如何构建简单的 Access 数据库

引言

Microsoft 开发的适应性数据库管理工具提供了一个简单的用户界面来创建和更新数据库。对于初创公司、业余爱好者以及其他需要快速存储、组织和访问数据而无需大量技术专业知识的人来说，一个基础的联系人电子表格是一个很好的起点。Accessible 数据库的主要元素包括信息表、开发、查询和结果。构建块由信息表构成，数据以列和行的形式呈现，类似于工作表。每个桌面，每行代表一个实例，每列代表一个字段，指示一个独特的实体，例如客户、产品或订单。

Access 表单提供了一种方便的数据输入和更新方式。它们提供了一个可自定义的界面，可以使数据输入更容易，同时降低错误率并提高一致性。通过查询，用户可以有效地跨一个或多个表搜索和筛选数据，获得有价值的见解并生成报告。Access 报告通过以准备好的、打印好的方式呈现数据，使信息共享变得简单。

规划您的数据库

确定目的

有效的 Access 数据库设计和使用取决于对其目的的了解。Access 数据库的主要目标是高效地管理、存储和检索数据。它为用户提供了数据组织、查询执行、报告生成和数据完整性保证的便利。了解将存储什么类型的数据、如何访问这些数据以及需要什么样的报告或分析，都是确定数据库目的的重要方面。例如，公司可以使用 Access 数据库来管理客户数据、跟踪产品或监控销售情况。明确的目标可以确保数据库有效满足用户需求。

识别数据

了解基础 Access 数据库的结构——包括表、查询、窗体和报表——对于识别其中的数据至关重要。与电子表格类似，表以行和列的形式存储原始数据。每个列代表一个字段，每个行代表一个记录。通过筛选、排序和计算，查询用于检索特定数据。窗体提供了用户友好的数据输入和导航界面。报表以格式化的、易于阅读的方式组织信息，以便共享或打印。为了理解数据库的目的、关系和存储的信息类型，有必要检查这些因素来识别数据。

设计数据库模式

在 Microsoft Access 中，设计数据库模式涉及构建一个有序的结构来存储和检索数据。首先建立表；每个表应代表一个不同的实体，例如订单、产品或客户。为数据库中的每个记录建立主键，以赋予其独特的身份。使用关系连接表，并使用外键提供参照完整性。为了减少重复并最大化效率，对数据进行规范化。Access 提供了诸如“关系”窗口用于可视化链接和“表设计”视图用于创建模式等功能。通过适当的索引和对数据类型的仔细考虑，可以提高数据库管理和查询的性能和可靠性。

创建新数据库

打开 Microsoft Access

首先，通过从应用程序菜单中选择 Microsoft Access 来启动它。在屏幕左上角的下拉菜单中选择“文件”，然后选择“打开”。在硬盘驱动器上搜索您需要访问的信息文件。这些文件通常以 .accdb 或 .mdb 结尾。选择文件后，选择“打开”。数据库加载后，其 表、查询、窗体和报表将可见。左侧的导航窗格可用于导航这些对象。双击任何对象即可查看或修改它。这使得有效的数据管理和分析成为可能。

选择“空白数据库”

在 Microsoft Access 中，选择“空白数据库”以启动一个新的 Access 数据库。此选项允许您从头开始，自由创建表、字段和关系。对于需要定制数据库以满足独特需求的特定项目，这是最佳选择。

命名您的数据库

这是 Microsoft Access 中的一个简单功能，允许用户为他们的数据库命名。这有助于轻松识别和组织，尤其是在处理多个数据库时。只需从“文件”选项卡中选择“另存为”，为您想要的名字命名数据库，然后保存即可。

选择您的位置

利用我们简单的 Access 数据库，为用户简化位置选择过程。通过简单的字段，可以轻松地输入和检索数据。非常适合需要有效位置管理和小型企业的项目。

设计表

创建表

在一个基础的 Access 数据库中，要创建一个表，请打开 Access，选择“新建”以开始一个空白数据库，然后单击“表设计”以指定字段。设置主键，选择数据类型，并输入字段名称。要完成该过程，请保存表。

定义字段

在基础 Access 数据库中，通过为每个表的列命名并指定数据类型来定义字段。货币、日期/时间、文本和数字是常见数据类型的示例。有效的字段定义有助于数据完整性，并促进有效的信息管理、检索和存储。

设置主键

可以通过打开设计视图中的表，选择相关字段，右键单击并选择“主键”来设置基础 Access 数据库。这确保了每个记录的唯一性，并提高了数据库性能和数据完整性。

保存表

在将表保存到基础 Access 数据库之前，请在设计视图中创建您的表。设置数据类型并添加您想要的字段。输入完数据后，使用 Ctrl+S 或单击“保存”选项。为您的表命名，并确保其正确。现在您的表已保存，Microsoft Access 可以使用它了。

定义关系

打开“关系”窗口

如果您有一个基础 Access 数据库，您可以通过单击功能区中的“数据库工具”并选择“关系”来打开“关系”窗口。此窗口显示表及其关系，并允许您添加、编辑和删除表之间的关系。通过确保数据完整性和适当的连接，有助于有效可视化和管理数据库的关系结构。

添加表

在最初的 Access 数据库中，创建表非常简单。启动 Access 并选择“创建”，然后选择“表设计”。描述每个列，包括名称和数据类型。为表命名并保存。此过程可以按有序的方式存储数据，从而提高管理和检索效率。Access 提供了易于使用的界面来创建和管理数据库。

