脑上安装了 Microsoft 许可证，包括 PowerPoint。大学也购买该套件，以方便教师和学生之间的沟通。

PowerPoint 的缺点

1. 技术问题发生率高

在使用 PowerPoint 进行演示时，可能会出现多种因素，因此它可能随时发生。您的计算机可能发生故障、在您开始之前收到更新，或者在演示过程中断电。连接问题是持续存在的；您是使用 HDMI、VGA 还是适配器？此外，PowerPoint 包含针对您的计算机定制的自定义设置，例如字体或视频。如果您不嵌入这些内容或将它们放在演示文稿的文件夹中，它们将无法在他人的计算机上运行。

2. 过度信息使用

一旦您习惯了该软件，很容易在所有选项中感到困惑。多少文本是过度的？您有足够的图片吗？我应该使用哪种字体？要使用的字体数量。如果您包含太多内容，您将无法专注于演示文稿的目标。我们知道您有很多重要信息需要传达，但要对如何交付保持一定的悬念。

3. 易于让观众产生厌倦的 PowerPoint

由于 PowerPoint 演示文稿通常在会议、商务会议和学术场合使用，您的观众在您之前已经看过很多演示文稿了。如果您不能立即引起观众的兴趣，无论是您的演示方式还是您的演示文稿的外观，他们都会感到厌倦，并且不会注意您所说的话。确保您为创建 PowerPoint 演示文稿投入足够的时间；一场精彩的演讲将有助于您的演示文稿成功。

如果您想给人留下深刻印象，请尽可能避免使用模板。如果您必须使用它们，请改进它们并添加您自己的风格。

4. 演示者过度依赖幻灯片

有时，如果您过于专注于创建幻灯片，您可能会忘记为进行演示做准备，这可能导致您只是照着幻灯片念。观众想听演讲者说更多，而不是他们自己可以查看的演示文稿内容。

5. 过度使用演示文稿

有时，您会如此习惯技术，以至于开始为每一次场合创建演示文稿。您会发现用 PowerPoint 完成每份报告或状态报告会更容易，但您的同事会觉得不那么有趣，并且会花费更多时间。

6. 基于幻灯片

如果您花费太多时间组织演示文稿并在幻灯片中包含大量内容，您将只有有限的时间与观众交流。在演示过程中，您会更多地依赖幻灯片，减少了您直接与观众交流的时间。这种行为会损害观众，您的听众会认为您对您正在讨论的主题不感兴趣。

7. 技术问题

您可能需要在您的计算机上准备演示文稿，并使用他人的机器进行演示。例如，如果您在幻灯片中使用特殊字体，但其他计算机上没有这些字体，那么您的演示文稿将看起来不吸引人。此外，您可能会遇到 HDMI 电缆、VGA 卡或投影仪连接问题，例如适配器问题。如果您不了解如何将笔记本电脑连接到投影仪，也会出现其他问题。

8. 缺乏专业知识

由于该软件有许多功能，没有人可以成为所有这些功能的专家。因此，初学者用户可能会创建枯燥的演示文稿。选择模板时，您必须精确。如果您缺乏设计专业知识，最好使用模板。最好创建独特的演示文稿，因为观众已经看过太多了。您可以在幻灯片中使用自定义模板和有趣的图形，为演示文稿增添特别的触感。

9. 意外用途

如果您掌握了该程序来创建演示文稿，您可能会变得如此习惯，以至于您开始在那里存储所有数据。例如，即使您需要为观众准备演示文稿，您也可能会在那里保存信息。即使您不是为他人制作演示文稿，这也将迫使您创建许多演示文稿。

10. 进行修改

在向观众致辞时，您无法修改幻灯片。为了避免幻灯片出现任何错误，您在创建幻灯片时必须准确。在创建演示文稿时，您必须包含所有您打算包含的信息。

11. 信息呈现

如果在一张幻灯片上呈现大量书面内容，您的观众可能会更清楚。此外，如果您的演示文稿中有大量图片和动画，观众会错过您想要传达的关键信息。字体大小也很重要。如果字体大小太小，将难以阅读。字体样式也很重要。字体不一致，或在每次演示中使用不同的字体，可能会造成混淆。

结论

PowerPoint 推荐用于处理各种材料，而不仅仅是演示文稿。此工具可以在预设元素和创意自由度方面为您提供帮助。

如果您想开发演示文稿，请做好功课，查找说明，或联系公司寻求帮助。