创建关系

在一个基础 Access 数据库中，关系是通过主键和外键连接表来创建的。此技术减少了冗余并保证了数据完整性。通过促进跨多个表的已链接数据的有效管理和查询，关系提高了数据库的功能，并实现了更深入的数据分析和报告。

强制执行参照完整性

通过维护表之间的精确关系，它保证了数据的一致性。通过设置更新和删除已链接条目的标准，它避免了孤立记录并维护了数据的准确性。这有助于维护数据库的完整性，提高可靠性，并保证准确的数据分析和检索。

创建查询

创建查询

要开始，请打开您的数据库，选择“创建”选项，然后单击“查询设计”。要运行查询，请选择您要包含的表，将所需的字段添加到查询网格，指定任何条件，然后单击“运行”。这使得有效的数据排序和筛选成为可能。

添加表

在您的已打开数据库中，转到“创建”选项卡并选择“表设计”。设置主键，定义您的字段，并指定数据类型。为您的表命名以保存它。此过程通过整洁地组织数据，使维护和检索 Access 数据库中的数据更加容易。

选择字段

Access 数据库中的“选择字段”是指为查询检索而选择的特定数据列。这些字段对于有效组织数据和改进搜索结果至关重要。选择字段使用户能够快速查找数据库中的相关信息，从而提高查询性能和数据库的可用性。通过 Access 数据库，这种集中的策略通过简化数据访问，促进了高效的操作和明智的决策过程。

设置条件

在基础 Access 数据库中，数据的搜索细化需要设置条件。用户可以通过指定条件来根据特定参数（包括日期、文本或数值）筛选记录。此过程提高了数据检索的效率和准确性，从而能够快速识别相关信息。牢固掌握条件可以确保更有效率的数据库管理和增强的查询性能。

运行查询

为了让 Microsoft Access 从数据库中检索特定数据，必须运行查询。为此，请打开您的 Access 数据库并选择“查询”选项卡。通过从列表中选择查询，然后单击“运行”来启动它。Access 通过处理查询并根据您的条件显示结果，简化了数据检索和分析活动。

设计和生成窗体

创建窗体

在一般的 Access 数据库中，创建窗体非常简单。选择您的数据库，打开 Microsoft Access，然后转到“创建”选项卡。要根据您选择的表创建自动窗体，请单击“窗体”。根据需要，修改字段和布局。为了方便数据输入并增强数据库的使用，请保存窗体。

添加控件

通过添加控件，可以使基础 Access 数据库更具用户友好性，并更好地管理数据。使用窗体设计视图，可以轻松添加文本框、组合框和按钮等控件。这些组件通过使用户能够有效地输入、编辑和导航数据，简化了数据库操作并使其直观。正确使用控件可以确保数据库既有用又易于使用。

将控件绑定到字段

使用窗体设计工具创建一个窗体，并将其保存到基础 Access 数据库。之后，从工具栏中选择“保存”，为您创建的窗体命名，然后选择“确定”。通过保存您的窗体并启用 Access 数据库中的数据输入和导航，此操作可改善数据管理和组织。

保存窗体

使用窗体设计工具创建一个可保存在基础 Access 数据库中的窗体。完成后，单击工具栏上的“保存”按钮，为您创建的窗体命名，然后选择“确定”。通过保存您的窗体，此操作可改善组织和数据管理，并启用 Access 数据库中的数据输入和导航。

使用宏实现自动化

创建宏

将宏添加到基础 Microsoft Access 数据库可以提高效率，因为它简化了重复操作。首先打开您的 Access 数据库，然后单击“创建”选项卡并选择“宏”。使用宏生成器来指定宏将执行的任务。您可以执行各种操作，包括显示消息、执行搜索和打开窗体。定义每个操作发生的情况。命名并保存您的宏，以便轻松识别。将宏附加到窗体控件或数据库事件，以便它可以运行。这增强了工作流程自动化，并简化了复杂的过程。

添加操作

通过自动化重复流程并加速数据输入和记录更新。为了提高用户体验和生产力，请使用 VBA（Visual Basic for Applications）和宏来构建执行任务的按钮。此功能简化了复杂的过程，同时确保了数据库管理中的准确性和效率。

设置操作参数

您可以使用 Access 数据库中的“设置操作参数”功能来设置宏执行的操作的参数。这些参数指定了操作应如何执行的参数，包括排序顺序、条件和必须使用的值。例如，可以作为参数传递给“打开窗体”操作的窗体名称、打开它的视图以及要使用的筛选条件。通过配置这些参数，您可以调整宏的功能，并确保它们按预期执行操作。此功能增强了 Access 数据库的灵活性和功能。

保存宏

在 Microsoft Access 中，保存宏非常简单。首先，使用宏设计窗口创建或修改您的宏。完成后，按 Ctrl+S 或在快速访问菜单中选择“保存”按钮。在弹出的对话框中，为您创建的宏命名，然后单击“确定”。现在您的宏已保存，您可以将其用于自动化数据库流程，提高生产力和效率。

结论

创建一个基本的 Accessible 系统需要仔细的规划，并了解所有方面，例如表、查询、窗体、新闻帐户和宏。本文将引导您完成构建满足您需求的库存的过程。Microsoft Access 是一个资产，对所有技能水平的用户都有用，因为它为成功组织和评估数据提供了坚实的基础。规划您的数据库、构建和设计表、定义关系、创建查询、设计窗体、生成报表、使用宏自动化任务以及保护您的数据库，这些都是构建基本 Access 数据库的关键过程。通过经验和对 Access 提供的各种功能的探索，您可以创建满足您特定需求的有效数据库解决方案。